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        高校留學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀與對策

        2018-11-10 13:46:08鄧麗芝
        文教資料 2018年18期
        關(guān)鍵詞:留學(xué)生國際化檔案管理

        鄧麗芝

        摘 要: 在中國國際影響力日益提升帶來來華留學(xué)生不斷增多的現(xiàn)實背景下,提高高校留學(xué)生檔案管理水平已經(jīng)成為考驗高校國際化辦學(xué)水平的重要內(nèi)容。針對當(dāng)前高校留學(xué)生檔案管理出現(xiàn)的職能定位模糊、檔案管理分散、管理過程失范等突出問題,需要進一步強化相關(guān)人員檔案意識、實行檔案電子化管理、推行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理,進而更好地為高校的國際化辦學(xué)服務(wù)。

        關(guān)鍵詞: 留學(xué)生 檔案管理 國際化

        在經(jīng)濟全球化迅速推進的21世紀(jì),國家間的合作交流為高校持續(xù)發(fā)展提供了不可獲取的國際資源,高等教育國際化隨之成為全球高校發(fā)展的必然趨勢。中國經(jīng)濟的快速發(fā)展對中國教育走出去與留學(xué)生走進來提供了良好契機,優(yōu)化留學(xué)生教育服務(wù)與管理,提高留學(xué)生教育質(zhì)量,已成為高校合作交流必須面對的問題。其中,高校留學(xué)生的檔案管理是提升高校合作交流質(zhì)量的關(guān)鍵一環(huán),對于推進留學(xué)生培養(yǎng)工作可持續(xù)性發(fā)展具有重要意義。

        一、高校留學(xué)生檔案管理的重要意義

        1950年11月,羅馬尼亞派出2名學(xué)生到清華大學(xué)報到學(xué)習(xí),自此揭開了新中國外國學(xué)生來華留學(xué)深造的序幕。改革開放以來,來華留學(xué)生數(shù)量逐步增加,據(jù)統(tǒng)計,2016年共有來自205個國家和地區(qū)的442,773名各類外國留學(xué)人員在31個省、自治區(qū)、直轄市的829所高等學(xué)校、科研院所和其他教學(xué)機構(gòu)中學(xué)習(xí)[1]。在此背景下,如何對高校留學(xué)生檔案進行科學(xué)管理與有效利用,成為關(guān)系到高校檔案事業(yè)的重要內(nèi)容,影響到高校對留學(xué)生培養(yǎng)與服務(wù)的質(zhì)量和水平。

        (一)留學(xué)生檔案為高校留學(xué)生的服務(wù)管理提供基本依據(jù)。高校檔案館是高校發(fā)展過程中不可或缺的重要組成部分,對高校承擔(dān)人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會服務(wù)、文化傳承創(chuàng)新、國際交流合作的使命具有重要價值。留學(xué)生檔案反映了留學(xué)生的教育方式、招生宣傳、生源地、風(fēng)俗習(xí)慣等諸多信息,涵括了留學(xué)生生活、學(xué)習(xí)與就業(yè)等全面信息。加強高校留學(xué)生檔案管理,有助于高校留學(xué)生精準(zhǔn)化服務(wù)管理,提升留學(xué)生管理科學(xué)化水平,避免信息不對稱造成的管理盲區(qū)誤區(qū)。

        (二)留學(xué)生檔案是留學(xué)生在華學(xué)習(xí)工作憑證價值的基本保障?!陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》明文規(guī)定:“高校檔案機構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機構(gòu)?!备咝n案館是存儲在校師生檔案的重要場所,所出具的留學(xué)生檔案信息具有相應(yīng)的法律效力。作為留學(xué)生生活、學(xué)習(xí)、工作等基本信息的記載憑證,是對留學(xué)生檔案實體的實質(zhì)性保護,為留學(xué)生檔案利用與查詢提供便捷渠道。

        (三)留學(xué)生檔案為高校留學(xué)生政策制定提供重要參考。留學(xué)生教育是高校教育國際化趨勢的必然要求,改革開放以來在華留學(xué)生日益增多,必然要求制定科學(xué)有效的留學(xué)生管理政策。留學(xué)生檔案呈現(xiàn)的是留學(xué)生的國籍、專業(yè)基礎(chǔ)、學(xué)歷背景、民族習(xí)慣等基本內(nèi)容,對留學(xué)生檔案的系統(tǒng)性掌握與分析,可以歸納出我國當(dāng)前留學(xué)生發(fā)展的基本態(tài)勢,并為未來留學(xué)生管理服務(wù)提供數(shù)據(jù)支撐,提高留學(xué)生招生的針對性。此外,作為高校一支特殊群體,留學(xué)生本身也是高校發(fā)展中的一筆重要資源,是向所在國宣傳學(xué)校的“民間大使”,充分挖掘留學(xué)生檔案價值對于提高留學(xué)生招生質(zhì)量亦有重要價值。

