摘 要:本文通過對粵西地區(qū)高校檔案部門的問卷調(diào)查,分析粵西地區(qū)高校檔案管理現(xiàn)狀并對其進(jìn)行分析,最后根據(jù)高校檔案工作所處的背景,從改變對檔案部門的認(rèn)識、加強檔案工作自身的規(guī)范建設(shè)、積極開拓與外界的共享合作等三方面探討如何改善粵西地區(qū)高校檔案工作環(huán)境和推動其持續(xù)發(fā)展,促進(jìn)粵西地區(qū)高校為“一帶一路”戰(zhàn)略做出積極的貢獻(xiàn)。
關(guān)鍵字:檔案管理;粵西高校
基金項目:本文系廣東醫(yī)科大學(xué)2014年學(xué)??蒲谢鹈嫔吓嘤椖俊盎浳鞯貐^(qū)高等院校檔案管理現(xiàn)狀與對策分析”(項目編號:M2014064)。
高校檔案是指一所高校在自身活動中產(chǎn)生的有價值的各類第一手材料,其自身的原始性和真實性對于一所高校能認(rèn)清自己、從歷史中展望未來起著不可忽視的作用。高校檔案管理工作也是一所高校正常運行中不可替代的重要一環(huán),是一所高校持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)支撐。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”、“云端”、“物聯(lián)網(wǎng)”等信息技術(shù)的高速發(fā)展,各類電子文件數(shù)量呈幾何級數(shù)遞增,檔案管理從傳統(tǒng)管理方法過渡到信息管理的步伐也越來越緊迫,高校作為科技前沿陣地,其檔案管理人員更需要積極提升自身以適應(yīng)信息發(fā)展的趨勢,才能更好地做好檔案管理工作。
1 目前粵西地區(qū)高校檔案管理情況分析
此次通過問卷和電話調(diào)查了粵西共10所高校,其中2所未設(shè)立專門檔案部門,根據(jù)反饋情況進(jìn)行統(tǒng)計,粵西地區(qū)高校檔案管理存在如下情況:
1.1 人才隊伍結(jié)構(gòu)失衡
從統(tǒng)計中得出,專職檔案員僅能基本滿足目前的需求,但離適應(yīng)檔案工作的快速發(fā)展還有較大的差距。在專職檔案員隊伍中,女性比例高達(dá)83%,部分高?;揪褪恰澳镒榆姟保信壤龂?yán)重失衡。從年齡層次上看,隨著近年各高校檔案部門的爭取,年齡結(jié)構(gòu)方面有一定的改善,但目前大于50歲的人員比例達(dá)31%,35歲以下的僅有27%,新鮮血液不足,對形成充滿活力、創(chuàng)新發(fā)展的人才隊伍存在一定的影響。從學(xué)歷和專業(yè)結(jié)構(gòu)上看,碩士學(xué)歷人員占24%,這表明一方面高校對于引進(jìn)高學(xué)歷人才的重視,另一方面檔案工作自身要求的提升也促使部分在職檔案人員繼續(xù)進(jìn)修從而獲得更高的學(xué)歷;但檔案專業(yè)碩士畢業(yè)的人員僅有3%,這表明粵西地區(qū)對于引進(jìn)高學(xué)歷檔案專業(yè)人員仍有較大的困難。從職稱結(jié)構(gòu)上看,研究館員職稱獲得者僅占7%,副研究館員職稱獲得者占28%,館員職稱獲得者占41%,助理館員職稱獲得者占10%,未獲得職稱者占14%,可見在短期內(nèi)專職檔案員隊伍中仍是中級職稱人員占主體,高級職稱尤其是正高級職稱人員偏少,不利于檔案研究工作的進(jìn)一步發(fā)展。在引進(jìn)人才機制方面,畢業(yè)應(yīng)聘直接進(jìn)入檔案部門的僅占21%,造成這樣的原因一方面是學(xué)校在引進(jìn)檔案人才的時候?qū)⒆罡邔W(xué)歷和引進(jìn)教師的標(biāo)準(zhǔn)等同起來,加上社會上對檔案部門屬于“清水衙門”、“養(yǎng)老部門”和“婦女會”等偏見,造成學(xué)歷高的人才特別是男性都不愿意進(jìn)入檔案部門,另一方面素質(zhì)不夠的畢業(yè)生不能適應(yīng)檔案工作要求,處于檔案部門不愿意接收的尷尬境地,最后導(dǎo)致檔案部門的進(jìn)人指標(biāo)只好白白浪費。
兼職檔案員是高校專業(yè)檔案員隊伍必要的補充,也是高校檔案隊伍重要的組成部分,還是確保歸檔材料質(zhì)量的重要保證。兼職檔案員一般都是由熟悉本部門工作、具備一定的檔案知識的人員所擔(dān)任,目前粵西地區(qū)高校中75%都建立了兼職信息員的隊伍,但是由于近年來校內(nèi)各部門分工的日益細(xì)化、人員調(diào)動換崗情況增多,造成兼職檔案員隊伍波動較大,新任的兼職檔案員需要一定的時間學(xué)習(xí)并熟悉本部門歸檔工作,這就會給整體的歸檔工作造成一定的負(fù)面影響。
