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(哈爾濱商業(yè)大學(xué)圖書館,黑龍江 哈爾濱 150028)
“圖書館是一個(gè)生長著的有機(jī)體”,隨著社會(huì)環(huán)境的變化,圖書館的發(fā)展目標(biāo)、服務(wù)方式以及用戶需求都在發(fā)生變化。1976年,美國杜克大學(xué)圖書館的Dunlap對(duì)1876—1976年100年間的大學(xué)圖書館組織模式進(jìn)行了梳理,他認(rèn)為組織的性質(zhì)、目的、規(guī)模、增長率、空間、成本是組織變革的決定因素。由此可見,為了應(yīng)對(duì)圖書館內(nèi)外環(huán)境的變化,圖書館在不斷迎接新的挑戰(zhàn),組織機(jī)構(gòu)變革幾乎從未停止過,只不過每個(gè)時(shí)代有其特有的烙印。
2011年,哈佛大學(xué)圖書館的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)重組引起了全世界大學(xué)圖書館的關(guān)注,由此也引發(fā)了圖書館界新一輪組織機(jī)構(gòu)變革的潮流。國內(nèi)圖書館亦不例外,近年來,上海交大、武漢大學(xué)和北京大學(xué)等國內(nèi)一流大學(xué)圖書館在機(jī)構(gòu)設(shè)置方面的實(shí)踐成為國內(nèi)大學(xué)圖書館機(jī)構(gòu)變革或重組的風(fēng)向標(biāo),本文通過對(duì)國內(nèi)高校圖書館組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析,以期為新環(huán)境下的機(jī)構(gòu)設(shè)置提供有益的參考。
圖書館業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)重組理論上源于組織行為學(xué)的組織結(jié)構(gòu)及設(shè)計(jì)、企業(yè)管理中業(yè)務(wù)流程重組。
組織設(shè)計(jì)是對(duì)組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì),組織結(jié)構(gòu)指的是角色、職權(quán)和溝通的模式,這些模式?jīng)Q定了組織中技術(shù)和人員的協(xié)調(diào)合作。組織設(shè)計(jì)是一個(gè)隨著組織的成長和實(shí)際情況的改變而重復(fù)修正的過程。很多組織對(duì)結(jié)構(gòu)進(jìn)行重新調(diào)整,以使得自身對(duì)于不斷變化的環(huán)境和客戶需求具有更快、更具彈性的反應(yīng)能力。傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)分為職能式結(jié)構(gòu)、部門式結(jié)構(gòu)和矩陣式結(jié)構(gòu),新型的組織結(jié)構(gòu)劃分為扁平結(jié)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)。
業(yè)務(wù)流程重組(Business Process Reengineering,BRP),也有譯為業(yè)務(wù)流程再造。美國管理學(xué)家Michacl Hammer首先提出這一概念。1993年,Hammer和James Champy將其定義為:對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行根本性的再思考和徹底性的再設(shè)計(jì),以取得企業(yè)在成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度等衡量企業(yè)績效的關(guān)鍵指標(biāo)上取得顯著性的進(jìn)展。業(yè)務(wù)流程再造的基本內(nèi)涵是以作業(yè)流程為中心,從根本上打破傳統(tǒng)組織模式和分工理論的束縛,從而獲得管理思想的重大突破和管理方式的革命性變化,對(duì)流程進(jìn)行重新設(shè)計(jì),而不是以往基礎(chǔ)上的修修補(bǔ)補(bǔ),而是徹底性的變革,追求問題的根本解決。
