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        電子商務(wù)檔案管理面臨的問題及其對策

        2018-11-14 23:44:09李娟娟荊州理工職業(yè)學(xué)院
        長江叢刊 2018年19期
        關(guān)鍵詞:信息安全電子商務(wù)檔案管理

        ■鄭 姍 李娟娟/荊州理工職業(yè)學(xué)院

        電子商務(wù)檔案是電子商務(wù)活動發(fā)展的必然產(chǎn)物,由于電子商務(wù)活動是以互聯(lián)網(wǎng)為載體的,因此,電子商務(wù)檔案也是以電子文本為主,基于互聯(lián)網(wǎng)形勢,電子商務(wù)檔案管理更為重要。但是就目前來看,電子商務(wù)檔案管理工作存在許多問題,使得電子商務(wù)檔案信息受到了一定的安全沖擊。電子商務(wù)檔案是電子商務(wù)活動開展的依據(jù),要想促進(jìn)電子商務(wù)的更好發(fā)展,就必須結(jié)合當(dāng)前形勢,做好電子商務(wù)檔案管理工作。

        一、電子商務(wù)檔案管理面臨的問題

        (一)電子商務(wù)檔案管理意識較低

        就目前來看,我國電子商務(wù)企業(yè)的檔案管理意識還比較低,沒有認(rèn)識到電子商務(wù)檔案管理對企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的重要性,一方面認(rèn)為電子商務(wù)檔案可有可無;另一方面認(rèn)為電子商務(wù)檔案管理不能為企業(yè)創(chuàng)造直接的經(jīng)濟(jì)效益,而且需要投入更多的成本,以至于電子商務(wù)檔案管理處于一個比較“空”的狀態(tài)。

        (二)檔案管理制度的缺失

        電子商務(wù)檔案管理工作的高效開展有賴于健全的制度。但是就目前來看,電子商務(wù)企業(yè)還沒有建立與電子商務(wù)檔案管理工作相匹配的工作制度,對電子商務(wù)檔案管理工作職責(zé)沒有落實下去,以至于電子商務(wù)檔案管理比較混亂。

        (三)專業(yè)檔案管理人員的不足

        人作為電子商務(wù)檔案管理工作的主體,人的能力、素質(zhì)的高低直接影響到了電子商務(wù)檔案管理效率。就目前來看,檔案管理人員依然在采用傳統(tǒng)的檔案管理理念,沒有把電子文件當(dāng)作應(yīng)該歸檔的文件,認(rèn)為只有紙質(zhì)文件才是檔案管理的對象。同時,電子商務(wù)檔案管理難度大,檔案管理人員存有畏難思想,在工作中不仔細(xì)、不認(rèn)真,一定程度上增加了電子商務(wù)檔案管理風(fēng)險。

        (四)檔案信息安全風(fēng)險較大

        電子商務(wù)檔案是以電子形成存在的,是在電子商務(wù)活動中產(chǎn)生的,而電子商務(wù)活動是建立在互聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)上,由于互聯(lián)網(wǎng)的開放性、虛擬性,使得電子商務(wù)檔案很容易受到網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊,從而造成電子商務(wù)檔案信息的失真。一旦電子商務(wù)檔案信息失真,就會給企業(yè)的發(fā)展造成不利影響。

        二、電子商務(wù)檔案管理對策

        (一)增強(qiáng)電子商務(wù)檔案管理意識

        電子商務(wù)檔案是在電子商務(wù)活動中產(chǎn)生的,是電子商務(wù)活動的真實記錄,同時對企業(yè)制定科學(xué)的電子商務(wù)戰(zhàn)略有著借鑒和指導(dǎo)作用。因此,企業(yè)應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到電子商務(wù)檔案管理的重要性,要認(rèn)識到電子商務(wù)檔案這一無形資產(chǎn)的潛在價值。電子商務(wù)企業(yè)要設(shè)置專門的機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)電子商務(wù)檔案管理工作,明確電子商務(wù)檔案管理流程,落實電子商務(wù)檔案管理職責(zé),從而促進(jìn)電子商務(wù)檔案管理工作的高效開展。

        (二)健全電子商務(wù)檔案管理制度

        要想做好電子商務(wù)檔案管理工作,電子商務(wù)企業(yè)就必須健康電子商務(wù)檔案管理制度。結(jié)合實際需求,建立電子商務(wù)檔案管理工作相匹配的工作制度,對電子商務(wù)檔案的收集、整理、保管、利用等工作作出明確的規(guī)定,確保各項工作有據(jù)可查。同時,要落實電子商務(wù)檔案審查機(jī)制,對電子商務(wù)檔案信息進(jìn)行反復(fù)的核實,確保檔案信息真實、可靠。

        (三)加強(qiáng)電子商務(wù)檔案管理人員的培訓(xùn)

        首先,加強(qiáng)電子商務(wù)檔案管理人員能的培訓(xùn),提高其檔案管理能力、組織協(xié)調(diào)能力以及信息化技術(shù)操作能力,為電子商務(wù)檔案管理培養(yǎng)一支綜合能力過硬的隊伍;其次,加強(qiáng)檔子商務(wù)檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)教育,提升其職業(yè)素養(yǎng),使得檔案管理人員認(rèn)識到自身肩負(fù)的職責(zé)。

        (四)加強(qiáng)電子商務(wù)檔案信息安全管理

        信息化時代里,檔案信息化管理已成為一種必然趨勢,在這種必然趨勢下,檔案信息安全問題也隨之出現(xiàn)。因此,企業(yè)在開展電子商務(wù)檔案管理的過程中,要全面做好電子商務(wù)檔案信息安全管理工作。一方面,結(jié)合電子商務(wù)檔案實際,建立完善、統(tǒng)一的電子商務(wù)檔案信息系統(tǒng),從硬件和軟件方面入手,提高檔案信息系統(tǒng)的安全性,其次,加大信息安全技術(shù)的應(yīng)用,如加密技術(shù)、數(shù)據(jù)備份等,保證電子商務(wù)檔案信息的完整,避免檔案信息受到惡意攻擊。

        三、結(jié)語

        綜上,電子商務(wù)檔案管理是一項重要的工作,它關(guān)系到電子商務(wù)企業(yè)的發(fā)展。現(xiàn)行形勢下,電子商務(wù)活動日益活躍起來,對電子商務(wù)檔案管理工作也越來越看重。電子商務(wù)檔案是電子商務(wù)活動真實的記錄,是電子商務(wù)企業(yè)開展電子商務(wù)活動的依據(jù),因此,電子商務(wù)企業(yè)必須全面抓好電子商務(wù)檔案管理工作。結(jié)合實際,電子商務(wù)企業(yè)必須提高檔案管理意識,健全檔子商務(wù)檔案管理制度,加強(qiáng)電子商務(wù)檔案管理人員的培訓(xùn),加快檔案信息化建設(shè),進(jìn)而促進(jìn)電子商務(wù)檔案管理工作的高效開展。

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