        二、當(dāng)前留學(xué)生檔案管理存在的主要問題

        隨著在華留學(xué)生人數(shù)日益增加,留學(xué)生檔案意識日益增強,社會檔案意識日益強化,留學(xué)生檔案的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化問題顯得尤為重要。當(dāng)前,高校留學(xué)生檔案管理仍然存在一定的薄弱環(huán)節(jié),這與高校國際化交流合作快速發(fā)展的趨勢之間仍有一定的距離。

        第一,職能定位模糊,檔案意識薄弱。相對于目標(biāo)明確、分工明晰的高校日常檔案管理工作而言,一些高校對留學(xué)生檔案工作并沒有引起足夠重視。目前對于多數(shù)高校留學(xué)生教育管理機構(gòu)來說,都沒有設(shè)置專門的檔案保管部門,而是由行政管理部門兼管檔案,他們大多僅僅把檔案管理作為其部門的一項工作內(nèi)容,定期向?qū)W校檔案館移交相關(guān)范圍的檔案材料[2]。正因如此,在尚未建立系統(tǒng)的留學(xué)生檔案管理制度的前提下,留學(xué)生檔案缺乏專業(yè)的檔案人員進行管理,兼職檔案管理人員的檔案保密意識、管理意識和服務(wù)意相對比較識薄弱,影響留學(xué)生檔案的管理服務(wù)水平和有效利用質(zhì)量。

        第二,檔案管理分散,信息采集凌亂。留學(xué)生在華學(xué)習(xí)活動涉及學(xué)習(xí)、就業(yè)、工作等眾多內(nèi)容,而且每一項內(nèi)容可能又由不同部門分管,例如,留學(xué)生的教學(xué)資料多由教務(wù)部門管理,生活資料多由后勤物業(yè)部門管理,就業(yè)資料多由招生就業(yè)部門管理,這樣就會造成留學(xué)生檔案由多頭部門進行管理,協(xié)同性不足,造成留學(xué)生檔案資料采集和存放分散,如此既給留學(xué)生本人的檔案利用帶來不便,又造成留學(xué)生檔案的社會價值利用不夠充分。

        第三,管理過程失范,管理方法落后。留學(xué)生培養(yǎng)需要高校多部門通力合作,這是留學(xué)生培養(yǎng)工作的客觀要求,在一定程度上多部門管理帶來研究生檔案管理要求不統(tǒng)一、管理不規(guī)范的現(xiàn)實問題,以致同一內(nèi)容材料在不同部門呈現(xiàn)出不同的樣式,甚至內(nèi)容相互矛盾,影響留學(xué)生檔案的便捷化利用。此外,留學(xué)生檔案的分部門管理,由此出現(xiàn)一些非檔案專業(yè)的工作人員負(fù)責(zé)留學(xué)生檔案工作,這些工作人員仍以手工編織目錄為主,對信息化條件下檔案工作的新挑戰(zhàn)與新要求認(rèn)識不足,留學(xué)生檔案的管理環(huán)境、管理設(shè)備與查詢檢索系統(tǒng)難以滿足留學(xué)生檔案需求,影響網(wǎng)絡(luò)資源在留學(xué)生檔案管理中的普遍運用。

