[摘 要] 在工程變更實(shí)施階段存在一個(gè)普遍問題：不能及時(shí)獲取實(shí)施過程中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)與反饋狀態(tài)。雖然PLM系統(tǒng)有變更管理的功能，但許多公司鑒于其成本較高并未使用。變更實(shí)施管理信息系統(tǒng)CIMIS的研發(fā)，使這些問題得到了解決；僅需MS Access與常規(guī)電子郵箱就可以實(shí)時(shí)反饋、記錄與跟蹤工程變更的實(shí)施狀態(tài)；成本投入非常小；同時(shí)提高了變更實(shí)施的準(zhǔn)確性、可追溯性和形成良好的工作提醒機(jī)制。CIMIS是基于MS Access研發(fā)的，有多項(xiàng)實(shí)用功能，如：動(dòng)態(tài)信息收集，密碼會(huì)簽，事件編號(hào)，標(biāo)識(shí)報(bào)表，跟蹤機(jī)制等，極大地提高了工程變更管理的效率，從而提高了生產(chǎn)或辦公效率。

[關(guān)鍵詞] 工程變更實(shí)施；工程變更管理；管理信息系統(tǒng)； MS ACCESS；MIS；CIMIS

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 17. 029

[中圖分類號(hào)] F270.7；TP315 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2018）17- 0070- 06

1 前 言

據(jù)報(bào)道，全球安全氣囊三大制造商之一的日本高田，售出大量有安全隱患的氣囊，涉及全球主流汽車生產(chǎn)廠家，多達(dá)上億個(gè)氣囊被召回。使用了高田氣囊的本田公司，截止到2017年10月底，已召回修理了1 140萬個(gè)問題氣囊，并做出了1.5億次與客戶聯(lián)系的嘗試。

本田公司氣囊的更換就是一個(gè)典型的工程變更實(shí)施問題。從上述信息可以看到，更換幾千萬個(gè)氣囊涉及與客戶、供應(yīng)商、維修店、內(nèi)部員工等的配合以及物料、工具的到位，實(shí)施過程中每個(gè)環(huán)節(jié)的狀態(tài)只有實(shí)時(shí)反映與滾動(dòng)更新，才能為后續(xù)工作計(jì)劃提供有效的參考，因此一個(gè)IT系統(tǒng)的支持是非常必要的；同時(shí)需要這個(gè)系統(tǒng)能夠組織與控制工作流和信息流。目前工程變更最常用的IT系統(tǒng)是PLM（Product Lifecycle Management）系統(tǒng)。

工程變更管理通常有三個(gè)階段：工程變更申請、工程變更影響評估與決策、工程變更實(shí)施。本文專注討論第三階段即工程變更實(shí)施階段，企業(yè)在實(shí)施階段應(yīng)用PLM系統(tǒng)時(shí)往往存在一些問題，諸如成本高、追溯困難等。

為了解決上述問題，我們以使用廣泛性很高并且價(jià)格較低的MS Access作為開發(fā)平臺(tái)，從工程變更實(shí)施的專業(yè)角度開發(fā)CIMIS（Change Implementation Management Information System，變更實(shí)施管理信息系統(tǒng)），使其貼合實(shí)際工作，滿足變更實(shí)施過程中的流程優(yōu)化、信息的準(zhǔn)確收集、對反饋及時(shí)做出回應(yīng)等需求。

再回到剛才講的案例。如果本田公司要求相關(guān)的客戶、供應(yīng)商、維修店都安裝與本公司相同的PLM系統(tǒng)，幾乎是不可能實(shí)現(xiàn)的，因?yàn)閺念A(yù)算與時(shí)間上都很難達(dá)成一致。但是如果本田公司安裝了CIMIS，與其有業(yè)務(wù)關(guān)系的公司或個(gè)人，只要有電子郵箱，就能把所有的反饋信息自動(dòng)記錄到本田公司的數(shù)據(jù)庫中；也就是說，CIMIS可以實(shí)時(shí)更新相關(guān)合作伙伴的工作狀態(tài)，而無須安裝相同的IT系統(tǒng)，這將起到降本增效的作用。

2 CIMIS概覽

如上文所述，整個(gè)變更實(shí)施過程需要一個(gè)IT系統(tǒng)貫穿始終，而面對公司之外的客戶、供應(yīng)商、維修店時(shí)，為了上下游信息的貫通、記錄與跟蹤，讓每個(gè)環(huán)節(jié)都安裝相同的IT系統(tǒng)是不切實(shí)際的；而CIMIS可以解決這個(gè)問題。

