魏欣

摘 要：在社會(huì)快速發(fā)展過(guò)程中，檔案信息的重要性越發(fā)凸顯出來(lái)。高校師生對(duì)于高校檔案的需求也不斷增加，在這種情況下，高校需要打破傳統(tǒng)觀念的束縛，加快對(duì)高校檔案資源的開(kāi)發(fā)利用進(jìn)行創(chuàng)新，全面提高檔案利用率，更好的推動(dòng)高校檔案工作的有序開(kāi)展。

關(guān)鍵詞：高校檔案；開(kāi)發(fā)利用；意義；思路

開(kāi)展一系列的檔案工作，其最終目的是為了實(shí)現(xiàn)檔案的利用，使檔案更好的為社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和進(jìn)步服務(wù)。因此在當(dāng)前檔案工作中，需要將檔案開(kāi)發(fā)利用放在重要位置，全面提高檔案利用率，更好的發(fā)揮出檔案的重要價(jià)值。高校檔案是對(duì)高校發(fā)展、科研活動(dòng)及教學(xué)成就等信息的真實(shí)記錄，其包含了極為重要的科學(xué)文化信息，因此需要深入挖掘高校檔案的內(nèi)在價(jià)值，加快推動(dòng)高校檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，從而有效的提高高校檔案的利用效率，使其為教育、經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1 創(chuàng)新高校檔案資源開(kāi)發(fā)利用的重要意義

1.1 有利于發(fā)揮高校檔案的自身功能

在當(dāng)前社會(huì)各項(xiàng)改革不斷深入的新形勢(shì)下，高校之間競(jìng)爭(zhēng)也越發(fā)激烈。檔案作為高校日常管理工作的重要環(huán)節(jié)，在新形勢(shì)下，需要打破傳統(tǒng)的管理理念，積極適應(yīng)社會(huì)發(fā)展形勢(shì)的需求，加快創(chuàng)新高校檔案資源的開(kāi)發(fā)利用工作，更好的發(fā)揮出高校檔案的價(jià)值。

1.2 有利于提高學(xué)校決策科學(xué)化水平

對(duì)于高校檔案館來(lái)講，其在長(zhǎng)期發(fā)展過(guò)程中積累了大量的檔案資料，這些檔案資料是經(jīng)過(guò)系統(tǒng)和科學(xué)整理后形成的重要數(shù)據(jù)和信息，同時(shí)也是高校發(fā)展的重要依據(jù)，可以為高校各項(xiàng)決策和規(guī)劃提供可靠的借鑒。因此高校檔案管理部門(mén)需要基于自身的實(shí)際情況出發(fā)，加強(qiáng)對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，使其為學(xué)校的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)，積極推動(dòng)學(xué)校的健康發(fā)展。

1.3 有利于實(shí)現(xiàn)高校的可持續(xù)發(fā)展

高校檔案工作是高校管理工作中最為基礎(chǔ)的部分，高校檔案管理工作的水平也是高校管理水平和未來(lái)發(fā)展?jié)摿Φ闹匾w現(xiàn)。高校檔案是對(duì)學(xué)校發(fā)展整個(gè)過(guò)程的真實(shí)記錄，高校的改革發(fā)展需要以檔案信息資源作為支撐。因此通過(guò)加強(qiáng)高校檔案信息的開(kāi)發(fā)利用，能夠?yàn)楦咝Q策提供更具科學(xué)性的信息，有利于推動(dòng)高校的可持續(xù)發(fā)展。

2 高校檔案資源開(kāi)發(fā)利用的新思路

2.1 理順高校檔案工作管理

高校檔案工作應(yīng)有一個(gè)明確而權(quán)威的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，讓檔案工作直接成為評(píng)價(jià)高校工作和高校領(lǐng)導(dǎo)工作的硬性指標(biāo)。高校檔案館保存的是高校在招生、教學(xué)、科研、建設(shè)和管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的文件和資料，這些資料，恰好說(shuō)明了我國(guó)高等教育事業(yè)發(fā)展的歷程，也是證明各高校在教育事業(yè)發(fā)展中存在的各種事實(shí)和問(wèn)題的最好材料，它們是教育活動(dòng)的重要組成部分。所以，高校檔案工作，無(wú)論是機(jī)構(gòu)隸屬關(guān)系還是業(yè)務(wù)指導(dǎo)監(jiān)督，應(yīng)直接由教育行政機(jī)構(gòu)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)，理順領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，賦予檔案工作在高校應(yīng)有的地位。

2.2 優(yōu)化高校檔案館庫(kù)藏檔案信息

對(duì)于高校檔案館來(lái)講，其信息收集工作的好壞與檔案庫(kù)藏信息的數(shù)量和質(zhì)量息息相關(guān)。即庫(kù)藏檔案信息的查全率和查準(zhǔn)率是衡量庫(kù)藏檔案信息數(shù)量和質(zhì)量的重要指標(biāo)。因此需要改變?yōu)橹夭剌p用的思路，進(jìn)一步對(duì)高校檔案館庫(kù)藏檔案信息進(jìn)行優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)對(duì)有用的檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，全面提高檔案信息的利用率。嚴(yán)把檔案歸檔入口關(guān)，定期開(kāi)展檔案的鑒定工作，剔除無(wú)效無(wú)用的檔案信息，利用整理技巧維系檔案信息的系統(tǒng)性、整體性，剔除整合類高校庫(kù)藏檔案重復(fù)件，以免其降低有效信息的查準(zhǔn)率，造成庫(kù)存浪費(fèi)；對(duì)于利用率高的優(yōu)質(zhì)檔案信息，應(yīng)進(jìn)行有效重組或編研，使利用和管理更加方便快捷。通過(guò)這些措施和手段，可優(yōu)化高校檔案館庫(kù)藏信息資源，使高校檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作更高效。

