牟儉

摘要：文書檔案管理工作作為單位性質辦公與單位經(jīng)營活動中必不可少的重要環(huán)節(jié)，對單位領導在事務性工作中進行重要決策提供真實、準確的信息進行參考。

關鍵詞：文書檔案；管理工作；新時期

1文書檔案管理的特點

1.1管理工作繁瑣

文書檔案管理工作重點在于保存、收集、整合資料，其承載著企事業(yè)單位寶貴的歷史資源，體現(xiàn)了每個單位的發(fā)展歷程。文書檔案管理主要以企事業(yè)單位發(fā)生的事件、人事、文件、事件過程、書報為管理對象，管理模式大都運用紙張或者是實質記錄下來，并且將這些文書檔案資料進行分類存儲于企事業(yè)單位檔案室中。

1.2文書工作對文書檔案管理的作用

文書工作與文書檔案管理之間具有密切相連性，文書工作包含登記、收集、催辦、運轉及文件的立卷、整理、歸檔等，而文書工作的過程正是文書檔案資料形成的全過程。在具體工作中，文書工作能夠為文書檔案管理提供鑒定、保存、整理、統(tǒng)計、編研，其是文書檔案管理工作的前提條件。文書檔案管理主要來源于文書工作，文書工作將單位有價值的事件、活動記錄下來，經(jīng)過整合形成立卷，之后定期向文書檔案管理部門歸檔。文書工作質量與文書檔案管理質量息息相關，例如文書工作書寫的質量，能否合理歸檔，都與文書檔案管理具有直接的影響。

1.3檔案管理內(nèi)容豐富

文書檔案管理工作是企事業(yè)單位各項事務的真實反映與記錄，涉及到科技檔案、行政管理、黨群管理、會計檔案等方面，故而，文書檔案管理內(nèi)容較為豐富?；谖臅鴻n案資料涵蓋企事業(yè)各類“紅頭文件”、單位簽訂的各類責任書、協(xié)議、合同、單位各類民主選舉投票登記情況，及照片、錄像、錄影、錄音等各類電子檔案資料等，導致文書檔案載體多樣化，內(nèi)容豐富化，這無疑對文書檔案管理形成一定的難度，因此，只有提升對文書檔案管理的認識，進行科學、合理管理，才能夠實現(xiàn)文書檔案管理的有效性。

2新時期文書檔案管理中存在的問題

2.1缺少科學化的管理制度

文書檔案所記錄內(nèi)容在不斷增多，其記錄范圍也在不斷擴大。以往的傳統(tǒng)檔案管理形式雖然也在不斷改善，但還存在著諸多的問題。首先以往傳統(tǒng)的檔案記錄需要通過工作人員手寫記錄，這樣不僅耗費了大量的人力與物力，同時工作量也大大增加，并且手寫記錄的方法，不能及時更新檔案記錄。其次以往的檔案管理工作并沒有按照規(guī)章制度來執(zhí)行，檔案記錄不夠規(guī)范，并且檔案資料不能很好地為其他工作服務。

2.2文書工作和檔案工作缺乏緊密的銜接

文書檔案管理工作是由文書和檔案兩方面構成，二者之間聯(lián)系緊密，所以說，在開展文書檔案管理工作的過程中，就需要將二者緊密地結合在一起，融為一體，使二者能夠相互配合，相互促進，形成較為全面系統(tǒng)且完善的管理體系。但在新時期的實際管理工作中，主要采用的是分模塊管理的方式，單獨操作，不能夠形成完整的體系，在形式上存在著分化的現(xiàn)象，這種管理方式拉大了文書管理和檔案管理之間的距離，并且在一定程度上使二者產(chǎn)生了偏差，影響了文書檔案管理工作質量的提升。

2.3文書檔案管理專業(yè)人員較少，且培訓工作不夠完善

新時期，文書檔案有了新的特點，即豐富性和多樣化，且文書檔案管理工作更加重視對資料的收集和保存，這就要求管理人員必須要具備專業(yè)的管理知識和技能。但是目前來看，企事業(yè)單位文書檔案管理專業(yè)人員較少，素質普遍偏低，管理者往往由辦公室的秘書兼職，在精力和專業(yè)程度上均不足。加之在培訓方面沒有足夠的力度，培訓工作不夠完善，缺乏崗前的系統(tǒng)性培訓。

