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        檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑

        2018-11-07 09:16:02肖玉華
        卷宗 2018年24期
        關(guān)鍵詞:有效途徑現(xiàn)代化檔案管理

        肖玉華

        摘 要:不管是國(guó)家的機(jī)關(guān)還是企業(yè)單位,都要重視檔案管理工作,檔案里包含了單位員工們的信息資料和單位的發(fā)展歷程,是各個(gè)單位未來(lái)發(fā)展的重要資料。伴隨著科學(xué)的技術(shù)發(fā)展,檔案管理工作也要相應(yīng)的做出發(fā)展,實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化,讓檔案管理工作可以發(fā)揮其價(jià)值,這樣才能為單位發(fā)展提供必要的檔案數(shù)據(jù)信息。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;現(xiàn)代化;有效途徑

        檔案里的資料包含了人多年的信息資料,是一種重要的記錄載體,對(duì)于人事部門來(lái)說(shuō),在調(diào)動(dòng)人員上要結(jié)合檔案資料進(jìn)行科學(xué)的人員配置。從現(xiàn)在來(lái)看,因?yàn)閱挝坏墓ぷ魅藛T數(shù)量比較多,加上內(nèi)部管理體系不健全,傳統(tǒng)的檔案管理方式很難和時(shí)代發(fā)展相適應(yīng),所以必須優(yōu)化現(xiàn)在的檔案管理方式,實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

        1 檔案管理現(xiàn)代化的重要性

        檔案管理工作對(duì)于企業(yè)的發(fā)展具有重要的意義,實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化對(duì)于企事業(yè)單位的發(fā)展具有重要價(jià)值,具體來(lái)看主要有以下幾種表現(xiàn)。

        1.1 檔案管理現(xiàn)代化有利于科學(xué)的配置員工

        任何一個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)行都需要檔案信息,要想做出科學(xué)的決策也需要檔案的輔助。借助于對(duì)檔案的審查可以發(fā)現(xiàn)個(gè)體的優(yōu)缺點(diǎn),科學(xué)的配置員工,讓他們能夠在最適合的崗位上發(fā)揮作用,較臨時(shí)抽查要省時(shí)省力得多,“一個(gè)蘿卜一個(gè)坑”,節(jié)約了許多不必要的支出,極大地發(fā)揮出了人才價(jià)值,提高了勞動(dòng)者的積極性,從而優(yōu)質(zhì)快速地推進(jìn)工作的進(jìn)展。

        1.2 現(xiàn)代化檔案便于存儲(chǔ),利于準(zhǔn)確分析社會(huì)動(dòng)向

        實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化可以借助于互聯(lián)網(wǎng)來(lái)把檔案進(jìn)行科學(xué)的分類,存儲(chǔ)的方式更加科學(xué),借助于這些檔案材料可以清晰的分析未來(lái)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展方向,把握發(fā)展的機(jī)遇,揚(yáng)長(zhǎng)避短地規(guī)避發(fā)展道路上的障礙,以完整、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)資源,提煉出適合企業(yè)單位操作運(yùn)行的舉措。

        1.3 現(xiàn)代化檔案便于傳輸,利于工作效率的提高

        現(xiàn)代化的企業(yè)單位一般都具備多個(gè)職能部門,部門之間具有獨(dú)立性,同時(shí)也需要互通,現(xiàn)代社交網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展,早已實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)接受傳送消息的功能,那么檔案管理當(dāng)然也需要利用QQ、微信、釘釘?shù)壬缃黄脚_(tái)互相輸送檔案內(nèi)容,節(jié)省了大量的人員查找時(shí)間,管理者可以在短時(shí)間內(nèi)獲取到想要的資源信息,突破了時(shí)間與空間的界限,極大地實(shí)現(xiàn)了檔案的便捷流通,達(dá)到信息的實(shí)時(shí)共享。

