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        大數(shù)據(jù)背景下檔案管理探討

        2018-11-07 09:16:02王樂萍宋曉蕾
        卷宗 2018年24期
        關(guān)鍵詞:探討大數(shù)據(jù)檔案管理

        王樂萍 宋曉蕾

        摘 要:隨著我國現(xiàn)代化建設(shè)的不斷加快,我國的科學技術(shù)發(fā)展速度越來越快,目前信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用,使得我國逐漸進入了大數(shù)據(jù)時代,信息化的社會逐步形成,在大數(shù)據(jù)時代,最為明顯的特征就是海量的數(shù)據(jù)信息,以及快速的信息傳播速度,因此,在大數(shù)據(jù)時代,我國社會的很多行業(yè)都受到了影響,在發(fā)展的過程中,對其的要求也越來越高。檔案管理工作對于數(shù)據(jù)信息的依賴比較大,在大數(shù)據(jù)背景下,檔案管理工作也呈現(xiàn)出了新的特點,面臨著新的機遇和挑戰(zhàn),因此本文就針對大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作進行探討,探究在大數(shù)據(jù)背景下,怎樣提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

        關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù);檔案管理;探討

        大數(shù)據(jù)是隨著近幾年來信息化技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)發(fā)展而產(chǎn)生的一種新形勢,在大數(shù)據(jù)時代,社會上的信息量會顯著增加,海量的信息,使得人們面臨著大量的虛假信息,既給人們的生活提供了便利,也帶來了一定的不利影響,因此在大數(shù)據(jù)時代,統(tǒng)計工作會面臨著極大的挑戰(zhàn),而檔案管理工作需要對數(shù)據(jù)信息進行處理,保證信息的真實性和準確性,大數(shù)據(jù)時代的海量信息無疑給檔案管理工作帶來了很大的困難,因此我國的檔案管理工作就要求更加精細化和準確化。

        1 大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作存在的問題

        1.1 檔案管理的數(shù)字化程度不高

        在當前我國很多企事業(yè)單位的管理工作之中,檔案管理工作經(jīng)常被忽視,是企業(yè)管理工作中的薄弱環(huán)節(jié),因此很多企業(yè)事業(yè)單位在開展檔案管理工作時,并沒有為其提供一個良好的管理條件和環(huán)境,相關(guān)的硬件設(shè)備、軟件設(shè)施以及人員的專業(yè)化程度等,都存在著很多的問題,尤其是隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨,我國的企事業(yè)單位檔案管理工作中,對于數(shù)字化的要求比較高,要求檔案信息就要保留,有原本的紙質(zhì)檔案,又需要做好電子檔案備份,需要對實物檔案、科技檔案、聲像檔案進行歸檔,在這個過程中,需要有相應(yīng)的電子設(shè)備和專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)才能實現(xiàn)。但是目前我國大部分的企事業(yè)單位檔案管理工作中,仍然沿用傳統(tǒng)的管理方式,管理的手段和技術(shù)都比較落后,數(shù)字化程度很低。

        1.2 檔案管理工作的安全意識和法制意識不強

        目前我國很多企事業(yè)單位對于檔案管理工作的重要性認識不足,在檔案管理工作的過程中,很多人員沒有做好檔案的相關(guān)安全管理,使得檔案資料出現(xiàn)丟失或損壞的情況,這主要是因為檔案管理工作的工作人員缺乏檔案管理的安全意識,在檔案管理工作中,沒有做好檔案的安全保障工作。

        1.3 檔案管理程序缺乏制度化

        在大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作中,由于檔案信息的數(shù)量增加,所以相關(guān)工作人員在工作的過程中,工作量也會大幅增加,工作人員會面臨著海量的信息,在這種情況下,就需要對檔案管理工作進行制度化的規(guī)范。可是目前我國很多企事業(yè)單位并沒有對檔案的收集和整理工作進行規(guī)范化的要求,很多的企事業(yè)單位在管理的工作中,仍然采用采集和零散式的方法進行檔案資料的收集,使得整個檔案收集工作缺乏制度化和規(guī)范化,收集到的檔案信息也就存在著全面性和真實性上的問題;另外在檔案的整理過程中,也很容易出現(xiàn)檔案資料的損壞和丟失;檔案使用過程的不規(guī)范,會使得借出的檔案沒法按時歸檔,從而造成檔案信息的遺失。

