吳桂玲

摘 要 行政工作的順利開展離不開行政秘書的協(xié)助，行政秘書在工作中起到了管理內(nèi)務(wù)、上傳下達(dá)、調(diào)查研究以及協(xié)調(diào)上下關(guān)系等多方面的重要作用。想要更好地順應(yīng)新時代的發(fā)展和當(dāng)今民辦學(xué)校的迫切需要，行政秘書必須為自己進(jìn)行精準(zhǔn)的角色定位，從方方面面提升自身的綜合素質(zhì)，才可以為民辦學(xué)校的辦學(xué)提供一己之力。在本文中首先提出了秘書的定義以及工作特點，隨后給出了行政秘書的幾種角色定位，最后緊跟時代要求提出了行政秘書應(yīng)當(dāng)具備的幾點基本素質(zhì)，旨在提供一些參考意見，促進(jìn)我國民辦高校更好地完成辦學(xué)任務(wù)。

關(guān)鍵詞 行政秘書 民辦學(xué)校 角色定位 基本素質(zhì)

中圖分類號：G472 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2018.08.011

Abstract The smooth development of administrative work can not be separated from the assistance of the administrative secretary， and the administrative secretary has played an important role in managing internal affairs， uploading， investigating and researching and coordinating the relationship of upper and lower. In order to better conform to the development of the new era and the urgent needs of the private schools， the Administrative Secretaries must make a precise role orientation for themselves and improve their comprehensive quality from all aspects. In this paper， the definition of the Secretary and the characteristics of the work are first put forward， and then several roles of the administrative secretary are given. Finally， the basic qualities that the administrative secretary should have are put forward with the requirements of the times. The aim is to provide some reference opinions and promote the private colleges and universities to complete the task of running a school better.

Keywords administrative secretary； private colleges； role positioning； basic quality

1 秘書的定義以及工作特點

1.1 秘書的定義

秘書一般是指管理辦公室程序，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人員處理政務(wù)及日常事務(wù)，并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實施提供服務(wù)的工作者。隨著民辦學(xué)校不斷進(jìn)行改革和創(chuàng)新，人們對于行政秘書的角色定位和基本素質(zhì)又有了新的時代要求，因此在本文中對其進(jìn)行探討就有了更加現(xiàn)實的意義。

1.2 行政秘書工作特點

行政秘書的工作特點反映了行政秘書作為一個職業(yè)群體在職業(yè)生活中所具有的與崗位相關(guān)工作性質(zhì)和工作職責(zé)，是自身職業(yè)價值的重要體現(xiàn)。直接性和輔助性相統(tǒng)一、突發(fā)性與常規(guī)性相統(tǒng)一以及專門性與綜合性相統(tǒng)一是當(dāng)前行政秘書重要的三個特點。

直接性和輔助性是行政秘書的工作特點之一。直接性是指其自身能直接處理部門或者是學(xué)校院系的相關(guān)行政事務(wù)，一方面行政秘書可以根據(jù)民辦學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提供的相關(guān)信息完成輔助工作，領(lǐng)導(dǎo)能根據(jù)事務(wù)本身的相關(guān)信息完成決策工作；另一方面行政秘書也可以貫徹落實上級領(lǐng)導(dǎo)指示處理代辦的行政事務(wù)，是決策后的直接行動者。輔助性是指秘書的本職行業(yè)就是起到一個輔助的作用，相當(dāng)于我們所說的“助手”，主要就是配合學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提出的決策進(jìn)行貫徹落實工作，但其自身并沒有實際的指揮權(quán)或者是決策權(quán)。

突發(fā)性與常規(guī)性是行政秘書的工作特點之一。突發(fā)性屬于偶發(fā)事件，是打破了學(xué)校原有計劃而發(fā)生的事務(wù)，其中包括上級部門臨時出差、學(xué)校發(fā)布緊急通知、院系臨時召開會議等內(nèi)容。而常規(guī)性是指高校行政工作的重復(fù)性、計劃性和可預(yù)見性等，這使得行政秘書的工作保持著一定的周期規(guī)律性，例如：制定學(xué)校每個學(xué)期的工作計劃、總結(jié)學(xué)校每個學(xué)期的工作、審評職工職稱等工作，是可預(yù)見的、可及時處理的事務(wù)。突發(fā)性和常規(guī)性的工作特點相互統(tǒng)一，彼此不會發(fā)生任何矛盾。

