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        學(xué)校檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用分析

        2018-10-21 06:51:01張晶
        文存閱刊 2018年23期
        關(guān)鍵詞:檔案管理信息技術(shù)學(xué)校

        張晶

        摘要:在我國(guó)大力發(fā)展信息化技術(shù)的背景下,學(xué)校檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化也逐漸成為社會(huì)發(fā)展大趨勢(shì),同時(shí)也是學(xué)校發(fā)展檔案管理的必然要求。學(xué)校在檔案管理方面應(yīng)用信息化技術(shù),一方面可以提升服務(wù)質(zhì)量,使監(jiān)督工作更加有效,也能有效減低檔案管理所受到的人為干擾。本文主要介紹學(xué)校傳統(tǒng)檔案管理中存在的不足之處,分析在學(xué)校檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)的主要特征,并探究學(xué)校檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)的具體措施。

        關(guān)鍵詞:學(xué)校;檔案管理;信息技術(shù)

        在科學(xué)技術(shù)發(fā)展中,社會(huì)中的各項(xiàng)工作都開(kāi)始邁向信息化發(fā)展,而學(xué)校在管理檔案方面也積極應(yīng)用信息化技術(shù)。如今,計(jì)算機(jī)在慢慢代替人工方式的檔案管理,檔案管理不再需要進(jìn)行繁瑣而大量的重復(fù)性工作,大大解放了檔案管理的勞動(dòng)力,同時(shí)檔案管理也更加明了化和簡(jiǎn)潔化,學(xué)校檔案的質(zhì)量也可以得到保證。所以,要在學(xué)校的檔案管理中積極應(yīng)用信息化技術(shù),將學(xué)校檔案的作用充分發(fā)揮出來(lái),推動(dòng)學(xué)校的良好發(fā)展。

        1.學(xué)校傳統(tǒng)檔案管理的不足

        在教育單位中學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)重要組成,其內(nèi)容對(duì)學(xué)校管理人員和決策人員都極為重要。因此,學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)要方便用戶查詢,并及時(shí)提供給用戶所需信息[1]。學(xué)校管理檔案的傳統(tǒng)方式是人工管理以紙質(zhì)文件形式保存的檔案,存在一些不足之處。(1)工作效率比較低。以人工方式來(lái)管理學(xué)校的文件檔案,因信息量較大,檢索檔案比較麻煩,對(duì)檔案管理效率造成嚴(yán)重影響。(2)保密性比較差。人工方式對(duì)文件檔案進(jìn)行管理時(shí),會(huì)有較多主題接觸到檔案,嚴(yán)重威脅到檔案保密性。(3)查找、維護(hù)和更新檔案有一定的難度。管理檔案的傳統(tǒng)模式中,一旦長(zhǎng)時(shí)間積累檔案,就會(huì)有大量數(shù)據(jù)需要整理,增加了查找、維護(hù)和更新檔案的難度。

        2.信息技術(shù)管理學(xué)校檔案的特點(diǎn)

        在科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅猛的當(dāng)下,信息化技術(shù)在各個(gè)行業(yè)都得到廣泛應(yīng)用,全世界都朝信息化方向發(fā)展。計(jì)算機(jī)普及大大促進(jìn)了經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的發(fā)展,而各種高科技正在對(duì)社會(huì)生活和工作的各個(gè)方面產(chǎn)生重要影響。在普及自動(dòng)化辦公的背景下,學(xué)校檔案管理更多應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)達(dá)到現(xiàn)代化管理。對(duì)于學(xué)校管理檔案?jìng)鹘y(tǒng)方式中的不足,需要積極構(gòu)建應(yīng)用信息技術(shù)的檔案管理方式,達(dá)到檔案管理的自動(dòng)化與信息化。在學(xué)校檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)的特征是:(1)應(yīng)用信息技術(shù)的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)方便查閱檔案信息,有較大的存儲(chǔ)量,且處理速度比較快。管理檔案的現(xiàn)代化系統(tǒng)可以使用處理電腦文字的軟件,通過(guò)圖像、表格的靈活應(yīng)用將檔案分成不同類別,并構(gòu)建管理學(xué)校檔案的系統(tǒng),方便對(duì)檔案進(jìn)行閱讀、查詢、交流、修改與重復(fù)應(yīng)用[2]。(2)應(yīng)用信息技術(shù)的現(xiàn)代化管理學(xué)校檔案的工作要由高素質(zhì)、高技能的專職人員來(lái)?yè)?dān)任。學(xué)校管理檔案的工作人員需要對(duì)檔案工作抱有熱忱之心,了解學(xué)校檔案的主要內(nèi)容,從而將管理學(xué)校檔案的工作做好。(3)人力資源得到節(jié)省。不同于學(xué)校管理檔案的傳統(tǒng)方式,信息化檔案管理只要兩三名具有專業(yè)水平,且較高綜合素質(zhì)的工作人員就能完成管理工作,人力資源能夠得到節(jié)省,學(xué)校管理檔案的成本得到降低。(4)工作效率比較高。應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)學(xué)校的檔案信息加以整合,在必要時(shí)可以很方便地進(jìn)行查閱和調(diào)用,短時(shí)間就可以查閱到需要的信息,檔案使用率和調(diào)閱檔案工作的工作效率都得到提升。

