王曉靜

摘 要：歸檔是檔案管理中重要的工作程序，與發(fā)揮教學(xué)檔案資源作用、提高院校教育教學(xué)質(zhì)量密切相關(guān)。本文從經(jīng)濟(jì)學(xué)的角度對(duì)技工院校教學(xué)檔案整理歸檔工作進(jìn)行分析，進(jìn)一步探索和研究?jī)?yōu)化教育教學(xué)檔案歸檔工作的對(duì)策，為做好技工院校教育教學(xué)檔案管理工作提供借鑒。

關(guān)鍵詞：經(jīng)濟(jì)學(xué) 教學(xué)檔案 歸檔

技工院校教學(xué)歸檔文件是指技工院校的各個(gè)部門、各個(gè)院系在管理、教學(xué)等活動(dòng)中形成的、已辦理完畢的、應(yīng)作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。這些資料必須經(jīng)過規(guī)范系統(tǒng)的整理，交院校檔案室或檔案館存檔。

一、技工院校教學(xué)檔案歸檔工作的經(jīng)濟(jì)學(xué)分析

1.技工院校教學(xué)檔案具有公共屬性

教學(xué)檔案是指在教育教學(xué)管理工作中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的文字材料，是教學(xué)管理的客觀元素，是決定教學(xué)質(zhì)量的重要依據(jù)，也是衡量教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的重要標(biāo)志之一。

做好教育教學(xué)檔案的收集、歸檔、保管和使用工作，對(duì)技工院校教育事業(yè)的發(fā)展具有十分重要的意義。只有將豐富的教學(xué)檔案資源進(jìn)行有效配置，發(fā)揮教學(xué)檔案的公共屬性，才能更好地服務(wù)于技工院校的發(fā)展。

2.技工院校教育教學(xué)檔案具有稀缺屬性

院校教育教學(xué)中產(chǎn)生和保存的檔案資源是有限的。近年來，隨著技工院校教學(xué)水平的提高，對(duì)教育教學(xué)檔案的利用提出了更高要求。教育教學(xué)檔案的屬性決定了教育教學(xué)檔案是一種稀缺資源，具有稀缺屬性。

在教學(xué)過程中產(chǎn)生的教育教學(xué)檔案來源較為分散，通常分布于院校各部門和院系，收集的檔案材料在時(shí)間上有一定滯后，同時(shí)存在歸檔材料不全等問題。

在教學(xué)過程中，不是所有的教育教學(xué)資料材料都需要?dú)w檔保存的。只有具有保存價(jià)值的教育教學(xué)文件材料，并且經(jīng)過處理完畢后才有必要?dú)w檔。

在教學(xué)檔案歸檔前，應(yīng)按程序和規(guī)定進(jìn)行鑒定，鑒定這些教育教學(xué)質(zhì)資料是否有保存價(jià)值。同時(shí)，還要按相應(yīng)的鑒別規(guī)定確定保管期限。所以很多不被入檔的教學(xué)資料很難保存下來，使得教育教學(xué)檔案資源顯得尤為稀缺。

正是因?yàn)闄n案資源具有稀缺性，教師要管理自己的稀缺資源，讓它充分地發(fā)揮作用，要不斷地豐富教育教學(xué)檔案資源，更好地服務(wù)于教學(xué)。技工院?？梢詤⒖冀?jīng)濟(jì)學(xué)，研究社會(huì)稀缺資源的管理，深入研究技工院校日常形成的教育教學(xué)檔案材料，有價(jià)值的教育教學(xué)材料必須歸檔保存。

3.技工院校教學(xué)檔案具有應(yīng)用價(jià)值屬性

每一份按規(guī)定分類存檔的教學(xué)檔案，要及時(shí)、準(zhǔn)確、方便地為教學(xué)提供資料，為教學(xué)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，最大程度的發(fā)揮教學(xué)檔案的使用價(jià)值。

在教學(xué)評(píng)估工作中，檔案的應(yīng)用價(jià)值體現(xiàn)在：教育主管部門通過查看檔案材料，對(duì)各院校教學(xué)能力進(jìn)行評(píng)估，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，促使技工院校加強(qiáng)平時(shí)教學(xué)管理，充分運(yùn)用檔案改進(jìn)教學(xué)方式，提高教學(xué)水平，提高院校教育教學(xué)水平。

二、技工院校教學(xué)資料歸檔保存的依據(jù)和原因

1.集中統(tǒng)一規(guī)范保管有法定依據(jù)

