丁建華

摘 要：現(xiàn)如今，隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的不斷進步，電子文件的出現(xiàn)對于檔案管理工作的記錄方式、利用方式都產(chǎn)生了一定程度上的沖擊。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，其文件是以紙質(zhì)文件為主，其檔案管理的管理模式以及管理觀念都是以紙質(zhì)文件為中心說建立起來的。本文從樹立正確的前端控制意識、對其電子文件檔案的來源在此認識、以合作意識進行檔案管理工作、樹立新的檔案管理職業(yè)形象等幾個方面闡述了如何用創(chuàng)新思維方法提高對檔案電子文件的管理。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新思維方法；檔案電子文件管理

電子文件（Electronic Records/Documents）是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成的，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計算機等設(shè)備閱讀、處理并可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳遞的文件，是計算機技術(shù)的伴生物，是包括文本的、圖形的以及數(shù)字的信息，可以在計算機可以閱讀的 任何一種介質(zhì)上得以記錄，是一種通過計算機進行操作、傳輸以及處理的文件。電子文件的檔案管理與紙質(zhì)文件的檔案管理相比，電子文件引起格式、形式的多種多樣化，其電子文件的檔案管理更加復(fù)雜，更加需要現(xiàn)代化的先進技術(shù)來實現(xiàn)電子文件檔案的科學(xué)化管理。

1 樹立正確的前端控制意識

設(shè)計、形成以及維護著三個基本階段可以概括為電子文件的生命周期，這種對于電子文件生命周期的劃分與現(xiàn)有的文件生命周期理論并不是相同的，它所注重的是文件從孕育、生成到存在的過程。在文件的設(shè)計階段，充分考慮到文件各個階段的管理要求，以此實現(xiàn)功能相對比較科學(xué)、合理的電子文件管理系統(tǒng)。而不是對文件內(nèi)在價值的變化軌跡的追蹤。

（1）電子文件管理系統(tǒng)的主要功能要從電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)以及上下文關(guān)系等方面進行考慮，以此來實現(xiàn)電子文件管理系統(tǒng)的主要功能。對于電子文件的“背景信息”、“元數(shù)據(jù)”等要做到及時的采集，以此來保證電子文件形成過程中的真實性、準(zhǔn)確性以及可靠性。從而更好的幫助電子文件使用者更好的使用、理解電子文件中的內(nèi)容。

（2）電子文件歸檔范圍的最佳階段就是電子文件的設(shè)計階段。在設(shè)計階段合理規(guī)范其電子文件的歸檔范圍，對于其電子文件的保存價值進行判定，對于其電子文件的采集時間、方式等進行確定。主要包括，需要保持“草稿”的是哪些電子文件，需要定期進行拷貝的是哪些動態(tài)電子文件等。以此來保證電子文件歸檔的準(zhǔn)確性、完整性。在一定程度上具備相對比較好的決定性意義。

（3）對于其電子文件要事先確定某些部分的技術(shù)指標(biāo)規(guī)范，以此來保證說存儲的電子文件有用長時間、可利用的特性。比如，記錄格式、記錄載體以及在電子文件的解釋以及恢復(fù)中所需要的各種數(shù)據(jù)等。通常情況下，電子文件管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)采集一般是在文件收發(fā)的階段開始，并且隨著電子文件的運轉(zhuǎn)以及利用持續(xù)的予以最佳，所有的數(shù)據(jù)都是采集一次，使用“終身”。

（4）在電子文件的設(shè)計階段，還要充分考慮到電子文件的利用要求。對于電子文件的利用權(quán)限，要采取相應(yīng)的控制策略，從而更好的保證電子文件的信息安全。

總而言之，要從信息系統(tǒng)的源頭來確保對電子文件的管理，樹立正確的“前端控制”意識。在對電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計階段要將對檔案存儲的要求以及實現(xiàn)所確定某部分的管理功能等方面充分的考慮進去。同時，需要注意的是對于前端控制意識的強調(diào)并非是僅注重其設(shè)計階段，在電子文件的形成以及維護等階段還有

2 對其電子文件檔案的來源再次認識

電子文件的形成模式與紙質(zhì)文件在在一定程度上存在著很大的差別，隨著計算機技術(shù)以及遠程通訊技術(shù)的廣泛推廣和普及，在一定程度上推動了超國界網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)以及數(shù)據(jù)庫的普遍使用，從而使不同的機構(gòu)共同參與形成以及使用共同的數(shù)據(jù)資源成為現(xiàn)實，所以傳統(tǒng)文件的來源理念并不適用于當(dāng)前電子文件檔案的來源，所以要對其電子文件檔案的來源再次認識，以此來構(gòu)建一個全新的來源觀。