CIMIS即變更實(shí)施管理信息系統(tǒng)，是自行研發(fā)的基于MS ACCESS的數(shù)據(jù)庫，MS Access只用于開發(fā)人員或變更部門關(guān)鍵用戶錄入初始數(shù)據(jù)之需，其他部門或公司外部聯(lián)系人無須安裝任何其他系統(tǒng)，亦無須安裝CIMIS或MS Access，所有信息反饋或記錄均通過常規(guī)郵箱，也就是說，僅通過收發(fā)電子郵件，就可以傳輸必要的信息到CIMIS數(shù)據(jù)庫，因此十分利于推廣。

2.1 流程說明

以下是以戴姆勒某合資發(fā)動(dòng)機(jī)工廠為原型的工程變更流程，過去以會(huì)議為主線的流程改為以CIMIS為主線，所有信息由CIMIS發(fā)出，所有行動(dòng)或反饋均記錄到CIMIS中。

圖1說明：

（1）CMT（Change Management Team，變更管理組）傳達(dá)已批準(zhǔn)的CR（Change Request，變更請求）。

（2）如果CR需要轉(zhuǎn)換成KEM則等待KEM下達(dá)；如果不需要KEM則直接進(jìn)入實(shí)施階段。

（3）DCM（Documentation and Change Management Team，數(shù)據(jù)支持與變更管理組） 通過CIMIS向各部門收集CR的實(shí)施信息，如果CR進(jìn)入實(shí)施階段的話。

（4）DCM將下達(dá)的KEM基本信息錄入到CIMIS系統(tǒng)。

（5）其他部門在收到CR或KEM信息后做相應(yīng)的準(zhǔn)備工作或回復(fù)實(shí)施狀態(tài)。

（6）召開變更例會(huì)分析新收到的工程變更KEM，討論確定并簽署PEM（Production Change Implementation Number，生產(chǎn)變更實(shí)施號(hào)）時(shí)間、并記錄相應(yīng)信息；隨后DCM將這些信息記錄到CIMIS系統(tǒng)。

（7）其他部門如未按原計(jì)劃實(shí)施，而影響PEM時(shí)間的話，需要在CIMIS系統(tǒng)中反饋、或提交警報(bào)單。

（8）DCM與各部門討論后確定新的PEM時(shí)間并發(fā)布。

（9）在生產(chǎn)線實(shí)際變更實(shí)施時(shí)下發(fā)“Change Notice，變更通知單”。

（10）物流部門據(jù)此發(fā)送相應(yīng)變更的物料到生產(chǎn)線。

（11）生產(chǎn)部門據(jù)此變更組裝發(fā)動(dòng)機(jī)，并將第一臺(tái)實(shí)施變更的發(fā)動(dòng)機(jī)ID記錄到CIMIS系統(tǒng)。

（12）DCM將發(fā)動(dòng)機(jī)ID記錄到PDD/PDS系統(tǒng)。

（13）KEM關(guān)閉。

（14）通知CMT/MT（Module Team，變更模塊組）關(guān)閉KAEA（Konstruktionsaenderungsantrag / Engineering Change Request，變更請求號(hào)），形成工程變更的閉環(huán)。

2.2 功能簡介

以上簡介了CIMIS的一些功能，包括動(dòng)態(tài)信息收集（行動(dòng)預(yù)案，生產(chǎn)線即時(shí)反饋與支持，會(huì)議管理，密碼會(huì)簽），鏈接數(shù)據(jù)，事件編號(hào)，標(biāo)識(shí)報(bào)表，關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，結(jié)構(gòu)化問答，當(dāng)前工作提醒，跟蹤機(jī)制等功能。

限于篇幅，每個(gè)功能基本以流程圖和推廣示例組成。推廣示例是指此功能不局限于工程變更管理，還可以推廣到其他業(yè)務(wù)。

2.2.1 郵件收集信息

用郵件收集信息有非常大的優(yōu)勢，這樣即使上下游沒有安裝相同的系統(tǒng)，同樣可以將信息傳輸?shù)叫畔⑹占瘮?shù)據(jù)庫。這個(gè)功能是MS Access自帶的功能，節(jié)省了定制開發(fā)的時(shí)間與成本。