圖書館機(jī)構(gòu)的設(shè)置是圖書館業(yè)務(wù)流程在組織結(jié)構(gòu)上的體現(xiàn),因此圖書館業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)重組,正是對(duì)上述理論的借鑒與應(yīng)用。
圖書館傳統(tǒng)的“采分編典流”的組織架構(gòu)清晰地界定了各部門的職責(zé),形成了穩(wěn)定的工作流程,具有配套的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范,在紙質(zhì)文獻(xiàn)為主的時(shí)代,保證了圖書館高效、穩(wěn)定地運(yùn)行了數(shù)十年。但是,進(jìn)入21世紀(jì)之后,隨著技術(shù)的進(jìn)步,內(nèi)外環(huán)境的變化,圖書館這種組織結(jié)構(gòu)受到了挑戰(zhàn)。
從組織結(jié)構(gòu)的模式來看,國內(nèi)同行們從各個(gè)角度進(jìn)行了梳理。沈艷紅對(duì)復(fù)合圖書館時(shí)代圖書館組織結(jié)構(gòu)組織制度層次弱化、組織流程調(diào)整動(dòng)態(tài)化、組織結(jié)構(gòu)扁平化、組織邊界柔性化、內(nèi)部組織團(tuán)隊(duì)化、組織形式多樣化六大趨勢進(jìn)行了闡述。解利軍對(duì)國內(nèi)部分高校圖書館的組織結(jié)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行了分析比較,總結(jié)出大學(xué)圖書館組織機(jī)構(gòu)設(shè)置分別為垂直管理、矩陣交叉管理、學(xué)科單元管理與事業(yè)部制管理等幾種模式,提出現(xiàn)行組織機(jī)構(gòu)設(shè)置存在劃分標(biāo)準(zhǔn)混亂、部門劃分過細(xì)、人為割裂知識(shí)傳播途徑等問題。葉允中則認(rèn)為國內(nèi)高校圖書館的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置有大部模式、分館模式、平行設(shè)部模式和混合模式,這是基于國內(nèi)103所高校圖書館調(diào)查的結(jié)果。賈東琴博士對(duì)2013年11—12月從網(wǎng)站上獲取的國外110多家圖書館的組織結(jié)構(gòu)圖進(jìn)行了分析與梳理,發(fā)現(xiàn)國外圖書館組織機(jī)構(gòu)經(jīng)歷了由傳統(tǒng)的基于文獻(xiàn)處理業(yè)務(wù)分工模式向基于職能強(qiáng)化的大部制設(shè)置進(jìn)行轉(zhuǎn)化的過程,并且技術(shù)服務(wù)部與公共服務(wù)部有進(jìn)一步整合的趨勢,一些基于職能創(chuàng)新的部門不斷涌現(xiàn)。張連分的文章對(duì)20世紀(jì)70年代以來國外大學(xué)圖書館的新部門設(shè)置進(jìn)行研究發(fā)現(xiàn),美國一些大學(xué)圖書館取消了采編、流通、閱覽等機(jī)構(gòu)設(shè)置,而是設(shè)立發(fā)現(xiàn)服務(wù)、內(nèi)容管理和技術(shù)服務(wù)等部門,也有的圖書館引入更多的信息化要素,著力建設(shè)信息共享空間或?qū)W習(xí)共享空間,部門設(shè)計(jì)為辦公室、用戶服務(wù)部、圖書館服務(wù)部、校園基礎(chǔ)設(shè)施部、專家系統(tǒng)部等部門。耿梅競對(duì)國內(nèi)22所高校圖書館組織機(jī)構(gòu)發(fā)展進(jìn)行了分析,國內(nèi)高校圖書館組織機(jī)構(gòu)的發(fā)展大體上經(jīng)歷以文獻(xiàn)處理業(yè)務(wù)分工為核心進(jìn)行組織機(jī)構(gòu)設(shè)置向以職能強(qiáng)化為核心的大部式組織機(jī)構(gòu)改制,表現(xiàn)為采編、流通、閱覽等傳統(tǒng)部門不斷整合,期刊部縮減,數(shù)字化圖書館部門不斷涌現(xiàn)的發(fā)展趨勢。
就組織結(jié)構(gòu)劃分的原則來看,諸多作者都認(rèn)為傳統(tǒng)的圖書館機(jī)構(gòu)設(shè)置是依據(jù)文獻(xiàn)加工流程,忽視了用戶服務(wù)這一核心要素,因而都提出了機(jī)構(gòu)設(shè)置要以用戶為中心的理念。
