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        檔案的生命—真實與完整

        2018-10-21 13:37:21高中平
        大東方 2018年9期
        關鍵詞:檔案法整理規(guī)范

        摘 要:檔案——是人類社會發(fā)展中對現(xiàn)實社會保留的記錄,它形成的特殊方式比其他資料顯得更為真實。有效記錄現(xiàn)在,成為歷史,將為現(xiàn)實生活服務,為社會主義現(xiàn)代化建設服務,因此,做到檔案的真實與完整,直接關系到現(xiàn)實的利用的價值,可以說,檔案的生命就是真實與完整。

        關鍵詞:管理;法律

        一、規(guī)范檔案管理

        就是規(guī)范檔案管理的各個環(huán)節(jié),要規(guī)范檔案管理的各個環(huán)節(jié),必須首先提高人們的意識,重視檔案的意識,這次全國上下清理檔案,整理檔案,全國上下政府機關高度重視,年過七旬的老人在找自己當兵的檔案,在外面打工的工人回家找自己檔案辦理保險,企業(yè)的下崗職工到檔案局查自己檔案,有很多大學生,多年把自己檔案放在家里,這次,他就主動的把檔案交到我們科室管理,這次這個行動,全面提高了全社會重視檔案意識,提高人們及時歸檔的意識,提高了人們對檔案的重視程度,以及在利用檔案時對檔案的保護意識。檔案意識增強帶來的效果就是,全社會重視檔案,我們就有了做好檔案管理的社會基礎,規(guī)范我們檔案管理的各個環(huán)節(jié),規(guī)范我們對檔案的收集、認真整理、嚴格保管、利用與開發(fā)。

        <一>收集檔案資料,就是把好材料的“入口關”。

        根據(jù)檔案產生的最初目的就是為了輔助記憶、找回歷史,歷史記錄的過程就是檔案形成過程。檔案收集伴隨于檔案形成全過程,將及時形成的第一手信息規(guī)范化處理,顯得尤為重要,本著對歷史負責,對現(xiàn)實負責的態(tài)度,對收集到的歷史的資料要認真鑒別、嚴格審核、防止不符合歸檔要求的材料進入檔案,當然要做到準確鑒別,必須具備一定綜合知識儲備,才能鑒別真?zhèn)?。查看資料的完整、真實、文字是否清楚、手續(xù)完備,對不符合歸檔要求的及時補辦。只有把好入口關,就能最大程度把好檔案的真實性。

        <二>檔案的整理

        收到真實的資料后,下一步就是案的整理過程,是對有效資料歸類整理過程,以便以后查找利用,實現(xiàn)檔案服務現(xiàn)實的作用。所以要高度重視,在檔案整理過程中一絲不茍認真核并分類。將歸檔材料按來源、時間、內容和形式等文件材料的自然形成規(guī)律進行分類整理,使之間保持清楚的邏輯關系,將歸檔材料分門別類組成有序體系。整理過程杜絕過分相信自己,主觀武斷的取舍資料,檔案亂放,使檔案出現(xiàn)紊亂,使真實的資料失去價值。

        <三>檔案的保管

        檔案整理好后,就是對檔案的保管,檔案的安全,非常重要,在影響檔案安全的各種因素中,人是決定性的因素,倡導“安全問題人人有責”的思想,把檔案保護意識作為一種自覺意識深入人心。認真做好防盜、防火、防潮、防高溫、防塵、防蟲鼠、防光、防有害生物等“八防”工作;嚴禁吸煙,保持庫房的清潔和庫內適宜的溫濕度(溫度14℃—24℃、相對濕度為45% —65%);堅持庫房檢查制度,每周檢查一次,防止不安全因素發(fā)生,發(fā)現(xiàn)異常情況,應及時采取措施,確保檔案安全;堅持值班制度,下班前檔案要入庫,關好門窗,切斷電源;保管好檔案最直接的影響就是有效利用。保管一旦出現(xiàn)閃失,損失不可估量,可能成為永久的遺憾。