CIMIS運(yùn)用的“郵件收集信息”的功能已在《MS ACCESS的郵件信息收集功能在企業(yè)的應(yīng)用》中詳細(xì)介紹。該文說明了“行動(dòng)預(yù)案與狀態(tài)收集”“生產(chǎn)線即時(shí)反饋與支持”“參會(huì)確認(rèn)及會(huì)議管理”，以及“密碼會(huì)簽”的功能，說明郵件信息收集功能可以在企業(yè)的方方面面得到應(yīng)用，在無須額外費(fèi)用的情況下可以解決很多實(shí)際問題。

當(dāng)然郵件信息收集并不是毫無限制的，發(fā)送者由CIMIS發(fā)起，將表或查詢以MS Access自帶的方式發(fā)送，接收者需要在正文中按表格要求填寫，發(fā)回后CIMIS將其自動(dòng)收錄到數(shù)據(jù)庫中。圖 2 參會(huì)確認(rèn)樣例展示了參會(huì)確認(rèn)時(shí)接收者郵件正文的樣式和回復(fù)內(nèi)容樣例。

2.2.2 事件編號(hào)

在工程變更管理中，經(jīng)常遇到在不同時(shí)間段下達(dá)的變更之間是有一條主線的，也就是這幾個(gè)變更是有內(nèi)部關(guān)聯(lián)的；因此單獨(dú)討論一個(gè)變更就會(huì)發(fā)現(xiàn)信息缺失，必須把所有相關(guān)變更都關(guān)聯(lián)起來才能把這一系列變更描述到位。但是這些變更可能涉及多個(gè)物料號(hào)，多個(gè)變更號(hào)，在現(xiàn)有字段中，沒有一個(gè)可以貫穿始終的信息用來把所有變更都串聯(lián)起來，這就造成復(fù)雜的變更難以管理和跟蹤的難題。

事件編號(hào)功能解決了上述問題，將復(fù)雜變更設(shè)定一個(gè)事件編號(hào)，后續(xù)接收到的變更只要與之前的復(fù)雜變更相關(guān)，就附上相同的事件編號(hào)。這樣如果想查詢某個(gè)復(fù)雜變更，只要用事件編號(hào)檢索即可。

推廣示例：

（1）適用持續(xù)時(shí)間長涉及面廣的項(xiàng)目。

（2）適用所有需特殊關(guān)注的項(xiàng)目。

2.2.3 標(biāo)識(shí)報(bào)表

報(bào)表是為了將工程變更以更直觀的方式展示，同時(shí)讓非專業(yè)人士能看懂。在使用標(biāo)識(shí)報(bào)表前當(dāng)給其他部門員工講解變更原因與狀態(tài)、或做許多表的維護(hù)是非常困難和耗時(shí)的。

而標(biāo)識(shí)報(bào)表只需輸入幾個(gè)PEM號(hào)，即刻就會(huì)得到報(bào)表，報(bào)表標(biāo)識(shí)了變更前與變更后的對比，并且在有變更的地主標(biāo)注了顏色，請參考圖 3 標(biāo)識(shí)報(bào)表。

說明：

（1）黃框內(nèi)指變更前狀態(tài)，此處的“SAME”即數(shù)量、可選性和成熟度無變化。

（2）在“Part”處的紅色指此物料號(hào)在BOM中去除。為了黑白打印也能體現(xiàn)出來，同時(shí)加了下劃線?！癈hange Type（變更類型）”是“Part Removed（物料號(hào)移除）”。

（3）在“Part”處的綠色表時(shí)該物料號(hào)是新加入BOM的，同時(shí)“New”處黃色圓框中的對勾表明這是一個(gè)新物料號(hào)?！癈hange Type（變更類型）”是“Part Added（物料號(hào)新增）”。

請參考圖9：標(biāo)識(shí)報(bào)表的開發(fā)與使用流程

2.2.4 關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)

不能妥善跟蹤工程變更實(shí)施過程所帶來的后果是很嚴(yán)重的。但是由于時(shí)間、人員等成本的限制，工程變更的流程跟蹤不可能是無限度細(xì)致的，而關(guān)鍵步驟如果沒有跟蹤又會(huì)造成很大失誤。

本功能解決了上述問題，對于不同種類的工程變更定義了關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，這些關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)保證了變更過程的每一個(gè)重要環(huán)節(jié)，又不是面面俱到，有效地提高了效率，保證了質(zhì)量。

