■陳雨羚／廣州工商學(xué)院

一、學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀

檔案工作由于受到客觀因素和社會(huì)發(fā)展大環(huán)境的影響，因此具有一定的滯后性。實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化是學(xué)校信息化建設(shè)過程中的重要的任務(wù),只有把檔案管理納入到學(xué)校信息化建設(shè)體系之中,檔案管理工作的重要性才能得以體現(xiàn)。面對(duì)高校改革的不斷深入發(fā)展，檔案管理也在學(xué)校管理事務(wù)中發(fā)揮越來越重要的作用，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不足以適應(yīng)現(xiàn)代化高校的發(fā)展，同時(shí)難以適應(yīng)時(shí)代潮流的發(fā)展。

檔案管理工作在學(xué)校事務(wù)中具有舉足輕重的地位。但目前部分高校沒有對(duì)檔案管理引起足夠的重視，檔案管理部門自身缺乏工作積極性,導(dǎo)致工作流程混亂,工作效率低下，沒有有效發(fā)揮檔案管理工作的作用。

二、淺析造成檔案管理的問題的原因

（一）檔案管理意識(shí)淡薄，管理力量薄弱

首先是部分高校并沒有把檔案管理工作高度重視起來，不知道開展檔案管理工作的原因，以及開展檔案管理工作的具體做法的實(shí)施。其次是檔案管理人員缺少專業(yè)知識(shí)，并且有關(guān)工作人員崗位變動(dòng)頻繁，專業(yè)化程度不高，導(dǎo)致檔案管理的無序性。最后是管理的質(zhì)量不高，主要表現(xiàn)在，有的檔案管理工作人員只掌握了一些簡(jiǎn)單的基礎(chǔ)知識(shí)，對(duì)檔案的管理不到位，導(dǎo)致一些年代久遠(yuǎn)的檔案難以找到，無法發(fā)揮其重要作用。

（二）檔案管理觀念陳舊

當(dāng)下部分學(xué)校檔案管理工作仍然以手工管理為主要方式，極少數(shù)運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量較低，使用效率低。部分高校的辦公經(jīng)費(fèi)緊張，用于檔案管理方面的資金投入不足，在很大程度上影響了檔案管理工作的正常進(jìn)行。

（三）檔案管理工作人員專業(yè)能力及素養(yǎng)不足

由于檔案管理工作人員多數(shù)并非是專業(yè)人員，因而造成檔案管理工作的混亂，而且也沒有太多精力去學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致檔案相關(guān)業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。

其次，檔案管理工作大多數(shù)是紛繁復(fù)雜且枯燥無味的，且需要特別的仔細(xì)、負(fù)責(zé)、認(rèn)真。檔案管理者絕大多數(shù)時(shí)間面對(duì)的都是各種材料的整理、統(tǒng)計(jì)，與外界接觸的機(jī)會(huì)較少，日復(fù)一日重復(fù)單調(diào)、重復(fù)的勞動(dòng)，也容易產(chǎn)生煩躁情緒。

三、做好檔案管理工作的對(duì)策

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

首先高校管理者要給予檔案管理工作高度重視，這是高校檔案管理工作得以很好發(fā)展完成的前提條件。其次讓檔案管理工作人員認(rèn)真地學(xué)習(xí)相關(guān)工作流程，做到理論與實(shí)際相結(jié)合。此外檔案主管部門要積極主動(dòng)地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理過程中的情況及工作中遇到的問題，要樹立檔案工作的責(zé)任感，提高工作人員的自覺性。

（二）更新檔案管理觀念，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)

首先加大對(duì)檔案信息化相關(guān)的硬件設(shè)備的投入，積極推進(jìn)數(shù)字檔案室的建設(shè)；選擇起點(diǎn)較高且便于掌握的軟件，逐步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。同時(shí)完善信息化的檔案庫，加大數(shù)據(jù)的收集，不斷豐富檔案資源，擴(kuò)大檔案庫。因此，檔案管理工作者要不斷學(xué)習(xí)新的操作技術(shù)，緊跟時(shí)代潮流，便于展開工作，在提高工作能力的同時(shí)，特別是要注重操作技能的學(xué)習(xí)掌握，成為全面發(fā)展的檔案管理人員。

（三）提高檔案管理人員的專業(yè)能力

在進(jìn)行檔案管理人員招聘時(shí)優(yōu)先錄用具有檔案管理教育和工作經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)管理人才，除了要注重專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)之外，還要加強(qiáng)操作技能方面的培訓(xùn)，從而更好地適應(yīng)學(xué)校的檔案管理工作。

（四）調(diào)整檔案工作者的心理

要克服管理人員的倦怠心理，注重提高檔案管理人員對(duì)這項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)，學(xué)習(xí)并掌握先進(jìn)的科學(xué)的檔案管理方法，強(qiáng)化專業(yè)技能的訓(xùn)練；其次是使檔案管理工作人員做到對(duì)工作擁有認(rèn)同感，充分調(diào)動(dòng)其自身的積極性，倦怠的心理就會(huì)自然消退。

四、結(jié)語

總而言之，要想提高高校檔案管理水平，相關(guān)工作人員就要學(xué)會(huì)借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)，并建立相對(duì)完善的檔案管理制度，對(duì)檔案管理人員做好專業(yè)培訓(xùn)，從而保證學(xué)校擁有規(guī)范化，制度化的檔案管理，使檔案為學(xué)校發(fā)展提供有力支持。學(xué)校必須加強(qiáng)自身的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高學(xué)校的整體行政管理水平。檔案工作人員要不斷學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，這樣才會(huì)促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作迅速的發(fā)展。在新的歷史條件時(shí)期，學(xué)校檔案工作必須跟隨時(shí)代發(fā)展的潮流，進(jìn)行管理工作理念的創(chuàng)新，尋求和探索檔案管理的新模式，促進(jìn)學(xué)校的不斷發(fā)展。