汪鈴涵

摘 要：信息科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展為當(dāng)前人類(lèi)社會(huì)的生產(chǎn)、生活帶來(lái)了巨大的變革，不僅僅提高了現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展進(jìn)步的步伐，而且從根本上對(duì)人們的思維方式和思想方式產(chǎn)生了影響。數(shù)據(jù)、信息成為掌握時(shí)代命脈的關(guān)鍵，大數(shù)據(jù)時(shí)代下企業(yè)、社會(huì)的發(fā)展競(jìng)爭(zhēng)是效率的競(jìng)爭(zhēng)、速率的競(jìng)爭(zhēng)，本文主要對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下城建檔案管理的信息化發(fā)展進(jìn)行分析、解讀，一方面認(rèn)清形勢(shì)及當(dāng)前面臨的主要挑戰(zhàn)，另一方面在此基礎(chǔ)上提出全面提高信息化管理的有效舉措。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；大數(shù)據(jù)；途徑探索

中圖分類(lèi)號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1004-7344（2018）20-0006-02

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)掀起了新一輪的社會(huì)變革，信息科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步徹底改變了日常的生產(chǎn)、生活，其價(jià)值一方面體現(xiàn)在海量數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、保留，另一方面體現(xiàn)在對(duì)所存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的智能化處理與應(yīng)用上，為人類(lèi)的發(fā)展進(jìn)步提供了強(qiáng)大的技術(shù)支持。傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理在大數(shù)據(jù)的時(shí)代語(yǔ)境下也發(fā)生了革命性的改變，城建檔案記錄、記載了城市變革發(fā)展的歷史，發(fā)展城建檔案管理信息化勢(shì)在必行。

1 城建檔案管理的信息化發(fā)展與大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理

城建檔案是城市發(fā)展的筆記，具有重要的記錄、參考等價(jià)值和意義，近年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的逐漸普及、發(fā)展，城建檔案管理開(kāi)始步向信息化。“城建檔案管理工作可以為突發(fā)事件提供應(yīng)對(duì)依據(jù)，對(duì)保證居民的生命財(cái)產(chǎn)安全有著非常重要的意義，可以很好地維護(hù)城市安全，更好地為城市生產(chǎn)生活提供良好的秩序保障”[1]，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和實(shí)用價(jià)值。城建檔案管理的信息化發(fā)展一方面是客觀(guān)信息技術(shù)發(fā)展的推動(dòng)，還有一方面源自檔案管理工作本身的需求和需要，尤其對(duì)于城建檔案管理來(lái)說(shuō)，信息化發(fā)展勢(shì)在必行。

城建檔案涉及到的內(nèi)容非常廣泛，在時(shí)空分布上也比較分散，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理形式和方法已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足城市的迅速發(fā)展和社會(huì)日新月異的變化給檔案管理工作需求。城建檔案在內(nèi)容上涵蓋城市發(fā)展過(guò)程中所涉及到的方方面面的數(shù)據(jù)、圖表和各種文件；在時(shí)間維度上包括城市整體規(guī)劃設(shè)計(jì)、城市施工建設(shè)等各個(gè)階段所產(chǎn)生的材料；在門(mén)類(lèi)上大體可劃分為三大類(lèi)：“①城市勘測(cè)類(lèi)，包括水文地質(zhì)、工程地質(zhì)、地形測(cè)量、控制測(cè)量；②城市籌劃類(lèi)，涉及總體規(guī)劃、詳細(xì)規(guī)劃、國(guó)土規(guī)劃、規(guī)劃基礎(chǔ)材料；③屬于城建管理類(lèi)，土地管理、地名管理、建設(shè)用地規(guī)劃管理、建筑工程管理”[2]。城建檔案管理的信息化不僅僅能夠滿(mǎn)足大量數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)、永久性存儲(chǔ)，而且能夠極大地豐富數(shù)據(jù)材料存儲(chǔ)的形式，在傳統(tǒng)紙質(zhì)化的基礎(chǔ)上運(yùn)用信息化技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)由靜態(tài)存儲(chǔ)到動(dòng)態(tài)存儲(chǔ)、由二維數(shù)據(jù)記錄到多維空間保存的轉(zhuǎn)變，這對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)具有巨大的變革意義。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代下城建檔案管理信息化面臨的主要挑戰(zhàn)

