■羅 莉／宜賓市建設(shè)教育培訓(xùn)中心

一、做好檔案管理工作，首先要正確認(rèn)識檔案工作的重要性

根據(jù)檔案管理工作的內(nèi)容，檔案管理工作有多種分類，但都說明一個(gè)問題，檔案管理工作不僅僅是簡單的文檔與圖片資料管理工作，或是保存好相關(guān)資料，做好相關(guān)案卷資料的妥善存放保管工作，更重要的是要認(rèn)識到檔案管理工作實(shí)質(zhì)上是對某個(gè)事物或某段歷史的真實(shí)記載和延續(xù)的文字資料進(jìn)行完整的保存和管理。因?yàn)闅v史是不會(huì)復(fù)制的，這就是檔案的重要性。

如在舉國震驚的“佘祥林”案中，如果不是其整個(gè)案件案卷檔案工作的完善管理，從中也不會(huì)暴露出具體經(jīng)辦“佘祥林”案中會(huì)有那么多人員的失職甚至是瀆職。由此，可以看出檔案管理工作的重要性，也可以說明檔案管理工作對企業(yè)的發(fā)展，對社會(huì)文明的進(jìn)步所起到的推動(dòng)作用是多么重要。又如，震驚中外的上?！吧徎ㄐ^(qū)房屋倒塌”事件中，如果該小區(qū)的建筑原始檔案管理混亂的話，那么事故責(zé)任的追究恐怕就不是那么輕易的就能明確了。由此可見檔案管理工作在實(shí)際中的重要意義。所以，要做好檔案管理工作首先就要清楚地認(rèn)識到檔案管理工作的重要意義，才能將檔案管理工作做的更好。

二、根據(jù)檔案管理工作的特殊性，檔案管理工作應(yīng)實(shí)行專人專職管理

檔案工作，由于受工作范圍涉及面廣和工作職責(zé)特殊性的性質(zhì)，決定了檔案工作的重要性和機(jī)密性的特點(diǎn)，因此在檔案管理工作開展中應(yīng)實(shí)行專人專職管理的機(jī)制進(jìn)行。

例如，在檔案管理工作中，包括了檔案的歸類、整理、保存、歸檔、銷毀等方面的具體工作。在具體的管理過程中如果沒有指定由專人負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作，在檔案的整理、收集、歸檔、銷毀過程中則很容易將重要的資料和文檔丟失，或者是將一些無關(guān)緊要的資料裝進(jìn)檔案之中，使檔案管理工作出現(xiàn)混亂。在檔案管理過程中，如果管理人員經(jīng)常更換，隨意調(diào)動(dòng)，則容易出現(xiàn)泄露機(jī)密的事件發(fā)生，為相關(guān)的部門或單位帶來嚴(yán)重的影響。

又如，所在的單位和部門不一樣，決定了所在單位或部門的文件或資料在整理歸檔中其具體的內(nèi)容、時(shí)效不一樣。如果缺乏專業(yè)的檔案管理人員對本單位的檔案工作進(jìn)行專職管理，檔案工作則很容易造成混亂的局面。因此，要保證檔案管理工作的有序進(jìn)行，保證檔案管理工作的完整性、時(shí)效性和專業(yè)性，檔案管理工作應(yīng)實(shí)行專人專職管理的機(jī)制進(jìn)行。其中，包括檔案管理工作初期階段的收集與整理，檔案歸檔入柜的存放與日常管理，檔案的銷毀管理等等，從而保證檔案工作在實(shí)施前就做到由專人負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔、保存、銷毀到期文檔等系列工作，使檔案工作始終處于有效的管理和控制狀態(tài)。

三、做好檔案管理工作，應(yīng)對檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的考核和挑選，使檔案管理工作人員具備強(qiáng)烈的工作責(zé)任心和高度的敬業(yè)精神

檔案管理工作中，在收集、整理、保存、銷毀的過程中，必然會(huì)包含許多機(jī)密性高、保密級別性要求嚴(yán)格的文件和案卷，這一特性的存在決定了對從事檔案管理人員的嚴(yán)格要求。

