■王 穎/四川國際標(biāo)榜職業(yè)學(xué)院
很多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人認(rèn)為學(xué)校財務(wù)檔案管理工作是一項簡單的工作,不需要花費太多的精力,學(xué)校財務(wù)檔案管理工作并沒有完善的管理機制,工作人員配備不齊全,出現(xiàn)管理人員身兼數(shù)職得現(xiàn)象。通過對本市幾所小學(xué)、中學(xué)、高中和大學(xué)的學(xué)校財務(wù)檔案管理工作的調(diào)查得知,這些學(xué)校的財務(wù)管理工作機制不完善,存在很多機制管理漏洞,財務(wù)檔案文檔存在不真實性等問題。以上這些問題的主要原因是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人對學(xué)校財務(wù)檔案管理工作不重視,對此部門得工作資金支出不足,導(dǎo)致工作人員依舊采取最原始的人工記錄、整理資料的形式管理財務(wù)檔案,不僅工作效率很低,還經(jīng)常出現(xiàn)工作紕漏。[1]
除了學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人不重視財務(wù)檔案管理工作外,財務(wù)檔案管理人員也缺乏一定的專業(yè)素質(zhì)和工作能力。很多管理人員并不是專業(yè)的經(jīng)濟管理專業(yè)人員,而是在學(xué)校后勤部調(diào)來的,沒有相關(guān)工作經(jīng)驗,對于財務(wù)檔案管理工作并不熟悉,只是單純的整理檔案,記錄檔案,對計算機軟件也不會使用。
雖然很多學(xué)校都開始借助科學(xué)信息技術(shù)開展財務(wù)檔案管理工作,但是,財務(wù)檔案信息化管理并沒有健全的規(guī)定標(biāo)準(zhǔn),工作人員并不知道信息化管理工作的要求和正確的操作方法,學(xué)校也沒有聘請專業(yè)的信息管理人員對學(xué)校財務(wù)檔案管理工作人員進行相關(guān)的技術(shù)指導(dǎo)和知識教育。[2]很多故障人員依舊采取傳統(tǒng)的管理方式,只是用計算機等進行一些簡單的操作,并沒有發(fā)揮財務(wù)檔案信息化管理的真正作用與意義。
學(xué)校財務(wù)檔案管理工作的內(nèi)容很多,包括教師的工資、獎金等,還有學(xué)校與銀行之間的財務(wù)檔案;學(xué)校的所財務(wù)支出憑據(jù);國家財務(wù)收支票據(jù)等,總之,學(xué)校所有的財務(wù)收支都必須建立對應(yīng)的財務(wù)檔案,這些財務(wù)檔案就是學(xué)校所有經(jīng)濟活動的開展情況和學(xué)校的財務(wù)狀況。因此,學(xué)校必須建立完善的學(xué)校財務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)庫,利用計算機統(tǒng)計軟件實現(xiàn)所財務(wù)檔案的統(tǒng)一整理與收集,可以有針對性的建立不同的財務(wù)檔案模塊,例如,學(xué)校工資獎金檔案版塊、學(xué)生獎學(xué)金和助學(xué)金版塊、學(xué)校教學(xué)活動財務(wù)檔案版塊、學(xué)校后勤收費管理版塊、學(xué)校工程建設(shè)財務(wù)管理版塊、學(xué)??蒲匈Y金建設(shè)版塊等,另外,數(shù)據(jù)庫中必須包括財務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)銷毀版塊。
學(xué)校財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫中所有的信息均一式兩份,電子信息一份,紙質(zhì)檔案信息一份,在信息技術(shù)的幫助下,不可以丟棄傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理方式。管理人員要對所有的信息數(shù)據(jù)進行加密處理,對數(shù)據(jù)儲存網(wǎng)盤進行密碼加密處理,并進行U盤備份。學(xué)校管理員還要定期聘請專業(yè)的計算機檢測人員對學(xué)校內(nèi)部的所有計算機硬件和軟件進行檢測和病毒查殺,定期對學(xué)校內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)進行監(jiān)測與維修,避免通過網(wǎng)絡(luò)信號泄露學(xué)校財務(wù)檔案信息內(nèi)容。另外,學(xué)校要提高財務(wù)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)和技術(shù)水平,定期組織檔案管理人員進行相關(guān)知識學(xué)習(xí)和集訓(xùn),還要對學(xué)校財務(wù)檔案信息化管理控制室進行人臉識別,只有授權(quán)的工作人員才可以進行總信息數(shù)據(jù)室,其他人員不得入內(nèi)。
學(xué)校技術(shù)人員可以建立學(xué)校財務(wù)檔案信息查詢平臺,學(xué)生和教師可以進行網(wǎng)站查詢需要的財務(wù)檔案內(nèi)容,網(wǎng)站平臺實施實名認(rèn)證制度,必須是在校學(xué)生和教師才可以登陸查詢,技術(shù)人員要定期整理網(wǎng)站登陸信息日志,以便日后出現(xiàn)問題的登陸資料信息查詢。在校學(xué)生和教師可以在平臺上下載各種需要的信息,平臺為學(xué)生和教師提供全文下載服務(wù)、原文下載服務(wù)、文章獲取服務(wù)、文章打印服務(wù)等??傊?,學(xué)校財務(wù)檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)就是為了服務(wù)學(xué)生和教師。
學(xué)校要建立完善的財務(wù)檔案管理體系,建立工作人員獎懲制度,用強制性的規(guī)則規(guī)范約束工作人員的日常管理工作,使學(xué)校財務(wù)檔案信息化管理工作變得更加規(guī)范性和時效性。建立學(xué)校財務(wù)檔案信息化管理監(jiān)督機制,學(xué)校全體學(xué)生和教師都是財務(wù)管理人員的監(jiān)督者,建立學(xué)校財務(wù)信息投訴意見箱,學(xué)生和教師可以在投訴意見箱中進行不規(guī)范財務(wù)檔案管理工作檢舉,也可以對學(xué)校財務(wù)檔案管理提出自己的意見和建議。
綜上所述,雖然我國很多學(xué)校的財務(wù)檔案信息化管理工作進展并不順利,但是,只要學(xué)校認(rèn)清財務(wù)檔案信息化管理工作的問題和不足之處,對癥下藥,優(yōu)化學(xué)校財務(wù)管理工作機制,健全學(xué)校財務(wù)檔案信息化管理數(shù)據(jù)庫,加強財務(wù)管理技術(shù)水平和專業(yè)素質(zhì),領(lǐng)導(dǎo)人和管理員充分發(fā)揮其指導(dǎo)和約束作用,實現(xiàn)全體師生共同監(jiān)督的財務(wù)管理監(jiān)督機制,學(xué)校的財務(wù)檔案信息化管理工作一定會取得更好的管理效果,實現(xiàn)財務(wù)檔案管理工作的高效性與時代性。