        如今學(xué)校管理檔案人員的普遍情況是知識(shí)結(jié)構(gòu)不夠合理、知識(shí)出現(xiàn)老化等問(wèn)題。二十一世紀(jì)屬于信息化時(shí)代,必須緊跟社會(huì)發(fā)展,及時(shí)將學(xué)校檔案管理發(fā)展中出現(xiàn)的不足解決掉,重視提升檔案管理隊(duì)伍管理水平的整體提升,對(duì)檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)與專業(yè)結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整。如今,學(xué)校檔案管理的一個(gè)必要工作就是提升檔案管理人員的整體水平,以滿足檔案事業(yè)的發(fā)展。

        應(yīng)用信息技術(shù)的現(xiàn)代檔案管理是一個(gè)新生事物,依然存在一些需要改進(jìn)的地方。其一,在檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù),會(huì)出現(xiàn)很多電子文件,而大部分檔案載體是磁介材料、其他載體等,記錄信息的方式從傳統(tǒng)的圖形或文字變?yōu)闄C(jī)器才可以識(shí)別出的數(shù)碼,出現(xiàn)了新型化的檔案載體,而歸檔與保管新型化的檔案載體成為一個(gè)新問(wèn)題。其二,我國(guó)如今還未出臺(tái)歸檔電子文件、管理電子檔案的有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),法律上面也未給出明確的規(guī)定。其三,電子文件具有完整性、真實(shí)性、拷貝性、易修改性等特點(diǎn),且歸檔管理和檔案信息的載體具有原始性,檔案管理學(xué)的理論基礎(chǔ)需要加深研究并指導(dǎo)學(xué)校的檔案管理工作。

        3.學(xué)校檔案管理應(yīng)用信息化技術(shù)的措施

        學(xué)校為了更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展,必須盡快構(gòu)建應(yīng)用信息技術(shù)的現(xiàn)代化檔案管理體系,實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化,充分發(fā)揮檔案管理的價(jià)值,推動(dòng)學(xué)校在新時(shí)期的發(fā)展。

        3.1檔案信息收錄和管理更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

        如今,應(yīng)用信息技術(shù)管理學(xué)校檔案存在規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化不足,應(yīng)用軟件使用較多且比較混亂等情況,對(duì)檔案管理系統(tǒng)的有效應(yīng)用產(chǎn)生不良影響[3]。信息化的檔案管理要將學(xué)校管理檔案信息的工作變成可持續(xù)化、整體化的自動(dòng)過(guò)程。優(yōu)先整理保存和歸檔比較重要的紙質(zhì)化檔案,之后在網(wǎng)上全面擬定、檢查、核對(duì)和傳閱檔案,形成最終歸檔,以確保收錄的檔案信息完整。要建立完善、全面的校園信息化網(wǎng)絡(luò),借助校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)把學(xué)校各個(gè)部門整理好的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化檔案信息傳送到學(xué)校專門收錄和管理檔案的部門,以提升收錄與整理檔案信息的質(zhì)量與效率。

        3.2有關(guān)人員要加強(qiáng)認(rèn)識(shí)信息技術(shù)

