陳秀明

摘 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，對(duì)現(xiàn)代企業(yè)檔案的利用服務(wù)工作提出了新要求，企業(yè)檔案是企業(yè)管理的一個(gè)重要依據(jù)，能否做好檔案的利用服務(wù)工作直接關(guān)系到企業(yè)未來(lái)能否有一個(gè)較好的發(fā)展。本文簡(jiǎn)述新經(jīng)濟(jì)環(huán)境下現(xiàn)代企業(yè)檔案利用服務(wù)的特點(diǎn)與要求，針對(duì)現(xiàn)代企業(yè)檔案利用的現(xiàn)狀，提出了一些建議，希望能改善現(xiàn)代企業(yè)檔案的利用服務(wù)工作。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)；檔案；利用；服務(wù)

1 引言

隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善和國(guó)企改革的進(jìn)一步深化，現(xiàn)代企業(yè)的性質(zhì)、職能、經(jīng)營(yíng)模式都發(fā)生了巨大變化。企業(yè)檔案工作如何走出傳統(tǒng)的思維和工作模式，以適應(yīng)這一新環(huán)境的變化，進(jìn)而全面準(zhǔn)確地把握企業(yè)變革的脈搏，有效地增進(jìn)檔案利用服務(wù)的功能，成為新時(shí)期檔案工作者必須面對(duì)的一個(gè)嶄新的課題。在新環(huán)境下，做好檔案的利用服務(wù)，不僅是社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需要，是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)自身經(jīng)營(yíng)管理、創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的重要手段，而且也是企業(yè)檔案工作自身價(jià)值的充分體現(xiàn)。

2 新經(jīng)濟(jì)環(huán)境下現(xiàn)代企業(yè)檔案利用服務(wù)的特點(diǎn)與要求

2.1服務(wù)對(duì)象由組織（單位）向個(gè)人延伸

過(guò)去企業(yè)檔案的利用者大多數(shù)是各單位、各部門(mén)，也就是說(shuō)檔案工作的服務(wù)對(duì)象主要是企業(yè)內(nèi)部的各部門(mén)。就算有對(duì)外服務(wù)也是面向的組織，利用者需憑組織介紹信與業(yè)務(wù)相關(guān)部門(mén)接洽后，方可有相關(guān)部門(mén)的人員將利用者帶到檔案室查找或者代查所需要的檔案，檔案一般情況下不向個(gè)人借閱。隨著修改后的《檔案法》以及各省、市檔案局相繼出臺(tái)的一系列關(guān)乎檔案管理和利用的法律、法規(guī)的頒布和實(shí)施，使檔案的利用范圍從以前的為專(zhuān)業(yè)組織、單位服務(wù)，逐漸擴(kuò)大到可以對(duì)社會(huì)和個(gè)人服務(wù)。這就要求企業(yè)檔案室這個(gè)存儲(chǔ)檔案資源的基地，密切關(guān)注普通公民的需要，使檔案信息這種文化資源能夠真正走進(jìn)千家萬(wàn)戶(hù)。

2.2服務(wù)范圍由政治方面向經(jīng)濟(jì)、法制領(lǐng)域擴(kuò)展

隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的確立和企業(yè)經(jīng)營(yíng)自主權(quán)的擴(kuò)大，企業(yè)的中心任務(wù)就是發(fā)展生產(chǎn)、多創(chuàng)效益。為適應(yīng)企業(yè)發(fā)展和變革的需要，檔案的利用需求由原來(lái)的政治外調(diào)、審計(jì)性查檔，逐步擴(kuò)展到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域。近幾年隨著企業(yè)業(yè)務(wù)和工作范圍的擴(kuò)大，檔案的利用率逐年上升。在新經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)檔案人員要緊緊圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，善于把動(dòng)態(tài)的企業(yè)現(xiàn)實(shí)活動(dòng)與靜態(tài)的檔案信息有機(jī)結(jié)合起來(lái)，做好及時(shí)有效的檔案服務(wù)，真正把死檔案變?yōu)榛钚畔?，通過(guò)服務(wù)把檔案的潛在價(jià)值具象化為社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