專門性與綜合性同樣也是行政秘書的工作特點之一。行政秘書的工作綜合性非常強(qiáng)，涉及到的工作面十分廣泛，不僅需要更好地幫助學(xué)校上下級溝通，達(dá)到上傳下達(dá)、下情上報的目的；同時也需要溝通好民辦學(xué)校每個部門之間的微妙關(guān)系；還需要聯(lián)絡(luò)好內(nèi)外關(guān)系，做好學(xué)校對外宣傳的工作。專門性是指其工作分工的專門性，針對不同工作崗位和工作性質(zhì)，要分門別類地進(jìn)行處理和溝通。綜合性特點是指行政工作涉及的范圍十分廣泛，行政秘書在協(xié)調(diào)的過程中，對于每個部門設(shè)置不同的工作側(cè)重點，有負(fù)責(zé)起草文件的、有處理人事師資工作的、有組織工會活動的等等。

2 行政秘書角色定位

角色，是指個體在特定的社會關(guān)系中所具有的規(guī)定的權(quán)利義務(wù)和行為規(guī)范。

在我們對行政秘書進(jìn)行角色定位的過程當(dāng)中，可以更好的幫助行政秘書認(rèn)可自身的工作職責(zé)，規(guī)范自身的行為準(zhǔn)則，自主地履行自身的工作職責(zé)。那么，當(dāng)前的行政秘書到底在民辦教學(xué)的工作中扮演了怎樣的角色？我們從其工作特點出發(fā)，認(rèn)定其扮演著一個復(fù)雜的、動態(tài)的多重角色，主要為以下幾種：

2.1 助手與參謀者的角色

秘書的主要日常工作便是協(xié)助民辦學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)妥善處理好各類事務(wù)，也可以說，行政秘書扮演著“助手”的角色。當(dāng)前民辦學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)大多數(shù)都身兼數(shù)職，每天會有繁雜的事務(wù)需要去妥善處理，但是不可能每件事情都親力親為，這時候行政秘書將會發(fā)揮自身的重要作用，妥善處理好一些簡易的事務(wù)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)雖然事務(wù)繁多，但是處理起來不能憑借自己的臆想來解決問題，需要下級提供的相關(guān)經(jīng)驗和信息才能夠有效完成決策，秘書又在其身邊擔(dān)任起了“參謀者”的角色，實時從各處獲取幫助領(lǐng)導(dǎo)決策的有效信息，歸納、總結(jié)、處理以及研究后方可為領(lǐng)導(dǎo)決策提供智能的、必要的支持，輔助領(lǐng)導(dǎo)更及時地做出決策。

2.2 育人與服務(wù)者角色

民辦高校的主要工作就是為社會培育更多人才，這也是每所學(xué)校開展工作的出發(fā)點和落腳點。民辦高校的領(lǐng)導(dǎo)本職工作就是為了給社會培育更多優(yōu)秀的人才，行政秘書的工作也是如此，在工作中扮演著育人和服務(wù)者的角色。行政秘書通過間接的方式來教育和管理人才，按照民辦高校的規(guī)章制度，不斷規(guī)范高校學(xué)生的行為準(zhǔn)則，審批學(xué)生的相關(guān)活動；與此同時行政秘書還通過直接的方式服務(wù)于學(xué)生管理、師資教學(xué)活動等諸多工作，兩種途徑相互作用，共同幫助高校更好地培育出優(yōu)秀的人才。

2.3 代表與基層管理者角色

相比于民辦高校的領(lǐng)導(dǎo)來說，行政秘書是沒有決策和指揮的權(quán)利的，但是其自身的崗位卻處于十分重要的地位，作為民辦高校的領(lǐng)導(dǎo)，不可能每件小事都做到親力親為。但是秘書可以發(fā)揮自身的作用，按照領(lǐng)導(dǎo)的需求去直接辦理事務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)排憂解難，可以說，行政秘書的工作就代表著領(lǐng)導(dǎo)自身去處理事務(wù)，也是代表領(lǐng)導(dǎo)行使基層管理功能?！坝藶楸尽笔敲克褶k高校發(fā)展的核心目標(biāo)，在學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)的支持下，行政秘書可以更好地實施上級領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出的指令，完成科研管理、教職工會議考勤、處理行政事務(wù)等諸多工作，使自己成為民辦院校管理層領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，更好地幫助民辦高校完成培養(yǎng)人才的重任。

2.4 公關(guān)者角色

行政秘書擔(dān)任的工作盡管不屬于“專職的公共關(guān)系工作人員”，但是其很多的工作內(nèi)容都是隸屬于公共關(guān)系工作的。相比于公關(guān)人員來說，行政秘書的工作與公關(guān)人員也有著一定的交集，在工作中行政人員通常也會扮演公關(guān)人員的角色，完成“溝通上下、聯(lián)絡(luò)內(nèi)外以及協(xié)調(diào)左右”的角色職能，可以說，行政人員在其中充當(dāng)著潤滑劑的作用，能夠理順各部門人員的關(guān)系，解決各部門人員之間的矛盾，更加緩和各級人員之間的問題。行政秘書在實際的工作當(dāng)中扮演著對外聯(lián)絡(luò)和對內(nèi)宣傳的重要公關(guān)角色，對內(nèi)起到了聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)、教師、其它院系、職能部門等工作的公關(guān)職能。