1.2 領(lǐng)導(dǎo)支持力度有待加強
在高校,領(lǐng)導(dǎo)不支持或者少支持的工作往往開展均十分困難。由于社會上對于檔案部門的偏頗認(rèn)知,造成部分領(lǐng)導(dǎo)對檔案部門認(rèn)知偏差,無法認(rèn)清檔案管理工作的潛在價值,繼而未能真正重視該項工作。少部分高校甚至由于人手問題仍未真正建立檔案室(館),建立了檔案室(館)的高校大部分也是掛靠在學(xué)校辦公室底下的一個科級部門,只有極少數(shù)的是真正意義上的獨立部門,這就意味著開展檔案工作中往往需要經(jīng)過多重領(lǐng)導(dǎo),造成檔案工作開展的延時性比較明顯,最終導(dǎo)致檔案材料的收集困難、歸檔不及時的現(xiàn)象時有發(fā)生。但同時如需要利用檔案的時候不能及時調(diào)閱或者根本沒有收集到,領(lǐng)導(dǎo)感受不到檔案管理帶來的便利,更會進(jìn)一步將檔案管理工作邊緣化,惡性循環(huán)之下檔案管理工作開展只會舉步維艱,更談不上進(jìn)一步的發(fā)展。
1.3 數(shù)字化進(jìn)度未能跟上要求
目前隨著信息技術(shù)的發(fā)展,大部分高校都意識到要加快自身信息化建設(shè),但卻往往會忽略檔案部門的信息化需求。部分高校的檔案部門經(jīng)過爭取,學(xué)校在檔案信息化管理的硬件方面有一定的補充,但軟件方面的支持卻仍未能十分到位,而檔案部門的專項經(jīng)費大多僅能維持檔案管理的日常開支,未能有足夠的經(jīng)費用于軟件開發(fā),最終只能在極有限的范圍內(nèi)提高檔案信息化管理水平,遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到信息化時代的利用要求。調(diào)查的情況顯示粵西地區(qū)高校中對原有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化完成度<20%的有5所,20%-50%的有2所,大于50%的1所,信息化道路仍舊漫長。
2 粵西地區(qū)高校檔案工作發(fā)展的對策
2.1 端正認(rèn)識,樹立形象
(1)要獲得他人的認(rèn)同和尊重,首先需要端正自身對于檔案事業(yè)的認(rèn)識。檔案員是獨立的個體,進(jìn)入檔案行業(yè)的原因也各有不同,這意味著檔案員也會對檔案工作有著不同的認(rèn)識,就如一萬人眼中就有一萬個哈姆雷特,或喜歡或厭惡,或肯定或否定。這些認(rèn)識直接導(dǎo)致對檔案工作的評價,更會直接影響檔案工作的積極性。作為一名合格的檔案員,必須首先自己要對檔案工作有一個正確的認(rèn)識,通過與工作的前輩進(jìn)行交流、參加職業(yè)道德教育等方式,逐步形成正確的檔案觀,只有認(rèn)清檔案工作對于單位乃至社會的作用,才是真正投身于檔案事業(yè)。[1]
其次需要改變外界對檔案部門的認(rèn)識,主要是領(lǐng)導(dǎo)對于檔案工作的觀念。檔案工作看似簡單,實際上也具有較強的專業(yè)性,對于管理人員來說,既要有專業(yè)的知識與技能,更要有很強的責(zé)任心和使命感。在信息化的大時代背景下,更要求具備一定的信息管理能力,如熟練運用計算機軟件、較容易接受新鮮的技術(shù)與手段、對于先進(jìn)的管理方法有敏銳的觸覺。
(2)有了端正的認(rèn)識,我們就應(yīng)強化服務(wù)意識,樹立主動提供檔案服務(wù)的形象。檔案的最終目的是為了利用,是為了造福個人、單位乃至社會發(fā)展,所以服務(wù)性也視為檔案工作的基礎(chǔ)屬性之一。隨著各種信息技術(shù)推動著社會高速發(fā)展,檔案的利用和服務(wù)層次也越來越廣泛,特別是電子檔案的出現(xiàn),促使檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化必須加快腳步。作為檔案工作者,應(yīng)該及時了解基層、單位、社會對于檔案的需求信息,建立起一套符合自身實際并有一定前瞻性的現(xiàn)代檔案管理制度,努力深挖檔案中的利用價值,探尋將檔案管理轉(zhuǎn)化為知識管理,更好地為社會、為群眾提供更快捷、更準(zhǔn)確、更符合需求的檔案服務(wù)。
2.2 制定規(guī)范,緊抓績效
