張麗芳

[摘 要]隨著博物館文物保護與宣傳教育工作的不斷深入，固定資產(chǎn)作為資金轉(zhuǎn)化的一種物質(zhì)形態(tài)資產(chǎn)，在博物館財務核算中所占比重呈逐年上升趨勢，已成為博物館各項工作快速、高效開展的重要保障。在固定資產(chǎn)采購需求日益增長的條件下，固定資產(chǎn)科學、有效的管理需求越來越迫切，為了提高資產(chǎn)規(guī)范化管理，提升使用效率，確保資產(chǎn)價值的最大化利用，故宮博物院在實際應用管理中進行了大量的摸索，并取得了一定的成果。本文將從故宮博物院固定資產(chǎn)信息化管理現(xiàn)狀入手，深入分析和探討如何利用信息化手段，加強固定資產(chǎn)的動態(tài)長效監(jiān)管。

[關(guān)鍵詞]故宮博物院；固定資產(chǎn)；信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.16.029

[中圖分類號]F275 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）16-00-04

固定資產(chǎn)管理工作一直是備受行政事業(yè)單位關(guān)注和深入探討的基礎性管理工作。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，無線網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為固定資產(chǎn)管理與決策提供了非常重要的技術(shù)手段，不僅完善了財務管理制度的實施細節(jié)，而且逐步解決了以往手工管理存在的實際問題，大幅度提升了固定資產(chǎn)的管理水平。但由于固定資產(chǎn)種類繁雜、流動性大，信息技術(shù)手段并未達到管理工作的全覆蓋，在這樣的條件下，如何做好固定資產(chǎn)動態(tài)長效的監(jiān)督管理，如何發(fā)揮固定資產(chǎn)的最大效能，成為固定資產(chǎn)管理者急待解決的問題。本文將以故宮博物院（以下簡稱為“故宮”）固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)為例進行應用研究與探討。

1 故宮固定資產(chǎn)信息化管理的發(fā)展歷程與現(xiàn)狀

20世紀90年代，故宮引入單機版“行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)”，該軟件運用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，實現(xiàn)了固定資產(chǎn)登賬、報廢以及便捷的數(shù)據(jù)查詢與統(tǒng)計等功能，并采用一維條碼的資產(chǎn)標簽對固定資產(chǎn)實物進行離線管理。由于該軟件僅支持財務專人使用，從而造成固定資產(chǎn)使用部門無法及時獲取準確的賬目信息，且存在嚴重的賬物脫節(jié)現(xiàn)象。2006年，為了解決固定資產(chǎn)賬目存在的信息孤島問題，故宮在現(xiàn)用系統(tǒng)基礎上，建立起基于C/S結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)，實現(xiàn)了管理與使用部門資產(chǎn)信息查詢與修改的功能。2009年，文化部為統(tǒng)一規(guī)范、監(jiān)管直屬單位固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)，面向所管轄單位下發(fā)了“文化部資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)”，該系統(tǒng)主要側(cè)重于文化部對管轄直屬單位資產(chǎn)的監(jiān)督管理需求，所以故宮更換系統(tǒng)后，有效解決了故宮與上級單位兩套賬的問題，實現(xiàn)了資產(chǎn)數(shù)據(jù)實時、準確的同步功能。但因系統(tǒng)缺少針對直屬單位的個性化管理設計，所以故宮內(nèi)部固定資產(chǎn)日常動態(tài)管理與業(yè)務審批流程的問題仍未解決。

2009年底，故宮為了提高內(nèi)部固定資產(chǎn)精細化管理水平，定制開發(fā)了基于B/S結(jié)構(gòu)的“故宮博物院固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)”，該系統(tǒng)從投入使用至今，以然成為固定資產(chǎn)不可或缺的管理工具，為故宮固定資產(chǎn)管理帶來了很大的提升空間。

