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        淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

        2018-11-12 11:18:56楊樹梅
        卷宗 2018年23期
        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

        楊樹梅

        摘 要:我國(guó)近些年經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度非???,國(guó)家也加大了對(duì)事業(yè)單位的改革力度,尤其是監(jiān)管事業(yè)單位的檔案、人員變動(dòng)、財(cái)務(wù)信息工資情況都要納入到監(jiān)管的體系中來(lái),檔案管理本身是管理體系中一個(gè)重要的組成部分,需要對(duì)其進(jìn)行不斷的更新和補(bǔ)全。事業(yè)單位的檔案管理更是間接關(guān)系到整個(gè)行政系統(tǒng)的工作質(zhì)量和秩序效率,需要找出現(xiàn)今的事業(yè)單位檔案管理中存在的問題,并且提出改進(jìn)措施。

        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;現(xiàn)狀;對(duì)策

        事業(yè)單位在開展工作的過程中,會(huì)產(chǎn)生很多的文件、資料,并且人員的調(diào)動(dòng)、工資等等都需要進(jìn)行管理,所以說(shuō)檔案管理工作是一項(xiàng)非常復(fù)雜的系統(tǒng)工程。科學(xué)的檔案管理能為信息查閱提供便利,同時(shí)改善工作效率。

        一、事業(yè)單位檔案管理存在的問題

        (一)沒有足夠重視檔案管理

        事業(yè)單位檔案管理工作內(nèi)容是十分復(fù)雜的,涉及的內(nèi)容比較多,不僅包括對(duì)單位信息資料的管理,還要對(duì)文書檔案、技術(shù)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、照片檔案、錄音錄像檔案等進(jìn)行管理,另外還需要涉及其單位和部門的信息收集和了解等,因此,其信息量是十分巨大的。面對(duì)復(fù)雜的工作內(nèi)容,這就需要檔案管理人員切身負(fù)起責(zé)任,耐心細(xì)致地投入到檔案管理工作中去,才能對(duì)企業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展提供幫助。但是,在實(shí)際的檔案管理中會(huì)出現(xiàn)管理人員對(duì)檔案管理工作的不重視,他們?cè)诠ぷ髦袘B(tài)度比較隨意自由,并沒有切身負(fù)起責(zé)任,因此,就會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作的盲目性和無(wú)效性,而面對(duì)這種情況的發(fā)生,事業(yè)單位并沒有采取有效的方法進(jìn)行監(jiān)督和管理,這進(jìn)一步造成了檔案管理工作的混亂性。

        (二)人員綜合素養(yǎng)不高

        事業(yè)單位檔案管理工作不僅比較復(fù)雜,另外對(duì)于檔案的管理質(zhì)量要求也比較高,如果管理不當(dāng),其后續(xù)的影響涉及是很多的,由于檔案管理工作是比較乏味和無(wú)趣的,沒有足夠的耐心和責(zé)任心是不可能勝任這項(xiàng)工作的。因此,這就需要檔案管理人員具有較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí),同時(shí)也要具有良好的專業(yè)知識(shí)和管理方法。但是,在實(shí)際的事業(yè)單位檔案管理中,各單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理意識(shí)比較淡薄,對(duì)檔案工作重視不夠,人才總量不足,且老齡化現(xiàn)象比較嚴(yán)重,把檔案室當(dāng)成“過渡養(yǎng)老”的地方,多半用來(lái)照顧老弱病殘型人員,年齡老化嚴(yán)重;檔案管理員頻繁更換,有的沒有經(jīng)過檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)就上崗,對(duì)檔案工作的重要性及有關(guān)知識(shí)不了解,這嚴(yán)重影響了檔案管理工作的質(zhì)量。隨著事業(yè)單位的發(fā)展,單位檔案管理的工作量勢(shì)必會(huì)增加不少,而一些管理人員的管理理念還是比較傳統(tǒng),這就造成了其管理水平并不能適應(yīng)事業(yè)單位檔案管理的新要求,另外,由于管理人員對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠,也會(huì)導(dǎo)致對(duì)管理工作的態(tài)度不積極,進(jìn)而缺乏足夠的上進(jìn)心,慢慢地會(huì)造成其綜合素養(yǎng)的不高。

        (三)檔案管理技術(shù)不高

        面對(duì)檔案管理工作,人們的第一觀念就是工作內(nèi)容乏味單調(diào),沒有技術(shù)性,其實(shí)這是一種錯(cuò)誤的理念,檔案管理工作包括的內(nèi)容多,為了便于檔案規(guī)范有序地管理,管理人員也要具備一定的檔案管理技術(shù),才能保證檔案管理工作有效地進(jìn)行。近年來(lái),隨著我國(guó)信息化技術(shù)水平的不斷提高,越來(lái)越多的信息化技術(shù)投入到檔案管理工作中,大大促進(jìn)了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。但是,在一些事業(yè)單位中,由于對(duì)檔案管理工作不重視,并沒有采取相應(yīng)的信息化管理技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案的管理,有些事業(yè)單位雖然引入了一定的信息化技術(shù)手段,但是在實(shí)際的管理中并未有效使用相關(guān)技術(shù)和設(shè)備來(lái)進(jìn)行管理。因此,這就造成了信息化管理手段流于表面,甚至一些信息化設(shè)備由于長(zhǎng)時(shí)間不用,已經(jīng)出現(xiàn)了老舊的情況,信息系統(tǒng)也出現(xiàn)了一定的漏洞,這都導(dǎo)致了檔案管理工作的低效性。

