李佳

摘 要：現(xiàn)階段，我國已進入大數(shù)據(jù)時代，信息技術得到了飛速發(fā)展。我國各機關、事業(yè)、企業(yè)單位的人事檔案屬于一種收集整理數(shù)據(jù)的管理性工作，處于信息化建設的關鍵階段，大數(shù)據(jù)給機關、事業(yè)、企業(yè)單位的人事檔案建設帶來了一定的機遇，主動運用大數(shù)據(jù)技術可以有效提升檔案管理工作的效率。本文針對大數(shù)據(jù)思維對人事檔案信息化建設產(chǎn)生的積極因素進行了分析，提出了人事檔案信息化建設的一系列措施，希望為有關部門提供借鑒。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)；人事檔案；信息化建設；措施

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1004-7344（2018）20-0033-02

1 大數(shù)據(jù)思維對人事檔案信息化建設的必要性

1.1 有利于建設完整的信息庫

作為人事工作重點是人事檔案，它承載了重要的信息資源是信息的重要承載體，目前人事工作著眼于挖掘人才，完善的人事檔案可以幫助企業(yè)充分了解人才的各方面信息，根據(jù)個人能力與特點合理安排崗位。各機關、事業(yè)、企業(yè)單位開展人事檔案信息化建設應緊密結(jié)合“以人為本”的理念，參考人事檔案提供的信息進行人才資源的開發(fā)，人事檔案管理工作的開展要基于人才工作的現(xiàn)實需求，整合各種人事檔案信息資源的整合，建立完善的信息資源存儲系統(tǒng)。在人事檔案的輔助下，各機關、事業(yè)、企業(yè)單位可以在選拔人才時，對人才資源進行合理的配置，發(fā)揮出人事檔案信息的管理價值。

1.2 提升人事檔案的管理效率

各機關、事業(yè)、企業(yè)單位通過大數(shù)據(jù)技術建設的人事檔案管理系統(tǒng)可以對存儲的信息資料進行分類與相關性分析，有效判別出各數(shù)據(jù)之間存在的關系，可以避免數(shù)據(jù)間的因果性出現(xiàn)的反復研究情況，各機關、事業(yè)、企業(yè)單位檔案管理部門根據(jù)這些信息準確預測未來人力資源的發(fā)展情況。人事檔案管理工作的每一個環(huán)節(jié)都可以依據(jù)大數(shù)據(jù)開展，為人力管理工作奠定理論基礎，一方面提升了各機關、事業(yè)、企業(yè)單位的人事檔案管理效率，另一方面也保障了人力資源的管理質(zhì)量。

1.3 有利于實現(xiàn)人事檔案的科學管理

傳統(tǒng)的人事檔案管理方法主要基于經(jīng)驗進行管理，無法對各機關、事業(yè)、企業(yè)單位人力資源管理工作提供有利的支持。在大數(shù)據(jù)技術下，各機關、事業(yè)、企業(yè)單位的信息更加可靠，可以幫助管理部門實現(xiàn)業(yè)績、培訓、崗位和員工工作態(tài)度的信息化處理，建設系統(tǒng)化的人事檔案記錄，便于對各數(shù)據(jù)信息進行直觀有效地對比，有利于管理的量化，使得人事檔案的管理工作向系統(tǒng)性和科學性發(fā)展。

2 我國人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

2.1 信息化管理意識差，模式較為單一

目前，大數(shù)據(jù)技術呈現(xiàn)出愈發(fā)明顯的趨勢，而各機關、事業(yè)、企業(yè)單位的人事檔案管理工作卻缺乏信息化處理的意識，管理模式較為單一。目前來說，人事檔案管理工作仍舊采用了傳統(tǒng)的管理模式，其弊端主要體現(xiàn)在三方面：①管理部門認為人事檔案工作屬于輔助性工作，沒有認識到該項工作的重要性；②沒有認識到人事檔案的現(xiàn)實意義，僅僅將其定義為個人功過的記錄；③人事檔案管理工作流于形式，沒有安排專門的負責人員，只是對檔案資料進行簡單的翻找與登記。

