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        談檔案工作創(chuàng)新發(fā)展

        2018-10-21 13:37:21李媛
        大東方 2018年9期
        關(guān)鍵詞:檔案管理利用用戶

        李媛

        檔案工作在時間上是“對歷史負(fù)責(zé),為現(xiàn)實服務(wù),替未來著想”,在空間上檔案的類別又十分廣泛豐富。我們要發(fā)展檔案事業(yè),服務(wù)好經(jīng)濟建設(shè),就必須要有適應(yīng)時代發(fā)展需要的管理方式和方法。它要求檔案工作者要與時俱進,破除因循守舊、墨守成規(guī)的思想觀念,大膽探索,勇于和善于在實踐中進行創(chuàng)新,使檔案工作在創(chuàng)新中得到發(fā)展和提高。檔案工作怎樣才能創(chuàng)新,本文從理論、制度、管理、服務(wù)四個方面談一下自己的看法。

        一、理論創(chuàng)新是檔案創(chuàng)新的基礎(chǔ)

        我國的檔案理論,經(jīng)歷了從無到有,不斷完善和提高的過程,為我國檔案事業(yè)的建立和發(fā)展起到了重要的指導(dǎo)作用。面對新的形勢,特別是在檔案工作需要更加借助于信息技術(shù)手段的情況下,檔案理論受到了挑戰(zhàn),同時又有了一個較大的發(fā)展空間。

        創(chuàng)新檔案工作理論,要圍繞“一個著眼點”、抓住“兩個關(guān)鍵”?!耙粋€著眼點”就是要以充分挖掘和利用檔案信息資源,重新審視和發(fā)展傳統(tǒng)的檔案理論,使其保持科學(xué)性、完整性、指導(dǎo)性和實用性?!皟蓚€關(guān)鍵”:一是檔案學(xué)基礎(chǔ)理論的研究,二是檔案管理現(xiàn)代化的研究,特別是要加強運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)后出現(xiàn)的電子檔案以及將有紙檔案無紙化的理論研究,使過去封閉式的檔案變成開放的流動的檔案信息資源。

        創(chuàng)新檔案工作理論不是一蹴而就的,它需要總結(jié)過去,需要有一個正確的思路和方法。這就要求我們要善于處理好繼承和創(chuàng)新的關(guān)系,對過去的理論既不能全盤否定,也不能一成不變;既要重視學(xué)習(xí),又要善于借鑒;既要積極吸收相關(guān)學(xué)科的成果,又要善于總結(jié)檔案工作的實踐經(jīng)驗。

        二、制度創(chuàng)新是檔案創(chuàng)新的保障

        制度創(chuàng)新是檔案工作適應(yīng)改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)要求,走向法制化軌道的大課題?,F(xiàn)在我們檔案管理仍然還在沿用過去制定的一些法規(guī)、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn),這些都是八十年代時期制定的,顯然不適合現(xiàn)代企業(yè)制度的要求,特別是最近幾年企業(yè)改革的步伐很大,檔案工作不能按照過去的方法進行,我們應(yīng)在制定企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度的體系方面進行創(chuàng)新,考慮分兩個方面。

        1、行政規(guī)章法規(guī)。它具有強制性,要求企業(yè)必須執(zhí)行,不僅是企業(yè)檔案部門要執(zhí)行,而且要求企業(yè)法人必須要執(zhí)行。

        2、標(biāo)準(zhǔn)。這類文件屬于推薦性的。企業(yè)是自主經(jīng)營、自我發(fā)展、自我完善的主體,從檔案工作來講,企業(yè)根據(jù)自己的情況,有權(quán)制定適合自己業(yè)務(wù)特點的一些規(guī)定,不能生搬硬套,檔案標(biāo)準(zhǔn)也可以結(jié)合自己的特點進行創(chuàng)新并執(zhí)行。

