王曉雷

摘 要：在檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，檔案工作者往往會被一些問題所困擾。本文將結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗，對幾點常見的問題進行論述。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；數(shù)字化；問題

隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，各行各業(yè)掀起了一股數(shù)字化、自動化的潮流。而對企業(yè)來說，檔案的數(shù)字化建設(shè)則是辦公自動化的重要組成部分。尤其是在國家出臺了相關(guān)的數(shù)字檔案館建設(shè)指南及建設(shè)標準后，越來越多的企業(yè)檔案館進行了數(shù)字化建設(shè)。但是在數(shù)字化的過程中，往往會遇到一些阻礙數(shù)字化建設(shè)，并影響之后檔案管理及檔案利用的問題。下面，筆者將結(jié)合實際的工作經(jīng)驗，列出幾點較為常見的問題，并提出一些問題的解決方法。

1 檔案系統(tǒng)難以使用

在檔案數(shù)字化建設(shè)之初，選擇一款適合的檔案管理系統(tǒng)可以說是一項尤為重要的工作。但是，部分企業(yè)檔案館的檔案系統(tǒng)，卻無法適用于日常的檔案工作。例如，一些系統(tǒng)是作為企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的一部分，忽略檔案工作的實際情況而被分配給檔案館的；還有一些，則是由于企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者或檔案人員僅為了“數(shù)字化”而“數(shù)字化”，一味的追求所謂的“高大上”，而選擇了與日常檔案工作不相匹配的檔案系統(tǒng)。其結(jié)果，或是檔案系統(tǒng)被棄之不用，或是在原本管理方式不變的情況下，額外的增加了一份數(shù)字系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入及維護工作。不但無法為檔案工作提供助力，反倒會成為檔案工作者和企業(yè)的負擔。

為了應(yīng)對這一問題，檔案工作者應(yīng)盡量選擇可以進行定制開發(fā)的檔案系統(tǒng)。在系統(tǒng)開發(fā)時，可由檔案館數(shù)字化負責人，與系統(tǒng)開發(fā)方的系統(tǒng)分析師、信息管理專家等共同進行系統(tǒng)規(guī)劃。結(jié)合平日工作的規(guī)范與習慣，分析需求，梳理出業(yè)務(wù)流程與數(shù)據(jù)流程，并做好規(guī)范化的數(shù)據(jù)字典等。此外，也要充分考慮系統(tǒng)的兼容性、可擴展性、以及系統(tǒng)完成開發(fā)后的后續(xù)維護服務(wù)等。

2 檔案數(shù)字化不分輕重先后

由于檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換比例影響著數(shù)字化檔案館的達標與否，因此，有不少企業(yè)的檔案館在數(shù)字化工作中僅僅追求數(shù)字化轉(zhuǎn)換的數(shù)量。以企業(yè)大量的人力、物力為代價，并耗費過多的時間，將其保存的檔案全部進行了數(shù)字化轉(zhuǎn)換。

但從根本上說，企業(yè)檔案館終究是為企業(yè)的研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等工作提供支持服務(wù)的部門。在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的過程中，應(yīng)以企業(yè)的需求為導(dǎo)向，對利用頻繁、價值較高的檔案優(yōu)先進行數(shù)字化。以較小的人力物力的消耗，更快更好的為企業(yè)的其他部門提供數(shù)字化檔案的利用服務(wù)。而對于那些較少使用的，或價值較低的檔案，則可采用“邊用變轉(zhuǎn)換”的原則。即有需要時再進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。不僅不會對檔案的正常使用造成過多影響，也可減輕企業(yè)及檔案工作人員的負擔。

3 輕視檔案系統(tǒng)的利用與開發(fā)功能

在一些檔案利用頻率較低的企業(yè)中，其檔案館往往只習慣于做好檔案的收集、整理和保存工作?？v使在檔案數(shù)字化后，這種習慣仍會保留下來。而對于那些檔案利用率較高的企業(yè)來說，其對檔案系統(tǒng)的檢索和借閱功能則可能會更加重視一些。以便在有需要時，能更快的檢索出相應(yīng)的檔案，并及時為借閱人辦理檔案的借閱手續(xù)。

然而，檔案的利用與開發(fā)是檔案工作的重要一環(huán)。數(shù)字檔案系統(tǒng)所具備的功能，也不應(yīng)僅限于檔案的接收、整理、保存、檢索和借閱。電子檔案的瀏覽、借閱權(quán)限的在線審批、檔案信息的深層次加工和信息推送等，都應(yīng)是數(shù)字檔案系統(tǒng)所具備，且能夠被檔案工作人員善加利用功能。