近年來,學(xué)科化服務(wù)、部門之間的溝通、戰(zhàn)略規(guī)劃、營銷宣傳等工作在業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)置時(shí)被更多地考慮與關(guān)注。李玉花和田立忠對(duì)天津市高校組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行了分析,提出設(shè)立重點(diǎn)學(xué)科模塊。上海交大圖書館進(jìn)行了業(yè)務(wù)流程重組,以學(xué)科為主線全面優(yōu)化圖書館的文獻(xiàn)信息、人力和基礎(chǔ)設(shè)施等資源,建立以學(xué)科化服務(wù)為核心的組織機(jī)構(gòu)、管理策略與運(yùn)行機(jī)制,形成了垂直、扁平化、多分館協(xié)同的管理結(jié)構(gòu)。曾艷對(duì)武漢大學(xué)圖書館業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)改革進(jìn)行了研究,強(qiáng)調(diào)建立專業(yè)學(xué)科分館,圍繞大學(xué)科群組織館藏和服務(wù),集中相關(guān)領(lǐng)域的資源,為跨學(xué)科教學(xué)和研究提供更有效的支持。北京大學(xué)的機(jī)構(gòu)改革是從讀者服務(wù)的角度出發(fā)而確立的,由資源建設(shè)中心、學(xué)習(xí)支持中心、研究中心、信息化與數(shù)據(jù)中心、特色資源中心、古籍圖書館、綜合管理與協(xié)作中心七大中心組織,前6個(gè)中心是業(yè)務(wù)部門,綜合管理與協(xié)作中心是職能部門,體現(xiàn)了以讀者為中心的組織設(shè)計(jì)思想。
為了更好地進(jìn)行工作協(xié)同,北京大學(xué)、武漢大學(xué)、上海交大等圖書館還設(shè)立了跨機(jī)構(gòu)團(tuán)隊(duì)或項(xiàng)目組,完成一些短期工作或需要各部門協(xié)同完成的工作,這也是近年來圖書館常用的一種組織結(jié)構(gòu)模式。
北京大學(xué)圖書館于2015年對(duì)業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行了重組,將資源建設(shè)部、流通閱覽部、信息咨詢部、多媒體部、古籍部、特藏部、系統(tǒng)部、辦公室等原有的11個(gè)部門全部取消,并重新規(guī)劃為7大中心,如上文所述,7大中心由6個(gè)業(yè)務(wù)部門和1個(gè)職能部門組成,中心的概念不完全等同于原有的部門的概念,它不像原有的部門具有嚴(yán)格意義上的行政劃分,而是更加強(qiáng)調(diào)面向讀者開展服務(wù)的中心,打破傳統(tǒng)機(jī)構(gòu)設(shè)置上“外部”“內(nèi)部”的界限,而強(qiáng)調(diào)不分內(nèi)外、共同做好服務(wù)。同時(shí)為適應(yīng)圖書館越來越多的跨部門交叉的趨勢,在實(shí)體機(jī)構(gòu)之外,根據(jù)工作或項(xiàng)目需要隨時(shí)從各中心抽調(diào)人力建立跨機(jī)構(gòu)的虛體團(tuán)隊(duì),通過團(tuán)隊(duì)運(yùn)作的方式進(jìn)行組織與實(shí)施。此次業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)重組引入了國外圖書館的理念,從業(yè)務(wù)、條件支撐、對(duì)外關(guān)系三大塊考慮新的工作思路,業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)的設(shè)置充分體現(xiàn)了以用戶為中心的組織設(shè)計(jì)思想和以服務(wù)為導(dǎo)向的原則。
武漢大學(xué)圖書館的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整幾乎是三年一個(gè)周期?,F(xiàn)行的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)置是以學(xué)科服務(wù)為中心,主體業(yè)務(wù)部門是由資源建設(shè)中心、文獻(xiàn)借閱中心、信息服務(wù)中心和三個(gè)學(xué)科分館組成,資源建設(shè)中心由采訪和資源組織部組成,文獻(xiàn)借閱中心由流通、閱覽和古籍部組成,信息服務(wù)中心由咨詢與宣傳推廣、學(xué)科服務(wù)部和系統(tǒng)部組成,三個(gè)學(xué)科分館分別由流通閱覽和學(xué)科服務(wù)組成,武漢大學(xué)的組織架構(gòu)是設(shè)立學(xué)科分館、強(qiáng)化學(xué)科服務(wù)的代表之一。
