王 平 陳愛(ài)萍

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的進(jìn)程日益加快，信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，跨國(guó)企業(yè)和大型企業(yè)集團(tuán)不斷發(fā)展壯大，越來(lái)越多的企業(yè)集團(tuán)為了保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)、適應(yīng)快速變化的趨勢(shì)，在經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、組織結(jié)構(gòu)等方面不斷調(diào)整，尋找可持續(xù)發(fā)展之路。企業(yè)集團(tuán)管理的核心環(huán)節(jié)是財(cái)務(wù)管理，作為其運(yùn)營(yíng)服務(wù)的支撐部門，財(cái)務(wù)部門面臨著轉(zhuǎn)型的需要。企業(yè)在變革中積極尋求突破，財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式應(yīng)運(yùn)而生。

一、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的作用

財(cái)務(wù)共享服務(wù)作為一種創(chuàng)新性的財(cái)務(wù)工作方式，是由財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心為集團(tuán)公司提供標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)工作，從而實(shí)現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)的四大共享：即人員共享、信息共享、運(yùn)營(yíng)共享和管理共享。

（一）降低管理成本，提高效率和服務(wù)質(zhì)量

降低成本已經(jīng)日益成為企業(yè)集團(tuán)建立共享中心主要的考慮因素。建立了共享中心后，取消了原有各單位都配置的財(cái)務(wù)相關(guān)辦公室和崗位，資源、業(yè)務(wù)等歸入中心，由中心集中處理各分子模塊的財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)，使得財(cái)務(wù)工作更標(biāo)準(zhǔn)、簡(jiǎn)單，分工更細(xì)，實(shí)現(xiàn)了規(guī)模效應(yīng)。

（二）提高企業(yè)內(nèi)控，提高了企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理水平

受到企業(yè)自身規(guī)模擴(kuò)大和外部經(jīng)濟(jì)環(huán)境復(fù)雜多變的影響，提高內(nèi)部控制能力、加強(qiáng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)警和管理抵抗風(fēng)險(xiǎn)能力成為許多企業(yè)目前最為迫切的需求之一。而財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心實(shí)現(xiàn)了制度、流程的標(biāo)準(zhǔn)化與統(tǒng)一化，更加關(guān)注企業(yè)的總體戰(zhàn)略規(guī)劃，能夠加強(qiáng)監(jiān)控財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，強(qiáng)化了事前控制，實(shí)現(xiàn)了信息的集中管理，有利于對(duì)企業(yè)的內(nèi)部控制進(jìn)行監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)了資源集中調(diào)度下的風(fēng)險(xiǎn)集中控制。

（三）提高企業(yè)的整合能力，增強(qiáng)核心競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心將企業(yè)中附加值低、業(yè)務(wù)量大的財(cái)務(wù)核算分離出來(lái)并用最少的人員完成，這樣不僅省去了部分人力成本。同時(shí)，將更多的財(cái)務(wù)人員投入預(yù)算、資金等能夠支持運(yùn)營(yíng)決策的高附加值的財(cái)務(wù)管理工作中去，能夠更好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，提高了企業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平。

二、企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心現(xiàn)狀分析

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是創(chuàng)新的管理模式，構(gòu)建并非一蹴而就的。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建構(gòu)與運(yùn)營(yíng)過(guò)程本身也是不斷優(yōu)化，不斷改進(jìn)的過(guò)程。經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展，雖然取得了一定的成效，但是這個(gè)過(guò)程并不是一帆風(fēng)順的，在探索的過(guò)程中，一些問(wèn)題逐步地暴露。

（一）內(nèi)部人員監(jiān)督職能弱化

在傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式下，集團(tuán)企業(yè)各單位當(dāng)?shù)氐呢?cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)處理，即“屬地化管理”，這有利于財(cái)務(wù)人員對(duì)所屬的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行全面的了解，可以有效發(fā)揮會(huì)計(jì)的監(jiān)督職能。實(shí)施共享服務(wù)中心后，大量的地方分公司會(huì)計(jì)人員集中到了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心工作，進(jìn)行集中辦公，規(guī)?；?、批量化處理全國(guó)范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)，并進(jìn)行隨機(jī)派單，即每位員工可能接觸不同分公司的業(yè)務(wù)。由于遠(yuǎn)離業(yè)務(wù)發(fā)生前端，且每位財(cái)務(wù)人員缺乏對(duì)全國(guó)范圍內(nèi)業(yè)務(wù)的了解，客觀上增加了識(shí)別經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的真實(shí)性、可靠性難度，削弱了對(duì)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)真實(shí)性、合規(guī)性的管控力度。因此財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性存在著一定程度的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）會(huì)計(jì)核算流程缺乏均衡性控制

