鄭立梅

在新的時期，高校檔案服務機制必須要跟上時代的發(fā)展腳步，做好相應的創(chuàng)新工作，在此基礎上推動新形勢下高校檔案服務的現(xiàn)代化建設。對高校檔案服務機制進行創(chuàng)新，也就意味要不斷改革和創(chuàng)新高校傳統(tǒng)的檔案服務機制，建立適應當前高校各項事業(yè)發(fā)展的新機制。筆者結合自身的工作經驗和理解，就高校檔案服務機制的創(chuàng)新談一談自己的思考。

一、做好環(huán)境的創(chuàng)新工作

環(huán)境是一項事業(yè)和工作發(fā)展的必要條件，是吸引力、創(chuàng)造力和生產力，通常包括軟環(huán)境和硬環(huán)境兩個方面。軟環(huán)境主要指高校的領導對于高校檔案工作的重視和關心，檔案工作人員自身的綜合素質以及高校教職員工所具備的檔案意識等；硬環(huán)境主要指高校檔案管理的相關制度和具體方法、信息資源基礎設施以及網絡建設環(huán)境、先進的設施設備、檔案服務場所條件以及檔案建設投資等[1]。無論是軟環(huán)境還是硬環(huán)境，與高校檔案服務機制都存在著緊密的聯(lián)系。因此，高校檔案管理人員要想創(chuàng)新高校檔案服務機制，首先要做好軟環(huán)境和硬環(huán)境的創(chuàng)新工作。譬如，加大對高校檔案服務機制重要性的宣傳力度，盡可能獲得學校領導更多的關注和支持；不斷完善相關的檔案管理制度，提高教職員工的檔案意識；加大對檔案管理人員綜合素質的培訓，使其掌握先進的、專業(yè)的檔案服務知識和服務技能。除此之外，高校還要不斷改善硬環(huán)境，加大資金的投入力度，購進先進的設施設備，注重對服務場所條件的改善，為高校檔案服務機制的創(chuàng)新營造一個良好的外部環(huán)境[2]。

二、做好方式的創(chuàng)新工作

隨著科學技術的發(fā)展，高校檔案服務信息化和社會化也發(fā)生了一定的變化。傳統(tǒng)單一的、手工的、被動的提供利用方式，將會逐漸被資源共享型、現(xiàn)代化、主動的服務方式所取代。高校檔案服務人員要清楚認識到這一點，做好高校檔案服務方式的創(chuàng)新工作。第一，變靜態(tài)的管理為動態(tài)的管理。高校的檔案資料處在一個隱性的狀態(tài)，高校教育的改革也在一定程度上提高對檔案信息的要求。檔案管理人員要在存儲的檔案中將利用率比較頻繁、非常重要的檔案抽取出來，主動和行政部門、科研部門以及教學部門共同對有關項目進行研發(fā)，將靜態(tài)的檔案文件變成動態(tài)化的信息，有效拓寬高校檔案服務的范圍；第二，變被動的服務為主動的服務。在傳統(tǒng)高校檔案服務工作中，工作人員一般采取“坐等上門”的服務方式，地點和時間都具有固定性，提供的服務也比較被動。在新時期，高校檔案管理部門工作人員要改變這種服務方式，根據老師和學生的不同需求，結合具體的情況提供上門服務，包括檔案信息網上信息服務、預約服務、跟蹤服務和咨詢服務，在此基礎上提供檔案服務水平[3]。

三、做好內容的創(chuàng)新工作

一直以來，高校檔案幾乎都是為機關各個部門工作以及學校領導決策提供服務，真正為學生、科研和教學提供的服務相對來說要弱得多。在當前新形勢下，無論是在方法上還是在理論上，高校檔案服務工作都要和傳統(tǒng)的工作有效區(qū)別開來。根據服務對象的不同要求，高校的檔案館應當不斷豐富服務內容，拓寬服務范圍，對決策、評價、憑證參與功能所造成的局限進行進一步的打破，將咨詢、交流和教育等服務內容有效凸顯出來。除此之外，還要對文化休閑功能以及信息傳播功能進行進一步的創(chuàng)新，將之前單純的儲存和保管檔案的場所打造成集檔案開放利用、教育培訓、科技研究以及檔案信息加工、實體管理為一體的新型機構，從而達到促進高校檔案服務機制的不斷完善和發(fā)展的目的。

四、做好理念的創(chuàng)新工作

一直以來，高校檔案服務工作都處在一種半封閉、全封閉的狀態(tài)，檔案管理人員將經驗和傳統(tǒng)視若珍寶，嚴格按照傳統(tǒng)辦事，墨守成規(guī)。這種不思進取、安于現(xiàn)狀的傳統(tǒng)觀念無法適應當前的時代發(fā)展要求。鑒于此，高校檔案管理工作人員要在整個檔案工作中貫穿創(chuàng)新觀念，克服經驗主義和教條主義所帶來的禁錮，突破經驗思維和習慣思維，對開拓創(chuàng)新、緊跟時代的精神進行是大力弘揚，在此基礎上逐步樹立法律意識、科技意識、用戶意識、競爭意識、市場意識和開放意識，為高校檔案服務機制的創(chuàng)新奠定牢固的思想基礎。

五、結語

綜上所述，創(chuàng)新高校檔案服務機制，可以為高校的各項工作提供多樣化和全方位的服務，大幅度提升檔案部門的工作效益和工作水平。高校領導以及檔案管理人員要對此加以重視，從理念、方式、內容和環(huán)境等幾個方面著手，做好高校檔案服務機制的創(chuàng)新工作。

[1]張予宏.高校檔案信息服務社會化之我見[J].鄭州大學學報(哲學社會科學版),2007(05):43～44.

[2]陳妹.關于高校檔案服務機制創(chuàng)新的思考[J].揚州大學學報(高教研究版),2006(05):12～13.

[3]周秀英.對高校檔案服務創(chuàng)新的思考[J].紹興文理學院學報(教育教學研究),2004(11):65～66.