劉山林
摘 要:隨著市場就業(yè)機(jī)制的實(shí)行,大中專畢業(yè)生擇業(yè)時間延長。使得人才交流服務(wù)中心進(jìn)一步加強(qiáng)了畢業(yè)生檔案人事代理工作。本文首先分析大中專畢業(yè)生人事檔案管理現(xiàn)狀,并提出具體的改善對策。
關(guān)鍵詞:大中專;人事檔案;管理現(xiàn)狀;對策
隨著社會中畢業(yè)人數(shù)的不斷擴(kuò)大,人才市場的工作量也逐步增長,因此,檔案管理工作中暴露出了許多問題。根據(jù)自己多年的經(jīng)驗(yàn)理解,總結(jié)了幾點(diǎn)建議,希望可以得到啟發(fā)。
1 大中專畢業(yè)生人事檔案管理現(xiàn)狀
1.1 畢業(yè)生對個人檔案管理重視程度不足
隨著勞務(wù)制度改革變化和人才流動燈光外部環(huán)境的逐步寬松,用人單位對畢業(yè)生有關(guān)資料的審查要求有了新的變化,組織人事政審的工作相對減少,使得部分畢業(yè)生對畢業(yè)檔案的作用產(chǎn)生質(zhì)疑,許多畢業(yè)生僅將檔案存放后便不管不顧。其次,許多畢業(yè)生為盡快找到工作,往往忽視對檔案的管理。很容易在就業(yè)的市場中受到非法蠱惑,例如落入到傳銷分子的手中,給學(xué)生的人身安全帶來不利影響。再加上入職部門人事部門也同樣不重視畢業(yè)生檔案問題,導(dǎo)致檔案管理處在極端發(fā)展的狀況中。目前許多人才中心通過開展畢業(yè)生個人檔案管理工作,了解畢業(yè)生的就業(yè)需求情況,能夠針對畢業(yè)生的信息資料為其提供一個良好的就業(yè)機(jī)會,給畢業(yè)生提供良好的保障。
1.2 信息化管理的水平較低
在信息時代下,我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展也促進(jìn)了信息科技技術(shù)的進(jìn)步,其應(yīng)用范圍較廣,可應(yīng)用于各大領(lǐng)域。然而在對人才市場管理上,檔案管理的信息化水平較差,經(jīng)濟(jì)的發(fā)達(dá)狀況較低,嚴(yán)重影響著檔案管理工作的效率和質(zhì)量。究其原因,主要包括兩方面,其一是資金的問題。目前一套高級的檔案管理軟件費(fèi)用很高,而其項(xiàng)目所需的各項(xiàng)費(fèi)用支出卻均有縣級財(cái)政負(fù)擔(dān),許多縣級人才中心很難支付高額的費(fèi)用支出。其二,是歷史原因。許多學(xué)生自小學(xué)時就開始填寫紙質(zhì)檔案信息,并且一直延續(xù)到初、高中,同時大多數(shù)學(xué)生的檔案在小學(xué)初中等文化程度上,管理起來非常困難,想要實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理更是困難重重。許多人才中心將要將紙質(zhì)版的檔案材料轉(zhuǎn)換成電子檔案,但需要大量的人力、物力及財(cái)力,因此給檔案管理工作帶來了更大的挑戰(zhàn)。
1.3 被棄檔案管理難度較大
隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,我國人才的就業(yè)流動率也隨之不斷增大,在一定程度上給人才中心檔案管理工作帶來了負(fù)擔(dān)。一是,大部分的畢業(yè)生在畢業(yè)之后沒有展道接受檔案的單位,便會將檔案寄放在人才交流中心,沒有人來交流中心報(bào)到,導(dǎo)致大量的檔案被遺棄在人才中心,所有者都是等到需要檔案時采取人才中心索取檔案,在這一期間,所有檔案都將堆積在人才中心。而這樣一來,人才中心的檔案管理工作卻難以開展。其二,大部分學(xué)生在畢業(yè)后,其個人檔案將由學(xué)校統(tǒng)一轉(zhuǎn)至生源地人社局。而許多學(xué)生沒有持就業(yè)通知書到生源地報(bào)到,導(dǎo)致檔案被棄置。長此以往,許多檔案都沒有得到很好的更改,甚至大部分的檔案將遺失,不僅給檔案保管工作增加難度,還將因此損耗大量的人力、物力。
2 大中專畢業(yè)生人事檔案管理對策
2.1 加強(qiáng)畢業(yè)生檔案管理意識