2.3服務(wù)手段由手工檢索向計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)方向發(fā)展

人類(lèi)文明的進(jìn)步與科學(xué)技術(shù)的變革是分不開(kāi)的，隨著信息時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)并且正在發(fā)生越來(lái)越深刻的變化。幾十年前，檔案的檢索工作基本上都是靠手工，還沒(méi)有一種合理的檢索工具。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用為傳統(tǒng)檔案管理模式的變更帶來(lái)契機(jī)，主要由自動(dòng)檢索、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)、網(wǎng)上查詢(xún)等等。此外，掃描、復(fù)制、數(shù)字信息的電子轉(zhuǎn)換、光盤(pán)存儲(chǔ)等高新技術(shù)的廣泛運(yùn)用，已經(jīng)使檔案管理沖破了舊的藩籬，向現(xiàn)代化的管理模式邁進(jìn)。這就要求檔案人員緊跟時(shí)代步伐，適時(shí)地編制科學(xué)實(shí)用的檢索工具來(lái)揭示檔案內(nèi)容和成分，以便用戶(hù)能迅速、準(zhǔn)確地查到所需的檔案資料，真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資源信息的共享。

3 現(xiàn)代企業(yè)檔案利用服務(wù)的現(xiàn)狀分析

3.1思想意識(shí)陳舊

主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是依賴(lài)思想。認(rèn)為檔案室是企事業(yè)單位必不可少的一個(gè)部門(mén)，端鐵飯碗、吃皇糧天經(jīng)地義，光靠“輸血”自己不“造血”。二是陳舊觀念。長(zhǎng)期機(jī)關(guān)式的工作作風(fēng)坐等被動(dòng)服務(wù)，你來(lái)我調(diào)，你不來(lái)我清閑，舒適的環(huán)境、懶散的作風(fēng)，閉架借閱、守?cái)偟瓤?。三是自我安慰意識(shí)。比上不足、比下有余，自我感覺(jué)良好，缺乏創(chuàng)造性、激情和活力。

3.2服務(wù)功能不全

主要存在三個(gè)方面的問(wèn)題：一是服務(wù)對(duì)象的局限性。企業(yè)檔案提供服務(wù)的對(duì)象仍然局限于黨政機(jī)關(guān)。二是服務(wù)項(xiàng)目的單一性。傳統(tǒng)的服務(wù)環(huán)境多年一貫制，主要是檔案的借閱利用服務(wù)。三是服務(wù)手段的滯后性。企業(yè)檔案管理技術(shù)方式陳舊落后，多年來(lái)沒(méi)有擺脫傳統(tǒng)的手工檢索，雖然配置了一些現(xiàn)代化檢索工具，但種類(lèi)單一、功能不全、效率低下的現(xiàn)象普遍存在。

3.3室藏不豐富

主要存在三個(gè)方面的問(wèn)題：一是室藏書(shū)量較多，但質(zhì)量并不高。庫(kù)藏檔案膨脹，大量質(zhì)量較低的檔案充斥其中，內(nèi)容龐雜、魚(yú)目混珠。二是室藏結(jié)構(gòu)單一、門(mén)類(lèi)不全。黨務(wù)、政務(wù)、財(cái)務(wù)檔案居多，經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科技檔案較少；紙質(zhì)檔案占相當(dāng)比例，其他載體幾乎沒(méi)有；公務(wù)活動(dòng)檔案多，私人活動(dòng)檔案少。三是館藏內(nèi)容重復(fù)、價(jià)值低廉。尤其是上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)的文件重復(fù)最多，由于室藏內(nèi)容的大量重復(fù)，降低了儲(chǔ)存信息的含金量。

3.4編研成果水平低

主要存在兩個(gè)問(wèn)題：一是檔案工作還是以檔案保管為重點(diǎn)，只重視檔案的實(shí)體管理，使得許多檔案被“塵封”，無(wú)人問(wèn)津。二是企業(yè)檔案人員在編纂檔案材料時(shí)缺乏對(duì)檔案信息針對(duì)性的開(kāi)發(fā)，忽視了對(duì)社會(huì)檔案信息需求的研究和預(yù)測(cè)。究竟市場(chǎng)需要什么樣的信息，我們現(xiàn)在的信息服務(wù)應(yīng)該具有什么樣的模式，尚不清楚。