        三、管理創(chuàng)新是檔案創(chuàng)新的手段

        首先,檔案管理應(yīng)面向大眾,提高公眾的檔案意識。應(yīng)從以下幾方面人手:一是充分利用宣傳媒體和信息技術(shù)引導(dǎo)公眾理解檔案的價值。二是廣開交流之門,提供主動的服務(wù)。其次,要大力豐富、優(yōu)化室藏。綜合檔案室要有本部門的特色,不只是接收文書檔案,其他專業(yè)檔案、政策性現(xiàn)行文件等也要接收,使檔案室真正成為名副其實的記錄歷史真實面貌的文化機構(gòu),為利用者提供全面、及時的政策信息,把歷史記錄與現(xiàn)實服務(wù)結(jié)合起來,使檔案室成為名副其實的信息服務(wù)中心。再則,檔案管理應(yīng)系統(tǒng)科學(xué)。檔案是否便于開發(fā)利用,在很大程度上取決于檔案資料的科學(xué)整理。

        四、服務(wù)創(chuàng)新是檔案創(chuàng)新的必然要求

        信息化時代,文件與檔案工作的服務(wù)方式、內(nèi)容,與傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)相比,發(fā)生了巨大的變化,提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新空間。

        服務(wù)創(chuàng)新之首,即樹立信息服務(wù)的理念。信息系統(tǒng)深入、廣泛的應(yīng)用,形成了質(zhì)優(yōu)量大的電子文件信息資源。信息系統(tǒng)用戶群體越多,對信息服務(wù)的要求就越多、越廣,因此,檔案工作人員首先要樹立信息服務(wù)的理念。

        信息服務(wù)強調(diào)主動服務(wù)。檔案部門要對信息產(chǎn)生的來源、信息共享的需求保持高度敏感,要經(jīng)常動腦筋,想辦法去收集信息,調(diào)查了解系統(tǒng)用戶潛在的需求,有針對性地策劃、設(shè)計出不同層次的服務(wù)內(nèi)容和范圍,形式,有計劃地對電子文件信息資源進行開發(fā)、加工,并轉(zhuǎn)化、制作成信息產(chǎn)品,提供服務(wù)。

        在信息服務(wù)方式上,一方面要充分考慮用戶對信息利用的需求,提供面向用戶的信息利用平臺。通用的信息應(yīng)用系統(tǒng),在功能模塊設(shè)計時,對文件與檔案管理的業(yè)務(wù)工作考慮得多,功能全面。但用戶在利用信息時,往往只是希望查找文件本身。因此,有必要為用戶建立專門的信息利用平臺,將信息過濾掉一些檔案管理屬性,使用戶能簡約、便捷地獲取所需信息、面向用戶的信息利用平臺,突出了用戶的權(quán)益,保護了用戶信息利用的效果,使用戶在共享信息的同時,體會到檔案服務(wù)工作人性化、主動性的宗旨,縮短了用戶與檔案工作的距離;另一方面,在對信息需求充分調(diào)查的基礎(chǔ)上,建立專題,收集、篩選、深層加工相關(guān)信息,以先進技術(shù)為依托,將專題信息制作成光盤,形成信息產(chǎn)品,為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門提供信息服務(wù);第三是為有遠程信息利用需求的用戶,提供跨越空間、時間的信息服務(wù)。

        業(yè)務(wù)部門在建立信息系統(tǒng)之后,面對的一個問題是信息數(shù)據(jù)的長期大量積累。如何科學(xué)地保管、利用它們,成為建設(shè)者們必須考慮的問題,而檔案管理部門是有足夠經(jīng)驗解決這些問題的部門,因此,為信息系統(tǒng)建設(shè)單位提供信息數(shù)據(jù)的解決方案,是一種更高層次、更高水平的信息服務(wù)。

        信息化時代帶給了我們太多的機遇。文件與檔案工作者必須主動掌握時代的節(jié)拍,在文件與檔案管理實踐活動中,積極探索新的管理方法,升華管理理念,擺脫困惑,使文件檔案工作與企業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新保持同步,使個人的努力與企業(yè)提供的資源形成合力,不斷提升檔案管理工作的科技含量,尋找新的創(chuàng)業(yè)之路。

        (作者單位:濰坊市雙擁辦)

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