張海英

摘 要：計算機的發(fā)明面世和計算機自動化技術(shù)手段的成長，漸漸的自動化技術(shù)已經(jīng)變成了一種屢見不鮮的現(xiàn)象，而在辦公室辦公中一樣也應用到了自動化技術(shù)手段，這類技術(shù)手段使辦公室辦公的效力大大提高，并且使得檔案管理的效力大大提高，避免了沉重的檔案管理。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；重要性；困惑；措施

企業(yè)檔案管理是我國企業(yè)管理的重要組成部分，在企業(yè)的管理工作中占有十分重要的地位，我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展為企業(yè)檔案管理提出了一系列更高的要求，企業(yè)只有在檔案管理方面積極適應時代的變化，順應新的檔案管理趨勢，認識到自身仍存在的問題，并積極解決問題才能夠在時代競爭中立于不敗之地。

1 我國企業(yè)檔案管理中存在的主要問題

1.1 檔案工作責任重大，事務(wù)繁雜

最重要的是勞動強度大并非一般人或某些領(lǐng)導認為的是一份清閑的差事，所以，這就產(chǎn)生了一些分歧，對于檔案管理的員工來說，這是一項十分勞累的工作，再加上領(lǐng)導的不理解，這就更引起了檔案管理部門人員的不滿。檔案管理部門的員工就會對工作產(chǎn)生厭惡，工作檔案管理工作也就很難完成，這對于企業(yè)來說無非是最大的損失，這不僅會使企業(yè)的經(jīng)營效果降低，還會使企業(yè)的利潤降低，而對于員工來說，企業(yè)經(jīng)營不好，工資也會降低，所以，時間長了這種現(xiàn)象就會惡性循環(huán)下去，久而久之，企業(yè)的檔案管理工作就會存在很大的漏洞。

1.2 檔案資料的內(nèi)容質(zhì)量較低

現(xiàn)階段，企業(yè)中大部分人事檔案的內(nèi)容質(zhì)量均相對較低，缺少一定的利用價值，相應的人事檔案資料太過空洞、形式化，缺少一定實際性與細致的內(nèi)容；內(nèi)部大部分均是反映個人學歷、經(jīng)歷、政治面貌、工資等情況，而對于個人業(yè)務(wù)能力、道德品質(zhì)、專業(yè)技術(shù)等方面的內(nèi)容較少；針對過去事情的反映較多，對于目前狀況的反映較少。特別是部分檔案資料的定性結(jié)論較多，而相應的定量描述較少；內(nèi)容空泛，均是一些套話，無法公正、全面的反映個人真實情況；或者只是說明個人的優(yōu)點，忽視了缺點。

1.3 紙質(zhì)檔案與電子檔案不協(xié)調(diào)

紙質(zhì)檔案是比較傳統(tǒng)的檔案留存形式，在企業(yè)檔案管理中占有十分重要的地位，即使隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，我國企業(yè)在檔案管理中不斷提高電子檔案的運用比例，但紙質(zhì)檔案仍擁有著不可替代性，它是一個企業(yè)的標志與根本所在，在可信度方面也比電子檔案要高出很多。因此，企業(yè)在進行檔案管理中，既要重視紙質(zhì)檔案的收集與整理，也要充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢，將紙質(zhì)檔案與電子檔案的運用相結(jié)合，充分發(fā)揮每一種檔案形式的優(yōu)勢，利用各自的優(yōu)勢來彌補彼此的不足之處。而在現(xiàn)實的企業(yè)檔案管理中，很多企業(yè)未能做到紙質(zhì)檔案與電子檔案的協(xié)調(diào)，有些企業(yè)偏重于紙質(zhì)檔案，雖然具有較高的可信度，但檢索信息相對較為繁瑣，并且會占有較大的空間。而有些企業(yè)偏重于電子檔案的形式，雖然節(jié)省了大量的空間資源，并且在檢索過程中表現(xiàn)出了極大的優(yōu)越性，但其安全性與可靠性受到了一定的質(zhì)疑。

1.4 企業(yè)檔案管理辦公自動化制度的不完善

辦公自動化的出現(xiàn)注定會引起辦公模式的改革和變革，那么不可避免的辦公自動化里面肯定有不是很完善的地方，這也要求我們一起去在實際中找到它的問題。這不僅僅只是關(guān)系到辦公自動化帶來和便捷，更加能夠帶給工作人員對于辦公自動化的認同和認可，增加了人們對辦公自動化的喜愛，更加能夠推廣辦公自動化的推廣。