《中華人民共和國(guó)檔案法》第十、十一條明確規(guī)定了如何規(guī)范保存檔案材料。因此，教學(xué)過程中產(chǎn)生的檔案都必須歸檔到檔案館也是法定的職責(zé)和義務(wù)。

2.集中統(tǒng)一規(guī)范保管有利于節(jié)省成本

教學(xué)檔案集中移交到院校檔案館，實(shí)行集中統(tǒng)一規(guī)范保管，有利于節(jié)省成本，創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，更好地服務(wù)于院校教學(xué)工作。如果院校各部門和院系單獨(dú)保管教育教學(xué)檔案，不僅需要建立專門的檔案保管資料室，同時(shí)還要配備專門或兼職的檔案管理工作人員，需要投入較大的物力、人力。

當(dāng)前各院校均設(shè)立了專門的檔案館、檔案室等專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)，建設(shè)有完備的檔案室，檔案管理必需的設(shè)施設(shè)備齊全，絕大多數(shù)達(dá)到了檔案管理主管部門的軟硬件要求。同時(shí)，檔案管理從業(yè)人員更加專業(yè)，為檔案保管和查詢、使用提供了更有效的保障。

綜上所述，從檔案管理的經(jīng)濟(jì)成本角度分析，教學(xué)檔案的集中保管節(jié)約了檔案管理的成本。因此，將教育教學(xué)檔案集中到院校檔案館進(jìn)行集中統(tǒng)一保管，不僅節(jié)省了人力物力，還使檔案管理工作更加經(jīng)濟(jì)和規(guī)范。

3.集中統(tǒng)一規(guī)范保管有利于教學(xué)檔案管理的安全保管

在教學(xué)檔案歸檔保管時(shí)，如果各部門、院系自行保管檔案，由于缺乏專業(yè)檔案管理庫(kù)房，缺乏檔案保管必需的設(shè)備設(shè)施，缺乏檔案管理專業(yè)人員，教育教學(xué)檔案存在受損、丟失、不規(guī)范等問題。

當(dāng)前大部分技工院校均建有專業(yè)檔案管理庫(kù)房，配備了專業(yè)或兼職檔案管理工作人員，具備較好的軟硬件設(shè)施，能更好地做好教學(xué)檔案保管工作。從經(jīng)濟(jì)學(xué)角度來看，教學(xué)檔案集中到院校檔案館集中規(guī)范保存，提高了教育教學(xué)檔案的保存周期，提高了檔案有效利用率。教育教學(xué)檔案的集中統(tǒng)一保管，便于實(shí)現(xiàn)教育教學(xué)檔案的科學(xué)、規(guī)范管理。同時(shí)，借助信息管理技術(shù)和現(xiàn)代檔案管理手段，借助檔案管理人員的專業(yè)技能，便于提供便捷有效的教學(xué)檔案管理、查詢和使用服務(wù)。

三、從經(jīng)濟(jì)學(xué)角度分析優(yōu)化教學(xué)檔案歸檔的對(duì)策

1.創(chuàng)新院校教育教學(xué)檔案管理模式

檔案行政部門應(yīng)順應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，出臺(tái)相應(yīng)的政策，創(chuàng)新檔案管理體制機(jī)制，健全完善規(guī)章制度，為檔案管理工作提供制度保障，引導(dǎo)社會(huì)重視歸檔工作，從而完善歸檔工作。

明確教學(xué)檔案采集的內(nèi)容、目錄，規(guī)范采集整理流程，明確采集方法、歸檔時(shí)間、存檔時(shí)限、借閱、移交管理等具體程序和要求。不斷健全和完善教學(xué)檔案管理規(guī)章制度，做到教育教學(xué)檔案管理制度有據(jù)可依，有章可循。做好權(quán)責(zé)明確的責(zé)權(quán)規(guī)劃，各部門、院系根據(jù)自身工作所涉及的內(nèi)容、范疇、職責(zé)、權(quán)利進(jìn)行劃分，使責(zé)權(quán)明確統(tǒng)一，使各部門、院系能最大限度發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，相互協(xié)調(diào)配合，不斷創(chuàng)新教學(xué)檔案管理工作。

2.制定評(píng)比制度

檔案管理工作較為單一，且從業(yè)人員均有較深的工作資歷，容易導(dǎo)致檔案管理工作人員因循守舊、甚至產(chǎn)生消極情緒。通過建立科學(xué)的考核評(píng)比制度，將教育教學(xué)檔案歸檔工作與評(píng)比獎(jiǎng)懲掛鉤，通過考核制度不斷引導(dǎo)檔案管理工作人員樹立良好的精神風(fēng)貌，不斷更新專業(yè)知識(shí)，接受檔案管理工作的新理念、新方法、新技術(shù)，不斷提高檔案歸集整理質(zhì)量，提高檔案歸檔工作效率。構(gòu)建起競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)和獎(jiǎng)懲機(jī)制，使歸檔工作的質(zhì)量、效率均能得到提高。