2.4基礎普遍較差

現(xiàn)階段仍有很多的企事業(yè)單位在文書檔案管理上處于封閉式的管理狀態(tài)，導致文書檔案管理工作對于管理體制與管理流程認識較差。傳統(tǒng)的文書檔案管理工作的主要內(nèi)容就是避免檔案丟失，在這樣的管理模式下，極大程度上降低了檔案的利用率，不能充分發(fā)揮出檔案應有的價值，其整理規(guī)范也不統(tǒng)一、不全面，使文書檔案管理工作存在基礎較差的現(xiàn)象。

3適應新時期做好文書檔案管理工作的對策建議

3.1加強檔案管理工作信息化水平

掌握現(xiàn)代信息化管理技術，是當前文書檔案管理工作所必備的基礎條件。在檔案管理工作中應用現(xiàn)代計算機技術，使文件的形成、運行、積累、轉換等各個環(huán)節(jié)能夠與自動化辦公相銜接，系統(tǒng)化地完成文件的起草、修改、檢測、打印、登記、統(tǒng)計等工作，因此，文書檔案管理人員應充分掌握計算機技術的運用。

3.2實現(xiàn)文書工作和檔案工作的融合

文書檔案管理工作的兩個部分要緊密融合在一起，為此，在今后的管理工作當中要強化部門之間的溝通和交流。檔案管理人員要提升自身的積極性和主動性，準確且全面及時地掌握好業(yè)務部門的工作進展狀況，和職工保持聯(lián)系，掌握相關文書檔案信息情況。同時，還需要主動對相關的檔案資料進行分析，確保資料的真實性、準確性和全面性，要變被動的管理為主動的服務。

3.3構建文書檔案管理制度

加強文書檔案管理制度構建，對提高文書檔案管理質量具有一定的保障。新時期下，文書檔案管理制度應該與時俱進，實現(xiàn)現(xiàn)代化文書檔案管理模式，進而才能夠實現(xiàn)文書檔案管理實效性。首先，各單位應該在傳統(tǒng)文書檔案管理制度上，結合國家相關的法律法規(guī)制度，根據(jù)本單位的實際情況，構建現(xiàn)代化文書檔案管理制度模式，實現(xiàn)現(xiàn)代化文書檔案管理的實用性、使用性、靈活性、科學性。構建現(xiàn)代化文書檔案管理制度，能夠有效更新傳統(tǒng)文書檔案管理中的不足現(xiàn)象，完善文書檔案管理制度，解決檔案管理瓶頸問題。在構建現(xiàn)代化文書檔案管理制度中，要根據(jù)文書檔案管理實際情況，有計劃、有目的的對文書檔案進行修編、查閱，增強文書檔案管理制度的實用性。

3.4提升對文書檔案管理認識度

文書檔案管理工作可分為兩大類：一類是由單位本級組織形成的文檔管理，另一類是單位上級組織形成的檔案管理。這兩類檔案信息都能夠為單位領導開展工作提供保障，因此，需要單位對文書檔案管理工作進行重視。一方面，單位應在軟硬件設施上為文書檔案管理工作提供保障，為文書檔案管理營造一個良好的工作環(huán)境，進而促進文書檔案管理人員更好的進行工作。另一方面，企事業(yè)單位領導要積極參與到文書檔案管理工作中，并且根據(jù)實際情況，為文書檔案管理工作提出針對性的建議，將文書檔案管理工作納入到年度終結中，進而確保文書檔案管理的有效性。

4結語

綜上所述，文書檔案管理是企事業(yè)單位檔案管理的核心，是一項技術性、服務性、政治性較強的工作。新時期下，要提升文書檔案管理工作認識度，增強文書檔案管理質量，使文書檔案管理能夠有效、科學、合理的進行，進而實現(xiàn)文書檔案管理的有效性。

參考文獻：

[1]賈心潔.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代運用OA系統(tǒng)處理公文對高校文書檔案管理的影響———基于SWOT分析法[J].機電兵船檔案，2017（02）：37-38.

（作者單位：遼寧省阜新市清河門區(qū)城鄉(xiāng)建設服務中心）