2 故宮固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的建設與應用

2.1 固定資產(chǎn)元數(shù)據(jù)規(guī)范化建設

固定資產(chǎn)元數(shù)據(jù)是用于定義和描述固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)和對象的數(shù)據(jù)。我國固定資產(chǎn)元數(shù)據(jù)標準化建設于1994年，首次發(fā)布了《固定資產(chǎn)分類與代碼標準》（GB/T 14885-1994），經(jīng)過10多年的廣泛應用，對于門類、中類、小類及相關(guān)資產(chǎn)代碼進行了內(nèi)容更新，并于2011年發(fā)布了修訂版《固定資產(chǎn)分類與代碼標準》（GB/T 14885-2010）。而對于固定資產(chǎn)描述性和管理性的元數(shù)據(jù)，是在總結(jié)長期固定資產(chǎn)信息化建設管理的經(jīng)驗下，于2015年發(fā)布了《固定資產(chǎn)核心元數(shù)據(jù)》（GB/T 31360-2015）。目前，故宮固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)在2009年創(chuàng)建之時，還未形成《固定資產(chǎn)核心元數(shù)據(jù)》（GB/T 31360-2015）標準，因此它是基于文化部資產(chǎn)管理系統(tǒng)資產(chǎn)卡片元數(shù)據(jù)設計原則，并結(jié)合故宮固定資產(chǎn)工作的管理需求進行了元數(shù)據(jù)設定與擴展。故宮固定資產(chǎn)元數(shù)據(jù)包括資產(chǎn)卡片和資產(chǎn)業(yè)務管理兩部分。資產(chǎn)卡片元數(shù)據(jù)按照《行政單位會計制度》（財庫[2013]218號）將固定資產(chǎn)劃分為6大類，分別設計了12個卡片模板。每個模板設有公共元素和個性化元素，其中資產(chǎn)分類元素是按照《固定資產(chǎn)分類與代碼標準》（GB/T 14885-2010）設定的，其他元素是在文化部資產(chǎn)管理系統(tǒng)資產(chǎn)卡信息的基礎上，并結(jié)合故宮實際管理特點擴展了會計憑證號、領(lǐng)用部處、領(lǐng)用科室和領(lǐng)用人等元素，每個元素都制定了相應的著錄規(guī)則和部分相連元素的邏輯關(guān)系。資產(chǎn)業(yè)務管理元數(shù)據(jù)是基于業(yè)務單據(jù)的特點而制定的元素，它也設有公共元素和個性化元素（見表1）。固定資產(chǎn)元數(shù)據(jù)的規(guī)范化建設是系統(tǒng)建設的根基，它不僅為本系統(tǒng)提供檢索、統(tǒng)計以及數(shù)據(jù)交互的支撐服務，而且也為整個“數(shù)字故宮”中的各相關(guān)業(yè)務系統(tǒng)或未來綜合性決策平臺的數(shù)據(jù)挖掘、大數(shù)據(jù)分析提供數(shù)據(jù)服務。

2.2 故宮固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)建設架構(gòu)

故宮固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)架構(gòu)設計是以固定資產(chǎn)卡片數(shù)據(jù)為核心，通過資產(chǎn)業(yè)務功能以及相關(guān)系統(tǒng)功能的集成，實現(xiàn)對固定資產(chǎn)生命周期全程記錄追蹤的閉環(huán)管理。該系統(tǒng)分為基礎層、業(yè)務層和決策層（見圖1），基礎層涉及固定資產(chǎn)卡片信息管理、綜合查詢、權(quán)限控制及系統(tǒng)管理等功能；業(yè)務層是針對資產(chǎn)在生命周期中以資產(chǎn)處置、資產(chǎn)盤查、資產(chǎn)收益、接受捐獻等開展的相關(guān)業(yè)務；決策層為財務部門、院領(lǐng)導提供統(tǒng)計報表等功能。整體的系統(tǒng)架構(gòu)的優(yōu)勢主要表現(xiàn)在以下4個方面。

2.2.1 固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)公開、透明

故宮固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)基于B/S結(jié)構(gòu)，采用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，使固定資產(chǎn)管理者可以隨時隨地查詢、瀏覽分管固定資產(chǎn)的最新或歷史數(shù)據(jù)，徹底解決了管理部門與使用部門之間賬物脫節(jié)的問題，將固定資產(chǎn)全生命周期過程中開展的各項業(yè)務處理記錄向固定資產(chǎn)管理者和使用者開放，做到摸清家底、責任到人。

2.2.2 業(yè)務流程管理的可視化與協(xié)同處理

業(yè)務流程管理主要通過對固定資產(chǎn)新增、變動、處置、盤點等業(yè)務審批環(huán)節(jié)進行規(guī)范化設計，固化各業(yè)務審批流程，明確使用部門、職能部門、主管院領(lǐng)導等各級審批職責，實現(xiàn)跨部門協(xié)同工作，避免越級或違規(guī)審批等問題。此外，在業(yè)務流程管理中主要采用了“工作流”技術(shù)，通過系統(tǒng)自動推送方式，將待處理公文分配給指定審批人員，大大提高了業(yè)務單據(jù)的傳送速度和審批效率，經(jīng)辦人也能通過流程圖、操作日志功能隨時追蹤審批進度，實現(xiàn)流程的可視化（見圖2）。

