莊靜

摘 要：當(dāng)今時代是一個信息化的時代，檔案是一個企業(yè)的重要組成部分，是日常經(jīng)營管理的基礎(chǔ)性工作。原始的保存方法非常麻煩，查找困難，且不夠準(zhǔn)確，不夠統(tǒng)一，而企業(yè)的檔案管理信息化能切實提高企業(yè)檔案管理效率，因此，在新形勢下企業(yè)檔案管理實踐中，應(yīng)制定具體的企業(yè)現(xiàn)代化和信息化的檔案管理模式，提高企業(yè)的檔案管理效率，建立創(chuàng)新的檔案管理模式。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；人事檔案；信息化管理

跟上信息技術(shù)發(fā)展的步伐，推進人事檔案管理工作的信息化發(fā)展，促進人事檔案資源價值的開發(fā)，才能提高檔案資源的利用率。

1 人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

1.1 利于人事檔案的現(xiàn)代化管理

當(dāng)前我國正處于與信息化的社會，信息化和數(shù)字化成為了社會的主要趨勢，所以人事檔案管理工作，也需要遵循社會發(fā)展的規(guī)律，必須向著信息化的方向發(fā)展，再加上現(xiàn)在我國社會的信息呈現(xiàn)爆炸式增長的趨勢，要求我國人事檔案管理工作必須要進行創(chuàng)新，而信息化管理是現(xiàn)代人事檔案管理的有效發(fā)展方向，檔案的信息化管理，能夠促進人事檔案管理工作效率的提高，對我國的人事檔案管理工作有十分重要的意義。

1.2 能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案信息資源的共享

在現(xiàn)代信息社會中，信息資源是一種重要的社會性資源，所以在現(xiàn)代社會的發(fā)展中，信息資源的共享是一項十分重要的工作，人事檔案信息作為一種重要的社會資源，其共享對于社會發(fā)展和員工的發(fā)展都有很重要的意義。人事檔案信息資源的共享，能夠最大限度地發(fā)揮人才的價值，為企業(yè)的發(fā)展和員工的發(fā)展提供更多的依據(jù)，并且信息化的管理和建設(shè)，能夠提高檔案管理的質(zhì)量和效率，促進檔案資源得到最大限度的應(yīng)用。

1.3 能夠?qū)崿F(xiàn)對人事檔案信息的有效查詢

在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，紙質(zhì)的檔案資料在查詢方面，會花費較長的時間，這對于檔案信息資料的利用來說是十分不利的。但是檔案資源進行了信息化管理建設(shè)之后，檔案信息資源的管理只需要通過計算機進行，對于復(fù)雜的、繁多的人事檔案信息來說，查閱工作更加便利和有效，能夠大大節(jié)約查閱的時間，簡化查閱程序。在對人事檔案管理工作進行了信息化建設(shè)之后，檔案查閱工作已經(jīng)呈現(xiàn)出數(shù)字化的特點，檔案查閱工作更加便捷，給人們提供了極大的便利，可以充分發(fā)揮出檔案的使用價值。

2 新形勢下人事檔案管理信息化建設(shè)策略

2.1 促進人事檔案一體化與共享化管理

在全新的人事檔案管理發(fā)展形勢下，要提高人事檔案管理工作的信息化水平，就要在做好信息化建設(shè)的過程中逐漸踐行一體化管理原則。利用現(xiàn)代化的管理手段，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成為電子檔案。通過有效的方式管理單位內(nèi)部的人事電子檔案建立，完整且安全的人事檔案資源體系。這不僅能夠保證單位內(nèi)部能夠有效調(diào)取檔案資源，保護檔案資源，還能在最短的時間內(nèi)，以最便捷的方式實現(xiàn)人事檔案資源的共享。借助計算機設(shè)備以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將人事檔案管理工作的所有業(yè)務(wù)全部轉(zhuǎn)變成為信息化操作，無論是人事檔案的建檔工作，歸檔工作檔案，綜合查詢工作，檔案借閱工作檔案，借出、盤點、處理、轉(zhuǎn)出等業(yè)務(wù)都可以通過計算機設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完成。讓人事檔案信息的接收、傳送、保存、使用與管理有機結(jié)合在一起，實現(xiàn)一體化管理，才能提高人事檔案管理工作的效率，讓信息技術(shù)為人事檔案管理工作服務(wù)。

人事檔案資源屬于檔案主人，也屬于單位。在做好人事檔案管理信息化建設(shè)的過程中，要關(guān)注信息的溝通。促進人事檔案資源價值的開發(fā)與利用，是檔案管理部門的基本職責(zé)，但也與單位內(nèi)部的其他部門有著密切關(guān)系。各個部門之間應(yīng)當(dāng)針對人事檔案管理工作建立有效的協(xié)調(diào)機制，通過各個部門之間信息有效溝通，促進檔案管理工作更加規(guī)范，更加成熟。單位應(yīng)當(dāng)提高人事檔案管理工作的地位，在人事檔案管理信息化建設(shè)的過程中，集中各部門管理力量促進人事檔案信息的完整化，加強數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。以此來保證人事檔案信息的完整與安全，在單位需要人事檔案資源時，能夠在第一時間獲取最有效的信息。