由計算機程序邏輯鏈連接的虛擬狀態(tài)是在計算機中對電子文件進行虛擬整理是由宗由實體狀態(tài)轉(zhuǎn)變的。所以，在現(xiàn)代的計算機信息網(wǎng)絡(luò)時代依然存在體現(xiàn)來源原則的全宗，僅僅是在形態(tài)上發(fā)生了異化。

長時間以來，其文件實體由“來源”構(gòu)成，從而構(gòu)成不同的檔案體，以此作為檔案館管理檔案實體的基本單位，但在計算機信息網(wǎng)絡(luò)時代，來源原則的實踐意義變得更加的廣泛，其來原信息對于確認電子文件的證據(jù)價值以及電子文件的檢索、鑒定、整理都有著非常重要的顯示因，對于其電子文件檔案管理實踐中的實現(xiàn)方式不僅起到了一定的更新作用，還起到了一定的擴展作用。

3 以合作意識進行檔案管理工作

由于在“電子文件的形成過程”中，不僅對于以后的可利用性、可保存性具有極其重要的作用，對于文件真實性、準(zhǔn)確性以及可靠性也具有著極其重要的現(xiàn)實意義。所以，在對電子文件進行檔案管理的工作中，文件工作人員以及檔案工作人員對于文件形成人員支持和幫助等方面的變得更加需要。同時，對于電子文件的保留和存儲也需要文件形成人員形成所需要的相關(guān)信息以及文件。在電子文件管理系統(tǒng)中，文件形成人員要直接參與其電子文件的檔案管理工作。所以要加強電子工作人員以及檔案工作人員與文件形成人員的合作關(guān)系，以此來促進相互之間的溝通和交流。

要加強檔案機構(gòu)之間的合作關(guān)系，電子文件作為未來的發(fā)展趨勢，其重點不再是對檔案的存儲位置，而是注重對于所需的檔案信息要如何獲取，計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)將電子文件相互聯(lián)系起來，形成了當(dāng)今的計算機信息網(wǎng)絡(luò)時代，所以，對于檔案館的建設(shè)要充分考慮到與其他電子文件檔案的聯(lián)系，實現(xiàn)電子文件檔案之間互相的資源共享。

對于電子文件的檔案管理還需要信息技術(shù)專家的支持，要充分考慮到電子文件檔案管理全過程的各種需求，以此為基礎(chǔ)開發(fā)出一個功能相對齊全、穩(wěn)定的電子文件檔案管理系統(tǒng)。同時，在其電子文件檔案管理系統(tǒng)的使用過程中，對于出現(xiàn)的一些問題，需要信息技術(shù)專家的支持，所以要加強與信息技術(shù)專家的合作和聯(lián)系。

4 樹立新的檔案管理職業(yè)形象

隨著電子文件的規(guī)?；⑵占盎?，對其電子文件的檔案管理工作的變化，對于其檔案管理工作人員提出了更高的要求，要以新的思維樹立新的檔案管理職業(yè)形象。所以，要求電子文件檔案管理工作人員參與電子文件檔案管理技術(shù)的開發(fā)應(yīng)用，以此將電子文件檔案管理技術(shù)與實際的對電子文件檔案管理的要求相結(jié)合。

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，社會各界逐漸重視的電子文件檔案，對于其電子文件檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量以及電子文件檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)提出了更高的要求?；诖?，要積極改變原來的服務(wù)意識，提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，以此更好的提高電子文件檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。同時，還要加大對電子文件檔案的編演力度，從而更好的提高其電子文件檔案的使用價值。比如，定期組織電子文件檔案管理工作人員的思想教育培訓(xùn)以及專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)等。確保電子文件檔案管理工作人員對于電子文件檔案管理系統(tǒng)的運作流程以及基本原理有著一定的認知，對于電子文件檔案管理系統(tǒng)可以做到熟練運用，對于相關(guān)的檔案信息管理政策也要具有一定的了解。另外，還要加強對電子文件檔案管理工作人員的管理工作，制定相應(yīng)的獎懲制度，嚴格規(guī)范相應(yīng)的獎勵制度以及懲罰制度，開展公開辦事制度、經(jīng)費使用通報制度等，做到責(zé)任具體到個人，以此來提高電子文件檔案管理工作人員的工作熱情以及工作積極性。

5 結(jié)語

本文對樹立正確的前端控制意識、對其電子文件檔案的來源在此認識、以合作意識進行檔案管理工作、樹立新的檔案管理職業(yè)形象等幾個方面進行了深入的研究和分析，并提出了如何用創(chuàng)新思維方法提高對檔案電子文件的管理。