摘 要:檔案——是人類社會(huì)發(fā)展中對(duì)現(xiàn)實(shí)社會(huì)保留的記錄,它形成的特殊方式比其他資料顯得更為真實(shí)。有效記錄現(xiàn)在,成為歷史,將為現(xiàn)實(shí)生活服務(wù),為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),因此,做到檔案的真實(shí)與完整,直接關(guān)系到現(xiàn)實(shí)的利用的價(jià)值,可以說,檔案的生命就是真實(shí)與完整。
關(guān)鍵詞:管理;法律
一、規(guī)范檔案管理
就是規(guī)范檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié),要規(guī)范檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié),必須首先提高人們的意識(shí),重視檔案的意識(shí),這次全國上下清理檔案,整理檔案,全國上下政府機(jī)關(guān)高度重視,年過七旬的老人在找自己當(dāng)兵的檔案,在外面打工的工人回家找自己檔案辦理保險(xiǎn),企業(yè)的下崗職工到檔案局查自己檔案,有很多大學(xué)生,多年把自己檔案放在家里,這次,他就主動(dòng)的把檔案交到我們科室管理,這次這個(gè)行動(dòng),全面提高了全社會(huì)重視檔案意識(shí),提高人們及時(shí)歸檔的意識(shí),提高了人們對(duì)檔案的重視程度,以及在利用檔案時(shí)對(duì)檔案的保護(hù)意識(shí)。檔案意識(shí)增強(qiáng)帶來的效果就是,全社會(huì)重視檔案,我們就有了做好檔案管理的社會(huì)基礎(chǔ),規(guī)范我們檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié),規(guī)范我們對(duì)檔案的收集、認(rèn)真整理、嚴(yán)格保管、利用與開發(fā)。
<一>收集檔案資料,就是把好材料的“入口關(guān)”。
根據(jù)檔案產(chǎn)生的最初目的就是為了輔助記憶、找回歷史,歷史記錄的過程就是檔案形成過程。檔案收集伴隨于檔案形成全過程,將及時(shí)形成的第一手信息規(guī)范化處理,顯得尤為重要,本著對(duì)歷史負(fù)責(zé),對(duì)現(xiàn)實(shí)負(fù)責(zé)的態(tài)度,對(duì)收集到的歷史的資料要認(rèn)真鑒別、嚴(yán)格審核、防止不符合歸檔要求的材料進(jìn)入檔案,當(dāng)然要做到準(zhǔn)確鑒別,必須具備一定綜合知識(shí)儲(chǔ)備,才能鑒別真?zhèn)?。查看資料的完整、真實(shí)、文字是否清楚、手續(xù)完備,對(duì)不符合歸檔要求的及時(shí)補(bǔ)辦。只有把好入口關(guān),就能最大程度把好檔案的真實(shí)性。
<二>檔案的整理
收到真實(shí)的資料后,下一步就是案的整理過程,是對(duì)有效資料歸類整理過程,以便以后查找利用,實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)現(xiàn)實(shí)的作用。所以要高度重視,在檔案整理過程中一絲不茍認(rèn)真核并分類。將歸檔材料按來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等文件材料的自然形成規(guī)律進(jìn)行分類整理,使之間保持清楚的邏輯關(guān)系,將歸檔材料分門別類組成有序體系。整理過程杜絕過分相信自己,主觀武斷的取舍資料,檔案亂放,使檔案出現(xiàn)紊亂,使真實(shí)的資料失去價(jià)值。
<三>檔案的保管
檔案整理好后,就是對(duì)檔案的保管,檔案的安全,非常重要,在影響檔案安全的各種因素中,人是決定性的因素,倡導(dǎo)“安全問題人人有責(zé)”的思想,把檔案保護(hù)意識(shí)作為一種自覺意識(shí)深入人心。認(rèn)真做好防盜、防火、防潮、防高溫、防塵、防蟲鼠、防光、防有害生物等“八防”工作;嚴(yán)禁吸煙,保持庫房的清潔和庫內(nèi)適宜的溫濕度(溫度14℃—24℃、相對(duì)濕度為45% —65%);堅(jiān)持庫房檢查制度,每周檢查一次,防止不安全因素發(fā)生,發(fā)現(xiàn)異常情況,應(yīng)及時(shí)采取措施,確保檔案安全;堅(jiān)持值班制度,下班前檔案要入庫,關(guān)好門窗,切斷電源;保管好檔案最直接的影響就是有效利用。保管一旦出現(xiàn)閃失,損失不可估量,可能成為永久的遺憾。
<三>利用和開發(fā)
