馬思思
摘 要:電子信息技術(shù)的發(fā)展,為人們實施各項工作提供極大的便利。而且當前我國事業(yè)單位在進行檔案管理過程中也會應(yīng)用到電子信息技術(shù),構(gòu)建電子檔案模式,全面提升事業(yè)單位檔案管理的便利性。本文將從電子檔案的角度出發(fā),深入剖析電子檔案的優(yōu)勢,加深相關(guān)人員對電子檔案的了解,以保證電子檔案在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用價值得以彰顯。
關(guān)鍵詞:電子檔案;事業(yè)單位檔案管理;價值
事業(yè)單位在長時間發(fā)展的過程中會產(chǎn)生大量檔案信息,這些檔案信息與事業(yè)單位發(fā)展水平和工作性能等方面存在緊密的聯(lián)系。為此,必須按照事業(yè)單位綜合發(fā)展要求開展檔案管理工作,避免檔案信息出現(xiàn)泄露和丟失現(xiàn)象。當前我國各個事業(yè)單位在實施檔案管理時,會將各類書面檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案,以電子檔案為基礎(chǔ)開展管理工作。減少事業(yè)單位檔案管理時出現(xiàn)問題的可能,為提升檔案管理效果提供有效參考依據(jù)。
1 電子檔案管理優(yōu)勢
從事業(yè)單位檔案管理的角度出發(fā),應(yīng)用電子檔案進行綜合管理的優(yōu)勢主要表現(xiàn)在以下幾個方面:第一,由于事業(yè)單位在發(fā)展過程中產(chǎn)生的檔案信息比較多,如果僅采取單一的方式進行電子檔案管理,必然導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理時出現(xiàn)問題,不能滿足事業(yè)單位檔案管理要求。這就需要在事業(yè)單位檔案管理過程中引入電子檔案模式。在提升檔案管理效率的同時,確保事業(yè)單位檔案管理的合理性。而且應(yīng)用電子信息技術(shù)進行檔案管理,還能夠減少檔案資料在查詢時投入的時間,緩解事業(yè)單位檔案管理的枯燥感。而且應(yīng)用電子檔案對事業(yè)單位檔案資料實施管理,還能夠?qū)崿F(xiàn)及時歸檔對的目標,有效提升檔案管理的便捷性。第二,采取傳統(tǒng)方案進行檔案管理,經(jīng)常會因為外在因素干擾而出現(xiàn)檔案缺失的問題,影響事業(yè)單位檔案資料的完整性,阻礙事業(yè)單位后期發(fā)展。而應(yīng)用電子檔案實施檔案管理,能夠在短時間內(nèi)找出檔案中缺失的信息資料,并利用鍵盤和鼠標對原有檔案實施有效整改,保障事業(yè)單位檔案信息的完善性。第三,通過電子信息技術(shù)對事業(yè)單位檔案信息實施有效管理,能夠避免事業(yè)單位檔案信息出現(xiàn)丟失現(xiàn)象的可能。而且通過電子檔案還能夠避免其他人員惡意侵占事業(yè)單位內(nèi)部檔案信息,為提升事業(yè)單位檔案管理水平提供有效參考依據(jù)。
2 電子檔案在事業(yè)單位檔案管理中的價值
2.1 技術(shù)保障
為保證電子檔案在事業(yè)檔案管理中發(fā)揮自身最大的作用,首先要做的就是按照事業(yè)單位發(fā)展需求創(chuàng)建檔案信息化管理平臺,并靈活應(yīng)用各項新型技術(shù)手段,將事業(yè)單位中書面檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案,大幅度提升事業(yè)單位檔案管理水平,以保證各類檔案信息在事業(yè)單位發(fā)展過程中發(fā)揮自身最大的作用。與此同時,還需要按照事業(yè)單位綜合發(fā)展需求利用特定的軟件對檔案信息實施集中化和統(tǒng)一化管理,必要時還可以結(jié)合事業(yè)單位現(xiàn)有檔案管理模式實施電子檔案系統(tǒng)開發(fā)。