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        探究新形勢下人事檔案管理信息化建設(shè)

        2018-11-07 09:18:14莊靜
        卷宗 2018年27期
        關(guān)鍵詞:企業(yè)

        莊靜

        摘 要:當(dāng)今時代是一個信息化的時代,檔案是一個企業(yè)的重要組成部分,是日常經(jīng)營管理的基礎(chǔ)性工作。原始的保存方法非常麻煩,查找困難,且不夠準(zhǔn)確,不夠統(tǒng)一,而企業(yè)的檔案管理信息化能切實提高企業(yè)檔案管理效率,因此,在新形勢下企業(yè)檔案管理實踐中,應(yīng)制定具體的企業(yè)現(xiàn)代化和信息化的檔案管理模式,提高企業(yè)的檔案管理效率,建立創(chuàng)新的檔案管理模式。

        關(guān)鍵詞:企業(yè);人事檔案;信息化管理

        跟上信息技術(shù)發(fā)展的步伐,推進人事檔案管理工作的信息化發(fā)展,促進人事檔案資源價值的開發(fā),才能提高檔案資源的利用率。

        1 人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

        1.1 利于人事檔案的現(xiàn)代化管理

        當(dāng)前我國正處于與信息化的社會,信息化和數(shù)字化成為了社會的主要趨勢,所以人事檔案管理工作,也需要遵循社會發(fā)展的規(guī)律,必須向著信息化的方向發(fā)展,再加上現(xiàn)在我國社會的信息呈現(xiàn)爆炸式增長的趨勢,要求我國人事檔案管理工作必須要進行創(chuàng)新,而信息化管理是現(xiàn)代人事檔案管理的有效發(fā)展方向,檔案的信息化管理,能夠促進人事檔案管理工作效率的提高,對我國的人事檔案管理工作有十分重要的意義。

        1.2 能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案信息資源的共享

        在現(xiàn)代信息社會中,信息資源是一種重要的社會性資源,所以在現(xiàn)代社會的發(fā)展中,信息資源的共享是一項十分重要的工作,人事檔案信息作為一種重要的社會資源,其共享對于社會發(fā)展和員工的發(fā)展都有很重要的意義。人事檔案信息資源的共享,能夠最大限度地發(fā)揮人才的價值,為企業(yè)的發(fā)展和員工的發(fā)展提供更多的依據(jù),并且信息化的管理和建設(shè),能夠提高檔案管理的質(zhì)量和效率,促進檔案資源得到最大限度的應(yīng)用。

        1.3 能夠?qū)崿F(xiàn)對人事檔案信息的有效查詢

        在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中,紙質(zhì)的檔案資料在查詢方面,會花費較長的時間,這對于檔案信息資料的利用來說是十分不利的。但是檔案資源進行了信息化管理建設(shè)之后,檔案信息資源的管理只需要通過計算機進行,對于復(fù)雜的、繁多的人事檔案信息來說,查閱工作更加便利和有效,能夠大大節(jié)約查閱的時間,簡化查閱程序。在對人事檔案管理工作進行了信息化建設(shè)之后,檔案查閱工作已經(jīng)呈現(xiàn)出數(shù)字化的特點,檔案查閱工作更加便捷,給人們提供了極大的便利,可以充分發(fā)揮出檔案的使用價值。

        2 新形勢下人事檔案管理信息化建設(shè)策略

        2.1 促進人事檔案一體化與共享化管理

        在全新的人事檔案管理發(fā)展形勢下,要提高人事檔案管理工作的信息化水平,就要在做好信息化建設(shè)的過程中逐漸踐行一體化管理原則。利用現(xiàn)代化的管理手段,將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成為電子檔案。通過有效的方式管理單位內(nèi)部的人事電子檔案建立,完整且安全的人事檔案資源體系。這不僅能夠保證單位內(nèi)部能夠有效調(diào)取檔案資源,保護檔案資源,還能在最短的時間內(nèi),以最便捷的方式實現(xiàn)人事檔案資源的共享。借助計算機設(shè)備以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),將人事檔案管理工作的所有業(yè)務(wù)全部轉(zhuǎn)變成為信息化操作,無論是人事檔案的建檔工作,歸檔工作檔案,綜合查詢工作,檔案借閱工作檔案,借出、盤點、處理、轉(zhuǎn)出等業(yè)務(wù)都可以通過計算機設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完成。讓人事檔案信息的接收、傳送、保存、使用與管理有機結(jié)合在一起,實現(xiàn)一體化管理,才能提高人事檔案管理工作的效率,讓信息技術(shù)為人事檔案管理工作服務(wù)。

        人事檔案資源屬于檔案主人,也屬于單位。在做好人事檔案管理信息化建設(shè)的過程中,要關(guān)注信息的溝通。促進人事檔案資源價值的開發(fā)與利用,是檔案管理部門的基本職責(zé),但也與單位內(nèi)部的其他部門有著密切關(guān)系。各個部門之間應(yīng)當(dāng)針對人事檔案管理工作建立有效的協(xié)調(diào)機制,通過各個部門之間信息有效溝通,促進檔案管理工作更加規(guī)范,更加成熟。單位應(yīng)當(dāng)提高人事檔案管理工作的地位,在人事檔案管理信息化建設(shè)的過程中,集中各部門管理力量促進人事檔案信息的完整化,加強數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。以此來保證人事檔案信息的完整與安全,在單位需要人事檔案資源時,能夠在第一時間獲取最有效的信息。