2.3 加強(qiáng)高校檔案價(jià)值的宣傳力度

只有那些利用過(guò)檔案并為其解決重要難題的利用者，才真正體會(huì)到檔案的重要性。沒(méi)有利用過(guò)檔案的人群，自然就感受不到檔案的價(jià)值所在。所以，我們要加大宣傳力度，宣傳檔案的價(jià)值。我們可以精選高校檔案館在開(kāi)展檔案利用中遇到的典型案例來(lái)進(jìn)行宣傳，讓高校師生在一個(gè)個(gè)典型真實(shí)的案例中，認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值和作用。當(dāng)人人利用檔案、人人重視檔案的氛圍已經(jīng)形成時(shí)，檔案信息開(kāi)發(fā)利用也必將被提到新的高度。

2.4 提高高校檔案開(kāi)發(fā)利用的方法

首先，開(kāi)展檔案信息網(wǎng)上在線咨詢服務(wù)。充分的借助于互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，通過(guò)開(kāi)展多種形式的檔案信息網(wǎng)上在線咨詢服務(wù)，為檔案利用者提供資檔案信息和檔案學(xué)科知識(shí)。具體可以通過(guò)電子郵件、QQ、微博、微信等通訊軟件。特別是現(xiàn)在微博和微信已在我們的生活和工作中影響較為深入，這種情況下，檔案館可以通過(guò)在微博和微信公眾平臺(tái)上發(fā)布檔案信息，這樣檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)快速傳播，檔案利用者即使沒(méi)有在線看到，也可能通過(guò)搜索來(lái)及時(shí)找到自己所需要的信息。高校檔案包可能利用高校檔案利用群體的特殊性和穩(wěn)定性，通過(guò)開(kāi)展微信公眾平臺(tái)，及時(shí)將檔案信息向檔案利用群體進(jìn)行推送。

其次，開(kāi)展檔案信息在線檢索服務(wù)。高校檔案館可以將宜公開(kāi)的檔案信息放置在檔案網(wǎng)站后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)中，并設(shè)置齡的檢索通道，便于用戶檢索到自己所需要的信息。常見(jiàn)的檢索方式有全文檢索、多媒體檢索、聯(lián)機(jī)檢索、光盤(pán)檢索等。其中，聯(lián)機(jī)檢索是利用專門(mén)的檔案網(wǎng)站作為平臺(tái)，它擁有數(shù)量豐富的后臺(tái)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)支持，并可開(kāi)展在線網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)。在我國(guó)這種技術(shù)應(yīng)用還不多，與國(guó)外有較大差距。高校檔案館必須走合作共建之路，共同建立一批功能強(qiáng)大、檢索方便、信息全面的檔案信息聯(lián)機(jī)檢索數(shù)據(jù)庫(kù)，共享共用高校檔案信息，這必將是今后高校檔案信息開(kāi)發(fā)利用的新方向。

最后，開(kāi)展檔案信息網(wǎng)上展覽服務(wù)。檔案信息網(wǎng)上展覽，就是檔案館將本館可公開(kāi)共享的檔案信息在網(wǎng)上陳列出來(lái)，以便利用者閱覽。高校檔案館可根據(jù)學(xué)校工作重點(diǎn)和熱點(diǎn)開(kāi)展檔案信息網(wǎng)上展覽，還可在校園文化建設(shè)、新生入學(xué)教育、愛(ài)國(guó)愛(ài)校專題教育等活動(dòng)中，以圖文并茂的形式開(kāi)展檔案網(wǎng)上展覽，可以起到積淀校園文化、凝聚師生人心的作用。由于檔案網(wǎng)上展覽不受地域限制、成本低廉、效果良好、形式多樣，目前已經(jīng)在很多社會(huì)公共檔案網(wǎng)站開(kāi)始運(yùn)用，這可成為今后高校開(kāi)發(fā)利用檔案信息的一個(gè)目標(biāo)和方向。

3 結(jié)束語(yǔ)

高校檔案信息是高校發(fā)展和學(xué)生情況的最真實(shí)記錄，作為社會(huì)發(fā)展過(guò)程中非常重要的信息資源，通過(guò)對(duì)高校檔案資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，可以有效的提高檔案服務(wù)效率，為學(xué)校和社會(huì)發(fā)展提供重要的信息資源。因此在當(dāng)前新形勢(shì)下，高校檔案管理工作中，需要積極探索高校檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的新途徑，加快推動(dòng)檔案信息資源的共享，使高校檔案更好的服務(wù)于教育事業(yè)和社會(huì)的發(fā)展。

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