        1.4 現(xiàn)代化檔案便于移動(dòng),利于空間的節(jié)省

        和過(guò)去的檔案管理方式不同,現(xiàn)代化的檔案管理可以和科學(xué)技術(shù)相結(jié)合,把大量的檔案資料存儲(chǔ)到小小的空間,在后期的檔案搜索中非常便捷。對(duì)于大部分單位來(lái)說(shuō),借助于U盤、硬盤等便于移動(dòng)的載體,可以快速的存儲(chǔ)信息,在需要信息時(shí)可以快速的提取,同時(shí)結(jié)合傳統(tǒng)封存于檔案袋里的紙質(zhì)文件,兩相結(jié)合強(qiáng)化了檔案的安全性。

        2 現(xiàn)在的檔案管理存在的問(wèn)題分析

        伴隨著時(shí)代的發(fā)展,實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化是大勢(shì)所趨,不過(guò)通過(guò)研究可以發(fā)現(xiàn),檔案管理的現(xiàn)代化面對(duì)著一些問(wèn)題,具體來(lái)看主要有以下幾種表現(xiàn)。

        2.1 管理基礎(chǔ)比較薄弱

        現(xiàn)在的大部分單位的檔案管理基礎(chǔ)工作不到位,檔案管理現(xiàn)代化的設(shè)備不足,同時(shí)缺乏專業(yè)的檔案管理現(xiàn)代化人才。現(xiàn)在的檔案管理工作比較缺乏較為完備目錄,部分企業(yè)內(nèi)部科技檔案,未進(jìn)行卡片登記。通常為了制作上述卡片,需要借助于大量人工進(jìn)行實(shí)現(xiàn)。一方面費(fèi)時(shí)費(fèi)力,消耗一系列人力,另一方面不能充分符合統(tǒng)一的規(guī)范。

        2.2 檔案匯編存在問(wèn)題

        現(xiàn)在的檔案匯編工作需要很長(zhǎng)的時(shí)間,同時(shí)效率也不高,很多檔案管理的步驟沒(méi)有實(shí)現(xiàn)和科學(xué)技術(shù)的有機(jī)結(jié)合,依然借助于人工的力量完成目標(biāo)和索引編制,工作效率不高。完成一次相應(yīng)的匯編,對(duì)于全部相關(guān)檔案,遵循從頭到尾原則進(jìn)行翻閱,將浪費(fèi)大量時(shí)間。

        2.3 檢索方面存在問(wèn)題

        現(xiàn)在的檔案檢索存在一些不足,由于沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化,導(dǎo)致在檢索上浪費(fèi)了大量的時(shí)間,實(shí)際工作比較被動(dòng),如果一味采用此種檢索手段,一定將出現(xiàn)漏查,甚至引起科技檔案難以實(shí)現(xiàn)充分利用。

        3 檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑

        通過(guò)上面的分析可以得知,現(xiàn)在的檔案管理現(xiàn)代化里存在很多不足,要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化還需要加大研究力度,下面是筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)分析的檔案管理現(xiàn)代化的有效措施。

        3.1 認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代化檔案管理的重要性

        在過(guò)去,檔案管理工作是企事業(yè)單位一直忽視的,認(rèn)為其很難直接的獲得利益,而且還需要加入資金和人才。這樣一來(lái),檔案管理工作不能實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。事實(shí)上,檔案管理工作對(duì)于企事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展具有重要的意義,而且這項(xiàng)工作非常繁瑣,需要極大的耐心和細(xì)心,定期檢閱排序,檔案作為企業(yè)單位內(nèi)部最機(jī)密的部分,一旦發(fā)生泄露或丟失,將有可能造成不可估量的損失,因此,相關(guān)的管理人員要加大對(duì)檔案管理工作的重視力度,認(rèn)可現(xiàn)代化檔案管理為企業(yè)單位作出的直接、間接貢獻(xiàn)。