        二、對(duì)事業(yè)單位檔案有效進(jìn)行管理的對(duì)策

        (一)加強(qiáng)重視檔案管理工作

        事業(yè)單位檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位的管理和發(fā)展具有重要的意義,因此,事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作要重視,這也是保證后期檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。首先需要相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作要重視,在會(huì)議上要進(jìn)行強(qiáng)調(diào),進(jìn)而也要在檔案管理部門進(jìn)行文件的下達(dá),從而營(yíng)造出一種檔案管理工作重要性的氛圍,讓檔案管理人員也認(rèn)識(shí)到其工作的重要性,然后,檔案管理人員對(duì)其工作的重視就要從實(shí)際的工作中體現(xiàn)出來(lái),在對(duì)于檔案信息的收集、整理、分析等都要認(rèn)真對(duì)待,切實(shí)負(fù)起責(zé)任,對(duì)于檔案管理工作中的問題積極進(jìn)行總結(jié)和處理,進(jìn)而保證工作的準(zhǔn)確性。

        (二)提高人員的綜合素養(yǎng)

        事業(yè)單位在檔案管理中,檔案管理人員的綜合素養(yǎng)至關(guān)重要,直接影響著檔案管理的質(zhì)量。關(guān)于檔案管理人員的工作素養(yǎng),首先需要管理人員具有很強(qiáng)的責(zé)任意識(shí),對(duì)工作內(nèi)容和流程認(rèn)識(shí)要全面,然后,在具體的檔案管理工作中,管理人員要具有細(xì)致耐心的工作態(tài)度,同時(shí)還要具有良好的管理方法。為了提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng),更好地投入到管理工作中,就需要事業(yè)單位采取一定的方法來(lái)促進(jìn)他們的提高,可以采取一定的宣傳措施來(lái)強(qiáng)化管理人員的責(zé)任意識(shí),對(duì)管理人員還可以定期進(jìn)行培訓(xùn),提高他們的專業(yè)知識(shí)技能,進(jìn)而對(duì)他們的學(xué)習(xí)培訓(xùn)情況進(jìn)行檢查和考核,提高其綜合素養(yǎng)。

        (三)加大投入的資金力度

        事業(yè)單位檔案管理工作的不重視,久而久之,就會(huì)形成其管理工作的落后性,很多設(shè)備以及管理技術(shù)都不能滿足現(xiàn)代化管理的需要,為了提高檔案管理工作的質(zhì)量,引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備勢(shì)在必行,這也是事業(yè)單位檔案管理必須要采取的措施。而引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備就需要事業(yè)單位加大投入建設(shè)資金,配備檔案管理的相關(guān)硬件設(shè)備。同時(shí),為了保證管理軟件符合單位的檔案管理情況,必要的時(shí)候,事業(yè)單位可以加大資金的投入進(jìn)行檔案管理軟件的設(shè)計(jì)和開發(fā),從而設(shè)計(jì)出適合本單位檔案管理的軟件,這樣就可以很大程度上降低檔案管理人員的工作量,檔案管理工作借助設(shè)備軟件的使用,極大地提高了檔案管理的質(zhì)量和效率。

        (四)引入現(xiàn)代化管理方法

        隨著我國(guó)信息化水平的提高,信息技術(shù)利用其眾多的優(yōu)勢(shì)逐漸深入到了企業(yè)的管理中,在事業(yè)單位檔案管理中,傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)滿足不了單位發(fā)展的需要,因此,就需要引進(jìn)一些現(xiàn)代化管理的方法來(lái)提高檔案管理的水平。信息化技術(shù)的使用有著很多的優(yōu)點(diǎn),信息傳輸快、資料收集全面、易于存儲(chǔ)和查看等,這些特點(diǎn)正好適合于檔案管理的內(nèi)容,因此,就可以在事業(yè)單位的檔案管理工作中引入互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的使用,將互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)的眾多優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái),進(jìn)而利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)來(lái)針對(duì)性地進(jìn)行檔案管理工作,這樣互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)就能夠和檔案管理工作進(jìn)行有效結(jié)合,顯著提高檔案管理的水平。充分發(fā)揮出來(lái),進(jìn)而利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)來(lái)針對(duì)性地進(jìn)行檔案管理工作,這樣互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)就能夠和檔案管理工作進(jìn)行有效結(jié)合,顯著提高檔案管理的水平。

        三、結(jié)束語(yǔ)

        綜上所述,想要做到對(duì)于檔案管理的革新管理,就需要從管理部門的內(nèi)部管理加強(qiáng)控制,嚴(yán)于律己,要求每一項(xiàng)調(diào)動(dòng)和記錄都可以找到明確的證明。合理的規(guī)劃獎(jiǎng)懲機(jī)制,提升單位人員的工作積極性和責(zé)任感,更好的行使為人民服務(wù)的職責(zé)。有關(guān)的工作人員也要加強(qiáng)自身的專業(yè)素養(yǎng),參加專業(yè)的培訓(xùn)課程,提升自己的工作水平,與時(shí)俱進(jìn),能夠帶來(lái)新的發(fā)展活力,結(jié)合時(shí)代要求,保證工作的質(zhì)量效率和水準(zhǔn)。

        參考文獻(xiàn)

        [1]尹寶君.范宏.如何規(guī)范檔案信息化管理[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào),2011.20.

        [2]趙晶.事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理分析[J].經(jīng)貿(mào)實(shí)踐,2017(24):176.

        [3]陳平.淺談事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀及對(duì)策研究[J].決策與信息旬刊,2016(11):132-133.

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