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        事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作的思考

        2018-10-21 13:37:21常秀程
        大東方 2018年9期
        關(guān)鍵詞:規(guī)范化事業(yè)單位檔案管理

        常秀程

        摘 要:本文系統(tǒng)闡述了事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作的重要性、以及管理工作中存在的普遍性問題,針對四個方面的主要問題提出了事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作思考的策略,以供相關(guān)的管理人員與工作人員參考與借鑒。

        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;規(guī)范化

        1、引言

        隨著社會經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,進(jìn)一步加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理規(guī)范化已成為現(xiàn)有事業(yè)單位內(nèi)部管理的核心。通常而言,檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理主要是通過建立檔案整體管理的綜合管理體系,機(jī)構(gòu)檔案的規(guī)范化管理在事業(yè)單位的發(fā)展中起著重要作用。因此,通過分析事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化工作的重要性以及其中存在的問題,為促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化發(fā)展具有重大意義。

        2、檔案規(guī)范化管理工作的重要性

        首先,作為一個公共機(jī)構(gòu),檔案的合理和科學(xué)管理可以反映單位的決策權(quán),它有助于規(guī)劃單位的工作管理內(nèi)容,并幫助確定單位的適當(dāng)系統(tǒng)管理規(guī)范。

        其次,適當(dāng)?shù)臋n案管理也是機(jī)構(gòu)正常運(yùn)作的根本保證,有助于協(xié)調(diào)各部門之間的穩(wěn)定、有序地開展各項工作,加強(qiáng)部門間的聯(lián)系,共同合作完成工作任務(wù)。

        最后,事業(yè)單位檔案管理是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的范疇。具有執(zhí)法監(jiān)督職能,社會管理和社會服務(wù)內(nèi)部檔案管理的職能。它也是公共機(jī)構(gòu)管理水平和質(zhì)量的重要體現(xiàn),所以,事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理是必不可少的。

        3、檔案規(guī)范化管理工作中的普遍問題

        3.1檔案規(guī)范化管理工作意識不夠強(qiáng)

        目前的普遍情況是,較大比例的事業(yè)單位的發(fā)展重點(diǎn)仍然是創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)利益。對標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理的重要性意識薄弱。管理工作者認(rèn)為檔案管理不會帶來經(jīng)濟(jì)效益,而且與檔案管理工作無關(guān)。領(lǐng)導(dǎo)者不愿意花更多經(jīng)費(fèi)用于檔案管理的規(guī)范化工作,實質(zhì)上限制了單位本身的可持續(xù)發(fā)展。

        3.2規(guī)范化檔案管理工作制度不健全

        事業(yè)單位的檔案管理的發(fā)展非常復(fù)雜,需要大量的時間和人力。檔案管理很難直接進(jìn)行,其根本原因是規(guī)范化檔案管理工作制度不健全。

        有的單位制定了規(guī)范化檔案管理工作的規(guī)章制度或者條例,但實際上實施效果不佳。檔案管理工作人員的行為不受嚴(yán)格的制度監(jiān)管,其發(fā)展限制了事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

        3.3檔案管理工作人員個人能力與素質(zhì)不夠高

        目前,許多從事檔案管理工作的事業(yè)單位工作人員缺乏相關(guān)的知識培訓(xùn),只有積累的經(jīng)驗和文字工作。關(guān)于規(guī)范化的檔案管理的專業(yè)技能和知識非常少。這種情況直接影響了業(yè)務(wù)部門的效率。

        3.4檔案信息化管理水平低

        事業(yè)單位的檔案管理中,出現(xiàn)各部門的電子文件格式和文件數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一的問題,辦公自動化(OA)系統(tǒng)與文件管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)接口不一致,無法實現(xiàn)無縫對接。識別和利用等新問題無限暢通,檔案信息技術(shù)建設(shè)出現(xiàn)嚴(yán)重延誤。

        隨著辦公自動化(OA)系統(tǒng)的發(fā)展,電子政務(wù)系統(tǒng)形成的電子文件的收集、存儲組織,利用也給檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn),實施新的電子政務(wù),生產(chǎn)大量電子數(shù)據(jù),如何區(qū)分這些數(shù)據(jù),如何存檔,標(biāo)準(zhǔn)要求是什么等,均需要繼續(xù)探索實踐研究。