無規(guī)矩不以成方圓,任何工作都需要有對應(yīng)的規(guī)則、規(guī)范去約束其行為,才能順利開展該項工作。檔案工作看起來很簡單,但其中在收集、鑒別、整理方面都有獨特的技巧。因此,在檔案員進(jìn)行收集、整理、分類、歸檔、分析、計算機操作等能力的培養(yǎng)的同時,再請具有豐富經(jīng)驗前輩和具有豐富專業(yè)知識同志的指導(dǎo),最后結(jié)合每位檔案員擅長的領(lǐng)域知識,慢慢在實際操作中制定一系列相對應(yīng)的規(guī)范性操作流程,令整個檔案管理流程做到缺人不掉線,即使是新進(jìn)人員也可以快速弄懂具體的操作流程完成該崗位的工作。
有了規(guī)范,還需要建立行之有效的績效考核體系,才能進(jìn)一步規(guī)范檔案管理,找出工作中的不足,對檔案工作做出適時、全面、正確的評價,這也是是檔案事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展必要的基礎(chǔ)。績效考核的結(jié)果直接與工作者的經(jīng)濟利益掛鉤,在一定程度上可以反推專兼職檔案員要加強檔案意識,增強檔案工作責(zé)任心、事業(yè)心,按規(guī)定做好檔案工作的同時,也能積極地去思考如何更好地做好檔案工作,從而加速推動檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化進(jìn)程。由于檔案工作崗位和高校教輔的其他崗位相比較,具有其特殊性,所以在建立考核體系的時候,必須要根據(jù)檔案工作的實際情況建立有別于一般教輔單位的考核體系,并定期開展各項檢查和考核評估,把該考核結(jié)果作為檔案人員晉升的主要依據(jù)。但同時也需要有一定的績效激勵制度,實現(xiàn)檔案員收入與崗位貢獻(xiàn)相掛鉤,從經(jīng)濟方面刺激檔案員提高自身工作積極性。
2.3 開拓合作,共享資源
故步自封是發(fā)展的天敵,但檔案工作一直都容易被忽略,更容易造成一個相對封閉的環(huán)境,嚴(yán)重制約檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。為此,作為高校的檔案部門,我們應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮高校資源圈的優(yōu)勢。鑒于粵西地區(qū)的高校沒有檔案相關(guān)專業(yè),我們可以選擇和具有檔案專業(yè)的省內(nèi)外高校合作,邀請他們安排實習(xí)生過來實習(xí),一方面讓檔案專業(yè)實習(xí)生參與到實質(zhì)性業(yè)務(wù)操作上面,另一方面可以實習(xí)生這類“新鮮血液”提供一些新思路新方法,這樣到最后不但解決了工作中的技術(shù)性問題,還能提高實習(xí)生的業(yè)務(wù)水平,甚至可以引進(jìn)一些適合自身要求的畢業(yè)生,實現(xiàn)了一個三贏的局面。我們還可以不定時邀請檔案領(lǐng)域一些知名的專家學(xué)者來校指導(dǎo)和講學(xué),讓專兼職檔案員能接受新理論、新觀念的熏陶,從而不斷提高的檔案員的理論水平。
高校是社會智庫的重要組成部分,如全省高校檔案能實現(xiàn)一定程度上的資源共享,對于粵西地區(qū)高校是百利而無一害,但大范圍的高校檔案進(jìn)行共享并非一朝一夕之功,期間涉及到的部門和需要協(xié)調(diào)的關(guān)系更是一個長期的過程,粵西地區(qū)高校可以嘗試提前探討粵西地區(qū)小范圍高校能試行檔案資源的共享,通過可開放檔案資源的共享,一方面可為將來全省高校檔案資源共享提供有益的經(jīng)驗,另一方面可通過檔案資源的共享促進(jìn)思想的碰撞,進(jìn)而推動檔案工作往更好的方向發(fā)展。
在“一帶一路”倡議的帶動下,粵西地區(qū)高校檔案部門應(yīng)該緊抓契機,勤練內(nèi)功,開拓視野,積極共享,為重新建立檔案工作的服務(wù)新形象,推動檔案工作繼續(xù)健康發(fā)展做出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)
[1]黃英.淺談高校培訓(xùn)部門檔案管理工作存在的問題及對策[J]. 學(xué)園, 2017,(9): 187-188
作者簡介
黃河(1982-),男,廣東湛江,檔案副研究館員,本科,碩士學(xué)位,主要研究方向為高校檔案管理、檔案信息化建設(shè)、檔案人才隊伍的建設(shè)。