        <三>利用和開發(fā)

        利用和開發(fā),是實現(xiàn)檔案價值的最終體現(xiàn),開發(fā)意識付諸行動就能使堆在庫房故紙堆里的“死”檔案“活”起來,檔案作用得以發(fā)揮。當檔案資源貼近檔案利用者的利益需求時,這種作用越加明顯。有一次,一個原來在機關上班的同志,后來辭職了,現(xiàn)在他要查找檔案,購買社會保險,查看他在機關工作的年限,以減少購買保險的年限,由于年在久遠,七幾年到八幾年,檔案有些混亂,我和幾個工作人員翻遍了整個庫房,最終找到了,很是感謝,捫心自問,這是我們的職責。所以,檔案放在庫房很安靜,但是它在默默為人們服務。

        二、利用法律法規(guī)和制度進行約束

        <一>法制保障

        習主席講到,要全面依法治國,當然,檔案管理也離不開用法律的武器,《中華人民共和國檔案法》簡稱《檔案法》,是國家為加強對檔案的收集、整理、有效保護和利用,為現(xiàn)代化建設服務而制定的法律。《檔案法》具有普遍性,對全體社會成員具有普遍的約束力,任何個人或者組織違反《檔案法》,都必須承擔相應的法律責任。當前,要加大《檔案法》宣傳力度,要讓社會檔案意識和檔案法制意識深入人心,檔案工作的性質、意義與作用加強社會各界所認知。

        雖然這次全國性整理檔案,但是還有少數(shù)現(xiàn)象,如:有少數(shù)單位還存在著檔案工作制度不健全,現(xiàn)有檔案保管硬件設施配備不齊,個別人員手中文件材料不按規(guī)定向檔案館移交歸檔,檔案得不到應有的保護而受損嚴重,甚至丟失,造成檔案的真實、完整與安全得不到保障。隨著檔案管理的不斷完善,一些新的如 《檔案管理違法違紀處分規(guī)定》等法規(guī)相繼出臺,我國依法管理檔案事業(yè)有著良好勢頭。檔案的真實性和完整性就能得到法律保障。

        <二>制度保障

        規(guī)章制度是單位內部的“法律”,是維護公平、公正的有效手段。檔案工作者不僅要遵守法律、法規(guī),還必須要遵守本單位的規(guī)章制度。編制合理的規(guī)章制度要結合本單位具體情況和自身特點,應遵循以下原則:(1)規(guī)范性。在國家和地方的法律法規(guī)政策指導下,制定相應的管理制度、業(yè)務規(guī)范和行為準則進行規(guī)范管理。(2)科學性。檔案管理各個環(huán)節(jié)應符合檔案學基礎理論和技術要求,科學制定標準化、規(guī)范化業(yè)務規(guī)范。(3)保密性。在制作、收發(fā)、傳遞、使用、保存、銷毀各個環(huán)節(jié)制定相應的管理規(guī)定和實施細則,明確在一定時間內只限一一定范圍的人員知悉的事項范圍和行為規(guī)范。(4)安全性。做好“九防”管理。同時,保證網絡環(huán)境下使用及傳輸安全。

        總之,維護檔案真實完整、保護檔案安全是每個公民的責任,不能完全靠法律、法規(guī)和制度約束,檔案人要加強自身的檔案意識修養(yǎng),從自身做起,實事求是,以此推動全社會檔案意識的提升。只有保證檔案的真實與完整才能真正實現(xiàn)為現(xiàn)實所利用,為社會主義現(xiàn)代化建設服務,為機關事業(yè)單位選人用人提供可靠真實的依據(jù),發(fā)揮檔案的現(xiàn)實效用。

        作者簡介:

        高中平(1982-);性別:男,籍貫:重慶市奉節(jié)縣,民族:漢族,學歷:本科,畢業(yè)于西南大學;現(xiàn)有職稱:中級館員;研究方向:檔案專業(yè)

        (作者單位:奉節(jié)縣人力資源檔案管理服務中心)

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