2.2.3 移動終端的輔助管理

定期的賬物核對工作是固定資產(chǎn)管理最為重要的環(huán)節(jié)之一。移動數(shù)據(jù)終端可以嵌入資產(chǎn)盤點程序，運用無線網(wǎng)絡和條碼識別技術(shù)，在不同時間和不同空間對固定資產(chǎn)進行賬物盤查。盤查結(jié)果信息可以通過終端設備與數(shù)據(jù)庫進行數(shù)據(jù)交互，以此輔助資產(chǎn)管理者快速、便捷地掌握各類資產(chǎn)的使用和管理狀態(tài)。

2.2.4 與其他財務系統(tǒng)的集成

故宮固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)是財務管理系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng)，它將與故宮已建成的預算管理系統(tǒng)、采購管理系統(tǒng)、設備維修流程緊密銜接，形成一整套項目資金、資產(chǎn)的管理體系。

預算編報、審批人員能夠?qū)崟r查看固定資產(chǎn)系統(tǒng)的各個部門各類型資產(chǎn)的配備數(shù)量及使用狀態(tài)，從而決定資產(chǎn)預算的采購金額。采購管理系統(tǒng)可以明確顯示采購資產(chǎn)的名稱、數(shù)量、規(guī)格型號、品牌和價格等信息，直接為資產(chǎn)系統(tǒng)的登記提供有效的信息。設備維修流程全程記錄了資產(chǎn)維修的歷史記錄、更換配件等信息，維修單據(jù)直接與固定資產(chǎn)卡片信息關(guān)聯(lián)，為固定資產(chǎn)全流程查看固定資產(chǎn)使用狀態(tài)提供服務。通過與固定資產(chǎn)相關(guān)的系統(tǒng)和功能模塊進行集成，使固定資產(chǎn)整個生命周期更加完整，同時也為管理者分析、調(diào)配提供全面、科學、有效的服務。

2.3 故宮固定資產(chǎn)的長效監(jiān)督管理機制

2.3.1 建立有效的監(jiān)管機制

固定資產(chǎn)管理在信息技術(shù)發(fā)展的當下，仍是以人為主，以信息化技術(shù)手段為輔的階段，做好二者之間的緊密銜接、形成常態(tài)化的管理模式是全面提升固定資產(chǎn)管理水平的有效方式。故宮在固定資產(chǎn)管理方面，將制度與系統(tǒng)建設進行了緊密銜接，系統(tǒng)成為制度落地的有效工具，為制度執(zhí)行提供有效的保障。目前，故宮建立起四級管理機制，設置院、部門、科組、領(lǐng)用人4個層級的管理角色。院級管理員由財務處人員承擔，負責固定資產(chǎn)登記、數(shù)據(jù)監(jiān)管以及數(shù)據(jù)上報等工作；部門管理員、科組管理員分別負責部門和科組范圍內(nèi)所有固定資產(chǎn)使用情況的信息維護、處置和監(jiān)管等工作；領(lǐng)用人是直接負責本人管轄范圍內(nèi)固定資產(chǎn)使用信息維護、處置工作。四級管理角色的職責分工明確，責任到人，通過從小到大擴大監(jiān)管職責范圍，將固定資產(chǎn)在實際工作中的監(jiān)控落實到位。

此外，故宮還在固定資產(chǎn)生命周期的管理中，設置了資產(chǎn)歸口職能管理機構(gòu)，賦予相應的資產(chǎn)管理職責（見圖3）。通過對特定類型固定資產(chǎn)從預算、采購、維修、資產(chǎn)報廢報損技術(shù)鑒定、資產(chǎn)處置等方面進行統(tǒng)籌管理，不僅能夠優(yōu)化故宮整體資產(chǎn)配置、加速資產(chǎn)使用運轉(zhuǎn)效率，而且還可以控制資產(chǎn)采購批次、品牌，為全面掌握資產(chǎn)使用期限、資產(chǎn)維修保養(yǎng)等管理工作帶來便利。