首先，從事檔案管理工作的人員必須具備較高的文化素質(zhì)。文化素質(zhì)高的檔案管理工作人員對檔案工作自身的重要性、機(jī)密性的認(rèn)識一般比較深刻，同時(shí)對檔案管理工作的開展方法、保存技能、以及銷毀措施等方面都能夠較快的掌握和領(lǐng)會(huì)。同時(shí)，檔案不僅僅是收集、歸檔、存案、銷毀就結(jié)束了，更重要的是還有一個(gè)時(shí)效性的管理問題。比如，一般文檔保存期為1-3年，比較重要文檔保存期為5年以上，重要文檔保存期則要上百年甚至千萬年，在這個(gè)過程中如何保證檔案的完整性就是一個(gè)相當(dāng)關(guān)鍵的技術(shù)問題。如果檔案管理人員文化素質(zhì)差，則很難達(dá)到檔案管理工作的要求。其次，針對檔案管理工作的重要性和所管理檔案的長遠(yuǎn)性與長效性等方面的要求，都決定了從事檔案管理工作人員的素質(zhì)必須要高、工作責(zé)任心要強(qiáng)烈、敬業(yè)精神要專一和執(zhí)著。因?yàn)闄n案管理工作，除了要把檔案進(jìn)行篩選、收集、整理、評級、歸檔以外，更重要的是日常的保管工作。在檔案保管過程中，所管理的案卷和資料需要進(jìn)行防腐、防火、防水、防破壞、防盜、防蟲蛀等一系列的工作。如果檔案管理工作人員工作責(zé)任心不強(qiáng)，或者是敬業(yè)精神不夠執(zhí)著，則很容易對所保管的文檔或其他檔案造成不必要的損失。比如說，在建筑領(lǐng)域?qū)嵭械募夹g(shù)負(fù)責(zé)人終身責(zé)任制中，一旦建筑物出現(xiàn)嚴(yán)重的質(zhì)量問題，首先追究的就是技術(shù)負(fù)責(zé)人的責(zé)任。要找到充足的證據(jù)證明，其原始建筑檔案就是最有力的證據(jù)。因此，對從事檔案管理工作人員而言，必須是高素質(zhì)、責(zé)任心強(qiáng)的人員才能擔(dān)任，對從事檔案管理工作人員必須做到上崗之前進(jìn)行嚴(yán)格考核和認(rèn)真挑選，這是做好檔案工作最基本的要求之一。

四、檔案工作具有高度機(jī)密的保密特性，因此對從事檔案管理工作人員的管理應(yīng)高度重視

檔案管理工作表面上看去十分的輕松，其工作環(huán)境又好，多數(shù)人認(rèn)為檔案工作很簡單，沒有必要對該項(xiàng)工作高度重視。殊不知檔案工作的實(shí)質(zhì)。檔案工作看似簡單其實(shí)是單一而繁瑣。從事檔案管理工作的人員，每天面對的不僅僅是將檔案送到檔案室存檔，同樣要面對大量的檔案架柜。每天要負(fù)責(zé)完成對以前已經(jīng)存檔的檔案進(jìn)行檢查和防腐處理工作，同樣還要面對到期檔案的銷毀處理工作，同時(shí)在銷毀或裝訂的過程中還要做好今后長時(shí)間的保密工作。特別是保密工作相當(dāng)?shù)闹匾?，舉個(gè)簡單的例子就可以說明。在五糧液集團(tuán)公司，關(guān)于五糧液酒的生產(chǎn)工藝，特別是勾兌技術(shù)中心而言，勾兌技術(shù)就是生產(chǎn)五糧液酒的核心技術(shù)之一。如果在這個(gè)部門從事檔案管理工作人員的素質(zhì)較差，或者是抵擋不住外來的誘惑，那么五糧液酒的核心技術(shù)—勾兌技術(shù)則很容易發(fā)生外泄事件，對五糧液酒的生產(chǎn)和該企業(yè)的生產(chǎn)與發(fā)展都會(huì)帶來重大的影響。又如中國景泰藍(lán)生產(chǎn)技術(shù)，當(dāng)初就是因?yàn)閺S家對檔案管理工作的不重視，將生產(chǎn)景泰藍(lán)技術(shù)的相關(guān)工藝文件作為廢紙隨意亂丟，結(jié)果讓裝成收荒匠的日本商業(yè)間諜從中輕而易舉的發(fā)現(xiàn)，不久后日本利用自己先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備生產(chǎn)出了景泰藍(lán)，由于日本生產(chǎn)的景泰藍(lán)成本低廉，質(zhì)量也好，產(chǎn)量大，日本人生產(chǎn)的景泰藍(lán)很快就將中國生產(chǎn)景泰藍(lán)的廠家擠跨。從上述兩個(gè)事例中，就可以充分說明檔案管理工作的重要性，同時(shí)也說明了從事檔案管理工作人員的工作職責(zé)是多么的重要。

