■ /.；.

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育服務中心檔案管理現(xiàn)狀

鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育服務中心信息化建設已經(jīng)在起步。很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃服務中心已經(jīng)配備了計算機等硬件措施，有專門的人員進行檔案管理工作，紙質檔案的錄入也在進行之中。但是隨著經(jīng)濟社會發(fā)展，大范圍的人口流動給檔案工作帶來了不少困難。同時檔案管理人員的流動性較大，專業(yè)素質相對較低。紙質檔案的保管不善造成了檔案遺失和損毀情況也普遍存在，加上紙質檔案的不完善許多信息需要進一步錄入。因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育服務中心的檔案信息化建設仍然困難重重。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育服務中心檔案管理信息化建設的必要性和意義

(1)鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育服務中心檔案管理信息化建設具有其必要性。首先，由于計劃生育工作的信息量大，使用紙質檔案需要很大空間來保存檔案。紙質的保管環(huán)境要求高，溫度、濕度、防火系統(tǒng)等都需要成本來維持，保管費用高。其次，檔案工作人員的素質問題和頻繁流動給檔案保管工作帶來了很大困難。最后，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育中心的檔案規(guī)格不同，查閱十分不便。(2)鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育服務中心檔案管理信息化建設具有現(xiàn)實意義，可以很好的解決紙質檔案的保存和查閱等問題。首先，檔案管理信息化建設可以實現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育檔案的電子化，保存方便簡單，成本低。其次，電子信息的錄入和保存相對簡單，工作人員的工作量相對輕松。同時由于信息錄入范式已經(jīng)確定，檔案工作人員的流動對檔案管理工作的影響較小。最后，檔案管理信息化建設要求統(tǒng)一的檔案規(guī)格，信息分類保存，查閱方便。

三、鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育服務中心檔案管理信息化建設中存在的問題

第一，處于起步階段?，F(xiàn)階段鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育服務中心的檔案管理主要還是人工管理。這種管理模式一方面工作量大，隨著我國人口數(shù)量的增加，人口流動頻繁，國家的各項惠農(nóng)政策的實施，鄉(xiāng)村計劃生育服務中心的檔案管理通過人工填寫和分類工作量大。另一方面，在面對繁雜的檔案信息時，人工篩選極易出錯，這直接導致了檔案信息的真實性和準確性降低。而各地紙質檔案的電子化進展慢，信息化建設尚處于起步階段。

第二，硬件要求高。鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育服務中心檔案信息化建設要求統(tǒng)一的計算機等設備的配備。一方面是統(tǒng)一的計算機等錄入和儲存設備的配備，檔案管理要具有較高保密性的電腦。另一方面是計劃生育服務中心之間的局域網(wǎng)建設，信息化建設的一項重要意義就是查閱方便，在當前人口流動頻繁的背景下，只有在保證安全性的基礎上盡量提高信息的共享程度，才能提高信息查閱速度。

第三，對人員素質要求較高。首先，要求管理人員具備操作電腦的能力，能夠操作電腦才能將錄入電子檔案。其次，要求檔案管理人員熟練掌握相關的軟件和系統(tǒng)操作。最后，檔案管理人員還要學習統(tǒng)一的信息錄入標準和錄入規(guī)則、信息管理的保密規(guī)則、信息介質的保管規(guī)定、信息系統(tǒng)的登入登出要求等。

四、推進鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育服務中心檔案管理信息化的相關對策

(一)計劃生育服務中心檔案管理信息化制度的完善

檔案信息化管理與紙質檔案的管理存在很大不同，應該對現(xiàn)有的管理制度進行更新完善。其中最主要的完善以下內容：一是統(tǒng)一規(guī)格的制定和下發(fā)。應當制度統(tǒng)一的信息錄入格式和信息采集模式，并一以貫之地實施。二是信息保密制度的完善。檔案信息化帶來檔案信息的易存儲和已復制，文件安全面臨更大的威脅。應當制定嚴格的文件管理制度，嚴禁信息存儲介質的外帶和外用，區(qū)別使用檔案信息存儲計算機和一般工作用計算機。三是人員管理制度的完善。檔案管理人員的流動無法避免，但是應當在上崗之前進行技能培訓和簽訂相關的保密協(xié)議。檔案管理人員的交接制度也應當加以完善。

(二)配備檔案信息化管理的設施

要實現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育服務中心檔案信息化，首先要配備相關的硬軟件設施。一方面是硬件設施，要配備滿足檔案信息化的計算機和存儲設備。另一方面是軟件設備，檔案信息管理軟件系統(tǒng)的構建和局域網(wǎng)的構建是實現(xiàn)檔案信息化的基本要件。

(三)檔案信息化人才培養(yǎng)

人才是一切工作開展和推進的決定性因素。要推進鄉(xiāng)鎮(zhèn)計劃生育服務中心檔案管理信息化，關鍵是人才的培養(yǎng)。一是對于檔案管理信息化的意識培養(yǎng)，要樹立信息化管理的理念。二是對檔案管理制度的宣傳教育，要讓每一位工作者能夠熟悉章程和規(guī)范，嚴格遵守檔案信息處理及保密規(guī)定。三是要進行相關的技能培訓，電腦操作和軟件使用等是進行檔案信息化管理的基本技能，要對每一位檔案管理工作者進行相關培訓。