2.3.2 固定資產(chǎn)盤查工作的常態(tài)化管理

固定資產(chǎn)盤查工作是固定資產(chǎn)管理層和使用層對整個固定資產(chǎn)所處的狀態(tài)進行全盤了解與掌握的重要途徑，同時也是對平時工作疏忽、遺漏進行彌補和更新的一種方式。固定資產(chǎn)種類繁雜、價值不等，為了確保固有資產(chǎn)的安全、完整，盤查工作必不可少。故宮按照四級管理角色，逐級盤點，上級管理員有權(quán)對下級管理員分管固定資產(chǎn)進行抽查，并規(guī)定每年度必須開展1次全院的資產(chǎn)盤查工作，各部處的資產(chǎn)可以在本年度內(nèi)進行不定期的自盤自查工作。在盤查中，一旦發(fā)現(xiàn)存在賬目信息與固定資產(chǎn)使用信息不一致、賬實報廢處理不同步等問題，必須立即整改。因此資產(chǎn)盤點的常態(tài)化管理至關(guān)重要，在較短的時間內(nèi)，各級管理員可以快速追溯事情發(fā)展的全過程，一旦時間久遠，追查不到事情發(fā)生的源頭，資產(chǎn)脫離了管理的跟蹤，就會出現(xiàn)資產(chǎn)盤虧的現(xiàn)象，給單位及國家財產(chǎn)帶來不同程度的損失。故宮在資產(chǎn)抽查中，是對資產(chǎn)監(jiān)管的一種管理行為，充分發(fā)揮了四級監(jiān)管的優(yōu)勢，增強各級管理人員的管理意識，結(jié)合各部門資產(chǎn)使用與變化的特點，不定期抽查，可以大大降低固定資產(chǎn)脫離管理的概率。

2.3.3 多系統(tǒng)集成形成精細化管理

固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)是從資產(chǎn)價值管理的角度，對固定資產(chǎn)賬目、業(yè)務處置等工作需求進行信息化管理的軟件。由于故宮固定資產(chǎn)包含了數(shù)量龐大的文物和圖書資產(chǎn)，這兩類資產(chǎn)在各自領(lǐng)域都具有不同的管理要求，而這些要求并非固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)所關(guān)注的，因此故宮通過建立專業(yè)的信息管理系統(tǒng)，如故宮文物管理信息系統(tǒng)和書目數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)，來實現(xiàn)對文物和圖書進行科學、專業(yè)化的管理。其中“書目數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)”，為提供書目編目、查詢、借閱等功能。“文物管理信息系統(tǒng)”，是通過文物賬目管理子系統(tǒng)實現(xiàn)了180多萬件文物數(shù)據(jù)的查詢、編目、在庫/銷號管理、傷況管理等功能；通過文物流通與出入庫子系統(tǒng)規(guī)范文物參展、拍照、外借等文物利用業(yè)務的審批及出入庫驗放流程，實現(xiàn)對文物動態(tài)信息的管理；通過文物修復系統(tǒng)對文物修復前后所采取的修復方案及修復技術(shù)等內(nèi)容進行全程數(shù)據(jù)化記錄。這些系統(tǒng)都是從專業(yè)角度，結(jié)合各自特點，實現(xiàn)了對每件文物和每冊圖書的賬目和業(yè)務動態(tài)的管理，全面記錄了歷次流轉(zhuǎn)與保護的痕跡。多業(yè)務系統(tǒng)的建設除在確保固定資產(chǎn)價值、賬物一致之外，使固定資產(chǎn)整體管理更加完善、更加精細化。

3 故宮固定資產(chǎn)信息化應用中存在的問題

故宮在近10年的系統(tǒng)應用中，一直在密切結(jié)合財務制度、自身固定資產(chǎn)管理特點及要求，不斷探討固定資產(chǎn)行之有效的管理方式，但目前在信息技術(shù)的局限下，仍然存在一些無法跨越的問題，值得做更深層次的探討。

3.1 特殊固定資產(chǎn)不適用貼簽管理

每件固定資產(chǎn)必須有1個屬于自己的資產(chǎn)名片，即固定資產(chǎn)標簽。目前，社會上常用的是紙質(zhì)、PVC、金屬等材質(zhì)的標簽，采用的多為一維條碼、二維條碼識別技術(shù)和射頻識別技術(shù)，但是它們共性都是需要附著于實物上，這對于某些特殊物品就帶來了很大的難度。