因此，根據(jù)檔案工作具有高度機(jī)密的保密工作特性，對從事檔案管理工作的人員高度的重視。比如說在工作福利待遇、工資漲幅、調(diào)資升級等方面中，應(yīng)對從事檔案管理工作人員給予充分考慮。讓檔案管理工作人員能夠杜絕外來的干擾和誘惑，特別經(jīng)濟(jì)方面的干擾，讓他們能夠真正的靜下心來、安下心來專心專意地做好檔案管理工作。

五、做好檔案管理工作，還應(yīng)不斷健全和完善檔案管理工作規(guī)章制度，使檔案管理工作逐步走上法制化和規(guī)范化的管理道路

在以往的檔案管理工作中，由于受檔案管理工作管理法規(guī)和制度不健全的影響，對檔案管理工作的正常開展帶來了一定的負(fù)面影響，檔案管理工作同時(shí)也受其影響處于停滯不前的狀態(tài)。因此，要進(jìn)一步抓好檔案管理工作，當(dāng)務(wù)之急是要從檔案管理制度方面著手，建立健全并在實(shí)際工作中逐步完善檔案管理規(guī)章制度，為促進(jìn)檔案管理工作邁上法制化、規(guī)范化的管理鋪平道路。

例如，可以結(jié)合檔案管理工作實(shí)際，建立健全《檔案管理人員工作職責(zé)》、《檔案管理工作實(shí)施細(xì)則》、《檔案管理工作評比細(xì)則》、《檔案管理工作檢查辦法》、《檔案管理工作從業(yè)人員保密守則》、《檔案工作日常檢查管理制度》、《檔案借調(diào)管理制度》、《檔案管理保存室進(jìn)出制度》、《檔案銷毀工作條例》、《檔案管理工作獎(jiǎng)懲制度》等一系列管理制度，將檔案管理工作的范圍、工作性質(zhì)、職責(zé)、權(quán)利、義務(wù)給予明確，使檔案管理工作人員的工作職責(zé)、工作方向、激勵(lì)機(jī)制等方面得到健全和完善，從而使檔案工作在各個(gè)單位和各級部門都能夠得到高度重視，達(dá)到進(jìn)一步調(diào)動(dòng)從事檔案管理工作人的工作積極性和主動(dòng)性，不斷增強(qiáng)檔案管理工作人員的工作責(zé)任心，使檔案管理工作做到職責(zé)明確、責(zé)任落實(shí)、有法可依、有章可循。

以史為鑒，可以明得失。收集和保管資料與文檔工作做到有案可備，有檔可查，有依可據(jù)正是檔案工作的主要內(nèi)容。綜上所述，充分說明檔案工作在國家、政府和單位中的重要地位和重要意義。今天，只有重新認(rèn)識檔案工作，全面了解檔案工作，才能在日常工作中高度重視、切實(shí)抓好檔案管理工作，充分發(fā)揮好檔案工作的積極作用，為促進(jìn)各項(xiàng)工作全面發(fā)展起到積極的推動(dòng)作用。