傳統(tǒng)管理模式使得管理人員對人事檔案的管理工作存在一定的偏見，檔案管理部門一般僅提供資料保管與信息查閱的服務，沒有充分發(fā)揮出其潛在的價值。此外，檔案管理工作主要通過手工檢索展開，耗費大量的時間與精力，信息化含量很低。雖然某些機關、事業(yè)、企業(yè)單位已經(jīng)開始建設信息化的檔案管理系統(tǒng)，但是基礎設施并不完善，分類管理方案往往沿襲傳統(tǒng)模式，無法及時共享存儲的信息資源，阻礙了各機關、事業(yè)、企業(yè)單位管理工作的有序開展，適用性較差。

2.2 信息泄露防范意識較差

根據(jù)大數(shù)據(jù)思維進行信息化人事檔案管理可以簡化管理流程，提升管理工作的效率，帶來了諸多便利，在機關、事業(yè)、企業(yè)單位的人事調(diào)動和人事突發(fā)情況應對方面有著巨大的優(yōu)勢。但是管理部門也應該關注到信息化建設帶來的信息安全問題，人事檔案本身具有很強的保密性，一旦因為忽視信息安全問題，很可能導致信息泄露的產(chǎn)生，檔案資料極易竊，甚至引發(fā)違法犯罪行為。目前我國一些機關、事業(yè)、企業(yè)單位領導層缺乏信息安全意識，沒有重視人事檔案管理工作的信息安全，在使用人事檔案信息的過程中出現(xiàn)了數(shù)據(jù)丟失等情況。大數(shù)據(jù)時代下信息的流動速度很快，人事檔案丟失的信息可能會造成對當事人職務任免或升遷、工資晉升、職稱評聘等影響，這就是人事檔案管理工作中產(chǎn)生了對個人極大的危害。各機關、事業(yè)、企業(yè)單位人事檔案管理部門要提升信息安全意識，為人事檔案管理工作建立安全保障。

2.3 技術人員不足

人事檔案的信息化建設依賴資金與技術人員的支持，而目各機關、事業(yè)、企業(yè)單位存在缺少在人事檔案管理工作的資金與技術投入。資金不足會導致人事檔案管理的信息化建設緩慢，專業(yè)性人才的缺乏不利于管理工作的數(shù)字化和網(wǎng)絡化進程，難以體現(xiàn)出信息技術在人事檔案管理工作中的優(yōu)勢，也不利于各機關、事業(yè)、企業(yè)單位實現(xiàn)人事檔案管理建設的規(guī)范性與科學性。此外，檔案管理的設備更新相對緩慢，檔案存儲區(qū)域的面積較小，并且沒有配備充足的專業(yè)管理人員，影響了人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建設效率。目前很多機關、事業(yè)、企業(yè)單位都使用自行研發(fā)的人事檔案管理軟件，其技術標準參差不齊，只能對人員的基本信息進行記錄，完成檔案目錄編輯幾個簡單的工作，在信息存儲容量和功能操作存在著一定弊端，不利于實現(xiàn)人事檔案的大數(shù)據(jù)信息化建設。

3 大數(shù)據(jù)思維下實現(xiàn)人事檔案信息化建設的措施

3.1 提升人事檔案的信息化建設意識

人事檔案管理工作具有很強的保密性與隱蔽性，人們忽視了檔案管理工作的潛在價值，簡單的認為人事檔案管理工作的主要內(nèi)容就是存儲檔案信息和提供查閱服務，其在人才培養(yǎng)、選拔和人才開發(fā)中的作用難以實現(xiàn)有效發(fā)揮。在大數(shù)據(jù)的時代背景下，有關部門應進行一系列的宣傳教育，引導人們建立正確的檔案信息管理意識，可以通過宣傳信息檔案的更新理念，引導人們認識到人事檔案管理的重要性。人事檔案的信息化建設不是簡單的信息累積和技術操作，而是實現(xiàn)信息資源共享，推動機關、事業(yè)、企業(yè)單位與社會發(fā)展的重要科技力量。各機關、事業(yè)、企業(yè)單位應積極引進信息化的人事檔案管理技術，挖掘人事檔案信息的潛力，最大程度上滿足人事管理工作需求。各機關、事業(yè)、企業(yè)單位應制定對應的規(guī)章制度，加強內(nèi)部的宣傳，發(fā)揮人事資源的優(yōu)勢，加快信息化建設的步伐，對人事檔案信息化建設產(chǎn)生積極的助推作用。