        2.2 建設(shè)完善的信息管理安全系統(tǒng)

        由于信息化檔案存在著網(wǎng)絡(luò)共享性的特點,因此存在著一定的安全隱患,這就需要檔案管理人員不僅在工作過程中要嚴(yán)格按照規(guī)章制度執(zhí)行,同時要加強自身的網(wǎng)絡(luò)安全意識,防止病毒侵害或其他意外發(fā)生導(dǎo)致信息被破壞,甚至丟失。第一,在建立管理機制時,需要從現(xiàn)實的角度出發(fā),將相關(guān)責(zé)任明確,以此保證檔案管理工作能夠安全正常地運行。第二,檔案管理的整個操作流程需要作出規(guī)范并進行細化,對于流程中的每個環(huán)節(jié)、步驟必須作出安全措施,以此保證檔案信息的完整性。

        2.3 建設(shè)專業(yè)化的檔案管理隊伍

        信息化檔案建設(shè)對工作人員作出新的要求,由于信息化檔案涉及檔案管理、計算機應(yīng)用等多方面技術(shù),因此,各單位必須加強提高檔案管理工作人員技能水平的工作,比如,定期為檔案管理人員安排培訓(xùn),主要以在信息化時代檔案管理工作的制度和標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容進行學(xué)習(xí),也可以與其他單位進行溝通,為工作人員提供對外學(xué)習(xí)交流的條件。只有基礎(chǔ)設(shè)施和人員水平共同提升,才能夠促進信息化檔案管理工作的發(fā)展。作為新時代的檔案管理工作人員,必須改變傳統(tǒng)的工作理念,加強對新時代工作要求的認(rèn)識,多學(xué)習(xí)與工作相關(guān)的知識,提高自己的專業(yè)技能,具有愛崗敬業(yè)、與時俱進的精神。

        2.4 完善人事檔案信息化管理制度

        健全的人事檔案管理制度,能夠為企業(yè)的人事檔案管理工作提供有效的制度保障,所以企業(yè)必須要完善人事檔案管理相關(guān)制度,對人事檔案管理工作進行規(guī)范化和科學(xué)化的要求,對于檔案信息的真實性、檔案管理工作的規(guī)范性以及檔案保存方式等進行統(tǒng)一的要求,防止檔案在管理和使用中出現(xiàn)問題,影響檔案的利用效率。企業(yè)也要根據(jù)實際的人事檔案管理工作進行制度完善,要保障人事檔案管理工作有章可循,在工作中確保其規(guī)范性和制度化,保證企業(yè)的人事檔案管理工作順利進行。

        2.5 營造人事檔案管理信息化建設(shè)的精神氛圍

        營造良好的精神氛圍,讓每一位人事檔案管理工作者都認(rèn)識到信息化建設(shè)的意義,并建立以人事檔案管理信息化建設(shè)為核心的指導(dǎo)思想,才能促進實際工作的落實。其一,引導(dǎo)人事檔案管理者建立積極的學(xué)習(xí)態(tài)度。在實際工作中不斷學(xué)習(xí),樂于創(chuàng)新,能夠在工作環(huán)境與條件發(fā)生改變的情況下積極學(xué)習(xí)先進的信息技術(shù),并在實際工作中加以利用。其二,強化檔案管理者的檔案意識。在過去的檔案管理工作中,很多管理人員沒有認(rèn)識到個人工作的重要性,以“當(dāng)一天和尚撞一天鐘”的理念參與工作。關(guān)注人事檔案管理工作的系統(tǒng)性與全面性,建立以人為本的工作理念,學(xué)會從大局出發(fā),在管理工作中做到統(tǒng)籌兼顧,組織安排好工作中的各個事項,才能讓人事檔案管理者的熱情得以調(diào)動。其三,管理者要建立實際化的工作理念。人事檔案管理工作的系統(tǒng)性強,工作量大,從實際情況出發(fā),鼓勵檔案管理者循序漸進地做好每一項工作,有工作中研究信息化系統(tǒng)的應(yīng)用方法,提高應(yīng)用水平,才能讓信息技術(shù)為人事檔案管理的信息化建設(shè)而服務(wù)。

        3 結(jié)束語

        新形勢下企業(yè)檔案管理的信息化不僅在一定程度上提高了資源利用效率,節(jié)省了諸多的人力物力,而且有利于促進企業(yè)組織管理、經(jīng)營決策的創(chuàng)新。在最新的歷史形勢下,只有探索更多的利于企業(yè)檔案信息化得以更大程度上進步的良好建設(shè)方式,才能為企業(yè)的長足發(fā)展提供更多的活力。

        參考文獻

        [1]劉慧超.新時期下人事檔案管理的信息化建設(shè)探討[J].才智.2015(35).

        [2]王艷秋.淺談新時期人事檔案管理信息化建設(shè)[J].黑龍江史志.2015(13).

        [3]李銳.談?wù)勑聲r期人事檔案管理的信息化建設(shè)[J].科技資訊.2015(05).

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