3.5復(fù)合型人才缺乏

人才狀況不能適應(yīng)新環(huán)境的需求，面對(duì)檔案收集、整理、鑒定、利用等方面的復(fù)雜情況，面對(duì)檔案保管、保護(hù)和計(jì)算機(jī)等高新技術(shù)的強(qiáng)烈沖擊，還有許多理論和實(shí)踐上的難題需要解決。

4 現(xiàn)代企業(yè)檔案利用服務(wù)的建議與對(duì)策

4.1檔案工作人員自身方面

企業(yè)檔案管理是一個(gè)默默無(wú)聞的崗位，但并不意味著檔案人員沒(méi)有提升自我的空間。除了職稱(chēng)的考評(píng)之外，檔案工作人員還應(yīng)不斷提高自身各方面素質(zhì)，熟悉了解企業(yè)檔案的內(nèi)容及特點(diǎn)，不斷發(fā)掘具有利用價(jià)值的檔案信息資源，進(jìn)行檔案信息資源的整合、編研，不僅為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)創(chuàng)造價(jià)值，還能提高自身對(duì)于企業(yè)檔案的利用服務(wù)的工作能力，全面地、及時(shí)地、準(zhǔn)確地、有效地為利用者提供利用服務(wù)。檔案工作人員的利用服務(wù)質(zhì)量也是展示企業(yè)檔案“親和力”的一種途徑。

4.2企業(yè)員工方面

對(duì)于已利用過(guò)企業(yè)檔案，檔案意識(shí)較強(qiáng)的企業(yè)員工而言，檔案工作人員應(yīng)多征詢(xún)、聽(tīng)取反饋意見(jiàn)，這是對(duì)利用服務(wù)工作最直觀的評(píng)價(jià)，也是完善利用服務(wù)工作迫切需要改進(jìn)的建議。同時(shí)，為了破除企業(yè)檔案外借后，檔案人員干等利用者歸還的局面，可建立一定的催還制度，對(duì)利用者進(jìn)行外借期限約束。如將企業(yè)檔案管理系統(tǒng)與日常文書(shū)處理系統(tǒng)相銜接，無(wú)論閱覽還是外借服務(wù)，均需在檔案管理系統(tǒng)上提請(qǐng)登記，若產(chǎn)生外借利用服務(wù)，則檔案管理系統(tǒng)可定期通過(guò)日常文書(shū)處理系統(tǒng)對(duì)利用者進(jìn)行催還提醒。

4.3企業(yè)檔案信息資源方面

企業(yè)分公司員工相較于本部員工人數(shù)眾多，來(lái)本部檔案室利用檔案的頻率也較高，但通常僅需某份企業(yè)檔案的復(fù)印件即可，不需外借原件。因此，可考慮分析這類(lèi)僅需復(fù)印件即可，且利用頻率較高的企業(yè)檔案進(jìn)行掃描，制成電子文件，若企業(yè)員工有利用需要，則可通過(guò)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)提請(qǐng)登記，經(jīng)審批同意后，檔案工作人員再通過(guò)檔案管理系統(tǒng)發(fā)送具有限定性的電子文件，便可大大提高辦事效率。方便快捷的檔案利用服務(wù)必然能為企業(yè)檔案的“親和力”加分，并樹(shù)立檔案室高效率的工作作風(fēng)，積聚了企業(yè)發(fā)展的“正能量”。

5 結(jié)語(yǔ)

企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)的綜合反映和歷史記錄，是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的重要依據(jù)，是企業(yè)寶貴的財(cái)富合格信息資源?，F(xiàn)代企業(yè)的檔案利用服務(wù)必須緊跟時(shí)代的潮流，強(qiáng)化檔案服務(wù)功能。只有這樣，才能適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的要求，企業(yè)的檔案工作才會(huì)充滿(mǎn)新的生機(jī)和活力。

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