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展是一個(gè)漫長(zhǎng)又曲折的探索過(guò)程，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的信息化管理亦是如此，在城建檔案管理信息化取得不斷發(fā)展的同時(shí)也不可避免地出現(xiàn)了一些問(wèn)題，大數(shù)據(jù)時(shí)代下城建檔案管理信息化面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)化的城建檔案管理，要想發(fā)展好城建檔案管理的信息化就要形成整體規(guī)劃與方案，有一套完整的數(shù)據(jù)庫(kù)建立方案并形成相對(duì)成熟的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)。城建檔案記錄著城市規(guī)劃、建設(shè)的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，在運(yùn)用數(shù)字信息技術(shù)對(duì)其所涉及到的數(shù)據(jù)進(jìn)行電子化、信息化管理時(shí)，不再實(shí)地記錄現(xiàn)場(chǎng)資料，對(duì)部分現(xiàn)場(chǎng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)材料后期要進(jìn)行電子錄入，這就要求有效銜接現(xiàn)場(chǎng)與錄入兩個(gè)工作環(huán)節(jié)。當(dāng)前城建檔案管理信息化面臨的一大問(wèn)題就是數(shù)據(jù)信息管理缺少系統(tǒng)性和有機(jī)性，數(shù)據(jù)雖然已輸入計(jì)算機(jī)，但整體上沒(méi)有統(tǒng)一管理，沒(méi)有對(duì)錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的管理，在調(diào)用數(shù)據(jù)的時(shí)候無(wú)從下手，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)不夠科學(xué)。

高性能計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備的缺乏和高水平專(zhuān)業(yè)人才的短缺成為當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代下城建檔案管理信息化面臨的又一大挑戰(zhàn)。城建檔案本身具有數(shù)據(jù)群龐大、門(mén)類(lèi)繁多等特點(diǎn)，要想較好地保存城建檔案材料，需要相關(guān)的輸入設(shè)備靈敏、耐用，存儲(chǔ)設(shè)備容量大等等，這在檔案信息化管理建設(shè)的初級(jí)階段還尚未實(shí)現(xiàn)。除了硬件配備上的落后，當(dāng)前從事城建檔案管理的人員也普遍具有年齡大、學(xué)歷低、接受新事物能力差等特點(diǎn)，通常來(lái)說(shuō)檔案室工作人員在專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力等方面都相對(duì)較弱，在信息化管理時(shí)代必須全面整改檔案室管理隊(duì)伍。

另外，現(xiàn)在城建檔案管理的單位、部門(mén)不統(tǒng)一，“部分地區(qū)的管理部門(mén)是住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局下設(shè)的房地產(chǎn)管理處、檔案館等；部分地區(qū)的管理部門(mén)則是各個(gè)行政管理部門(mén)之下設(shè)的獨(dú)立檔案室；還有一些管理部門(mén)是檔案局下設(shè)立的二級(jí)科室”[3]，這對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下城建檔案管理信息化發(fā)展也是一大挑戰(zhàn)；責(zé)任主體的多元、混亂，一是會(huì)直接影響檔案管理工作的效率，二是一旦出現(xiàn)檔案管理方面的問(wèn)題就容易出現(xiàn)推諉扯皮的現(xiàn)象，分工混亂必然導(dǎo)致責(zé)任意識(shí)較弱、工作不到位。部門(mén)之間的混亂還在無(wú)形中延長(zhǎng)了數(shù)據(jù)、材料存儲(chǔ)、應(yīng)用的時(shí)間，人力、時(shí)間和精力上的消耗都不利于城建檔案管理信息化的發(fā)展。

3 加強(qiáng)城建檔案管理信息化建設(shè)的有效舉措探析

城建檔案管理在城市發(fā)展、社會(huì)發(fā)展中的作用不言而喻，“城建檔案工作如何跟上經(jīng)濟(jì)建設(shè)步伐，跟上城市的快速發(fā)展，迅速、有效地對(duì)館藏檔案進(jìn)行管理和利用，充分發(fā)揮城建檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的信息資源作用，是信息時(shí)代城建檔案館面臨的新挑戰(zhàn)，同時(shí)也是檔案管理模式向信息化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變的機(jī)遇”[4]，針對(duì)當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代下城建檔案管理信息化發(fā)展過(guò)程中面臨的挑戰(zhàn)和暴露出來(lái)的一些問(wèn)題，采取積極有效的措施，全面推動(dòng)城建檔案管理的信息化建設(shè)。