3.提升檔案信息利用率

教學(xué)檔案的價(jià)值最終體現(xiàn)在提高教育教學(xué)水平上，為教學(xué)評(píng)估工作服務(wù)。為提升教學(xué)檔案信息利用率，就要改變傳統(tǒng)檔案收集、管理、查詢的傳統(tǒng)模式，利用信息技術(shù)建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，逐步形成信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息檢索功能的快捷化、實(shí)用化，通過使用先進(jìn)的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提升教育教學(xué)檔案管理工作水平，提高檔案服務(wù)于教學(xué)的能力，逐步提升教學(xué)檔案信息利用率和信息化利用水平。

4.實(shí)現(xiàn)教育教學(xué)檔案電子化

隨著技工院校教學(xué)內(nèi)容數(shù)量和教學(xué)質(zhì)量的不斷提高，產(chǎn)生的教學(xué)檔案資料數(shù)量越來越多，類別越來越多，紙質(zhì)教學(xué)檔案資料的電子化工作已勢(shì)在必行。各院校檔案管理部門均已建立或亟待建立教育教學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)。

對(duì)于檔案管理工作人員來說，必須要掌握計(jì)算機(jī)、多媒體、網(wǎng)絡(luò)、信息管理和應(yīng)用等先進(jìn)技術(shù)，以適應(yīng)信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作的新要求。

同時(shí)，各院校應(yīng)根據(jù)各自工作實(shí)際，開發(fā)相關(guān)的檔案信息管理系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)教育教學(xué)檔案的信息化管理，提高教育教學(xué)檔案的管理效率和利用效率。

5.提高檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力

教學(xué)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。只有不斷提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)與工作能力，才能做好教學(xué)檔案管理工作。

技工院校應(yīng)進(jìn)一步加大對(duì)教學(xué)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，通過定期培訓(xùn)、專業(yè)業(yè)務(wù)指導(dǎo)、學(xué)習(xí)其他院校先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)做法等方式，提高檔案管理工作人員的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，用專業(yè)的知識(shí)和技能促進(jìn)教學(xué)檔案管理工作落到實(shí)處。同時(shí)建立健全工作目標(biāo)管理和責(zé)任考核制度，以制度保障檔案管理工作的開展。

除持續(xù)提升業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力外，教學(xué)檔案管理人員還要掌握更多的信息技術(shù)專業(yè)知識(shí)，樹立教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的理念，積極適應(yīng)信息化發(fā)展的要求，融入到教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)中，提高做好教學(xué)檔案管理工作的本領(lǐng)，提升檔案管理工作水平。

6.通過實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息化管理的方式降低成本

近年來，隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等技術(shù)的快速發(fā)展，教學(xué)檔案的電子化、信息化管理成為發(fā)展趨勢(shì)。從檔案歸檔的角度來說，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案進(jìn)行歸檔，也是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。這樣一方面提高了查詢和管理效率，另一方面也降低了管理成本。

技工院校教學(xué)檔案的歸集工作也需要不斷提高歸檔效率，各部門、院系應(yīng)按照教學(xué)檔案管理規(guī)定，整理好待歸檔教學(xué)檔案紙質(zhì)及電子化教學(xué)檔案材料，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)存檔。對(duì)于電子文件材料教學(xué)檔案的歸檔，應(yīng)按信息化技術(shù)要求，科學(xué)設(shè)置電子檔案的存儲(chǔ)方式、存儲(chǔ)位置，便于在空間上實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，提高教學(xué)檔案的利用率。

四、小結(jié)

總之，從經(jīng)濟(jì)學(xué)角度分析得出：在技工院校的教育教學(xué)活動(dòng)中，教學(xué)檔案歸檔工作有著舉足輕重的作用。技工院校應(yīng)充分注重教學(xué)檔案科學(xué)歸檔與管理工作的重要意義，努力提升教學(xué)檔案歸檔工作的科學(xué)性和有效性，形成教學(xué)檔案歸檔管理的規(guī)范制度和模式，完善院校教育教學(xué)檔案管理工作，促進(jìn)院校教育教學(xué)質(zhì)量的提高。

（作者單位：淄博市技師學(xué)院）