紀紅

全球性的網(wǎng)絡化、信息化進程正改變著人們的生活方式，Internet技術應用以及電子商務的飛速增長給人們生活工作的各個層面帶來了深刻的影響?；仡欈k公自動化的進程，大致可分為三個階段：（1）以桌面字處理工具為典型的個人辦公工具軟件階段，計算機應用提高了個人工作效率。（2）基于關系型數(shù)據(jù)庫技術，以C/S體系結構應用為特征階段，這一階段基本實現(xiàn)了部門級的數(shù)據(jù)處理、公文處理等的自動化。（3）基于符合Internet/Intranet技術標準的平臺應用階段，這一階段，不僅在技術上有了很大進步，而且應用范圍已從部門內部、部門之間擴展到行業(yè)/系統(tǒng)內部，乃至跨部委跨系統(tǒng)。

互聯(lián)網(wǎng)的普及正迅速改變著現(xiàn)代商務及辦公模式。據(jù)統(tǒng)計，到2016年底，全球近47%的人口訪問互聯(lián)網(wǎng)，通過PC、手提電腦或移動設備，年增幅6.8%。eMarketer預測2018年互聯(lián)網(wǎng)普及率將超過50%，屆時全球51%的人口將訪問互聯(lián)網(wǎng)，相當于38.2億人。而辦公技術的日新月異，已經(jīng)讓我們進入了以信息技術為核心、以提高效率和生產(chǎn)為目的的辦公自動化時代。信息技術無論是現(xiàn)在還是未來都將是辦公技術的重要組成部分。

1 信息技術與辦公自動化

信息技術（Information Technology）是研究信息的獲取、傳輸和處理的技術，由計算機技術、通信技術、微電子技術結合而成，有時也叫做“現(xiàn)代信息技術”。也就是說信息技術具有延長人的思維器官處理信息和增強決策能力的功能，它是利用計算機進行信息處理，利用現(xiàn)代電子通信技術從事信息采集、存儲、加工、以及相關產(chǎn)品制造、技術開發(fā)、信息服務的新學科。

辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是應用計算機技術、通信技術、網(wǎng)絡技術以及系統(tǒng)科學和行為科學等多種技術，不斷使人們的一部分公務管理活動物化于各種設備中，并由這些設備于辦公人員構成服務于各種目標的人機信息處理系統(tǒng)。我國辦公自動化經(jīng)過80年代末至今近20年的發(fā)展，已從最初提供面向單機的輔助辦公產(chǎn)品，發(fā)展到今天可提供面向應用的大型協(xié)同工作產(chǎn)品。

2 辦公自動化的幾個特點

我國辦公自動化發(fā)展至今基本具有以下幾個特點：

2.1 辦公的非專業(yè)化

在現(xiàn)在的商務環(huán)境下，一般的事務職員也能熟練處理文件，因此辦公環(huán)境需要設計完善，使普通用戶可以通過輸入數(shù)據(jù)和知識，然后制作出能讀的文件，可以即時檢索，瞬間向全世界傳送。雖然做出的數(shù)據(jù)和知識比專家的質量會差，但是數(shù)量卻遠遠多于專家。如今發(fā)布在互聯(lián)網(wǎng)上的內容大約有數(shù)千億頁，這樣龐大的信息可以通過檢索高效地選擇，為辦公帶來極大的便利。

2.2 更靈活的工作流

電子文件在網(wǎng)絡中傳輸，比起紙質文件的傳送效率要高出幾個數(shù)量級，而且還可以包含文字、圖像、動畫、語音等多種信息，傳遞的知識更豐富。文件只有在商務傳遞中才能顯現(xiàn)出價值，文件要相互傳遞和流動，這種文件的流動稱為工作流，在所有商務中工作流都是必要的。因為工作流用途不同，所以傳送工作流的軟件的靈活性在此顯得尤為重要。

2.3 無限的無線辦公場所

隨著象Wi-Fi等無線技術的發(fā)展，基于網(wǎng)絡的通訊方式迅速在工作領域興起，這些通過手機、筆記本電腦等實現(xiàn)的通訊方式包括電子郵件、即時通訊、視頻會議等應用得到了一次技術性的飛躍。封閉辦公室的概念已經(jīng)不復存在，人們可以在大廳、咖啡館、機場、賓館甚至于車上隨時辦公。

2.4 技術革新使圍墻消失

技術上的革新已經(jīng)把辦公室的概念模糊化了。甚至有著名公司認為隨著信息技術的發(fā)展，咖啡館是辦公產(chǎn)品最具潛力的市場。由于辦公室場所分散化，因此辦公建筑的設計也將發(fā)生變化，許多公司開始在辦公建筑內擴大和重新設計公共區(qū)域，使其更寬敞、更具有家的感覺。這種充滿人性化的設計可以使員工在工作時心情舒暢。

