危丹妮

【摘 要】辦公自動(dòng)化作為一種新型的辦公方式，集合了網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和新型辦公設(shè)備等最新技術(shù)發(fā)展成果。在文書(shū)檔案領(lǐng)域，辦公自動(dòng)化已經(jīng)廣泛普及，其給文書(shū)檔案管理帶來(lái)的不僅僅是存儲(chǔ)方式的變革，更多的是管理手段、管理理念和管理方式上的沖擊。

【關(guān)鍵詞】辦公自動(dòng)化在；文書(shū)檔案；應(yīng)用要點(diǎn)

引言

文書(shū)檔案管理是檔案管理工作中的主要因素，它能有效地表達(dá)出管理人員的思想。隨著國(guó)家不斷地發(fā)展與進(jìn)步，文書(shū)檔案管理也隨之不斷地發(fā)展與完善。辦公自動(dòng)化在文書(shū)檔案管理的應(yīng)用中主要是依靠網(wǎng)絡(luò)辦公技術(shù)和設(shè)備對(duì)文書(shū)檔案的內(nèi)容進(jìn)行整理，以此來(lái)提高文書(shū)檔案管理質(zhì)量。不過(guò)辦公自動(dòng)化在文書(shū)檔案管理的應(yīng)用中也會(huì)出現(xiàn)一系列的問(wèn)題，因此要加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理的相關(guān)技術(shù)設(shè)備進(jìn)行完善，加強(qiáng)文件的保密性，提高文書(shū)檔案管理工作的效率。

1文書(shū)檔案管理工作中存在的突出問(wèn)題

1.1對(duì)于文書(shū)檔案管理工作不夠重視

一直以來(lái)，文書(shū)檔案管理工作都沒(méi)有得到足夠的重視，有些文書(shū)檔案管理人員認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)，并不是單位發(fā)展過(guò)程中的核心工作，因此在工作中出現(xiàn)散漫的狀態(tài)，不認(rèn)真對(duì)待檔案工作的現(xiàn)象也是屢見(jiàn)不鮮。另外，相關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)也存在不重視文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)象，甚至一些單位都沒(méi)有配備專門(mén)從事文書(shū)檔案管理工作的人員，而僅僅是一些人兼職，這些人在管理工作中缺乏專業(yè)知識(shí)，無(wú)法進(jìn)行有效管理?？梢哉f(shuō)，對(duì)于文書(shū)檔案管理工作不重視是影響檔案管理辦公自動(dòng)化應(yīng)用的重要因素。

1.2檔案管理觀念陳舊，辦公自動(dòng)化應(yīng)用程度較低

信息技術(shù)的快速發(fā)展給許多行業(yè)領(lǐng)域帶來(lái)了全新的發(fā)展契機(jī)，文書(shū)檔案管理工作也是如此，目前，文書(shū)檔案管理自動(dòng)化已經(jīng)成為發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是文書(shū)檔案管理工作急需解決的重要問(wèn)題。但是從當(dāng)前的文書(shū)檔案管理工作來(lái)看，并不是所有單位都應(yīng)用了辦公自動(dòng)化，有些單位還一直沿用傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理方式，管理效率較低，并且耗費(fèi)了大量的人工成本和時(shí)間成本，而且在文書(shū)檔案管理提檔升級(jí)的過(guò)程中也無(wú)法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，造成了文書(shū)檔案管理水平處于相對(duì)滯后的狀態(tài)，影響了文書(shū)檔案管理的整體工作效率，這是當(dāng)前文書(shū)檔案管理過(guò)程中面臨的又一主要問(wèn)題。

1.3缺乏完善的文書(shū)檔案管理辦公自動(dòng)化機(jī)制

在文書(shū)檔案管理工作中，由于管理觀念傳統(tǒng)，并且對(duì)于檔案工作的重視程度不夠，因此有部分單位尚未制定完善的文書(shū)檔案管理工作制度，沒(méi)有科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理工作流程，實(shí)際工作中處于較為隨意的狀態(tài)。有些單位即使制定了相關(guān)管理制度，但是其中絕大部分都是照搬其他單位的條文，沒(méi)有結(jié)合單位自身的實(shí)際特點(diǎn)，缺乏針對(duì)性和可操作性，沒(méi)有實(shí)際指導(dǎo)意義，缺乏完善的文書(shū)檔案管理機(jī)制，也沒(méi)有進(jìn)行辦公自動(dòng)化的應(yīng)用。

2提高文書(shū)檔案管理辦公自動(dòng)化的有效措施

2.1加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)自動(dòng)化外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)的合理布局

在辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)的過(guò)程中，內(nèi)外網(wǎng)有效隔離是最直接、最有效的手段。內(nèi)外網(wǎng)隔離的具體措施如下：第一，通過(guò)路由器過(guò)濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)網(wǎng)址，選擇那些可以進(jìn)入到文檔辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)之中的地址予以放行；第二，引入防火墻隔離防護(hù)措施，網(wǎng)絡(luò)防火墻自帶的認(rèn)證機(jī)制能夠起到過(guò)濾進(jìn)出網(wǎng)數(shù)據(jù)、控制進(jìn)出網(wǎng)絡(luò)的訪問(wèn)行為、記錄防火墻信息活動(dòng)、檢測(cè)和預(yù)警網(wǎng)絡(luò)攻擊行為的重要作用，這樣可以保證文檔信息的安全，提升網(wǎng)絡(luò)文件的保密性，使得檔案管理更具時(shí)效。

2.2促使檔案管理人員實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化與專業(yè)化的有機(jī)結(jié)合