3.2 建設完備的數(shù)據(jù)庫

目前大數(shù)據(jù)技術的發(fā)展呈現(xiàn)出不可逆轉(zhuǎn)的趨勢，各機關、事業(yè)、企業(yè)單位的數(shù)據(jù)庫建設本身具備一定的系統(tǒng)性，應避免浮躁心態(tài)，決不能急于求成。人事檔案管理工作的信息化建設應當遵循事物發(fā)展的規(guī)律，循序漸進的完成。各機關、事業(yè)、企業(yè)單位人事檔案管理部門應當認識到原始數(shù)據(jù)在信息化建設中占據(jù)的重要地位，管理人員要樹立起責任意識，認真對數(shù)據(jù)進行手機與整理，要對原始數(shù)據(jù)進行充分收集與嚴格審核，避免錯誤材料信息混入數(shù)據(jù)庫，保障原始數(shù)據(jù)的真實性與豐富性，這樣才有利于實現(xiàn)人事檔案的信息化建設。完成信息審核后，要以部門為單位進行數(shù)據(jù)庫的組織建設，錄入每一個成員的基本信息，搭建人事檔案數(shù)據(jù)庫的基本框架，要對檔案的分類標準進行統(tǒng)一，對材料名稱和錄入時間進行記錄，保證檔案數(shù)據(jù)庫可以清晰了解到個人的詳細檔案，并可以對有關內(nèi)容進行快速定位。數(shù)據(jù)庫建立完備后，要注意避免信息的泄露，對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)定期進行安全檢查，及時修復漏洞，保障信息安全。

3.3 加強管理人員的培訓

當前各機關、事業(yè)、企業(yè)單位缺乏專業(yè)型復合型的檔案管理人才，因此要重視建設一支優(yōu)質(zhì)的檔案管理人員隊伍。各機關、事業(yè)、企業(yè)單位可以積極組織定向培訓工作，提升人事檔案管理人員的業(yè)務能力，為檔案的科學管理奠定人員基礎。人事檔案管理人員的個人素質(zhì)對業(yè)務水平有著很大的影響，只有管理人員專業(yè)知識過硬，技術水平高，才能實現(xiàn)人事檔案管理工作的有序開展，實現(xiàn)人事檔案的信息化建設。此外，管理人員還應當具備良好的思想政治素養(yǎng)，這也是大數(shù)據(jù)背景下利用信息化技術實施人事檔案管理的一項重要因素。而實現(xiàn)機關、事業(yè)、企業(yè)單位人事檔案管理人員業(yè)務能力與思想政治素養(yǎng)提升最有效的途徑就是定向培訓。管理部門要針對人事檔案管理信息化建設中存在的基本問題進行業(yè)務培訓，及時發(fā)現(xiàn)管理工作中存在的問題，找出有效的解決方法，提升檔案管理人員的工作能力與自身素質(zhì)，及時發(fā)現(xiàn)問題并及時解決問題。要將人事檔案信息化建設分解為多個環(huán)節(jié)，對每個環(huán)節(jié)的工作進行突破，條件充足時機關、事業(yè)、企業(yè)單位可以積極引進網(wǎng)絡信息能力強的檔案管理專業(yè)人才，這樣可以發(fā)揮人的帶頭作用，促進人事檔案管理的信息化建設。

4 結(jié) 語

大數(shù)據(jù)時代下，人事檔案管理工作的信息化建設愈發(fā)重要，在信息調(diào)度與管理方面呈現(xiàn)出了巨大的優(yōu)越性。完善的人事檔案信息管理系統(tǒng)可以提升管理工作的效率，實現(xiàn)科學管理。目前，我國各機關、事業(yè)、企業(yè)單位的人事檔案信息建設面臨著諸多挑戰(zhàn)，如管理模式單一、技術人員不足、安全防范意識較差等。各機關、事業(yè)、企業(yè)單位應正確認識到大數(shù)據(jù)技術在人事檔案信息化建設的重要性，加強管理人員的業(yè)務培訓，應用科學的管理手段，建立完備的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，這樣才能有效提升人事檔案管理工作的效率。

參考文獻

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收稿日期：2018-6-13