利用和開發(fā),是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最終體現(xiàn),開發(fā)意識(shí)付諸行動(dòng)就能使堆在庫房故紙堆里的“死”檔案“活”起來,檔案作用得以發(fā)揮。當(dāng)檔案資源貼近檔案利用者的利益需求時(shí),這種作用越加明顯。有一次,一個(gè)原來在機(jī)關(guān)上班的同志,后來辭職了,現(xiàn)在他要查找檔案,購買社會(huì)保險(xiǎn),查看他在機(jī)關(guān)工作的年限,以減少購買保險(xiǎn)的年限,由于年在久遠(yuǎn),七幾年到八幾年,檔案有些混亂,我和幾個(gè)工作人員翻遍了整個(gè)庫房,最終找到了,很是感謝,捫心自問,這是我們的職責(zé)。所以,檔案放在庫房很安靜,但是它在默默為人們服務(wù)。
二、利用法律法規(guī)和制度進(jìn)行約束
<一>法制保障
習(xí)主席講到,要全面依法治國,當(dāng)然,檔案管理也離不開用法律的武器,《中華人民共和國檔案法》簡稱《檔案法》,是國家為加強(qiáng)對(duì)檔案的收集、整理、有效保護(hù)和利用,為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)而制定的法律?!稒n案法》具有普遍性,對(duì)全體社會(huì)成員具有普遍的約束力,任何個(gè)人或者組織違反《檔案法》,都必須承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。當(dāng)前,要加大《檔案法》宣傳力度,要讓社會(huì)檔案意識(shí)和檔案法制意識(shí)深入人心,檔案工作的性質(zhì)、意義與作用加強(qiáng)社會(huì)各界所認(rèn)知。
雖然這次全國性整理檔案,但是還有少數(shù)現(xiàn)象,如:有少數(shù)單位還存在著檔案工作制度不健全,現(xiàn)有檔案保管硬件設(shè)施配備不齊,個(gè)別人員手中文件材料不按規(guī)定向檔案館移交歸檔,檔案得不到應(yīng)有的保護(hù)而受損嚴(yán)重,甚至丟失,造成檔案的真實(shí)、完整與安全得不到保障。隨著檔案管理的不斷完善,一些新的如 《檔案管理違法違紀(jì)處分規(guī)定》等法規(guī)相繼出臺(tái),我國依法管理檔案事業(yè)有著良好勢(shì)頭。檔案的真實(shí)性和完整性就能得到法律保障。
<二>制度保障
規(guī)章制度是單位內(nèi)部的“法律”,是維護(hù)公平、公正的有效手段。檔案工作者不僅要遵守法律、法規(guī),還必須要遵守本單位的規(guī)章制度。編制合理的規(guī)章制度要結(jié)合本單位具體情況和自身特點(diǎn),應(yīng)遵循以下原則:(1)規(guī)范性。在國家和地方的法律法規(guī)政策指導(dǎo)下,制定相應(yīng)的管理制度、業(yè)務(wù)規(guī)范和行為準(zhǔn)則進(jìn)行規(guī)范管理。(2)科學(xué)性。檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)符合檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和技術(shù)要求,科學(xué)制定標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化業(yè)務(wù)規(guī)范。(3)保密性。在制作、收發(fā)、傳遞、使用、保存、銷毀各個(gè)環(huán)節(jié)制定相應(yīng)的管理規(guī)定和實(shí)施細(xì)則,明確在一定時(shí)間內(nèi)只限一一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)范圍和行為規(guī)范。(4)安全性。做好“九防”管理。同時(shí),保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下使用及傳輸安全。
總之,維護(hù)檔案真實(shí)完整、保護(hù)檔案安全是每個(gè)公民的責(zé)任,不能完全靠法律、法規(guī)和制度約束,檔案人要加強(qiáng)自身的檔案意識(shí)修養(yǎng),從自身做起,實(shí)事求是,以此推動(dòng)全社會(huì)檔案意識(shí)的提升。只有保證檔案的真實(shí)與完整才能真正實(shí)現(xiàn)為現(xiàn)實(shí)所利用,為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),為機(jī)關(guān)事業(yè)單位選人用人提供可靠真實(shí)的依據(jù),發(fā)揮檔案的現(xiàn)實(shí)效用。
作者簡介:
高中平(1982-);性別:男,籍貫:重慶市奉節(jié)縣,民族:漢族,學(xué)歷:本科,畢業(yè)于西南大學(xué);現(xiàn)有職稱:中級(jí)館員;研究方向:檔案專業(yè)
(作者單位:奉節(jié)縣人力資源檔案管理服務(wù)中心)