上海交通大學(xué)圖書館同樣也是以學(xué)科為主線進(jìn)行業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)重組的代表之一。其針對(duì)院系學(xué)科發(fā)展格局,采用主分館制,主館設(shè)立了資源與公共服務(wù)部、學(xué)習(xí)與研究支持部、文獻(xiàn)與特藏服務(wù)部、后勤保障與文影部、平臺(tái)與技術(shù)支撐部、行政管理與合作部等6個(gè)部門,學(xué)習(xí)與研究支持部下設(shè)十個(gè)服務(wù)團(tuán)隊(duì),團(tuán)隊(duì)成員的辦公地點(diǎn)設(shè)在相應(yīng)的閱覽區(qū),這種設(shè)置體現(xiàn)了以學(xué)科服務(wù)為中心的理念與原則,非常值得我們借鑒。
上海財(cái)經(jīng)大學(xué)圖書館組織機(jī)構(gòu)包括文獻(xiàn)資源建設(shè)部、特藏部、讀者服務(wù)部、信息技術(shù)服務(wù)部、發(fā)展與行政辦公室五個(gè)部門,其中讀者服務(wù)部下設(shè)用戶教育組、流通組、閱覽組和中山北一路分館四個(gè)組,這種設(shè)計(jì)打通了不同類型文獻(xiàn)的服務(wù)關(guān)節(jié),方便了讀者。上海財(cái)經(jīng)大學(xué)圖書館的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置類似矩陣式組織,學(xué)科館員分布于不同的部門,采用了專職與兼職模式,國內(nèi)許多圖書館都采用了這種方式。
SWOT分析法也叫態(tài)勢分析法、自我診斷方法,是戰(zhàn)略管理中應(yīng)用最多的分析工具之一。SWOT代表Strengths(優(yōu)勢)、Weaknesses(劣勢)和Opportunities(機(jī)會(huì))、Threats(威脅)這四個(gè)英文單詞,實(shí)際上是將組織所面臨的環(huán)境因素分析的內(nèi)容進(jìn)行綜合和概括,進(jìn)而分析組織的優(yōu)劣勢以及面臨的機(jī)會(huì)與威脅的一種方法。
改革開放后,我國高等教育取得長足發(fā)展。近年來,在國家“雙一流”建設(shè)的政策指引下,大學(xué)進(jìn)入新一輪的改革建設(shè)周期,圖書館的發(fā)展要跟上學(xué)校整體發(fā)展戰(zhàn)略。重視學(xué)科建設(shè)、教學(xué)方式改革以及信息技術(shù)的發(fā)展等都需要圖書館提供相應(yīng)的配套服務(wù),圖書館服務(wù)重心已經(jīng)發(fā)生改變。因此大學(xué)自身的發(fā)展催生圖書館不斷前行,這也是圖書館業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)重組的動(dòng)力,是業(yè)務(wù)重組得以順利完成的優(yōu)勢。
大學(xué)圖書館經(jīng)過多年的建設(shè),在人力資源、學(xué)科服務(wù)方面都有了一定的積累,在諸如學(xué)科服務(wù)等領(lǐng)域布局比較早,對(duì)與學(xué)校相關(guān)的學(xué)科專業(yè)進(jìn)行了定題跟蹤、學(xué)科態(tài)勢分析、學(xué)科評(píng)價(jià)分析等服務(wù),對(duì)學(xué)科發(fā)展脈絡(luò)及趨勢有一定了解,圖書館以學(xué)科服務(wù)為主線進(jìn)行業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)重組條件已經(jīng)成熟。