        2 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的策略

        2.1 檔案信息數(shù)字化

        在檔案管理工作中,對檔案信息進行收集和整理,是其中最基礎(chǔ)的工作,在傳統(tǒng)的檔案管理工作中,檔案信息都是記錄在紙質(zhì)文件上進行整理的,但是在大數(shù)據(jù)時代,海量的信息使得無法所有的信息都能夠被記錄在紙質(zhì)文件上,而且即使被記錄了,也難以對這些信息進行高效的分析和整理。因此在大數(shù)據(jù)時代背景下,就需要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化,將原本的傳統(tǒng)紙質(zhì)文件上的檔案信息,轉(zhuǎn)化為經(jīng)過處理后的,能夠儲存于計算機內(nèi)部的數(shù)字信息,將所有的檔案信息整理到計算機中,建立數(shù)據(jù)庫,對檔案信息進行專門的數(shù)字化存儲,這樣在以后檔案信息發(fā)生變動時,就可以直接在數(shù)據(jù)庫中進行數(shù)字信息的刪減和修改,另外這種電子化的檔案信息還能夠方便其在各種應(yīng)用系統(tǒng)下進行分析和使用,從而提高檔案信息的使用效率,降低信息的儲存成本。

        2.2 信息結(jié)構(gòu)數(shù)字化

        在大數(shù)據(jù)背景下進行檔案管理工作,不僅僅需要對檔案信息進行數(shù)字化的轉(zhuǎn)化,還需要實現(xiàn)信息結(jié)構(gòu)的數(shù)字化,不能僅僅是將信息儲存在電腦中,將原本的文本信息儲存到電腦的文件中進行存儲,更需要對信息的整體結(jié)構(gòu)進行轉(zhuǎn)化。因此,現(xiàn)代的企事業(yè)單位檔案管理人員,可以為檔案信息的存儲結(jié)構(gòu)進行分析,通過建立樹狀結(jié)構(gòu)和鏈狀結(jié)構(gòu)來進行檔案信息的存儲,找到信息之間的內(nèi)在聯(lián)系,這樣在后期利用信息時,就可以從一個信息入手,找到其他的相關(guān)信息,提高信息查找和使用的效率。

        2.3 管理人才專業(yè)化

        在大數(shù)據(jù)時代背景下,想要提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量,專業(yè)的管理人才是必不可少的,這里的專業(yè)管理人才指的是檔案管理系統(tǒng)的專業(yè)人才和檔案管理工作的專業(yè)人才,當管理系統(tǒng)的專業(yè)人才指的是能夠建立和維修檔案管理系統(tǒng),檔案管理工作的專業(yè)人才,指的是能夠?qū)n案信息進行專業(yè)化的整理和歸納,能夠借助專業(yè)化的檔案管理系統(tǒng)進行檔案管理工作,實現(xiàn)高效的檔案信息分析整理和利用。

        3 結(jié)束語

        自從信息化技術(shù)應(yīng)用以來,我國逐漸進入了信息社會,大數(shù)據(jù)時代也隨之來臨,大數(shù)據(jù)時代的海量信息,給我國企事業(yè)單位的檔案管理工作帶來了很大的難題,因此,在現(xiàn)代檔案管理工作中,需要加強對檔案管理工作的信息化和數(shù)字化建設(shè),提高檔案管理工作的效率和精確度。

        參考文獻

        [1]王瑩.大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理探討[J].世紀橋,2017(11):80-81.

        [2]張培軍.大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討[J/OL].中國培訓:1.

        [3]荊巍.大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理探討[J].中國校外教育,2015(27):26.

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