企業(yè)集團(tuán)建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心后，集中了大量的會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)，以共享程度最高的應(yīng)付流程報(bào)銷為例：?jiǎn)T工的報(bào)銷單據(jù)，供應(yīng)商的發(fā)票等都需要通過(guò)票據(jù)管理員收集、寄送、掃描、上傳，發(fā)票真?zhèn)蔚尿?yàn)證工作是由財(cái)務(wù)共享中心票據(jù)室工作人員進(jìn)行驗(yàn)證。實(shí)物流、影響流、信息流三流并進(jìn)，會(huì)計(jì)人員可以根據(jù)未驗(yàn)證成功的發(fā)票進(jìn)行賬務(wù)處理。報(bào)賬人很可能在月末集中報(bào)賬，下旬的工作任務(wù)尤為嚴(yán)重，使得財(cái)務(wù)初審人員面臨很大的壓力。這樣會(huì)給財(cái)務(wù)共享中心的管理秩序帶來(lái)隱患，不利于財(cái)務(wù)共享中心的有效管理。

（三）財(cái)務(wù)審核控制活動(dòng)失效

企業(yè)基于電子票據(jù)對(duì)其進(jìn)行信息的加工，包括各層級(jí)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)部門人員的審核、審批，最后形成各類基于票據(jù)的信息。在此過(guò)程中，重點(diǎn)放在了后續(xù)的一系列信息加工的操作上，只要提供的票據(jù)合規(guī)，同時(shí)穿過(guò)一道直接經(jīng)理人的防線之后，那么后續(xù)的操作就很可能完成，財(cái)務(wù)人員往往過(guò)多關(guān)注票據(jù)的合規(guī)性而忽視了業(yè)務(wù)發(fā)生的真實(shí)性。財(cái)務(wù)核算高度依托電子票據(jù)，而電子票據(jù)可能通過(guò)紙質(zhì)票據(jù)掃描生成，也可能是基于票據(jù)資料加工后的資料，票據(jù)資料成倍增長(zhǎng)，種類繁多，流轉(zhuǎn)速度較快。紙質(zhì)票據(jù)要通過(guò)物流的方式運(yùn)輸至各分公司，票據(jù)的安全性問(wèn)題轉(zhuǎn)嫁給物流公司，脫離了公司的控制，發(fā)票的丟失風(fēng)險(xiǎn)加大。

三、企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心優(yōu)化的思考

（一）強(qiáng)化內(nèi)部控制責(zé)任體系

財(cái)務(wù)人員大量集中在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，遠(yuǎn)離業(yè)務(wù)發(fā)生地，對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的真實(shí)性、可靠性掌握程度較低，為避免實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心后降低了會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，從業(yè)務(wù)發(fā)生的源頭出發(fā)，制定員工報(bào)賬信用評(píng)級(jí)制度，評(píng)級(jí)內(nèi)容包括根據(jù)員工報(bào)賬填制的基礎(chǔ)信息、報(bào)賬時(shí)間、審查結(jié)果，考察員工提供資料的真實(shí)性、合規(guī)性、完整性，同時(shí)通過(guò)報(bào)賬時(shí)間反映員工報(bào)賬的及時(shí)性。員工的報(bào)賬質(zhì)量將會(huì)影響員工的信用評(píng)價(jià)，高質(zhì)量的報(bào)賬將提升信用等級(jí)，否則降低。此外，在以后的業(yè)務(wù)處理中，高信用等級(jí)員工的報(bào)賬業(yè)務(wù)將得到優(yōu)先處理，低等信用等級(jí)員工的報(bào)賬業(yè)務(wù)將會(huì)得到嚴(yán)格審核。同時(shí)，建立業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)業(yè)務(wù)信息的完整性、可靠性問(wèn)責(zé)機(jī)制。制定首簽責(zé)任制，其中首簽責(zé)任人為第一次審核并簽字的業(yè)務(wù)單位的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，該責(zé)任人首次對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)及其系統(tǒng)內(nèi)的相關(guān)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、可靠性、合規(guī)性以及完整性等負(fù)責(zé)并承擔(dān)主要責(zé)任，從而在業(yè)務(wù)源頭界定業(yè)務(wù)單位部門負(fù)責(zé)人的責(zé)任，防范業(yè)務(wù)源頭風(fēng)險(xiǎn)。