檔案管理辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)需要檔案管理人員現(xiàn)代化作為堅(jiān)實(shí)的保障。長(zhǎng)期以來(lái)，傳統(tǒng)檔案管理模式的存在已經(jīng)固化了檔案管理人員的工作思維和工作方式，導(dǎo)致他們現(xiàn)代化技術(shù)水平普遍偏低，甚至出現(xiàn)技術(shù)文盲的現(xiàn)象。這些因素使得一些現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備不能得到充分和完全的利用，文檔信息的辦公自動(dòng)化更成為天方夜譚。因此，檔案管理人員在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代背景下需要提升自身與時(shí)俱進(jìn)的意識(shí)，增強(qiáng)憂患意識(shí)，意識(shí)到檔案管理工作的時(shí)代要求，通過(guò)自主學(xué)習(xí)和接受培訓(xùn)的形式來(lái)提升對(duì)當(dāng)那管理原則、方法、技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)的掌握能力，將檔案管理工作和現(xiàn)代化和自動(dòng)化的辦公環(huán)境結(jié)合在一起。

2.3技術(shù)處理電子檔案

將辦公自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用到文書(shū)檔案中，建立電子檔案，使得檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容更加準(zhǔn)確，實(shí)現(xiàn)高效地工作，對(duì)電子檔案進(jìn)行技術(shù)處理，當(dāng)前辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用逐漸深入，檔案管理中會(huì)出現(xiàn)很多新的資料，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理是極為必要的，這就需要檔案管理人員科學(xué)地研究文件資源。對(duì)電子檔案進(jìn)行技術(shù)性的處理，就需要做好接收、處理、儲(chǔ)存等工作，保證文檔內(nèi)容的真實(shí)性，技術(shù)處理后，將電子文檔轉(zhuǎn)變?yōu)橹蛔x文件，不能進(jìn)行修改，使得文件的原始性得以保證，使得電子文檔更加安全、可靠。將電子檔案儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中，能夠避免檔案信息丟失，對(duì)檔案信息進(jìn)行備份，加密處理。防止檔案資料丟失或被不法人員盜取。

2.4加強(qiáng)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)的安全性

檔案管理單位應(yīng)該注重對(duì)計(jì)算機(jī)軟硬件進(jìn)行定期的檢查、更新、升級(jí)以及維修，并科學(xué)檢測(cè)與維護(hù)相關(guān)設(shè)施。在這個(gè)方面，可設(shè)立監(jiān)督專員對(duì)存檔文件進(jìn)行定期更新與備份，提高身份驗(yàn)證和數(shù)字簽名等技術(shù)的安全性。另外，可對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的內(nèi)外網(wǎng)進(jìn)行隔離。一方面，可在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)設(shè)置物理隔離措施，即采用路由器隔離防護(hù)措施，對(duì)IP地址進(jìn)行屏蔽，有選擇性地允許一些地址訪問(wèn)網(wǎng)絡(luò)。另一方面，對(duì)內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)采取防火墻隔離防護(hù)措施，對(duì)進(jìn)出網(wǎng)絡(luò)的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行過(guò)濾，并管理相關(guān)訪問(wèn)行為，封堵被禁止的業(yè)務(wù)，并且記錄通過(guò)防火墻進(jìn)行活動(dòng)的信息內(nèi)容，最后檢測(cè)網(wǎng)絡(luò)攻擊，并進(jìn)行告警。

2.5積極進(jìn)行硬件建設(shè)，促使硬件環(huán)境的改善

文書(shū)檔案管理的辦公自動(dòng)化需要互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)和其他數(shù)字化設(shè)備的支持，這些硬件設(shè)備對(duì)辦公自動(dòng)化運(yùn)行效果有著直接的影響。因此企事業(yè)單位需要積極地進(jìn)行檔案管理硬件設(shè)備的升級(jí)，不斷地進(jìn)行管理硬件環(huán)境的改善，為工作人員學(xué)習(xí)現(xiàn)代化信息技術(shù)和應(yīng)用相關(guān)軟硬件設(shè)施進(jìn)行檔案管理提供良好的內(nèi)部環(huán)境，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理技術(shù)和管理設(shè)備的電子化，在整體上提升檔案管理水平。

2.6健全文書(shū)檔案管理的制度

當(dāng)前社會(huì)不斷發(fā)展，文書(shū)檔案管理工作也呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)，要結(jié)合文書(shū)檔案管理的實(shí)際情況，不斷提高文書(shū)檔案管理的效率和質(zhì)量，健全文書(shū)檔案管理的制度，使得文書(shū)檔案管理工作有科學(xué)的制度作保障，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。由于受到傳統(tǒng)管理理念以及模式的影響，當(dāng)前的一些文書(shū)檔案管理還是分部門(mén)管理，不利于文書(shū)檔案的整體效果實(shí)現(xiàn)，而且部門(mén)間缺乏交流合作，文書(shū)檔案管理的專業(yè)化、統(tǒng)一化也會(huì)受到一定的影響，因此必須進(jìn)一步完善文書(shū)檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的統(tǒng)一管理，使得文書(shū)檔案管理滿足現(xiàn)代化的發(fā)展需要。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，文書(shū)檔案在企業(yè)中是必不可少核對(duì)資源，所以企業(yè)中做好管理文書(shū)檔案非常重要，可以進(jìn)行參考以及利用。由于可以作為歷史憑證，給工作提供參考，對(duì)此為了確保資料更為完整更為真實(shí)，就需要加強(qiáng)管理工作。可以在管理中，積極地運(yùn)用自動(dòng)化辦公技術(shù)，不僅提升了工作效率，而且整個(gè)服務(wù)更為周到，實(shí)現(xiàn)了安全傳輸資料的目的。

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（作者單位：廣西壯族自治區(qū)亞熱帶作物研究所）