3 行政秘書應(yīng)具備的基本素質(zhì)

3.1 思想作風(fēng)及政治理論素質(zhì)

在工作當(dāng)中，行政秘書要牢記全心全意為人民服務(wù)的宗旨，用最實事求是的態(tài)度去積極應(yīng)對工作；一絲不茍地完成上級領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)，盡可能的在最短的時間內(nèi)順利完成工作。民辦高校的院系較多，涉及的內(nèi)容面極廣，任務(wù)量大，因此每個辦公室成員都應(yīng)該肩負(fù)起責(zé)任，敬愛自己的工作崗位，繼承和發(fā)揚(yáng)中國傳統(tǒng)美德，為學(xué)校奉獻(xiàn)出自己最大的力量，不圖回報，發(fā)揚(yáng)艱苦奮斗、甘于奉獻(xiàn)的高尚精神。在自己的本職工作當(dāng)中，行政秘書要積極提高自己的辦事效率，圓滿完成上級交代的任務(wù)，為民辦高校的辦學(xué)奉獻(xiàn)出自己的光和熱。

3.2 文化心理素質(zhì)

隨著民辦高校師資團(tuán)隊的不斷擴(kuò)建，教師的職稱結(jié)構(gòu)和學(xué)歷結(jié)構(gòu)發(fā)生了翻天覆地的變化，作為辦公室的重要一員，行政秘書要深入掌握辦公室管理工作的事務(wù)知識和基本理論；對于與辦公室緊密相關(guān)的學(xué)科知識、教學(xué)教研、教育管理理論等內(nèi)容也要有一個大致的了解；可以說，行政秘書只有具備高文化、掌握多方面的理論和知識才能夠做好學(xué)校協(xié)調(diào)和管理等方面的服務(wù)工作。高校辦公室內(nèi)部的工作大多都屬于常規(guī)性的工作，偶爾會有一些突發(fā)事件，想要做好本職工作，行政秘書就需要掌握管理學(xué)知識的精髓，在實際的事件中靈活運(yùn)用知識來解決問題，積極發(fā)揮自身的作用，才能夠有效提升工作效率，自身也會對管理學(xué)的知識有更深層次的理解，自己的工作就會變得極富創(chuàng)造性和預(yù)見性。互聯(lián)網(wǎng)風(fēng)靡全球的今天，民辦高校的辦公環(huán)境也發(fā)生了巨大的變化，網(wǎng)絡(luò)的引入使得辦公變得更加自動化，我們更愿意將檔案資料存檔在計算機(jī)當(dāng)中，更加便于我們對于資料的查詢和發(fā)布，為此行政人員要緊跟時代發(fā)展的腳步，積極學(xué)習(xí)計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識，盡快勝任本職工作，進(jìn)而提升自身的辦公效率，這也是為了更好地促進(jìn)民辦學(xué)校教學(xué)工作的開展。

3.3 優(yōu)秀的心理素質(zhì)

具備良好的心理素質(zhì)是體現(xiàn)一個人穩(wěn)定性和傾向性的心理素質(zhì)的綜合，良好的心理素質(zhì)可以有效調(diào)整個體的心理活動和外在行為，因此行政秘書要不斷鍛煉自身的心理素質(zhì)，有條不紊的處理民辦高校內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)分配的各類事務(wù)，時刻保持一個清醒的頭腦，做好上下級之間的協(xié)調(diào)工作，做到不出位、不越位、不錯位。同事也能夠在工作中不斷約束自己，進(jìn)行自我反思，在實際的工作當(dāng)中不斷鍛煉自己的保密意識和責(zé)任意識，按照民辦高校的規(guī)章制度來提升自身的工作效率。

4 結(jié)束語

民辦高校的工作范圍極廣，處理起來更是十分繁雜，想要有條不紊地做好辦公室的相關(guān)工作，行政秘書要認(rèn)清自身在其中扮演的重要角色，不斷提升自身的綜合素質(zhì)，細(xì)致了解當(dāng)前民辦高校辦公室工作的性質(zhì)、主要特點和重要作用等方面的內(nèi)容，注重理論知識和實踐相結(jié)合，唯有這樣才可以不斷提升自身的業(yè)務(wù)水平，高效率地完成上級領(lǐng)導(dǎo)交代的各項事務(wù)，更好地促進(jìn)我國民辦高校辦學(xué)工作的展開。

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