2.5 視頻技術的大量應用

辦公室的另一大進化是大量視頻技術的利用。視頻的感性表現(xiàn)力大，所以在重要場合中被使用，隨著視頻技術和壓縮技術的發(fā)展，諸如視頻會議等得到大力推廣。在微軟總部舉行的未來辦公用品展上推廣之一就是通過攝像頭全方地看到與會者參加會議的情況，甚至還可以看到每一位發(fā)言人的面部表情，并進行互動式的討論。

3 信息技術在不同層次辦公自動化技術中的應用

通常辦公室的業(yè)務，主要是進行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業(yè)務文本，接受外來文件存檔，查詢本部門文件和外來文件，產(chǎn)生文件復件等等。所以，采用計算機文字處理技術生產(chǎn)各種文檔，存儲各種文檔；采用其它先進設備，如復印機、傳真機等復制、傳遞文檔；或者采用計算機網(wǎng)絡技術傳遞文檔，是辦公室自動化的基本特征。

辦公室是各行業(yè)工作的領導進行決策的場所。領導機關做出決策，發(fā)布指示，除了文檔上的往來之外，更深層的工作，實際上是信息的收集、存儲、檢索、處理、分析，從而做出決策，并將決策作為信息傳向下級機構或合作單位，或業(yè)務關聯(lián)單位。 這些都需要辦公自動化的輔助。

在辦公自動化系統(tǒng)中，事務級OA系統(tǒng)、信息管理級OA系統(tǒng)和決策支持級OA系統(tǒng)是廣義的或完整的OA系統(tǒng)構成中的三個功能層次。

第一個層次 事務級OA系統(tǒng)。只限于單機或簡單的小型局域網(wǎng)上的文字處理、電子表格、數(shù)據(jù)庫等輔助工具的應用，一般稱之為事務型辦公自動化系統(tǒng)。 辦公事務OA中，最為普遍的應用有文字處理、電子排版、電子表格處理、文件收發(fā)登錄、電子文檔管理、辦公日程管理、人事管理、財務統(tǒng)計、報表處理、個人數(shù)據(jù)庫等。這些常用的辦公事務處理的應用可做成應用軟件包，包內的不同應用程序之間可以互相調用或共享數(shù)據(jù)，以便提高辦公事務處理的效率。這種辦公事務處理軟件包應具有通用性，以便擴大應用范圍，提高其利用價值。

第二個層次 信息管理型OA系統(tǒng)。隨著信息利用重要性的不斷增加，在辦公系統(tǒng)中對和本單位的運營目標關系密切的綜合信息的需求日益增加。信息管理型的辦公系統(tǒng)，是把事務型（或業(yè)務型）辦公系統(tǒng)和綜合信息（數(shù)據(jù)庫）緊密結合的一種一體化的辦公信息處理系統(tǒng)。綜合數(shù)據(jù)庫存放該有關單位的日常工作所必需的信息。例如，在政府機關，這些綜合信息包括政策、法令、法規(guī)，有關上級政府和下屬機構的公文、信函等的政務信息；一些公用服務事業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫包括和服務項目有關的所有綜合信息；公司企業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫包括工商法規(guī)、經(jīng)營計劃、市場動態(tài)、供銷業(yè)務、庫存統(tǒng)計、用戶信息等。作為一個現(xiàn)代化的政府機關或企、事業(yè)單位，為了優(yōu)化日常的工作，提高辦公效率和質量，必須具備供本單位的各個部門共享的這一綜合數(shù)據(jù)庫。這個數(shù)據(jù)庫建立在事務級OA系統(tǒng)基礎之上，構成信息管理型的OA系統(tǒng)。

第三個層次 決策支持型OA系統(tǒng)是第三個層次。它建立在信息管理級OA系統(tǒng)的基礎上。它使用由綜合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)所提供的信息，針對所需要做出決策的課題，構造或選用決策數(shù)字模型，結合有關內部和外部的條件，由計算機執(zhí)行決策程序，作出相應的決策。隨著三大核心支柱技術：網(wǎng)絡通訊技術、計算機技術和數(shù)據(jù)庫技術的成熟，世界上的OA已進入到新的層次，在新的層次中系統(tǒng)有四個新的特點：即集成化、智能化、多媒體化、運用電子數(shù)據(jù)交換（EDI）

隨著信息技術的日新月異，辦公的過程也被電子化、數(shù)字化，為我們的工作創(chuàng)造了一個集成的辦公環(huán)境，使所有的辦公人員都在同一個桌面環(huán)境下一起工作。提高效率的同時，使繁雜的辦公室工作也變得相對輕松。讓我們共同期待信息技術的進一步發(fā)展，把我們的工作帶入更新的一片天地。