賀小偉

摘 要：人事檔案管理對于任何單位來說都是一項非常重要的工作，其中人事檔案材料的收集與整理是基礎和前提，必須要確保及時準確全面的收集材料，并且進行科學化的規(guī)范整理，這樣才能確保人事檔案價值，為組織人事部門提供準確的參考。對于新時期的人事檔案材料收集與整理工作，必須要及時革新工作理念和工作方法，注重科學技術的運用，不斷提高工作效率和工作質量。筆者主要從事人事檔案和流動人員大中專畢業(yè)生檔案管理工作，針對人事檔案材料的收集與整理工作談一談自己的看法，以供參考。

關鍵詞：人事檔案材料；收集整理；意義；問題；措施

人事檔案是相關人事信息的載體，當下社會對其著重視程度較高，已經(jīng)逐步成為人事衡量標準，對認定評定具有關鍵性。由于相關人事信息多元化，復雜性較高，因此該領域相關人員應當采用科學性路徑對相關人事資料進行收集，并采用科學性路徑對其進行整合，材料的收取應當具有規(guī)范性，并且應當具有較強的完善性，提升該環(huán)節(jié)質量，從而使人事檔案管控質量得以優(yōu)化。

1 人事檔案材料收集及整理工作的意義

1.1 對組織部門提供參考

組織部門在對各級員工及人員單位調動或升降職時，原有部門的人事檔案具備很高的參考意義，能夠使組織部門人員對該人員的真實情況有一個完整詳細的掌握，從而將其調至其適合的崗位，是他的才能真正為社會的發(fā)展做出貢獻。但是如果人事檔案由于檔案整理人員的水平、意識等等原因而使檔案的不夠完整、失真等情況，那么人事檔案對組織部門的參考意義就大大降低，從而使人員的真實情況無法展現(xiàn)出來，造成人才利用不合理，這對整個社會也是一種損失。

1.2 有利于選拔出優(yōu)秀人才

一份完整、真實的人事檔案能夠顯示出該工作人員的能力水平以及身體素質、心理素質等等的情況，對于一些活動選拔、特殊任務選拔時能夠起到迅速掌握人員情況的作用，再加上面試，基本就可以確定哪些人員是本次活動需要的人員。完成這種便捷選拔的前提條件就是我們的檔案建立人員一定要建立出完整、真實的人事檔案[1]。

2 目前人事資料收集與整理中存在的主要問題

2.1 工作意識淡薄

現(xiàn)階段，人事檔案由專人掌控，由人事管控部門進行管控，但相關工作人員對該環(huán)節(jié)重要性認識不足，在資料獲取和工作中存在忽視性的問題，對檔案相關問題的明確度不足，對何種資料應當通過檔案路徑進行保存，何種資料自行進行保存的判斷度不足[2]。由于檔案意識構建不足，導致面對相關問題不知采用何種路徑解決，從而不利于人事評定及管控工作的開展，增加了工作量。

2.2 材料不夠完整

要使一份人事檔案起到其該起的作用，必須保證其內部材料的完整。例如，一份完整的大學畢業(yè)生檔案，應包括入學登記表、高考考生檔案、大學錄取通知書、在讀學習期間歷年學習成績單、在校期間的獎勵和處分情況、畢業(yè)實習鑒定，畢業(yè)生鑒定表等等，這些材料是缺一不可的，對于學生在大學乃至以后的發(fā)展都是不可缺少的，這就要求我們檔案制作人員一定要嚴格把關，不能使學生檔案發(fā)生遺漏、缺失的情況。但是對于一些企業(yè)及單位來說，往往內部檔案整理人員缺乏相關材料，再加上其他部門的漠視不配合，就會導致整個檔案的不夠完整，對后期的使用也會有很大的影響。

2.3 檔案的不夠有效

目前我國各級單位進行檔案的收集整理時，往往會發(fā)生只為了完成上級任務而敷衍操作的情況，導致檔案材料與實際情況不符，最終發(fā)生單位檔案千篇一律，每個人的經(jīng)歷都差不多，不能真正反映每位員工的真實情況，而在檔案進行使用時只能廢棄不用。

3 加強人事檔案材料收集與整理工作的措施

3.1 及時革新管控意識，增強責任感

當下，由于該領域相關人員的相關意識科學性不強，陳舊化較為嚴重，這使相關管理困難度提升。相關部門針對信息收集和整理環(huán)節(jié)應當構建相關標準，引導相關人員進行意識革新，從而使檔案管控意識提升，認真地做好本職工作，樹立較強的工作責任感，從而不斷優(yōu)化工作質量。

3.2 優(yōu)化材料收集，注重真?zhèn)舞b別

檔案收集管理人員要對收集的材料進行基本的真?zhèn)舞b別，鑒別之后才能將材料收集進檔案中，缺少蓋章簽字都要及時將簽字或蓋章補上，對人員真實情況反應不夠清晰的材料不能收集，將其及時銷毀，不能使那些有著明顯差錯的檔案歸檔，對表面不夠清晰，字跡模糊的材料要及時進行重新打印，不清楚的地方要及時與當事人核對，防止檔案失去其參考借鑒意義，真正地做好檔案管理服務。

3.3 規(guī)范化整理材料，確保查閱便利

對檔案的整理要嚴格遵守相關檔案標準，這個標準不同單位有不同的規(guī)定，但是大致不過是要使用相同大小的紙張，字體使用多少大小，行間距，段落與紙邊緣間距多少等等要嚴格按照規(guī)定來做，做好調資表，考核表等工作報表，這樣才能在查閱檔案時，能夠迅速、有效得找到所需的資料，并使檔案閱讀人員在閱讀時能夠清楚的掌握材料所要表達的內容，確保檔案材料的價值[3]。

3.4 采用計算機管理路徑，提高工作效率和質量

當下，科技革新速度較快，相關人員應當在管控路徑中采用信息化路徑對相關資料進行收取及分析，也要采用數(shù)字路徑對相關檔案進行保存，只有這樣，該工作有效度才能夠提升。在進行相關資料收集和整合時，采用計算機路徑對相關資料進行收取，并且采用計算機對其盡心整合，提升其準確性[4]。相關人員通過計算機進行材料整合時，應當將相關內容網(wǎng)絡化，人們可以在網(wǎng)絡上對相關檔案進行調去，從而提升其方便性。采用該路徑能夠使相關材料收集有效性增加，也使材料整合精準度增加，從而使檔案管控有效性提升，其質量得以優(yōu)化。

4 結語

總之，對于新形勢下的人事檔案材料收集與整理工作，相關人員應當采用科學性路徑進行收集，并且要根據(jù)該資料內容進行科學性整合，從而使檔案管控質量得以提升，確保檔案的查閱檢測方便性，為人才選拔和人員調動工作提供高質量的服務。

參考文獻

[1]張曉波.獨立院校人事檔案管理與高校人力資源管理的探析[J].經(jīng)營管理者，2016（03）：173.

[2]高麗.從全國干部人事檔案專項審核工作看科研院所人事檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務，2016（10）：164.

[3]戴曉妹.堅持標準完善機制扎實做好住建系統(tǒng)干部人事檔案工作[J].辦公室業(yè)務，2016（19）：90.

[4]朱喬芙，崔麗志.人事檔案材料的收集與整理[J].蘭臺內外，2017（02）：58-59.