        4、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作的對應(yīng)策略

        4.1提高檔案管理規(guī)范化工作重要性的認(rèn)識

        檔案管理是事業(yè)單位工作中的一項重要任務(wù),檔案管理的質(zhì)量與單位本身的發(fā)展有關(guān)。這種規(guī)范化管理是社會不可避免的發(fā)展。在這個快速發(fā)展的社會中,應(yīng)該認(rèn)識到規(guī)范化管理在檔案管理中的重要性。

        因此,需要不斷提高檔案管理規(guī)范化工作重要性的認(rèn)識,應(yīng)該做到第一,事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)將檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化納入日常工作,并且有力保障檔案管理;第二,事業(yè)單位管理人員要增加投入。在全面了解檔案管理任務(wù),檔案管理任務(wù)的開發(fā)后,目標(biāo)指導(dǎo)促進(jìn)了檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。

        4.2健全事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作的制度

        第一,事業(yè)單位必須根據(jù)自身發(fā)展情況建立完整,詳細(xì)的檔案管理制度,合理分離各高級職員的職責(zé)。嚴(yán)格按照檔案管理制度進(jìn)行檔案管理,違反有必要嚴(yán)格禁止排除。

        第二,注重對此工作的嚴(yán)格監(jiān)督。對于檔案工作不深入,檔案工作存在嚴(yán)重問題的人員,檔案管理部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格督促,有效地整頓或承擔(dān)法律責(zé)任。在檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中取得顯著成效的部門或人員,應(yīng)當(dāng)給予表揚(yáng)或獎勵。

        4.3重視檔案規(guī)范化管理工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)

        重視檔案管理人員隊伍的素質(zhì)培養(yǎng),加強(qiáng)基本業(yè)務(wù)和現(xiàn)代技術(shù)知識和技能培訓(xùn),培訓(xùn)制度化,專業(yè)化,培養(yǎng)和保障專業(yè)人才。組織和機(jī)構(gòu)需要穩(wěn)步改進(jìn)檔案的處理,注意改善對增長的關(guān)注,并采取措施解決諸如職責(zé)水平等問題,這是一個重要的問題,以及埋葬官員的檔案工作者它不會遭受損失,提高政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)。全面調(diào)動工作積極性和創(chuàng)造性,適應(yīng)檔案工作的新常態(tài),提高工作和服務(wù)水平。

        4.4提升檔案規(guī)范化管理中的信息化水平

        通過構(gòu)建信息化、電子化的存檔信息,可以促進(jìn)存檔的規(guī)范化管理過程。使用最新信息技術(shù)更新文件管理模型。確保文件管理的發(fā)展方便,提高管理系統(tǒng)的數(shù)字化水平。通過建立電子檔案,保證了檔案保存的準(zhǔn)確性,提高了檔案管理的安全性,同時也提高了電子檔案的利用率。

        5、結(jié)語

        在事業(yè)單位的檔案管理過程中,必須堅持始終規(guī)范機(jī)構(gòu)檔案管理作為發(fā)展的核心,探索和創(chuàng)新系統(tǒng)和檔案管理方法,提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。

        檔案管理是事業(yè)單位的各項工作中不可分割的一部分,因此,事業(yè)單位十分有必要充分發(fā)揮檔案價值,提高檔案管理水平,同時,事業(yè)單位的檔案管理需要順應(yīng)信息化時代發(fā)展,不斷提升檔案管理的信息化水平,達(dá)到規(guī)范化檔案管理的目的。

        參考文獻(xiàn)

        [1]盧建華.推進(jìn)事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理策略[J].城市建設(shè)理論研究(電子版),2017(36):17.

        [2]李亞紅.事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化路徑探討[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(17):109.

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        [4]景俐清.推進(jìn)事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理策略[J].山西農(nóng)經(jīng),2015(06):112.

        [5]李艷.如何推進(jìn)事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理[J].才智,2014(33):303.

        [6]丁峰.新時期事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的具體方法探討[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(13):75.

        (作者單位:山東魚臺經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)管理委員會)

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