畢業(yè)生剛邁進(jìn)社會,沒有實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),許多人沒有意識到檔案的重要性。畢業(yè)生人事檔案并不是可有可無的,它對畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活的方方面面都有著重要的影響。同時人事檔案也是反應(yīng)畢業(yè)生綜合素質(zhì)的重要依據(jù),有著對畢業(yè)生本人進(jìn)行定位的重要作用,是用人單位十分重視的人才信息。因此,一方面應(yīng)加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳,另一方面也要強(qiáng)化咨詢服務(wù)工作。積極向畢業(yè)生宣傳檔案管理工作的重要性,利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳人事檔案管理知識。同時輔助做好檔案存放和轉(zhuǎn)移工作,將個人檔案保管工作的要點(diǎn)和注意事項(xiàng)交代清楚,使得畢業(yè)生配合人才中心的檔案管理工作。作為用人機(jī)構(gòu),應(yīng)向畢業(yè)生說明人事檔案的實(shí)際用途,針對檔案不在本地或遺失等情況,人才中心應(yīng)做好及時的補(bǔ)充工作。
2.2 加快檔案管理電子化進(jìn)度
傳統(tǒng)的檔案管理手段為手工操作,面對整檔工序的復(fù)雜性,許多檔案管理人員要常年進(jìn)行大量整理工作,如材料的收集、入袋、裝、訂等,不僅浪費(fèi)大量的人力、物力,還難以提升檔案管理工作的效率。因此,人才中心需要將管理手段由傳統(tǒng)變?yōu)楝F(xiàn)代,應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù),將個人信息資料錄入電腦。實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)的手工操作流程轉(zhuǎn)化為資料檢索、檔案目錄輸入微機(jī)、無紙化閱檔等。為使畢業(yè)生人事檔案管理能夠在新形勢下發(fā)揮更大的作用,人才中心應(yīng)將需要遞交的后續(xù)檔案內(nèi)容或需要提取的檔案都在電腦中做好記錄,并規(guī)范檔案管理流程。同時,檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案管理電子化建設(shè)的基礎(chǔ),因此,應(yīng)加大檔案管理軟件等資金的投入,選擇滿足實(shí)際需求的檔案管理軟件,提高檔案管理工作的效率。
2.3 加強(qiáng)檔案管理的人才建設(shè)
隨著信息化進(jìn)程的加快,檔案管理工作對人才的專業(yè)技術(shù)能力有了更高的要求。因此,在培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人才時,應(yīng)對其綜合素質(zhì)提出更高的要求。例如現(xiàn)階段,新型檔案的記錄方式及信息儲存法方式都需要專業(yè)的技術(shù)支持。因此對檔案管理人員的技術(shù)能力及設(shè)備的運(yùn)用能力更為嚴(yán)格。同時需要由專門的工作人員負(fù)責(zé)管理電子檔案,也要有專門人員負(fù)責(zé)管理紙質(zhì)檔案。因此管理人員的知識更新極為緊迫,人才中心應(yīng)認(rèn)識到培養(yǎng)管理人才的重要性,并加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)工作。多方面、多層次地提升管理人員的知識掌握水平及技術(shù)應(yīng)用能力。培養(yǎng)檔案管理工作人員的思想意識,規(guī)范檔案管理工作的流程和標(biāo)準(zhǔn)。在配置配齊專職人事檔案管理人員的同時,也應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)其對人事檔案管理工作的認(rèn)識,落實(shí)檔案管理人員待遇。促進(jìn)復(fù)合型人才的引進(jìn)。并做好崗前培訓(xùn)工作,從整體上提升檔案管理人員的管理水平和工作效率。
3 結(jié)語
綜上所述,人才中心的主管部門及財(cái)政部門應(yīng)重視畢業(yè)生檔案管理工作,加大經(jīng)費(fèi)支持,滿足人才中心檔案信息化建設(shè)的需求,促進(jìn)檔案信息化管理手段的提升,加快信息化建設(shè)步伐,以便為廣大畢業(yè)生提供優(yōu)質(zhì)的咨詢服務(wù)。
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