王麗瑩

摘 要：在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中，經(jīng)常需要對(duì)有關(guān)問題進(jìn)行協(xié)調(diào)組織的時(shí)候召開相關(guān)會(huì)議，因此需要召開相關(guān)的會(huì)務(wù)工作，會(huì)務(wù)工作的組織要求有關(guān)人員必須具備突出的組織協(xié)調(diào)能力和溝通能力。該項(xiàng)工作看似簡單其實(shí)內(nèi)容相當(dāng)復(fù)雜，不僅要求會(huì)務(wù)組織者掌握會(huì)務(wù)組織的流程，還要提前了解與會(huì)人員的相關(guān)信息，提前做好準(zhǔn)備。本文結(jié)合筆者實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)分析了新時(shí)期應(yīng)該如何做好 企業(yè)的會(huì)務(wù)工作全面統(tǒng)籌和細(xì)節(jié)兼顧。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期 會(huì)務(wù)工作 統(tǒng)籌兼顧

1引言

無論在什么企業(yè)當(dāng)中，對(duì)重大事項(xiàng)進(jìn)行決議或者討論都離不開會(huì)務(wù)工作的組織安排部署，會(huì)議活動(dòng)已經(jīng)成為各級(jí)單位推動(dòng)工作開展的一項(xiàng)重要形式，也是現(xiàn)代社會(huì)生活和經(jīng)濟(jì)生活當(dāng)中的一種比較廣泛的組織活動(dòng)形式。在我國，會(huì)議目前已經(jīng)成為了各黨政機(jī)關(guān)和國有企事業(yè)單位進(jìn)行集體領(lǐng)導(dǎo)的重要方法，在宣傳貫徹國家方針政策和統(tǒng)一企業(yè)思想等方面都發(fā)揮著巨大作用。會(huì)務(wù)工作組織相當(dāng)繁雜，上到準(zhǔn)備文字材料，下到每個(gè)茶杯的擺放位置有頗有講究，總之安排好企業(yè)的會(huì)務(wù)工作就要做到全面統(tǒng)籌和細(xì)節(jié)兼顧。

2企業(yè)會(huì)務(wù)工作概述

2.1會(huì)務(wù)工作的含義

會(huì)議是有組織、有目的的將人們召集到一起商議事情、溝通信息和表達(dá)意愿的行為過程。會(huì)務(wù)工作是對(duì)會(huì)議的組織、服務(wù)和保障的一系列工作，進(jìn)行會(huì)務(wù)工作一般需要領(lǐng)導(dǎo)者和參會(huì)人員以及會(huì)議服務(wù)人員三者相互配合進(jìn)行。會(huì)務(wù)工作的復(fù)雜程度受到會(huì)議級(jí)別和會(huì)議內(nèi)容的制約，一般來說，會(huì)議級(jí)別越高會(huì)務(wù)工作就會(huì)越復(fù)雜，反之則會(huì)越簡單。比如小型會(huì)議一般主需要做好會(huì)議時(shí)間和會(huì)議主題的通知和會(huì)中記錄即可；大型會(huì)議則需要專設(shè)會(huì)務(wù)工作小組提前對(duì)會(huì)務(wù)相關(guān)工作進(jìn)行組織協(xié)調(diào)。

2.2會(huì)議要素

（1）形式要素。名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員和會(huì)議進(jìn)行方式。

（2）內(nèi)容要素。會(huì)議指導(dǎo)思想、主題、目的、任務(wù)和作用。

（3）程序要素。會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議開始、會(huì)議進(jìn)行、會(huì)議結(jié)束、會(huì)議決定的貫徹落實(shí)。

（4）財(cái)務(wù)要素。會(huì)議經(jīng)費(fèi)、會(huì)議設(shè)備、會(huì)議服務(wù)設(shè)施。

2.3會(huì)議種類

（1）按照會(huì)議規(guī)模分類：特大型會(huì)議、大型會(huì)議、中型會(huì)議、小型會(huì)議。

（2）按照會(huì)議性質(zhì)分類：決策性會(huì)議、專業(yè)性會(huì)議、動(dòng)員性會(huì)議、紀(jì)念性會(huì)議、綜合性會(huì)議、處事性會(huì)議。

（3）按照會(huì)議時(shí)間分類：定期會(huì)議和非定期會(huì)議。

（4）按照出席對(duì)象分類：接待會(huì)、代表會(huì)、內(nèi)部會(huì)、群眾會(huì)。

（5）按照召開方式分類：電話會(huì)、廣播會(huì)、網(wǎng)絡(luò)會(huì)、電視會(huì)。

3新時(shí)期企業(yè)會(huì)務(wù)工作中的全面統(tǒng)籌與細(xì)節(jié)兼顧策略

3.1兼顧“長遠(yuǎn)”和“短期”