        3.2 引進(jìn)信息技術(shù)設(shè)施

        過(guò)去的檔案管理模式下,檔案信息的存儲(chǔ)耗費(fèi)很多時(shí)間,而且伴隨著時(shí)間的推移,紙質(zhì)的檔案很容易腐爛,這樣一來(lái)檔案的實(shí)效性受到了影響。所以,對(duì)于企業(yè)單位來(lái)說(shuō)要重視檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè),引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)施,借助于信息化手段提高檔案管理的安全性,存儲(chǔ)重要的數(shù)據(jù)信息,電腦的篩選排列功能可以直觀地解讀出問(wèn)題的重心,為檔案管理人員節(jié)省出大量時(shí)間,以便于制定檔案分析總結(jié)報(bào)告。

        3.3 篩選高素質(zhì)人才

        檔案里的信息是企事業(yè)單位自身的重要材料,它對(duì)于企事業(yè)單位的發(fā)展具有重要意義。相關(guān)的檔案管理者必須要有責(zé)任心,在做好對(duì)檔案資料的存儲(chǔ)以后還要保障檔案的安全。所以,各個(gè)單位要配置一些高素質(zhì)的人才,為其提供內(nèi)部培訓(xùn)機(jī)會(huì),幫助相關(guān)人員樹(shù)立現(xiàn)代化的管理觀念,以高效的管理水平推動(dòng)檔案管理的穩(wěn)步發(fā)展。檔案管理方面相關(guān)人員,需要自身具備較為良好綜合素質(zhì)。所以應(yīng)對(duì)檔案人員,予以針對(duì)性專業(yè)教育。計(jì)算機(jī)操作知識(shí),才能盡快實(shí)現(xiàn)掌握,自身能力得到不斷提高。除此之外,要重視開(kāi)拓檔案管理者的視野,實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化,發(fā)揮檔案信息的價(jià)值。

        3.4 多種管理方式結(jié)合

        盡管檔案管理的現(xiàn)代化提高了執(zhí)行的效率,但是因?yàn)楹芏鄼n案管理軟件不夠穩(wěn)定,很有可能會(huì)丟失重要的文件。所以必須實(shí)現(xiàn)多種檔案管理方式的有機(jī)結(jié)合,在保存了電子檔案的同時(shí)還要保存好紙質(zhì)的文件,保障檔案資料的安全性。另外,公用電腦應(yīng)設(shè)置密碼,確保工作人員離崗時(shí)的安全性。

        3.5 完善庫(kù)房管理系統(tǒng)

        要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化必須完善對(duì)于庫(kù)房的管理,借助于先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)可以把握庫(kù)房的實(shí)際情況,同時(shí)還可以幫助檔案管理方面相關(guān)人員,能夠更加清楚檔案究竟如何進(jìn)行存放,掌握具體位置信息,對(duì)應(yīng)的實(shí)際數(shù)量,以及保管方面相關(guān)情況,方便工作人員進(jìn)行查詢。除此之外,要盡可能的提高庫(kù)房的實(shí)際安全系數(shù),不斷完備相關(guān)設(shè)施,爭(zhēng)取比較完好無(wú)損,隨時(shí)予以科學(xué)檢查,并且進(jìn)行較為良好維護(hù)。

        4 結(jié)束語(yǔ)

        通過(guò)上面的分析可以得知,在時(shí)代不斷發(fā)展的背景下,檔案管理工作也實(shí)現(xiàn)了巨大的變化。從現(xiàn)在來(lái)看,很多企事業(yè)單位都引進(jìn)了先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來(lái)管理檔案,逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化?,F(xiàn)在的檔案管理工作存在很多不足,必須加大重視力度,從思想上、技術(shù)上和管理方式等方面突破過(guò)去的檔案管理工作模式,提高檔案管理的實(shí)效性。

        參考文獻(xiàn)

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        [4]潘昕,李名家.高校檔案服務(wù)校園文化建設(shè)的實(shí)踐與思考———基于檔案管理現(xiàn)代化的視角[J].華中農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版),2013(2):133~136.

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