因?yàn)楣こ套兏櫠鄠€(gè)環(huán)節(jié)，需要不同部門對于相關(guān)狀態(tài)的問題給予回答。過去都是在會(huì)議上由主持人問、各部門回答、然后記錄，由于提問和回答的語言不夠精簡，一個(gè)流程的所有節(jié)點(diǎn)問答需要大量時(shí)間，而且不準(zhǔn)確，造成效率低下，也容易造成誤會(huì)。

本功能解決了上述問題，而使問題與答案均是結(jié)構(gòu)化的；這些問題與答案都是預(yù)先由相關(guān)部門討論后決定的，因此在收集變更節(jié)點(diǎn)狀態(tài)時(shí)節(jié)省了時(shí)間、提高了精準(zhǔn)性。

推廣示例：

（1）識(shí)別所有流程中關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。

（2）精簡流程。

2.2.5 結(jié)構(gòu)化問答

在回復(fù)變更實(shí)施時(shí)以結(jié)構(gòu)化的問題和答案來節(jié)省時(shí)間，提高準(zhǔn)確率。

如圖 4 結(jié)構(gòu)化問答示意所示，左側(cè)框中顯示的是由相關(guān)部門或全部回答，右側(cè)框中顯示的是該問題的回復(fù)只回復(fù)“Yes/No/NA”。

2.2.6 當(dāng)前工作提醒

不能按時(shí)跟蹤與實(shí)施工程變更帶來的后果是很嚴(yán)重的。由于工程變更的實(shí)施是滾動(dòng)實(shí)現(xiàn)的，因此每天需要關(guān)注哪幾個(gè)工程變更？是否需要系統(tǒng)每天都關(guān)注所有工程變更？如何將當(dāng)天應(yīng)該關(guān)注的變更匯總？

本功能回答了上述問題，通過軟件設(shè)計(jì)，由關(guān)鍵用戶只需一鍵即可發(fā)送到定義好的接收人員（人員數(shù)量無限制），以及發(fā)送的當(dāng)天需關(guān)注的變更清單（文件數(shù)量無限制）。每日工作內(nèi)容提醒，避免失誤，且節(jié)省了查看所需工作的時(shí)間

2.2.7 跟蹤機(jī)制

工程變更請求需要跟蹤，工程變更下達(dá)需要跟蹤，工程變更實(shí)施也需要跟蹤，由于沒有適當(dāng)?shù)南到y(tǒng)支持，可能會(huì)造成某些任務(wù)由于疏忽而忘記跟蹤造成不良后果。

本功能解決了上述問題，CIMIS引入了跟蹤機(jī)制，所有需后續(xù)工作的任務(wù)均在適當(dāng)時(shí)間進(jìn)行提醒，避免失誤。所有變更相關(guān)的，如變更請求、變更下達(dá)、變更實(shí)施等，在不同時(shí)間需要不同的下一步工作，不同的人員需要不同的對應(yīng)工作，當(dāng)有大量上述工作同時(shí)進(jìn)行時(shí)很難保證在最恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間做相應(yīng)的工作。

3 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)包括原有數(shù)據(jù)的導(dǎo)入，以及查詢功能、報(bào)表功能、提醒功能等的開發(fā)。

限于篇幅， MS Access的基本功能或通用性的設(shè)計(jì)在本文中略去。

3.1 表的設(shè)計(jì)

在系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)前，確定需要的表，并將原有記錄變更信息的EXCEL表依據(jù)數(shù)據(jù)庫三個(gè)范式修整、拆分后導(dǎo)入CIMIS，確定關(guān)鍵字段、確定字段屬性等；或設(shè)計(jì)新表并錄入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

3.2 設(shè)計(jì)報(bào)表

首先設(shè)計(jì)報(bào)表的排版，然后是一些標(biāo)識(shí)的表現(xiàn)形式。

3.2.1 報(bào)表排版設(shè)計(jì)

由MS Access的“Create（創(chuàng)建）”-“Report Design（報(bào)表設(shè)計(jì)）”，參考圖 5 報(bào)表版面設(shè)計(jì)。

說明：

（1）報(bào)表名稱。

（2）頁表頭。

（3）頁內(nèi)容。

（4）報(bào)表表頭：黃色框內(nèi)為變更舊狀態(tài)標(biāo)題，綠色框內(nèi)為變更新狀態(tài)標(biāo)題。

（5）報(bào)表內(nèi)容：黃色框內(nèi)為變更舊狀態(tài)內(nèi)容，綠色框內(nèi)為變更新狀態(tài)內(nèi)容。

（6）頁腳。

（7）各部門簽名。

3.2.2 報(bào)表內(nèi)容的表現(xiàn)形式設(shè)計(jì)