        學(xué)校檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的工作人員必須深入認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的重要價(jià)值,這是將信息技術(shù)應(yīng)用到學(xué)校檔案管理的必要步驟。在一所學(xué)校誕生之后,學(xué)校檔案就開(kāi)始全面記錄學(xué)校在各個(gè)階段的發(fā)展信息,在學(xué)校的一些重要工作中發(fā)揮了較大的作用,比如教務(wù)活動(dòng)的完善、科學(xué)研究和教學(xué)改革等。所以,有關(guān)人員要加強(qiáng)認(rèn)識(shí)學(xué)校檔案管理的信息化,推進(jìn)學(xué)校檔案管理的信息化進(jìn)程。具體來(lái)說(shuō),就是結(jié)合學(xué)校檔案管理中對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用與校內(nèi)管理日程、日常會(huì)議,學(xué)校在年度考核中應(yīng)該納入高效、高質(zhì)的檔案管理,并將檔案管理的信息化當(dāng)做檔案管理者的責(zé)任。

        3.3校內(nèi)的辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化和信息化

        學(xué)校管理檔案的工作不但屬于檔案管理部門正常的工作范圍,校內(nèi)其他部門在檔案信息的提供上也擔(dān)負(fù)一定的責(zé)任[4]。校內(nèi)的辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化和信息化,可以大大提升各個(gè)部門信息記錄的完整性。具體來(lái)說(shuō)就是各個(gè)部門把檔案?jìng)魉偷叫@網(wǎng)中,而專門管理檔案的部門進(jìn)行收錄與整理,這樣檔案信息的收錄就會(huì)更加全面,與此同時(shí),校內(nèi)各個(gè)部門間交流信息的效率也得到提升,學(xué)校辦公整體效率大大提高,改變各個(gè)部門以往各自為政只關(guān)注部門內(nèi)部的工作方式。此外,信息化檔案在包括有紙質(zhì)檔案文字信息的同時(shí),也包含有圖片、影像和聲音等多媒體的數(shù)據(jù)信息。借助校園網(wǎng)可以通過(guò)多樣化方式來(lái)展示校內(nèi)的檔案信息,真正達(dá)到檔案管理的信息化服務(wù)。

        3.4加強(qiáng)建設(shè)學(xué)校的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和辦公自動(dòng)化

        當(dāng)前時(shí)期,從總體上來(lái)說(shuō)檔案信息的自動(dòng)化系統(tǒng)已經(jīng)從文件處理逐漸過(guò)渡到了信息化管理階段,為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的關(guān)鍵步驟就是建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)是借助先進(jìn)化信息技術(shù)科學(xué)化管理和方便應(yīng)用資料的系統(tǒng)、為了實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的信息化,必須建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

        另外,需要加強(qiáng)建設(shè)自動(dòng)化辦公設(shè)備,以提升管理檔案的質(zhì)量和效率。在信息化時(shí)代,檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的主要標(biāo)志就是應(yīng)用微機(jī)和網(wǎng)絡(luò)化管理。借助微機(jī)管理文書(shū)檔案的主要優(yōu)點(diǎn)是:其一,立卷方式是將“件”作為單位,方便文書(shū)檔案進(jìn)行接收、立卷和鑒定,方便將沒(méi)有保存意義的文件及時(shí)剔除出去。比如在將某份文件剔除時(shí),就不用進(jìn)行拆卷這樣的麻煩工作。此外,借助計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理進(jìn)行輔助,在保管檔案的期限內(nèi)加以調(diào)整,借助計(jì)算機(jī)調(diào)整和刪改檢索工具,工作時(shí)效性能得到大大提升。其二,微機(jī)管理一方面能及時(shí)對(duì)遺漏的文件進(jìn)行增缺補(bǔ)漏,另一方面能確保文件原貌。此外,利用信息化技術(shù)來(lái)管理檔案資料,比較方便檢索,且有較高的準(zhǔn)確率,能對(duì)檔案目錄進(jìn)行隨時(shí)修改,從而將遺漏問(wèn)題及時(shí)解決掉,達(dá)到有效管理文書(shū)檔案的目的,實(shí)現(xiàn)服務(wù)質(zhì)量的提升。其三,微機(jī)管理能提高文檔保密性。微機(jī)管理可以將檔案資料修改成單份的文件加以利用,而使用者就不會(huì)接觸到與其需要沒(méi)有關(guān)系的文件,達(dá)到文檔的保密要求。