（二）改善會(huì)計(jì)核算流程的均衡性

重視流程均衡性工作，將報(bào)賬業(yè)務(wù)量和資金支付均衡等納入均衡性管理專項(xiàng)工作。各單位須積極分析業(yè)務(wù)性質(zhì)，設(shè)定流程均衡性考核目標(biāo)。例如上旬大于30%、中旬大于40%,下旬小于30%，季度末月份，考慮業(yè)務(wù)單位的實(shí)際情況，對(duì)比例進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心需要對(duì)各業(yè)務(wù)單位的執(zhí)行情況進(jìn)行通報(bào)，并納入各單位財(cái)務(wù)管理績(jī)效考核。同時(shí)，要培養(yǎng)員工良好的報(bào)賬習(xí)慣。例如可以制定相關(guān)規(guī)定，員工可以在每月8日之后進(jìn)行報(bào)賬，每月25日定為關(guān)賬日期，每個(gè)月剩下5天時(shí)間可以供單據(jù)審批流使用。這樣就避免了下旬報(bào)賬量多造成核算流程的不均衡的情況，進(jìn)而促進(jìn)均衡報(bào)賬。另外，通過(guò)優(yōu)化內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)，在業(yè)務(wù)流程處理出現(xiàn)不均衡情況時(shí)，可以適當(dāng)?shù)厝フ{(diào)整各部門的人員配置。明確各個(gè)部門及員工的工作職責(zé)，完善崗位標(biāo)準(zhǔn)和行為規(guī)范，促進(jìn)工作流程的標(biāo)準(zhǔn)化。當(dāng)單據(jù)分配不均、人員缺崗、工作效率不一致時(shí)，可以根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)任務(wù)權(quán)重進(jìn)行重新分配，這樣可以避免單據(jù)過(guò)于集中，造成單據(jù)積壓的現(xiàn)象，同時(shí)也能避免處理時(shí)間過(guò)長(zhǎng)等問(wèn)題的發(fā)生。

（三）建立財(cái)務(wù)共享質(zhì)量控制體系

具體而言，通過(guò)建立質(zhì)量稽核體系、缺陷整改和優(yōu)化體系、質(zhì)量控制報(bào)告體系，在全省級(jí)財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下，監(jiān)督和完善會(huì)計(jì)處理行為，確保會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，有效防范和控制會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。應(yīng)建立更有針對(duì)性的“三縱”垂直專業(yè)化稽核模式和“三橫”平行一體化稽核模式，進(jìn)一步提高業(yè)務(wù)處理能力，提高會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量，為有效防范與控制引發(fā)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。公司還應(yīng)當(dāng)建立包括質(zhì)量日志、月度/半年度/年度質(zhì)量報(bào)告、專項(xiàng)質(zhì)量報(bào)告與全面質(zhì)量報(bào)告在內(nèi)的全方位質(zhì)量報(bào)告體系。對(duì)出具的質(zhì)量報(bào)告體系落實(shí)，對(duì)日常專業(yè)稽核，發(fā)現(xiàn)缺陷時(shí)即時(shí)通知經(jīng)辦人整改。對(duì)出具的質(zhì)量報(bào)告，各相關(guān)部門需落實(shí)，綜合管理部門負(fù)責(zé)跟進(jìn)，抽查整改落實(shí)情況。在這過(guò)程，公司應(yīng)該梳理清楚作業(yè)模式下的非標(biāo)準(zhǔn)因素，搭建針對(duì)共享服務(wù)咨詢熱線和網(wǎng)站答疑、補(bǔ)退單事項(xiàng)處理、系統(tǒng)自動(dòng)報(bào)賬等立體化例外事項(xiàng)的處理機(jī)制，對(duì)正常事項(xiàng)以及例外事項(xiàng)制定不同的流程時(shí)效考核指標(biāo)，減輕員工在考核壓力下做出對(duì)意外事項(xiàng)的錯(cuò)誤判斷與處理。