為了讓非專業(yè)人士看懂此報(bào)表，用一些顏色等標(biāo)識(shí)展現(xiàn)重點(diǎn)內(nèi)容，請參考圖 6 報(bào)表表現(xiàn)形式設(shè)計(jì)。

（1）說明。當(dāng)變更類型是“增加物料號(hào)”時(shí)，物料號(hào)顯示綠色；當(dāng)變更類型是“刪除物料號(hào)”時(shí)，物料號(hào)以紅色標(biāo)識(shí)，為了黑白打印沒有歧義，同時(shí)加了斜體和下滑線。

（2）設(shè)置方法。在報(bào)表的設(shè)計(jì)模式；選中要做格式設(shè)置的內(nèi)容；點(diǎn)菜單Format（格式）-Conditional Formatting（條件格式）；點(diǎn)New Rule（新規(guī)則）；選擇Check the values in the current record or use an expression（在本記錄查找或使用公式）；亦可選擇Compare with other records（與其他記錄比較）；然后按提示設(shè)定參數(shù)。

3.3 系統(tǒng)測試修正

經(jīng)各部門測試反饋與修正，補(bǔ)充相關(guān)細(xì)節(jié)。

在測試中發(fā)現(xiàn)報(bào)表格式不對，設(shè)計(jì)不合理等問題均逐一修改完成。這個(gè)過程將持續(xù)進(jìn)行，在使用和修正的相互作用下使系統(tǒng)更加完善。

比如，郵件信息收集功能的測試。因?yàn)槭招诺漠?dāng)事人也許不是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，需要將郵件轉(zhuǎn)發(fā)負(fù)責(zé)人，那么該負(fù)責(zé)人直接回復(fù)郵件系統(tǒng)能否收到。經(jīng)過測試發(fā)現(xiàn)，首先在發(fā)送信息收集郵件時(shí)需設(shè)定是否允許非接收人回復(fù)，如果設(shè)為允許，由轉(zhuǎn)發(fā)收到郵件的負(fù)責(zé)人回復(fù)同樣有效。

3.4 發(fā)布完成

發(fā)布后在不斷收到新的需求后繼續(xù)迭代演進(jìn)，使系統(tǒng)不斷優(yōu)化完善。

4 總結(jié)與展望

4.1 總 結(jié)

（1）CIMIS完全滿足工程變更管理實(shí)施階段的需求；同時(shí)也可以應(yīng)用于辦公管理。

（2）CIMIS的12個(gè)功能比較使用前效率均提高90%以上。

（3）成本非常低，完全可以應(yīng)用于中小企業(yè)。

（4）解決了工程變更可追溯性、反饋性和實(shí)施共享性差的問題。

（5）從流程處控制失誤，比如有關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、結(jié)構(gòu)化問答及工作提醒等機(jī)制。

（6）發(fā)到客戶的產(chǎn)品也可以由客戶通過郵件反饋信息

（7）低成本實(shí)現(xiàn)了變更實(shí)施階段的IT系統(tǒng)。

（8）各相關(guān)部門可以很方便地利用郵件及時(shí)回饋狀態(tài)信息。

（9）辦公郵箱即可作為CIMIS的反饋郵箱，無須建立專用郵件服務(wù)器。

4.2 展 望

基 于 PLM 系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)模型共 分 為 4 層：基礎(chǔ) 數(shù) 據(jù) 層、管 理 規(guī) 劃 層、技 術(shù) 應(yīng) 用 層和用戶服務(wù)層。CIMIS在管理規(guī)劃層有一定的應(yīng)用，因此后續(xù)還需要在其他層面進(jìn)行完善和發(fā)展。

在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)層CIMIS將來可以實(shí)現(xiàn)基本信息的自動(dòng)錄入，比如從變更文本文件中自動(dòng)識(shí)取必要信息（利用正則表達(dá)式等），這樣可以節(jié)省更多的時(shí)間。

在技術(shù)應(yīng)用層和用戶服務(wù)層可以和其他軟件系統(tǒng)互聯(lián)互通，比如與PDS、ERP、MES系統(tǒng)等互相傳遞數(shù)據(jù)與反饋狀態(tài)等。

5 主要符號(hào)對照表

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