教育教學(xué)方式的改革、讀者閱讀習(xí)慣的改變對(duì)圖書館的服務(wù)模式提出新的要求。例如個(gè)性化學(xué)習(xí)、導(dǎo)師制、小組討論、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育等高等教育中的新元素急需配套的空間資源為其服務(wù),圖書館學(xué)習(xí)空間、信息共享空間作為一種資源已經(jīng)得到圖書館界普遍認(rèn)同,基于空間開展的服務(wù)在許多圖書館已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)。閱讀推廣、學(xué)術(shù)講座等越來越成為圖書館服務(wù)的必選動(dòng)作,在圖書館設(shè)立專門負(fù)責(zé)營銷推廣、空間服務(wù)的機(jī)構(gòu)已經(jīng)呼之欲出。
圖書館的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)重組,不僅是工作流程的重組,更是資源的重組,尤其是人力資源。圖書館人力資源現(xiàn)狀是業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)重組的劣勢。在美國,大學(xué)圖書館館員需要有美國圖書館協(xié)會(huì)(ALA)認(rèn)證的圖書館與信息科學(xué)碩士學(xué)位,有一些大學(xué)與學(xué)院也要求必須要有對(duì)該機(jī)構(gòu)而言是重要的專門領(lǐng)域之碩士學(xué)位。我國近年來對(duì)圖書館工作人員的要求雖然也有提高,但是沒有明確的職業(yè)準(zhǔn)入制度,人力資源素質(zhì)參差不齊,圖書館成為安置家屬場所的狀況依然存在。對(duì)于有些大學(xué)圖書館來說,人力資源的層次與水平不足以支撐業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)重組。
機(jī)構(gòu)重組劣勢之二是管理機(jī)制、考核機(jī)制等不完善,管理經(jīng)驗(yàn)不足。國外圖書館的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)重組是根據(jù)自身工作環(huán)境并借鑒企業(yè)管理的經(jīng)驗(yàn),國外企業(yè)管理理論比較成熟,經(jīng)驗(yàn)豐富。比如美國有圖書館專業(yè)的“組織發(fā)展顧問(organizational development consultant)”,工作內(nèi)容涉及戰(zhàn)略計(jì)劃、團(tuán)隊(duì)合作和組織分析等,而我們?cè)谶M(jìn)行組織架構(gòu)設(shè)計(jì)時(shí)往往是院?;驁D書館間互相參考,有一定的局限性。此外,圖書館員的工作績效考核并不能完全按照崗位工作完成情況進(jìn)行,而是按照學(xué)校統(tǒng)一要求的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行,要按照固定的比例分出優(yōu)良中差。因此,如果管理與考核等相應(yīng)的機(jī)制不進(jìn)行同步改革與優(yōu)化,組織設(shè)計(jì)得再完美也不會(huì)取得好的效果。
機(jī)構(gòu)重組劣勢之三:長期以來組織架構(gòu)是直線式、層級(jí)式的,機(jī)構(gòu)劃分標(biāo)準(zhǔn)按文獻(xiàn)類型、空間布局,部門意識(shí)根深蒂固,合作意識(shí)不強(qiáng)。圖書館界很早就意識(shí)到部門溝通與合作的重要性,提出設(shè)立扁平化組織結(jié)構(gòu),但是成功案例較少。
數(shù)字資源、新媒體、新技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了社會(huì)進(jìn)步,對(duì)圖書館建設(shè)提出了新的挑戰(zhàn),同時(shí)也是圖書館發(fā)展的機(jī)會(huì)。數(shù)字資源出版比例、圖書館投入比例、全媒體出版方式等,都是促進(jìn)圖書館重組業(yè)務(wù)流程的因素。隨著技術(shù)不斷完善,為業(yè)務(wù)重組提供了機(jī)會(huì)。比如,隨著RFID技術(shù)的成熟,工作效率成倍提高,數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)日益精確,為圖書館管理、文獻(xiàn)資源建設(shè)、業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)都提供了便利。近年來,RFID的穩(wěn)定性增加,成本不斷降低,普通高校圖書館運(yùn)用該技術(shù)的可能性大為增加,為圖書館業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)重組提供了技術(shù)上的便利。