為充分滿(mǎn)足大數(shù)據(jù)時(shí)代的數(shù)據(jù)、材料管理需求，應(yīng)在硬件設(shè)備上去進(jìn)行更新、完善，掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等輸入設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的基本設(shè)備支持，雖然前期需要投入一定的設(shè)備資金，但其后期會(huì)幫助節(jié)省大量的時(shí)間和人力。在選用輸入設(shè)備時(shí)要考慮原材料的特性和特點(diǎn)，同時(shí)參考不同輸入設(shè)備所具備的優(yōu)勢(shì)性能，然后“使用掃描儀、相機(jī)、輸入設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)施，將傳統(tǒng)舊時(shí)的城建檔案原來(lái)的紙質(zhì)文件通過(guò)掃描、圖像辨認(rèn)以及壓縮存檔等電子信息化的技術(shù)優(yōu)化成電子數(shù)據(jù)，同時(shí)將原文件分類(lèi)型和時(shí)間段進(jìn)行仔細(xì)的區(qū)分并妥善管理”[5]，有的資料數(shù)據(jù)以表格形式來(lái)存儲(chǔ)會(huì)更直觀(guān)、更明了，有的則需要采用動(dòng)態(tài)形式存儲(chǔ)才能更生動(dòng)、更形象，選擇合適的輸入設(shè)備和存儲(chǔ)形式至關(guān)重要。

安全性是信息化時(shí)代所面臨的普遍難題，大數(shù)據(jù)時(shí)代下城建檔案管理的信息化發(fā)展也面臨這一巨大挑戰(zhàn)；傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案存儲(chǔ)、管理面臨的重要問(wèn)題是檔案材料的丟失或因時(shí)間久遠(yuǎn)、存儲(chǔ)條件等導(dǎo)致的字跡不清等，信息化檔案管理工作中的安全性主要是指材料的盜取，多半是技術(shù)性的丟失。這就要求在進(jìn)行檔案查閱時(shí)做好檔案的保密管理工作，“查閱的電子檔案項(xiàng)目要與正在設(shè)計(jì)的工程項(xiàng)目?jī)?nèi)容相同，且要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可查閱”“要根據(jù)密級(jí)的情況，不可以無(wú)原則地向所有使用者提供全部查閱方式”“應(yīng)根據(jù)檔子檔案內(nèi)容的秘密等級(jí)進(jìn)行有效管理，對(duì)秘密等級(jí)比較高的，不宜用拷貝的方式提供查閱”[6]。

建立完善的電子檔案管理制度并對(duì)管理工作的各項(xiàng)流程和標(biāo)準(zhǔn)以文字的形式加以規(guī)范，既要讓相關(guān)人員充分認(rèn)識(shí)城建檔案管理信息化的必要性和重要性，還要詳細(xì)了解各環(huán)節(jié)的具體要求；組建一支業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、專(zhuān)業(yè)技能扎實(shí)的檔案管理工作隊(duì)伍，要在檔案管理、城市建設(shè)、信息技術(shù)等方面都有較高的修養(yǎng)，同時(shí)應(yīng)有正確的是非觀(guān)、價(jià)值觀(guān)；檔案管理的意義不僅僅是對(duì)數(shù)據(jù)的正確、有效、長(zhǎng)期存儲(chǔ)，更重要的是能發(fā)揮這些數(shù)據(jù)、材料的應(yīng)用價(jià)值，這就要求進(jìn)一步提高對(duì)檔案材料的分析、應(yīng)用能力，在軟件系統(tǒng)、電腦程序等方面進(jìn)行開(kāi)發(fā)的同時(shí)強(qiáng)化對(duì)檔案材料不斷加以應(yīng)用的意識(shí)，更好地服務(wù)地區(qū)、城市的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

4 結(jié) 語(yǔ)

信息化建設(shè)和信息化發(fā)展為城建檔案管理帶來(lái)了巨大的契機(jī)，雖然大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理還面臨各種挑戰(zhàn)，但檔案管理的信息化趨勢(shì)難以逆反；最有效的提高城建檔案管理工作水平的方法就是在信息化發(fā)展的過(guò)程中，從技術(shù)、理念等方面克服、解決不斷出現(xiàn)的困難和障礙，從而推動(dòng)城建檔案管理信息化更好、更快地發(fā)展。

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收稿日期：2018-6-14