余瓊

摘 要：財務(wù)檔案是企業(yè)生產(chǎn)運營過程中的關(guān)鍵，也是關(guān)系到企業(yè)發(fā)展生存的重要核心。需要查詢檔案的過程中需要做好對于檔案查詢?nèi)藛T的監(jiān)督工作，最重要的是對檔案資料進行嚴格保密，管理人員的高度責(zé)任心和高度素質(zhì)是檔案安全與保密的關(guān)鍵，同時還需要企業(yè)嚴格的規(guī)范制度進行制約，使財務(wù)檔案在利用的過程中進行嚴格的安全和保密。

關(guān)鍵詞：財務(wù)檔案；保管；利用；安全

中圖分類號：G273.2 文獻標識碼：A 文章編號：1004-7344（2018）20-0012-02

財務(wù)檔案的保管和利用與企業(yè)的發(fā)展生存息息相關(guān)，在對檔案進行安全保護的過程中還要有嚴格的保密措施，利用規(guī)范的審查制度來制約人員的行為，檔案利用的過程中需要管理人員進行相關(guān)的驗證和監(jiān)督，全方面保障企業(yè)檔案的安全與保密。

1 檔案保管過程中如何做好保密工作

財務(wù)檔案保管的最重要、最基礎(chǔ)的部分就是庫房的管理，檔案庫房的選址需要根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定，但有一些單位因為不具備相關(guān)的規(guī)范條件，將庫房和辦公樓建設(shè)連在一起，這樣對于檔案室的安全形成了很大隱患，不利于企業(yè)檔案的保存。需要注意不是任何一間房屋都可以用作庫房，因為檔案是一個十分重要的保密部分，所以庫房的建設(shè)不能夠設(shè)立在辦公樓的底層，因為底層人員出入較多，并且容易攀爬和尋找，這樣檔案的安全不能夠保證。檔案室通風(fēng)狀況也是需要重視的部分，因為財務(wù)檔案有一部分是紙質(zhì)，紙質(zhì)的保存對于環(huán)境的要求較高，陰暗潮濕的場所不利于紙質(zhì)檔案的保存，時間久了會出現(xiàn)霉斑、破損等情況，所以對于檔案室內(nèi)的環(huán)境要從多方面進行考證。對于檔案庫房的選址要進行專門的修建，門和窗需要進行雙重加固，以防偷竊盜竊情況的出現(xiàn)，并加強監(jiān)督保護裝置，全面進行檔案庫房的安全保密工作。還需要將庫房和日常辦公室分開建設(shè)，將庫房建立在少有人出入的偏僻地區(qū)，有可疑人員入內(nèi)能夠及時發(fā)覺并進行查問。檔案庫房的管理人員需要專門調(diào)配，并且制定嚴格的管理制度，管理人員要處理好檔案的利用和保密關(guān)系，保守企業(yè)的秘密是企業(yè)員工的最根本職責(zé)，也是企業(yè)檔案管理的工作人員最主要的任務(wù)，在日常的管理工作中，管理人員需要全身心的投入檔案的保密工作，無關(guān)人員禁止入內(nèi)，并實行懲罰制度，發(fā)現(xiàn)無關(guān)人員入內(nèi)一定要嚴肅對待，追求其責(zé)任，并且將檔案庫房進行科學(xué)嚴密的管理，嚴密完善的制度是對檔案保密和維護的最基礎(chǔ)的保障。