故宮固定資產(chǎn)標簽粘貼采用的是二維條碼PVC材料的標簽，在實際的管理中，固定資產(chǎn)標簽并不能全部貼于實物上，主要表現(xiàn)在以下3個方面。第一，對于小型設備或器材，如鏡頭、錄音筆等，因資產(chǎn)規(guī)格小巧，設備外表不平整，沒有足夠空間粘貼資產(chǎn)標簽，極易在資產(chǎn)使用中出現(xiàn)翹邊、脫落等現(xiàn)象。第二，1個固定資產(chǎn)編號對應多件實物，如圖書類資產(chǎn)，一般以“部”為單位，給予1個資產(chǎn)編號簽標，無法在每1冊書上張貼資產(chǎn)標簽。第三，對于房屋土地、汽車等類固定資產(chǎn)。以上這些情況就造成部分特殊資產(chǎn)因無法粘貼標簽，而極易脫離資產(chǎn)管理，成為信息化管理的盲區(qū)。

3.2 固定資產(chǎn)變動信息無法實現(xiàn)實時更新

在固定資產(chǎn)信息化管理工作中，資產(chǎn)當前位置、使用狀態(tài)、主責管理人員等動態(tài)信息的更新尤為重要，這些信息直接反映了資產(chǎn)的隸屬關(guān)系、管理狀態(tài)，是資產(chǎn)管理人員能夠全面掌握并落實賬物一致最直接的方式。目前，在信息化技術(shù)領(lǐng)域，已經(jīng)實現(xiàn)了對物體指定區(qū)域定位的技術(shù)，但在資產(chǎn)實物全空間動態(tài)監(jiān)管的方面，還沒有形成一套成熟、普及率高、低成本、全智能的物聯(lián)網(wǎng)管理解決方案。所以資產(chǎn)在使用過程中的全程管理，大部分仍需依靠人工進行管理和信息維護，而目前大多數(shù)資產(chǎn)管理人員責任意識不強，往往忽略了資產(chǎn)變動信息的更新，造成在追查資產(chǎn)下落和管理責任時，無從下手。

3.3 固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)分析與挖掘程度不足

目前，信息技術(shù)在固定資產(chǎn)領(lǐng)域的應用還僅限于實現(xiàn)固定資產(chǎn)賬目數(shù)據(jù)、業(yè)務單據(jù)流程化管理、財務核算相關(guān)的統(tǒng)計報表功能，對于固定資產(chǎn)在購置、使用、維修保養(yǎng)、評估等方面的數(shù)據(jù)綜合分析，以及數(shù)據(jù)深度挖掘還尚未形成服務、決策支持的管理需求和技術(shù)實現(xiàn)。例如，從項目角度出發(fā)，縱向分析項目實施各個階段的固定資產(chǎn)購置比例、增長趨勢、使用率與項目成果的績效評估、資產(chǎn)維修保養(yǎng)頻率等，為項目管理團隊對項目預期發(fā)展和優(yōu)化提供了準確、可靠的數(shù)據(jù)服務。橫向分析可以對多個項目中涉及同類型固定資產(chǎn)購置品牌、規(guī)格、數(shù)量、價值、使用狀態(tài)和維修率等方面進行統(tǒng)計分析，為資產(chǎn)質(zhì)量評估、資產(chǎn)購置提供參考服務。

4 結(jié) 語

固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的應用是今后企事業(yè)單位必備的財務管理軟件，隨著網(wǎng)絡技術(shù)、追蹤技術(shù)以及植入技術(shù)的飛速發(fā)展，固定資產(chǎn)信息化管理理念和管理技術(shù)將會上升到一個新的高度，解決目前所存在的各類問題，未來固定資產(chǎn)管理軟件不再僅僅局限于固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)管理，而更多地側(cè)重于對固定資產(chǎn)的科學、合理利用，為領(lǐng)導決策提供數(shù)據(jù)分析服務，為各層級固定資產(chǎn)管理人員提供智能化管理手段。在固定資產(chǎn)管理工作中，將以信息化管理手段為主，以人工管理為輔，固定資產(chǎn)管理者也將從瑣碎的人工管理工作中解放出來，將更多的精力投入固定資產(chǎn)智能化管理工作中。

主要參考文獻

[1]高昂，程越，朱虹，等.固定資產(chǎn)核心元數(shù)據(jù)支撐資產(chǎn)管理信息化建設[J].中國標準化，2015（3）.