劉璇

摘 要：隨著我國(guó)信息技術(shù)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)廣泛應(yīng)用于社會(huì)各個(gè)方面，但由于操作者非計(jì)算機(jī)專業(yè)人士，計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)又存在一定的復(fù)雜性，所以在應(yīng)用計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)中會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問題，這些問題會(huì)影響辦公程序，甚至對(duì)辦公資源造成傷害。本文分析計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)常見問題并提出相應(yīng)的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù) 辦公系統(tǒng) 解決策略

計(jì)算機(jī)作為高科技產(chǎn)物，具有強(qiáng)大的信息搜集、處理和分析能力，引進(jìn)計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)可以節(jié)約人力，優(yōu)化辦公流程，實(shí)施“無紙化”辦公也響應(yīng)了國(guó)家綠色環(huán)保的理念。但在應(yīng)用計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)中還存在一些問題，只有解決這些問題，才能更好地推動(dòng)辦公信息化。

一、計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)常見問題

1.辦公人員的計(jì)算機(jī)水平不高

隨著計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)的不斷普及，這對(duì)于辦公人員的計(jì)算機(jī)水平提出了更高的要求。計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)是以計(jì)算機(jī)的應(yīng)用為基礎(chǔ)，要求熟練掌握辦公軟件，且不同行業(yè)有著不同的特點(diǎn)，操作系統(tǒng)也不一樣，具有一定的復(fù)雜性，要求使用者具備一定基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)水平，然而，每個(gè)辦公人員的計(jì)算水平高低不一，年齡較大的辦公人員由于身體的限制對(duì)計(jì)算機(jī)的接受能力比較薄弱，這就導(dǎo)致了辦公效率的低下。

2.操作失誤導(dǎo)致資料的丟失

由于辦公人員的計(jì)算機(jī)水平不高，在操作時(shí)難免會(huì)出現(xiàn)失誤，例如運(yùn)用Excel處理數(shù)據(jù)時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤、退出時(shí)沒有保存文檔等情況，這會(huì)導(dǎo)致辦公出現(xiàn)差錯(cuò)，資料遺失。在計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)出現(xiàn)死機(jī)的情況或操作失誤時(shí)，辦公人員可能由于緊張等身體情緒，從而采取進(jìn)一步的錯(cuò)誤行為或者不知道如何操作，這有可能造成辦公資料的遺失或者損害辦公計(jì)算機(jī)設(shè)備。

3.計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的維護(hù)更新不當(dāng)

計(jì)算機(jī)的辦公系統(tǒng)屬于長(zhǎng)時(shí)間使用的系統(tǒng)，系統(tǒng)會(huì)依照這個(gè)行業(yè)的專業(yè)發(fā)展水平進(jìn)行持續(xù)的變化以及發(fā)展，更新系統(tǒng)的內(nèi)容是為了適應(yīng)新的和復(fù)雜的操作要求。一般來說，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的維護(hù)和更新應(yīng)該由專業(yè)的技術(shù)人員來做，但由于非計(jì)算機(jī)行業(yè)技術(shù)人員較少，很多企業(yè)都是讓員工來對(duì)辦公系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)更新，這很容易出現(xiàn)由于操作不當(dāng)而損害辦公系統(tǒng)的情況。沒有計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)實(shí)行良好的維護(hù)更新，也不能發(fā)揮計(jì)算機(jī)的效用。

4.防御意識(shí)薄弱引起病毒感染

病毒是計(jì)算機(jī)最大的敵人，同樣也是計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)最大的敵人。由于辦公者的計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)薄弱，所以他們?cè)诜烙庾R(shí)上也存在誤區(qū)，這就給他們的辦公操作帶來了極大的安全隱患。在日常使用計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)時(shí)，沒有安全防御的警惕意識(shí)，一旦操作不當(dāng)不僅會(huì)導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)的癱瘓，還會(huì)泄漏行業(yè)機(jī)密，其對(duì)于辦公單位的打擊無疑是巨大的。在病毒入侵時(shí)，辦公人員由于自身技術(shù)的限制不能采取有效的措施抵御病毒的入侵，也不能及時(shí)地保存資料，挽回辦公單位的損失。