此外,北京大學(xué)等重點(diǎn)大學(xué)圖書館在組織結(jié)構(gòu)設(shè)置方面的改革取得了成功,具有良好的示范作用,這些案例對(duì)國內(nèi)高校圖書館的機(jī)構(gòu)調(diào)整與改革提供了思路,使圖書館進(jìn)行業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)重組的機(jī)會(huì)增加。
資金不足是圖書館運(yùn)營與業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)重組業(yè)務(wù)過程中的最大威脅。機(jī)構(gòu)重組或業(yè)務(wù)流程再造,并非是解散舊的部門成立新部門那么簡單,也不是部門改名那么容易,而是一個(gè)復(fù)雜的資源重新配置的過程,是圖書館資源與服務(wù)的重新洗牌。在這個(gè)過程中,涉及圖書館的空間改造、設(shè)備更新、文獻(xiàn)資源重新布局調(diào)整、人力資源水平提升等方方面面的工作。而資源重新配置需要有資金的支持,資金不足是進(jìn)行業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)重組的最大威脅,如果一個(gè)圖書館的運(yùn)營資金僅能維持日常服務(wù),何談機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)升級(jí)或重組。
跟不上技術(shù)的變化則是圖書館業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)重組面臨的第二大威脅。圖書館組織機(jī)構(gòu)變革與技術(shù)發(fā)展有著天然的聯(lián)系,不同的技術(shù)需要不同的組織機(jī)構(gòu)與其相適應(yīng),各類新技術(shù)的應(yīng)用常會(huì)促進(jìn)新組織機(jī)構(gòu)出現(xiàn)。我國高校圖書館對(duì)于新技術(shù)不夠敏感,缺少專人對(duì)新技術(shù)進(jìn)行追蹤和探索,而國外有圖書館則設(shè)置了專門的新技術(shù)跟蹤與研究部門,因此我國大學(xué)圖書館的機(jī)構(gòu)或崗位設(shè)置往往是參考國外圖書館。
圖書館業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)重組的實(shí)質(zhì)是對(duì)圖書館原有業(yè)務(wù)過程和機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行重新設(shè)計(jì),這并非是對(duì)原有工作環(huán)節(jié)簡單的增添或刪減,也不是對(duì)已有業(yè)務(wù)部門任意的分拆和合并,而是一種深層次的全新思維的體現(xiàn),它將重新認(rèn)識(shí)圖書館,重新定義我們的使命,重新設(shè)計(jì)我們的戰(zhàn)略規(guī)劃,重新確定工作的重心、排列工作的優(yōu)先順序。因此業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)重組是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,應(yīng)以務(wù)實(shí)、科學(xué)的態(tài)度進(jìn)行,而不是一味地模仿,更不能盲目照搬國內(nèi)外的現(xiàn)成案例,也不能因?yàn)槟撤N結(jié)構(gòu)流行,就盲目地選擇。建議圖書館借鑒國外經(jīng)驗(yàn),成立由資深館員組成的戰(zhàn)略規(guī)劃或組織發(fā)展部門或工作小組,對(duì)圖書館內(nèi)外環(huán)境、業(yè)務(wù)流程、發(fā)展趨勢包括業(yè)務(wù)趨勢等進(jìn)行監(jiān)測與分析,對(duì)技術(shù)的跟蹤與監(jiān)測也十分重要,畢竟技術(shù)的變革對(duì)組織設(shè)計(jì)具有深遠(yuǎn)的影響。同時(shí)結(jié)合本館與學(xué)校的現(xiàn)狀與發(fā)展目標(biāo),制定規(guī)劃,為業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)重組提供決策支持。在機(jī)構(gòu)重組之后,要有一個(gè)檢測期,對(duì)設(shè)置失誤的機(jī)構(gòu)要加以修正。