        三、提升留學(xué)生檔案管理工作水平的思考

        為改變當(dāng)前留學(xué)生檔案管理滯后于留學(xué)生發(fā)展的狀況,需要采取多種方式提高留學(xué)生檔案館管理科學(xué)化水平。

        第一,明確檔案管理職責(zé),增強相關(guān)人員檔案意識。留學(xué)生檔案是高校檔案工作的重要組成部分,由于檔案語言、管理部門、文化背景等,留學(xué)生檔案管理的協(xié)同性問題影響到檔案本身的開放與利用。為此,一要理順留學(xué)生檔案管理部門的各自責(zé)任,明確各自分工。2008年教育部頒布《高等學(xué)校檔案管理辦法》,其中確定外事類檔案包含“學(xué)校開展校級交流、中外合作辦學(xué)、境外辦學(xué)及管理外國或港澳臺地區(qū)專家、教師、國際學(xué)生、港澳臺學(xué)生等的材料”。高校留學(xué)生管理部門作為專門負(fù)責(zé)留學(xué)生招生就業(yè)與管理服務(wù)、唯一參與留學(xué)生培養(yǎng)全過程的專業(yè)部門,對留學(xué)生工作有著比其他部門更深刻的了解,在留學(xué)生檔案管理方面應(yīng)起到統(tǒng)籌規(guī)劃的作用。檔案館作為檔案管理的專業(yè)性部門,應(yīng)對檔案的歸檔管理、保存利用等方面提出相應(yīng)的明確要求;教學(xué)單位和管理部門根據(jù)搜集的檔案資料,結(jié)合檔案館和留學(xué)生管理部門的要求進行整理歸檔,并交留學(xué)生管理部門最后查驗,最后交檔案館存檔。二是開展留學(xué)生檔案管理的常規(guī)性培訓(xùn),明確強化管理部門的檔案意識。一般而言,留學(xué)生檔案管理涉及檔案館、留學(xué)生管理部門、教務(wù)處、學(xué)生處、后勤保障等部門,需要定期召開留學(xué)生檔案管理的常規(guī)性會議,確保留學(xué)生檔案在校、院兩級各模塊內(nèi)容的銜接與備份,檔案工作人員交流工作經(jīng)驗,探討出現(xiàn)的問題,提高檔案工作水平,保留學(xué)生檔案資源的一致性與完整性[3]。

        第二,實行檔案電子化管理,提高檔案管理利用便捷化。21世紀(jì)是信息化時代,檔案管理需要緊跟信息化發(fā)展的步伐,由于檔案的信息化管理具備信息存儲海量性、信息交流便捷性、信息查詢低成本性等基本特征,因此,不少高校檔案館在校內(nèi)師生檔案管理方面都對信息化建設(shè)做出了有益探索。從留學(xué)生檔案保存現(xiàn)狀看,紙質(zhì)檔案居多,電子檔案較少,雖然教育部國際合作與交流司研制了《全國來華留學(xué)生管理信息系統(tǒng)》,為在華留學(xué)生的招生、教學(xué)、生活服務(wù)和管理提供了重要數(shù)據(jù)和基本依據(jù),但是部分高校僅將此系統(tǒng)作為數(shù)據(jù)填報的一種工具,對系統(tǒng)內(nèi)的信息資源利用程度不高。為此,需要完善全國統(tǒng)一共用的系統(tǒng),在實現(xiàn)系統(tǒng)本身的信息錄入、填報與匯中基本功能的基礎(chǔ)上,進一步拓展系統(tǒng)附加功能,對留學(xué)生的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、質(zhì)量評估與生源開發(fā)提供可資利用的重要信息,也為留學(xué)生檔案的存儲、歸檔與查詢提供一種便捷的渠道。就單個學(xué)校內(nèi)部的留學(xué)生檔案信息化管理而言,需要建立留學(xué)生檔案資源共享平臺,克服多部門管理對檔案利用不充分問題的出現(xiàn),為留學(xué)生在華工作、學(xué)習(xí)、生活提供便捷通道。

        第三,推行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理,提高檔案利用水平。標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理的內(nèi)在要求,是推動檔案有效利用開發(fā)的重要保障。推進留學(xué)生檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化,當(dāng)前最重要的是建立和完善留學(xué)生檔案管理制度。2008年教育部頒發(fā)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》,涉及留學(xué)生檔案管理的部分內(nèi)容,為高校制定留學(xué)生管理相關(guān)制度的基本依據(jù)。就高校層面來說,不同層級高校的留學(xué)生規(guī)模、留學(xué)生要求、課程設(shè)置等方面存在差異,為此,在制定留學(xué)生檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化要求過程中,一方面,必須遵從留學(xué)生檔案管理、正常檔案管理的一般規(guī)律,將留學(xué)生檔案納入高校檔案事業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容,另一方面,需要考慮各自高校留學(xué)生基本情況開展管理,在借鑒其他高校留學(xué)生檔案管理的同時,根據(jù)自身實際制定符合本校留學(xué)生檔案發(fā)展發(fā)展的規(guī)章制度,促使帶有普遍性的管理規(guī)則在本校留學(xué)生管理之中得以具體化和具有可操作性。

        參考文獻(xiàn):

        [1]教育部發(fā)布2016年出國留學(xué)和來華留學(xué)[EB/OL].http://news.sciencenet.cn/htmlnews/2017/3/369188.shtm,2017.3.3.

        [2]劉禮堂.高等教育理論與實踐研究探索集[M].武漢:武漢大學(xué)出版社,2015:359.

        [3]何淑冰.有效加強高校留學(xué)生檔案管理的若干思考[J].蘭臺世界,2016(18).

        基金項目:本文系重慶郵電大學(xué)國際化教育研究項目“重慶市高校留學(xué)生學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀與優(yōu)化”[GJJY16-2-09]的階段性成果。

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