檔案是一個企業(yè)的核心秘密，它關(guān)系到了企業(yè)的生存和發(fā)展，以及企業(yè)諸多人員的安全，所以密級欄案需要和非密級檔案區(qū)別保管，密集檔案需設(shè)有專門的防盜器和保險箱，要在保護的條件上進行嚴格加密，通過嚴禁復(fù)雜的保護程序來保護絕密檔案。對于保管密集檔案的管理人員來說，也是要經(jīng)過重重選擇，需要有高度的責(zé)任心，同時檔案管理人員要具備高素質(zhì)，因為其具有特殊的身份和職業(yè)，他們身上的的責(zé)任和身份要比企業(yè)一般工作人員更重要，檔案的管理人員肩負著一個企業(yè)的未來發(fā)展以及興衰，高素質(zhì)高警惕的管理人員是進行企業(yè)檔案嚴密管理的重要部分，所以檔案保密工作是否合格與檔案管理人員的素質(zhì)和責(zé)任心有著密不可分的聯(lián)系，檔案管理人員不僅要有嚴格的工作行事作風(fēng)，必要時還需要做到守口如瓶，富有責(zé)任心，因為管理檔案人員熟知企業(yè)的核心內(nèi)容，如果人員管理不善，就會造成嚴重的后果。除了對于管理人員的選拔嚴格進行之外，還需要有規(guī)范嚴格的管理措施，制約工作人員的工作內(nèi)容，通過嚴謹?shù)男袠I(yè)規(guī)范使管理人員對檔案資料進行嚴密防護，做到內(nèi)在、外部的雙重保障。

密集檔案在日常管理的過程當中需要更加嚴格的關(guān)注，對于密集檔案的銷毀、查閱、以及轉(zhuǎn)移等方面都要有具體的規(guī)定措施，每一步驟需要由專門負責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)人進行審批和簽字，如果沒有上級領(lǐng)導(dǎo)的批復(fù)，任何人員不能進行私自檢閱。密集檔案在使用之后需要進行及時的檢，查發(fā)現(xiàn)問題時要查明原因，及時進行彌補，最大限度的保證檔案資料的嚴密性。對于檔案的管理人員來說，他們的最大職責(zé)就是維護檔案的安全，這是檔案保管的基本任務(wù)，也是最終目的。檔案保管工作就是需要對所管理的檔案進行完整看護，保證檔案的安全，不能因為自身的疏忽造成檔案資料的遺失，為企業(yè)安全造成隱患。對于有的破損檔案，發(fā)現(xiàn)之后及時進行上報并進行修補，不能丟失檔案，需要保證檔案的安全，同樣也要保證檔案的完整性和規(guī)范性，使在查找的時候有規(guī)律可循。

2 在檔案利用的過程中如何做好保密工作

在需要查詢檔案的過程中需要做好對于檔案查詢?nèi)藛T的監(jiān)督工作，首先最重要的是進行保密，以此來保證檔案的完整與安全。檔案利用的制度有復(fù)制、外借和閱覽制度等，通過不同的實際情況，對于不同的人員有不同的使用范圍，通過審批、簽字等手續(xù)使工作人員根據(jù)合理的途徑進行檔案的利用，保證檔案的私密性和完整性。利用檔案的規(guī)章制度，需要做到嚴格全面，并在具體實施的過程中不斷總結(jié)和完善。對于負責(zé)檔案的相關(guān)工作人員，需要對檔案的安全有直接責(zé)任，同時自身兼?zhèn)漭^高的素質(zhì)，需要有高度的責(zé)任心和企業(yè)服務(wù)精神，并且熱愛檔案管理事業(yè)，有較高的保密觀念，這樣才能夠真心實意進行檔案的保管。同時工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)較強，專業(yè)知識過硬，管理人員是經(jīng)過重重選擇才能進行保護檔案的工作，需要有高度的責(zé)任心，同時檔案管理人員要具備高素質(zhì)，對于保管檔案的規(guī)則和順序要熟悉，充分了解工作內(nèi)容和檔案保管的重要性，并且要有較高的文化素質(zhì)。