而且在實施檔案管理的過程中,還可以應(yīng)用電子信息技術(shù)對事業(yè)單位中檔案信息實施有效收集,同時做好檔案信息整理和鑒定等工作,在保證事業(yè)單位檔案管理便捷性的同時,延長事業(yè)單位各類檔案保管壽命。以書面檔案相比,電子檔案的傳輸媒介主要表現(xiàn)在軟件和硬件這兩個方面。也就是說在對事業(yè)單位中電子檔案實施綜合管理的過程中,必須配合計算機設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),按照規(guī)定的程序進行事業(yè)單位中檔案信息管理。由于電子檔案管理時會受到多方面外在因素得到干擾,這就應(yīng)保證計算機設(shè)施運行的穩(wěn)定性,有效提升電子檔案管理水平,為推進事業(yè)單位檔案管理工作順利開展提供有效參考依據(jù)。
2.2 人才建設(shè)
由于事業(yè)單位中檔案管理工作較為復(fù)雜,無形中加大事業(yè)單位檔案管理難度。基于此,應(yīng)在事業(yè)單位檔案管理中引入電子檔案,改善固有檔案管理模式的弊端,為提升檔案管理水平奠定堅實基礎(chǔ)。為保證電子檔案在事業(yè)單位檔案管理中發(fā)揮自身最大的作用,必須保證相關(guān)人員對電子檔案管理模式有一個全面的了解,只有這樣才能提升事業(yè)單位檔案管理水平,彰顯電子檔案實質(zhì)價值。針對于這一點,就應(yīng)在事業(yè)單位檔案管理之前開展人才建設(shè)工作,以保證事業(yè)單位中工作人員能夠在短時間內(nèi)融入檔案管理工作當中。從事業(yè)單位檔案管理的角度出發(fā),在進行人才建設(shè)時應(yīng)遵循以下幾點要求:第一,在進行人才建設(shè)之前,必須保證事業(yè)單位制定的人才建設(shè)方案能夠滿足相應(yīng)組織機構(gòu)檔案管理要求,同時結(jié)合電子檔案管理程序?qū)ο嚓P(guān)人員組織有效培訓(xùn),借以保證相關(guān)人員能夠更加靈活的應(yīng)付事業(yè)單位檔案管理時遇到的問題。第二,由于事業(yè)單位檔案管理流程較為復(fù)雜,在實施檔案管理時經(jīng)常出現(xiàn)問題,這就需要保證相關(guān)人員對事業(yè)單位檔案管理要求和其他方面因素有所了解,以保證相關(guān)人員能夠更好的利用電子檔案開展事業(yè)單位檔案管理工作。
2.3 建設(shè)安全保障體系
盡管電子檔案能夠提升事業(yè)單位檔案管理的便利性,但是不可否認在進行電子檔案管理時會受到安全問題的干擾,這對于事業(yè)單位檔案管理效果也有很大的影響。基于此,在對事業(yè)單位實施檔案管理之前,必須按照電子檔案管理要求建設(shè)安全保障體系,保障電子檔案軟件和硬件的安全性。并按照電子檔案管理要求實時更換老化的線路,和電子檔案管理設(shè)備。減少事業(yè)單位電子檔案管理時出現(xiàn)問題的可能。除此之外,還應(yīng)按照檔案管理要求設(shè)立防病毒系統(tǒng),避免電子檔案在管理時受到病毒的侵襲。并對事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)實時定期檢查,及時解決事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)中存在的問題,以保證事業(yè)單位檔案管理順利開展。
3 結(jié)語
綜上所述,了解到事業(yè)單位在進行檔案管理時經(jīng)常會受到外在因素的干擾,這對于事業(yè)單位檔案管理效果也有很大的影響。在這個過程中就需要對事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀綜合分析,同時引入電子檔案管理模式,改善傳統(tǒng)檔案管理的弊端,為提升事業(yè)單位檔案管理水平奠定堅實基礎(chǔ)。上文通過多個方面闡述電子檔案在事業(yè)單位檔案管理中的價值,進一步保證事業(yè)單位檔案管理工作順利開展。
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