張宏

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理方法已經(jīng)難以滿足企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，我們應(yīng)該充分利用信息技術(shù)大發(fā)展的今天，利用信息互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)改變企業(yè)檔案管理方法，建設(shè)信息化企業(yè)檔案管理方式。企業(yè)檔案管理就是將企業(yè)所有實(shí)踐所有記錄信息進(jìn)行分類整理，并對(duì)其進(jìn)行妥善保存，并保證其真實(shí)性和完整性。本文簡(jiǎn)要闡述了新形勢(shì)下企業(yè)檔案信息化的重要性，針對(duì)現(xiàn)時(shí)存在的問(wèn)題提出相關(guān)應(yīng)對(duì)措施，以期為今后企業(yè)檔案的管理提供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；網(wǎng)絡(luò)信息化；開發(fā)利用

在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展并日益完善的情況下，網(wǎng)絡(luò)沖擊了各行各業(yè)，可以說(shuō)如果一家企業(yè)不重視計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，那么最后的結(jié)果一定是被時(shí)代所淘汰。所以在企業(yè)檔案管理中引入信息化的管理理念，不僅順應(yīng)了時(shí)代的發(fā)展，而且能夠促進(jìn)企業(yè)良好運(yùn)作。

1 企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要性

1.1 企業(yè)檔案信息載體的轉(zhuǎn)變

企業(yè)在實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)全程管理之后，很多的信息數(shù)據(jù)得到了全面的管理和監(jiān)控。在企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)中，電子文件取代了紙質(zhì)文件。通過(guò)計(jì)算機(jī)可以對(duì)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和產(chǎn)品的設(shè)計(jì)進(jìn)行快速的瀏覽和利用，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)檔案信息接收、存儲(chǔ)和利用一體化，達(dá)到了工作效率的最大化。

1.2 提高效率

檔案管理工作對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著非常重要的意義，如果檔案整理的非常好，那么對(duì)后續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的制定都有很大的參考價(jià)值。長(zhǎng)久以來(lái)的檔案管理都單純依靠人工去完成，這種方法不僅效率低下，而且準(zhǔn)確率也是無(wú)法保障。大量的工作不能及時(shí)完成，遺漏的檔案也無(wú)人問(wèn)津，檔案的歸類與保存也是混亂不堪的。這種情況下使用信息化的管理模式是再好不過(guò)的選擇了。工作人員運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可以準(zhǔn)時(shí)完成巨大的工作量同時(shí)又能保證準(zhǔn)確率，而且操作十分便捷，節(jié)省了大量的時(shí)間。在當(dāng)今生活愈發(fā)趨于快節(jié)奏的情況下，節(jié)約了時(shí)間就意味著省去了許多不必要的開支。效率提高了，那么企業(yè)的運(yùn)作就會(huì)更加流暢，企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力自然就顯現(xiàn)出來(lái)了。

1.3 有利于檔案的安全和保密

企業(yè)檔案作為一種重要的信息資源，對(duì)企業(yè)的生存和發(fā)展具有難以估量的價(jià)值，同時(shí)，企業(yè)檔案涉及到企業(yè)的商業(yè)秘密或國(guó)家機(jī)密，一旦泄露會(huì)給國(guó)家和企業(yè)造成嚴(yán)重?fù)p失。檔案管理信息化能夠提高檔案的保密性，相較于紙質(zhì)文件而言安全性更高，可以通過(guò)加密、設(shè)置權(quán)限等方式減少檔案信息資料外泄的可能性。利用計(jì)算機(jī)管理企業(yè)檔案資料，可以嚴(yán)格限制調(diào)閱查看檔案資料的人員，通過(guò)加密的方式，可以避免檔案文件材料遭竊取或外泄，有效保證檔案的安全性和保密性。

1.4 體系更加完善

一家企業(yè)的發(fā)展必然有著它獨(dú)特的管理體系，體系對(duì)于企業(yè)的日常管理、財(cái)務(wù)運(yùn)作、人員安排都至關(guān)重要，所以企業(yè)無(wú)論何種工作的進(jìn)行，都需要一個(gè)完善的體系去支撐。企業(yè)的檔案管理長(zhǎng)久以來(lái)依靠落后的人工管理模式，體系也是繁雜，沒有形成一個(gè)良性循環(huán)，實(shí)際操作中也是問(wèn)題不斷。而將信息化這一理念引入檔案管理中就會(huì)很好地解決當(dāng)前面臨的問(wèn)題，如果一旦實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，那么整個(gè)管理體系就會(huì)非常適應(yīng)當(dāng)前的整體趨勢(shì)。一家企業(yè)也會(huì)愈發(fā)呈現(xiàn)出勃勃生機(jī)的狀態(tài)，企業(yè)員工也更加勤勉工作?？梢婓w系對(duì)企業(yè)的發(fā)展是何等的重要，而企業(yè)的檔案管理工作平常又是繁瑣復(fù)雜的，發(fā)展檔案管理的信息化是必然趨勢(shì)。

2 企業(yè)檔案管理之中出現(xiàn)問(wèn)題

2.1 企業(yè)檔案信息化缺少規(guī)范的策劃與指導(dǎo)