二、計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)常見問題的解決對(duì)策

1.大力提高辦公人員的計(jì)算機(jī)水平

辦公人員是計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)的使用主體，要想有效提高計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)的使用效率，必須提高辦公人員的計(jì)算機(jī)水平。單位必須對(duì)辦公人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)水平培訓(xùn)，在認(rèn)真的學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，持續(xù)的強(qiáng)化計(jì)算機(jī)的辦公系統(tǒng)平常的練習(xí)，定期對(duì)辦公人員的計(jì)算機(jī)水平進(jìn)行考核，發(fā)現(xiàn)其中的問題，并有針對(duì)性地解決，強(qiáng)化自身對(duì)計(jì)算機(jī)的辦公系統(tǒng)精確使用。在使用計(jì)算機(jī)的辦公系統(tǒng)中，對(duì)于操作失誤的發(fā)生是不可避免的。我們?nèi)绻娴牟恍⌒牟僮魇д`，需要進(jìn)行合理的補(bǔ)救操作，正確的操作后大部分的資料是可以進(jìn)行還原的。所以廣大的辦公者一定要去努力的學(xué)習(xí)辦公系統(tǒng)還原技術(shù)，確保出現(xiàn)了操作失誤后可以將資料找回來。

2.健全信息安全的制度和體系

辦公人員在操作計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)時(shí)，必須對(duì)重要的資料和數(shù)據(jù)進(jìn)行備份處理，及時(shí)丟失，也能夠找回，同時(shí)也要完善續(xù)完善辦公系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的保護(hù)與預(yù)寫功能，避免系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)，不能及時(shí)找到故障源頭并及時(shí)處理和解決。單位還應(yīng)該普及辦公人員的信息安全觀念，及時(shí)升級(jí)系統(tǒng)中的防火墻和殺毒軟程序，同時(shí)下載和安裝程序補(bǔ)丁，保證數(shù)據(jù)的使用和存儲(chǔ)不會(huì)被更改和竊取。單位在應(yīng)用計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)時(shí)，可以建設(shè)安全網(wǎng)絡(luò)對(duì)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，避免重要數(shù)據(jù)被竊而導(dǎo)致重大損失的情況。

3.引進(jìn)完善的計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)

一個(gè)完善的計(jì)算辦公系統(tǒng)應(yīng)該包括檔案管理、會(huì)議管理、公文管理、日程事項(xiàng)、計(jì)劃安排等多項(xiàng)部分，企業(yè)在開發(fā)計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)時(shí)往往不夠重視，開發(fā)較為倉促，系統(tǒng)存在著很多問題，辦公人員使用不暢會(huì)影響辦公效率。因此，企業(yè)在開發(fā)辦公系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)該結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)，完善辦公流程，使得操作更為流暢，加強(qiáng)信息安全建設(shè)，避免資料的流失。

4.加快計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)的人才培養(yǎng)工作

辦公系統(tǒng)要想高效穩(wěn)定地運(yùn)行，辦公自動(dòng)化的建設(shè)過程與辦公資料“紙質(zhì)化”、數(shù)據(jù)分析處理離不開高素質(zhì)的計(jì)算機(jī)人才，系統(tǒng)的日常養(yǎng)護(hù)和升級(jí)也必須依賴他們。針對(duì)已經(jīng)應(yīng)用了辦公系統(tǒng)的公司，要積極組織辦公人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育，辦公系統(tǒng)的建成并不是簡(jiǎn)單的依靠計(jì)算機(jī)服務(wù)人員，個(gè)人能力再強(qiáng)也不能做到面面俱到，保證辦公系統(tǒng)的全面推行。因此，每一個(gè)辦公系統(tǒng)的使用者都要熟練掌握辦公系統(tǒng)的基本知識(shí)和一些操作技巧。

三、總結(jié)

辦公信息化技術(shù)化是當(dāng)前辦公的趨勢(shì)，計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)可以有效提高辦公效率，優(yōu)化辦公流程，節(jié)約企業(yè)的成本，我們必須積極解決計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)應(yīng)用中的問題，提高辦公人員的計(jì)算機(jī)水平和信息安全意識(shí)，從而促進(jìn)其更廣泛的

應(yīng)用。

參考文獻(xiàn)：

[1] 武傳寶.計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)常見問題及解決策略探析[J].黑龍江科學(xué)，2016，7（22）：62-63.

[2] 楊良剛.計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)常見問題及解決策略[J].黑龍江科學(xué)，2016，7（14）：50-51.

[3] 孫小梅.計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)常見問題及解決策略[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2016，15（06）：75-76.