從近十年圖書館組織機(jī)構(gòu)變革情況看,圖書館的業(yè)務(wù)部門有增有減。在機(jī)構(gòu)設(shè)置上做好加減法的含義是,對(duì)于圖書館出現(xiàn)的新服務(wù)、新工作做好加法,增加崗位甚至設(shè)置新的部門。而對(duì)一些傳統(tǒng)、萎縮的業(yè)務(wù)部門要做好“減法”?!皽p法”并不意味著部門取消,而是通過縮減人員、縮減業(yè)務(wù)量來進(jìn)行,如許多高校圖書館已經(jīng)撤銷了期刊部,但是期刊業(yè)務(wù)并未完全取消,而是把期刊部的業(yè)務(wù)整合到其他部門,如與圖書的流通閱覽、數(shù)字資源使用等統(tǒng)一劃歸到學(xué)科分館或讀者服務(wù)部,打破以文獻(xiàn)類型進(jìn)行加工、組織、存儲(chǔ)、服務(wù)的管理模式。期刊部做了減法,但是撤并下來的人員則需要做“加法”,人員需要重新培訓(xùn),提高業(yè)務(wù)技能,要具有利用所有館藏資源進(jìn)行服務(wù)的能力,而非針對(duì)單一類型的文獻(xiàn),這樣的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)重組達(dá)到了以讀者為中心的目的。
還有編目部也是如此。諸多圖書館已經(jīng)把編目部與采訪部合并,也有些圖書館把編目、采訪與技術(shù)部門合并,組成統(tǒng)一的資源建設(shè)部。因?yàn)榧埍举Y源還會(huì)長期存在,紙書的編目宜采用外包形式,或者圖書館視具體情況設(shè)置1—2人的崗位即可。新型的編目機(jī)構(gòu)或崗位則應(yīng)在業(yè)務(wù)上做“加法”,編目的實(shí)質(zhì)是資源的組織,新的編目業(yè)務(wù)應(yīng)該把紙質(zhì)資源、數(shù)字資源、全媒體資源、元數(shù)據(jù)管理以及特色庫、機(jī)構(gòu)庫管理等統(tǒng)一納入到崗位中,對(duì)圖書館的信息資源進(jìn)行統(tǒng)一組織與揭示,不再因?yàn)檩d體類型而人為割裂文獻(xiàn)信息間的內(nèi)部聯(lián)系,使圖書館文獻(xiàn)資源體系建設(shè)的脈絡(luò)更加清晰,對(duì)學(xué)科服務(wù)形成有力的支撐。
從工作的實(shí)踐中,我們發(fā)現(xiàn),營銷推廣、新媒體業(yè)務(wù)、空間管理、科研數(shù)據(jù)管理等工作在大學(xué)圖書館越來越顯示其開展的必要性,因此,圖書館應(yīng)增設(shè)相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu),推動(dòng)這些工作的進(jìn)一步開展。
我國著名經(jīng)濟(jì)學(xué)家吳敬璉曾說過:“制度重于技術(shù)?!睂?duì)于企業(yè)來說如此,對(duì)于圖書館同樣適用。如果沒有行之有效的管理制度,沒有相應(yīng)的組織文化作保障,再好的組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)也不能發(fā)揮理想的效果。在對(duì)高校圖書館組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)研的過程中發(fā)現(xiàn),如清華大學(xué)圖書館業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)并沒有發(fā)生大的改變,基本保持了原貌,但這并不影響清華大學(xué)圖書館在學(xué)校、在圖書館界的影響力,可見適合自己就是最好的,運(yùn)行機(jī)制對(duì)組織發(fā)展更為重要。因此,對(duì)于一般院校的圖書館來說,進(jìn)行業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)重組設(shè)計(jì)工作的同時(shí),要在組織文化、組織溝通、資金保障等方面做好準(zhǔn)備,有效才是有用的。