2 解決我國企業(yè)檔案管理問題的措施

2.1 充分調(diào)動檔案管理人員的工作積極性

檔案管理工作的內(nèi)容相對單一，并且重復，不含有任何新技術(shù)，所以，探討超前服務(wù)與主動服務(wù)社會與企業(yè)的理念有些空洞，但是針對任何一項工作來說，一旦出現(xiàn)服務(wù)落后的情況，就會對其工作活力與市場產(chǎn)生一定的影響。針對這樣的情況，一定要加強對檔案管理方式與手段進行相應的改革與轉(zhuǎn)變，加強相關(guān)檔案資料的收集，盡可能做到事前介入、事中參與，進而有效增強工作效率。在檔案管理工作中，可以通過相應的激勵機制調(diào)動工作人員的積極性。只有進行相應的競爭，才可以促進社會的不斷進步，但是針對檔案部門來說，普遍存在著“鐵飯碗”的情況。針對這樣的情況，一定要加強企業(yè)全體員工聘任合同制聘用方式的全面推廣，真正落實優(yōu)勝劣汰的競爭方式，進而有效調(diào)動企業(yè)全體員工的工作積極性，激發(fā)企業(yè)全體員工工作活動，充分發(fā)揮出每一位工作人員的潛力，進而全面落實相應的檔案管理工作，創(chuàng)造新的管理局面。所以，作為檔案管理部門的有關(guān)領(lǐng)導，一定要加強對檔案管理工作重要性的宣傳，定期開展相關(guān)的教育工作，讓每一位工作人員都可以充分認識到自身工作的重要性，并且予以明確的定位和清晰的認識，進而不斷提高檔案管理工作的水平，進一步促進工作效率的不斷增強。

同時，我國企業(yè)應該提高對于檔案管理工作人員的關(guān)心，可以適當?shù)募有┕べY。企業(yè)對于檔案管理人員應該多些理解，多些包容，只有這樣，我國企業(yè)與企業(yè)檔案管理的工作人員才能和諧發(fā)展，共同為企業(yè)效力，讓企業(yè)發(fā)展的越來越快，越來越好。

2.2 提高檔案資料的質(zhì)量

企業(yè)在進行檔案資料收集的過程中既要注重資料的“量”，也要注重資料的“質(zhì)”。并且將“質(zhì)”放在比“量”更加重要的位置上。檔案資料也要進行及時地更新，這樣才能夠發(fā)揮檔案資料的最大價值。在進行資料的記錄與整理時也要切忌空洞與流與形式，對現(xiàn)實狀況做盡量客觀、公正地評價。

2.3 加強檔案的開發(fā)與利用工作，增強檔案的服務(wù)質(zhì)量

在企業(yè)中開展檔案管理工作的目的就是加強企業(yè)檔案的開發(fā)以及利用，進而提高企業(yè)各項服務(wù)工作的質(zhì)量。同時這也就要求檔案管理人員一定要具備相應的知識素養(yǎng)，承擔此項工作的任務(wù)。所以，為了有效達成這一目標，檔案管理人員一定要充分結(jié)合企業(yè)的具體情況，加強檔案管理先進計算方式的應用，編制相應的檢索工具，同時了解并且掌握市場經(jīng)濟的發(fā)展趨勢，加強對檔案系統(tǒng)管理新技術(shù)與新產(chǎn)品的開發(fā)與利用，轉(zhuǎn)變被動的服務(wù)方式，使其更加主動，進而提高檔案管理工作在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的地位，促進相關(guān)工作的全面展開。

2.4 紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合

紙質(zhì)檔案與電子檔案各有其優(yōu)勢，也均是企業(yè)在檔案管理中不可缺少的一部分。企業(yè)在檔案管理中，要使紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合，使兩種檔案形式優(yōu)勢互補，切忌只注重其中一種檔案形式。同時，無論是哪一種檔案留存形式，企業(yè)必須采取必要的措施對其進行保護，尤其是電子檔案的安全問題，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，其為人類帶來便利的同時也存在著很多的安全隱患，企業(yè)在進行電子檔案管理工作時要做好電子檔案的安全保護工作，留存?zhèn)浞?，同時做好保密工作。

2.5 電子的檔案的安全保護措施

電子檔案區(qū)分于紙質(zhì)檔案的是電子檔案輕易蒙受電子黑客的浸禮，變得不在具有隱秘性。那么這樣一來也就要做好電子檔案平安保護辦法和病毒的反進犯辦法。在電子檔案里一定要做好電子數(shù)據(jù)的備份處理，因為一旦丟失就會變得相當麻煩。所以電子檔案里面最重要的就是如何保護，現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)很發(fā)達，那么電子檔案的安全問題也是需要人員的努力的，只有小心一些，才能夠確保電子檔案的萬無一失。

3 結(jié)束語

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，檔案管理工作發(fā)揮的作用越來越突出，并且在企業(yè)的管理工作與發(fā)展過程中，成為了一種不可缺少的信息資源。所以，在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動中，一定要加強檔案管理工作的開展，加強檔案管理措施的落實，分析檔案管理工作中存在的問題，找出導致出現(xiàn)此類的原因，進而提出有效的解決對策，有效促進檔案管理工作的全面展開，進一步促進企業(yè)的健康、可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

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