        3.5加強(qiáng)培訓(xùn)信息技術(shù)

        學(xué)校管理檔案的實(shí)踐活動(dòng)中,為提升檔案管理者的創(chuàng)新意識(shí)與參與意識(shí),需要對(duì)檔案管理者的計(jì)算機(jī)能力、創(chuàng)新能力和思維能力加以培養(yǎng),檔案管理者在掌握一些信息技術(shù)之后,就可以自由選擇青睞的信息化技術(shù)來(lái)管理檔案,從而更加積極地投入到學(xué)校檔案管理的工作中。在培訓(xùn)中,可以采取多樣化的工作模式,比如體驗(yàn)式、創(chuàng)作式、互動(dòng)式和研討式等,能夠達(dá)到較好的培養(yǎng)效果[5]。不過(guò),在管理學(xué)校檔案的現(xiàn)代化工作方式中,很難找到具有普適性的最佳檔案和萬(wàn)能方案。在管理學(xué)校檔案的時(shí)候,需要優(yōu)化組合教學(xué)方法,并在實(shí)踐中綜合應(yīng)用。

        盡管學(xué)校的檔案管理比較重視探究性學(xué)習(xí),重視學(xué)習(xí)新方式與新技術(shù),并理解重要概念,從而借助管理檔案的實(shí)踐過(guò)程,讓檔案管理者加深對(duì)信息化技術(shù)的理解和應(yīng)用。在培訓(xùn)學(xué)校檔案管理工作人員的時(shí)候,一方面要重視理論教學(xué),提高檔案管理者的信息技術(shù)知識(shí)儲(chǔ)備,從而加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的掌握,以實(shí)現(xiàn)高效管理目標(biāo);另一方面也要重視實(shí)踐教學(xué),使檔案管理者的視野得到拓展,實(shí)踐過(guò)程中升華檔案管理者的情感與認(rèn)知,體驗(yàn)過(guò)程中培養(yǎng)搜集信息的能力與創(chuàng)新能力,通過(guò)交流提升合作能力。

        3.6在學(xué)校檔案的基礎(chǔ)管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)

        學(xué)校管理檔案的任務(wù)繁重,學(xué)生流動(dòng)性較大,所以檔案管理要經(jīng)常更新、細(xì)化和分類,而人工方式的工作效率比較低,所以,可以借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索的編制工作。在對(duì)檔案進(jìn)行整編時(shí),可以通過(guò)著錄項(xiàng)目建立檔案機(jī)對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行讀取,之后,借助已有數(shù)據(jù)自動(dòng)化分類目錄并編制專題,從而依據(jù)不同要求對(duì)檔案進(jìn)行分類管理。針對(duì)校內(nèi)本身存在的紙質(zhì)管理文件,可以依據(jù)信息管理要求將信息錄入到信息化系統(tǒng)中。通過(guò)采取這種方式,確保數(shù)據(jù)可靠性并提高歸檔準(zhǔn)確性。

        另外,借助計(jì)算機(jī)來(lái)檢索檔案。計(jì)算機(jī)檢索的特點(diǎn)是針對(duì)性和高效性,在登記與統(tǒng)計(jì)大量數(shù)據(jù)中能依照所輸人名、時(shí)間或?qū)I(yè)方向等檢索檔案庫(kù)。利用關(guān)鍵詞不但能檢索到使用者所需的檔案原件,也能對(duì)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)是否足夠準(zhǔn)確進(jìn)行檢查。

        4.結(jié)語(yǔ)

        學(xué)校檔案管理為了更加方便利用檔案數(shù)據(jù),減輕檔案管理者的工作量,并提高檔案管理的質(zhì)量,要積極應(yīng)用信息化技術(shù)。為此,檔案信息收錄和管理要更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化,校內(nèi)的辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化和信息化,加強(qiáng)培訓(xùn)信息技術(shù),提高信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用。

        參考文獻(xiàn):

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