由于在推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化的進(jìn)程中，缺乏高素質(zhì)的信息技術(shù)管理人才，致使在該過(guò)程中，管理人員不能起到有效的引導(dǎo)作用，從而導(dǎo)致建設(shè)過(guò)程緩慢，且收效并不明顯。另外，由于在信息化檔案管理的建設(shè)過(guò)程中欠缺規(guī)范的策劃與指導(dǎo)，造成了許多人力、物力資源的浪費(fèi)，整體上會(huì)對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成影響。

2.2 檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)欠缺或不規(guī)范

檔案管理工作的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的重要保障，為檔案管理信息化建設(shè)提供宏觀指導(dǎo)，是必不可少的先決條件。但是不可否認(rèn)的是，目前相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)還不健全，甚至某些具體工作還沒有建立相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)。因此，檔案部門要加快檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建立和完善，盡快建立健全檔案管理信息化工作制度和標(biāo)準(zhǔn)。

2.3 企業(yè)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)重視不夠

部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)只注重企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，側(cè)重于眼前既得利益，而忽視檔案管理信息化建設(shè)。對(duì)檔案管理信息化建設(shè)缺乏規(guī)劃，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)在各部門沒有形成統(tǒng)籌安排、共同協(xié)調(diào)的局面，也缺少近期或長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，沒有明確的目標(biāo)。因而導(dǎo)致檔案管理人力資源不足、硬件配置落后、管理系統(tǒng)更新不及時(shí)等狀況。除此之外，思想意識(shí)上對(duì)檔案管理信息化認(rèn)識(shí)不足也阻礙了檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展，以及檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，使企業(yè)檔案管理的信息化進(jìn)程緩慢，對(duì)企業(yè)整體形象的提升造成巨大影響。

3 企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

3.1 完善企業(yè)檔案信息化管理平臺(tái)

在信息化檔案管理之中，我們需要利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案收集和提取工作進(jìn)行完善，減去一些不必要檔案收集流程，優(yōu)化剩下流程，大大提高了效率。在實(shí)踐過(guò)程之中，相關(guān)工作人員完全可以將產(chǎn)生檔案資料通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)傳送給公司檔案室，這樣有利于檔案室對(duì)資料收集，并且還可以為公司減少對(duì)檔案室人力資源投資。

3.2 檔案管理制度

企業(yè)應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案信息化建設(shè)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，建立健全電子檔案的形成、流轉(zhuǎn)、處置和監(jiān)控制度，收集、歸檔、鑒定和銷毀制度，利用和保密制度，安全管理與責(zé)任追究制度。落實(shí)好各項(xiàng)保障措施，根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)，執(zhí)行相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范電子檔案的數(shù)據(jù)格式，實(shí)現(xiàn)電子檔案的全程管理。企業(yè)應(yīng)保證電子檔案真實(shí)、完整和有效。對(duì)保管期限為永久和長(zhǎng)期的電子檔案，應(yīng)同時(shí)保存相應(yīng)的紙質(zhì)檔案，并確保相關(guān)電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。

3.3 重視人員的培養(yǎng)

無(wú)論科技怎樣進(jìn)步，社會(huì)如何發(fā)展，這一切的操控者還是人本身。當(dāng)今時(shí)代人才是最為重要的，不管你的要求是什么，只要你有才能就能得到別人的賞識(shí)，檔案管理人才也不例外。當(dāng)前的檔案管理信息化面臨的最大困難就是人才短缺，培養(yǎng)并運(yùn)用這部分人才是企業(yè)目前需要解決的問(wèn)題。工作人員要分析相關(guān)的信息，做好檔案的分類，準(zhǔn)確錄入信息等一大堆繁瑣的事情，沒有相關(guān)經(jīng)驗(yàn)與技能的人是無(wú)論如何也無(wú)法勝任的。檔案的信息化對(duì)工作人員提出了如此高的要求，企業(yè)一定要重視專業(yè)人才的培養(yǎng)與發(fā)掘，這樣才能提高整個(gè)企業(yè)的管理水平。

3.4 加強(qiáng)檔案信息化安全管理

檔案信息化安全管理包括檔案管理系統(tǒng)軟硬件自身的安全，如記錄檔案光盤的安全性、軟件系統(tǒng)的可靠性等；還包括檔案信息傳播的安全，即信息不為未被許可的人知曉、獲得。前一種問(wèn)題主要需要通過(guò)技術(shù)手段來(lái)解決，在選擇、設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)時(shí)應(yīng)充分考慮到系統(tǒng)的安全性，把它作為一個(gè)重要的指標(biāo)；后一種安全問(wèn)題不僅要依靠技術(shù)手段，還要依靠完備的規(guī)章制度，防止不被許可的人接觸到相關(guān)檔案信息，避免檔案管理人員因失誤而導(dǎo)致機(jī)密檔案信息的泄漏。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述， 檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)非常具有挑戰(zhàn)性的任務(wù)， 并且也是企業(yè)檔案管理今后的發(fā)展方向。 針對(duì)企業(yè)當(dāng)前檔案管理中存在的主要問(wèn)題，應(yīng)該重點(diǎn)加強(qiáng)檔案管理中的信息化建設(shè)和專業(yè)化建設(shè)， 從而為企業(yè)發(fā)展提供核心動(dòng)力，促進(jìn)企業(yè)的良性發(fā)展。

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