站在長期角度上看，企業(yè)每年的會(huì)議活動(dòng)召開都具有一定的周期性和規(guī)律性，短期來啊看，企業(yè)每月、每周召開的會(huì)議活動(dòng)根據(jù)實(shí)際情況的不同而不同。會(huì)議工作無中心，短期安排不夠細(xì)致。因此，全面統(tǒng)籌也要兼顧細(xì)節(jié)，要將精心做好的長期計(jì)劃和詳細(xì)的短期安排結(jié)合在一起，對(duì)會(huì)務(wù)工作造早做安排和準(zhǔn)備。其次要做好企業(yè)的年度會(huì)議計(jì)劃，保持思路清晰和計(jì)劃周全，不僅要考慮到每年例行舉行的會(huì)議活動(dòng)或者在特定年份需要召開的會(huì)議，還要結(jié)合會(huì)議實(shí)際對(duì)該年度會(huì)議活動(dòng)進(jìn)行謀劃，按照既定順序擬制全年的會(huì)議活動(dòng)計(jì)劃。做好每月度會(huì)議與計(jì)劃。重點(diǎn)在于匯總各項(xiàng)會(huì)議信息和預(yù)排計(jì)劃、嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任和突出相關(guān)主要工作，明確各項(xiàng)會(huì)議活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員和著裝要求等，嚴(yán)格落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)審批通過的方案，形成具體可操作的會(huì)議安排。

3.2安排好會(huì)議的“大小關(guān)系”

會(huì)議活動(dòng)的服務(wù)要從戰(zhàn)略和宏觀層面上進(jìn)行布局，在具體的執(zhí)行過程中需要考慮到各項(xiàng)細(xì)節(jié)。只有把握好正確的方向才能夠提高對(duì)事情的預(yù)見性。謀大事，要圍繞會(huì)議主題從全局角度對(duì)會(huì)議活動(dòng)進(jìn)行謀劃，努力和領(lǐng)導(dǎo)同步思考，做到從宏觀出發(fā)，以大局為重。就企業(yè)來說，其發(fā)展目標(biāo)要重點(diǎn)關(guān)注企業(yè)目前生產(chǎn)任務(wù)，這也是會(huì)務(wù)服務(wù)工作的重點(diǎn)。議小事，要從最基礎(chǔ)的工作抓起，做好基礎(chǔ)信息、背景資料收集工作，將會(huì)議各方面了解透徹。比如做好《參會(huì)指南》，高速參會(huì)人員會(huì)議舉辦時(shí)間、地點(diǎn)、主題，使相關(guān)人員提前準(zhǔn)備好問題或者準(zhǔn)備好發(fā)言內(nèi)容。

3.3統(tǒng)一管理，分頭行動(dòng)

會(huì)議工作繁忙瑣碎、統(tǒng)一不起來將會(huì)是一盤散沙，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)只能夠不斷地應(yīng)付小事而沒有精力解決大事。任務(wù)分配不清晰就會(huì)導(dǎo)致會(huì)上工作分配不清、會(huì)下責(zé)任落實(shí)到位的情況。比如企業(yè)會(huì)務(wù)工作中的不同科室都有自己的任務(wù)，將任務(wù)分配出去以后需要科學(xué)對(duì)任務(wù)進(jìn)行分解、量化，讓工作有條不紊的進(jìn)行。同時(shí)還要對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一管理，分工明確到人，保證出現(xiàn)問題不會(huì)發(fā)生推諉現(xiàn)象。

3.4穩(wěn)中求快、快中求穩(wěn)

企業(yè)的日常性會(huì)議活動(dòng)要有足夠的準(zhǔn)備時(shí)間，要嚴(yán)格規(guī)范，緊急性的會(huì)議活動(dòng)具有較高的實(shí)效性，要保證其又快又穩(wěn)。穩(wěn)體現(xiàn)的是責(zé)任意識(shí)和敬業(yè)精神，快體現(xiàn)的是會(huì)務(wù)工作者的能力素質(zhì)和經(jīng)驗(yàn)豐富程度。企業(yè)的日常性會(huì)議活動(dòng)任務(wù)重，服務(wù)關(guān)鍵在于穩(wěn)健，要堅(jiān)持高度負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)、精益求精，對(duì)各項(xiàng)問題要思考縝密，保證活動(dòng)萬無一失。比如企業(yè)召開年度職工會(huì)議代表大會(huì)，因?yàn)榕c會(huì)人員數(shù)量較多、審議事項(xiàng)較多、會(huì)議任務(wù)繁重，一般需要籌備很久，座次安排、攝影攝像、新聞報(bào)道等，要逐項(xiàng)檢查和落實(shí)，保證不會(huì)出現(xiàn)任何問題。

4結(jié)語

新時(shí)期背景下，企業(yè)的會(huì)務(wù)工作內(nèi)容相當(dāng)復(fù)雜瑣碎，不僅要實(shí)現(xiàn)全面統(tǒng)籌還要兼顧到各個(gè)細(xì)節(jié)當(dāng)中，對(duì)于和會(huì)議相關(guān)的各項(xiàng)工作都要嚴(yán)格落實(shí)到位要求會(huì)務(wù)參與人員必須擁有較高的素質(zhì)且在接到重大會(huì)務(wù)工作安排的時(shí)候能夠迎難而上，毫不退縮，要有宏觀的戰(zhàn)略視野和良好的組織協(xié)調(diào)溝通能力，企業(yè)也要建立起一支高素質(zhì)、高執(zhí)行力的會(huì)務(wù)工作籌備隊(duì)伍，加強(qiáng)其隊(duì)員之間的協(xié)作性，真正的做到企業(yè)會(huì)務(wù)工作的全面統(tǒng)籌和細(xì)節(jié)兼顧，保證企業(yè)的每一次會(huì)議都能夠圓滿召開。

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