在對財務(wù)檔案利用的過程中，通過規(guī)范的審查制度來制約人員的行為，檔案利用的過程中需要管理人員進行相關(guān)的驗證和監(jiān)督，根據(jù)利用人員的不同目的，需要對于檔案利用人員進行重點的監(jiān)控。檔案室可以安裝相應(yīng)的攝像頭監(jiān)控，記錄不同人員的檔案利用行為，作為事故出現(xiàn)后的有效憑證，要防止對于檔案的修改和遺失，檔案管理人員在有人進行檔案利用的過程中做好監(jiān)督工作，對于一些有損檔案的人員要及時的提醒糾正，情況嚴重時可以做出相應(yīng)的懲罰。檔案管理人員在進行日常工作時，對待利用檔案的人員要進行全方面的考察，通過書面申請、行為、話語等方面進行觀察，分析每個人的動作神情有無特別之處，嚴格把握檔案的嚴密性。并與借閱這進行交談交流，了解其身份和借閱的目的。在借閱者歸還檔案資料之前，就要對所借檔案進行檢查，驗證檔案資料是否和借閱之前一樣完整，有沒有破損、少頁缺頁、涂抹痕跡等問題，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并且上報，將企業(yè)損失降到最小。在工作過程中還需要多將監(jiān)督措施落實到位，宣傳檔案的嚴格規(guī)定和制度，不定期觀察檔案利用者的神情動態(tài)是否對檔案不利。登記制度要嚴格落實在使用者離開之前需要對于翻閱過的檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時進行查處，并且要有相關(guān)人員的備注說明，如果檔案破損較為嚴重，便是屬于違法行為，應(yīng)該及時上報以便于對于違反規(guī)則人員的查處。正確處理好檔案的利用和保密關(guān)系，保守企業(yè)秘密是企業(yè)員工的最根本職責(zé)，也是企業(yè)檔案管理工作人員的最主要任務(wù)，在日常的管理工作中，管理人員需要全身心的投入檔案的保密工作，嚴格做好相關(guān)的工作職能。

3 進一步做好檔案開放中的保密工作

檔案管理部門的人員要改變傳統(tǒng)一層布不變的保管觀念，在做好自身本職工作的同時，還需要更加完善工作內(nèi)容，對于一些突發(fā)性狀況做出合理的決策。企業(yè)財務(wù)中絕密檔案的保管目的中就有對財務(wù)檔案的利用，如果只是保管不利用就失去了原本財務(wù)檔案收集的意義，但是一些檔案管理部門的人員只關(guān)注到了對財務(wù)檔案的保管與保密工作，出現(xiàn)了對檔案利用不足的情況，造成一部分具有極高的借鑒價值的檔案資料長期無人問津，變成了沒有利用價值的廢紙，是對檔案收集的嚴重浪費。因為部門領(lǐng)導(dǎo)需要關(guān)注各方面的工作，對于檔案的管理內(nèi)容有時不能夠全面進行了解詢問，這時檔案的管理人員就需要發(fā)揮自身的工作價值，靈活運用檔案的利用率，要有計劃的實行規(guī)范的利用制度，通過時間、地點、人員、利用目的等方面的依據(jù)，進行合理的檔案利用，相關(guān)規(guī)定限制了財務(wù)檔案的利用范圍和利用人員，管理檔案人員在進行檔案調(diào)配時要將本職工作做到位，需要對所管理的檔案進行完整看護，保證檔案的安全，不能因為自身的疏忽造成檔案資料的遺失，嚴格檢查借閱人員的手續(xù)是否符合規(guī)定要求，不可有一點疏忽，否則就會對企業(yè)的利益及發(fā)展造成不良影響，檔案庫房的管理人員需要專門調(diào)配，并且制定嚴格的管理制度，所以要使檔案管理工作人員加強自身的管理責(zé)任心，有較高的保密觀念，不能有玩忽職守的現(xiàn)象出現(xiàn)，檔案利用的范圍要嚴格控制，利用檔案步驟的每一個環(huán)節(jié)都要進行嚴密的檢查，嚴肅看待檔案保密工作，對自身工作有著高度重視，才能夠?qū)⑵髽I(yè)檔案的安全、保密工作做到位。

4 結(jié) 語

對企業(yè)的財務(wù)檔案資料管理工作來說，利用和保密是兩個重要的部分，必須要建立在安全保密的基礎(chǔ)上進行檔案利用，制定嚴格的企業(yè)管理規(guī)章制度進行制約，提高檔案保管人員的素質(zhì)及責(zé)任心，將財務(wù)檔案的保管和利用工作進行嚴密保護。

參考文獻

[1]劉婷婷.做好檔案保管利用和開放過程中的保密工作[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2015，12（34）：185～186.

[2]王鐵春.如何做好檔案保管與利用過程中的安全與保密工作[J].蘭臺世界，2014（S5）：85～86.

收稿日期：2018-6-15