2.2 建設(shè)完善的信息管理安全系統(tǒng)

由于信息化檔案存在著網(wǎng)絡(luò)共享性的特點，因此存在著一定的安全隱患，這就需要檔案管理人員不僅在工作過程中要嚴(yán)格按照規(guī)章制度執(zhí)行，同時要加強自身的網(wǎng)絡(luò)安全意識，防止病毒侵害或其他意外發(fā)生導(dǎo)致信息被破壞，甚至丟失。第一，在建立管理機制時，需要從現(xiàn)實的角度出發(fā)，將相關(guān)責(zé)任明確，以此保證檔案管理工作能夠安全正常地運行。第二，檔案管理的整個操作流程需要作出規(guī)范并進行細化，對于流程中的每個環(huán)節(jié)、步驟必須作出安全措施，以此保證檔案信息的完整性。

2.3 建設(shè)專業(yè)化的檔案管理隊伍

信息化檔案建設(shè)對工作人員作出新的要求，由于信息化檔案涉及檔案管理、計算機應(yīng)用等多方面技術(shù)，因此，各單位必須加強提高檔案管理工作人員技能水平的工作，比如，定期為檔案管理人員安排培訓(xùn)，主要以在信息化時代檔案管理工作的制度和標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容進行學(xué)習(xí)，也可以與其他單位進行溝通，為工作人員提供對外學(xué)習(xí)交流的條件。只有基礎(chǔ)設(shè)施和人員水平共同提升，才能夠促進信息化檔案管理工作的發(fā)展。作為新時代的檔案管理工作人員，必須改變傳統(tǒng)的工作理念，加強對新時代工作要求的認(rèn)識，多學(xué)習(xí)與工作相關(guān)的知識，提高自己的專業(yè)技能，具有愛崗敬業(yè)、與時俱進的精神。

2.4 完善人事檔案信息化管理制度

健全的人事檔案管理制度，能夠為企業(yè)的人事檔案管理工作提供有效的制度保障，所以企業(yè)必須要完善人事檔案管理相關(guān)制度，對人事檔案管理工作進行規(guī)范化和科學(xué)化的要求，對于檔案信息的真實性、檔案管理工作的規(guī)范性以及檔案保存方式等進行統(tǒng)一的要求，防止檔案在管理和使用中出現(xiàn)問題，影響檔案的利用效率。企業(yè)也要根據(jù)實際的人事檔案管理工作進行制度完善，要保障人事檔案管理工作有章可循，在工作中確保其規(guī)范性和制度化，保證企業(yè)的人事檔案管理工作順利進行。

2.5 營造人事檔案管理信息化建設(shè)的精神氛圍

營造良好的精神氛圍，讓每一位人事檔案管理工作者都認(rèn)識到信息化建設(shè)的意義，并建立以人事檔案管理信息化建設(shè)為核心的指導(dǎo)思想，才能促進實際工作的落實。其一，引導(dǎo)人事檔案管理者建立積極的學(xué)習(xí)態(tài)度。在實際工作中不斷學(xué)習(xí)，樂于創(chuàng)新，能夠在工作環(huán)境與條件發(fā)生改變的情況下積極學(xué)習(xí)先進的信息技術(shù)，并在實際工作中加以利用。其二，強化檔案管理者的檔案意識。在過去的檔案管理工作中，很多管理人員沒有認(rèn)識到個人工作的重要性，以“當(dāng)一天和尚撞一天鐘”的理念參與工作。關(guān)注人事檔案管理工作的系統(tǒng)性與全面性，建立以人為本的工作理念，學(xué)會從大局出發(fā)，在管理工作中做到統(tǒng)籌兼顧，組織安排好工作中的各個事項，才能讓人事檔案管理者的熱情得以調(diào)動。其三，管理者要建立實際化的工作理念。人事檔案管理工作的系統(tǒng)性強，工作量大，從實際情況出發(fā)，鼓勵檔案管理者循序漸進地做好每一項工作，有工作中研究信息化系統(tǒng)的應(yīng)用方法，提高應(yīng)用水平，才能讓信息技術(shù)為人事檔案管理的信息化建設(shè)而服務(wù)。

3 結(jié)束語

新形勢下企業(yè)檔案管理的信息化不僅在一定程度上提高了資源利用效率，節(jié)省了諸多的人力物力，而且有利于促進企業(yè)組織管理、經(jīng)營決策的創(chuàng)新。在最新的歷史形勢下，只有探索更多的利于企業(yè)檔案信息化得以更大程度上進步的良好建設(shè)方式，才能為企業(yè)的長足發(fā)展提供更多的活力。

參考文獻

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