以實際工作為例：通過檔案系統(tǒng)為企業(yè)內(nèi)的不同人員設(shè)置各自的瀏覽權(quán)限，使其能自行通過檔案系統(tǒng)客戶端或與檔案系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)的網(wǎng)頁瀏覽到需要的檔案資源；為不同的檔案添加知識標簽，以便檔案利用人能以不同的方式、角度去快速、便捷的找到所需的檔案資源，同時也便于檔案人員在分析使用者的瀏覽習慣后，更加精準的為檔案利用人推送檔案信息資源，化被動為主動；通過檔案系統(tǒng)，將原本不同類別的檔案關(guān)聯(lián)、整合，使其可以在諸如項目投標，網(wǎng)頁宣傳等需要大量、多種類型檔案的地方發(fā)揮作用。

只有運用好數(shù)字化檔案系統(tǒng)的檔案利用與開發(fā)功能，才能真正的做到企業(yè)檔案工作的提質(zhì)增效和創(chuàng)新發(fā)展。增加檔案部門的活力與競爭力，協(xié)助企業(yè)增產(chǎn)增效，提高檔案部門在企業(yè)內(nèi)的價值。

4 忽視了數(shù)字檔案的保密工作

檔案保密工作不僅關(guān)系企業(yè)的效益與生存，甚至會影響到國家的利益。

許多企業(yè)檔案館雖能很好的實行實體檔案的保密工作，卻有可能忽視數(shù)字檔案的保密工作。如將涉密的數(shù)字檔案置于連接外網(wǎng)的檔案系統(tǒng)中，或用移動存儲設(shè)備隨意的拷貝電子文件等。在面對數(shù)字化檔案時，許多不經(jīng)意間的舉動，都有可能造成涉密檔案的外泄。

關(guān)于數(shù)字檔案的保密工作，筆者認為應(yīng)該做到以下幾點：第一，無論涉密與否，企業(yè)檔案系統(tǒng)都應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，運行于企業(yè)的局域網(wǎng)內(nèi)。第二，對于保密要求較高的數(shù)字檔案，應(yīng)置于專門的涉密計算機中，并與所有網(wǎng)絡(luò)物理隔離。第三，所有的系統(tǒng)中都應(yīng)安裝病毒防護軟件，使計算機因意外接入互聯(lián)網(wǎng)或插入染毒移動存儲器時，免于受到病毒感染或木馬程序的攻擊。第四，不使用無線鼠標、鍵盤等無線外設(shè)，以及擁有數(shù)據(jù)存儲功能的打印機或掃描儀等，以免在使用這些設(shè)備時造成涉密檔案的泄露。最后，不隨意使用移動存儲設(shè)備拷貝數(shù)據(jù)，尤其不可將移動存儲設(shè)備在外網(wǎng)機與內(nèi)網(wǎng)機之間混用，以免染毒存儲設(shè)備盜取涉密數(shù)據(jù)。

當然，關(guān)于數(shù)字檔案的保密工作，不僅要做到以上幾點。加深對數(shù)字檔案保密工作的重視程度，制定完善的保密制度并嚴格執(zhí)行，才是做好保密工作的根本。

5 因檔案數(shù)字化而盲目銷毀實體檔案

對于部分檔案館規(guī)模較小的企業(yè)來說，對檔案進行數(shù)字化的主要原因，便是為了節(jié)省檔案的存放空間。

在對檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后，一些小規(guī)模的檔案館不僅會對一些已經(jīng)超過保管期限和在檔案收集范圍外的文件進行銷毀，還可能私自將一些仍在保管期限內(nèi)的檔案進行銷毀。而這么做，除會違反檔案的相關(guān)法規(guī)外，更可能對企業(yè)的實際工作與運營造成困擾。

從法律方面的需求來講，企業(yè)所需要的是檔案的法律憑證性與法律效力。雖然數(shù)字檔案具有一定的法律憑證性，但由于其本身具有的易修改性等特點，可能會使數(shù)字檔案的憑證性降低，且其法律憑證性也并不能保證其一定具有法律效力。在真正使用數(shù)字檔案時，可能需要通過司法鑒定中心、公證處等部門予以鑒定、公證。此外，在不同法院中，對于數(shù)字檔案的法律效力的認可度也有所不同。

從企業(yè)經(jīng)營活動的需求來講，實體檔案也有著數(shù)字檔案所無法替代的作用。如在進行企業(yè)的榮譽展覽、宣傳時，實體檔案展品往往比數(shù)字化的文字、影音等更加具有吸引力和說服力。而在企業(yè)進行投標時，招標方也常會要求查看合同、獎狀原件等實體檔案，以此來確認投標企業(yè)的實力與資格。

檔案的數(shù)字化并不是盲目拋棄實體檔案的理由。在實體檔案存放空間確實不足時，除結(jié)合實際需求依法依規(guī)實行檔案銷毀工作外，也可考慮檔案托管單位的檔案托管服務(wù)。

6 結(jié)語

本文所列舉出，僅為筆者所了解的一些較為常見的問題。隨著檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展，更多的問題也將隨之而來。而結(jié)合實際的工作情況，找出這些問題的解決之道，則是需要檔案工作者不斷的思考與探索。

參考文獻

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[2]國家檔案局辦公室. 企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南[Z].2017-9-1