孫悅

前端控制是實(shí)現(xiàn)電子文件全程管理的重要保障，是全面、系統(tǒng)、優(yōu)化思想的集中體現(xiàn)。這一原則在紙質(zhì)及其他載體文件、檔案管理中是有效的，在電子文件管理中更是至關(guān)重要。

前端控制是實(shí)現(xiàn)電子文件全程管理的重要保障，是全面、系統(tǒng)、優(yōu)化思想的集中體現(xiàn)。這一原則在紙質(zhì)及其他載體文件、檔案管理中是有效的，在電子文件管理中更是至關(guān)重要。這是因?yàn)?，電子文件具有非人工識讀性和對系統(tǒng)的依賴性、信息記錄符號（數(shù)字代碼）與載體的可分離性、信息的可變性和技術(shù)的不穩(wěn)定性等特性。這些特性對電子文件的原始性、真實(shí)性都有直接或間接的影響，因此，對電子文件實(shí)行前端控制具有充分的必要性，具體表現(xiàn)在：

其一，確保電子文件真實(shí)可靠、安全可讀的需要。由于電子文件具有易流失、易更改等特性，文件內(nèi)容乃至文件本身出現(xiàn)差錯(cuò)的可能性比紙質(zhì)文件要大得多，其中很多差錯(cuò)及其造成的后果是不可挽回、不可修復(fù)、不可彌補(bǔ)的，即或可能加以恢復(fù)或部分修復(fù)，往往也需要付出很高的代價(jià)。這些差錯(cuò)有的來自系統(tǒng)的缺陷，有的出于管理的失誤。針對電子文件"稍縱即逝"的特點(diǎn)，防止失誤、控制差錯(cuò)的最佳時(shí)機(jī)應(yīng)放在所有可能出現(xiàn)失誤和差錯(cuò)的環(huán)節(jié)之前。把保障電子文件安全、可靠、完整、可讀的措施附加于文件形成過程，可以有效地防止其他管理環(huán)節(jié)對電子文件的損傷和破壞。例如，機(jī)構(gòu)將電子文件的歸檔范圍（包括歸檔內(nèi)容和歸檔版本）設(shè)計(jì)在電子文件管理系統(tǒng)之中，屬于該范圍的電子文件一“出生”就被加上歸檔標(biāo)識，使之具有防止修改、防止刪除的屬性并生成相應(yīng)的描述信息，從而確保其安全留存和內(nèi)容真實(shí)。加拿大不列顛哥倫比亞大學(xué)的露西安娜，杜蘭蒂教授認(rèn)為，“如果形成者不從電子文件產(chǎn)生之時(shí)起就采取措施來保證它們的可靠性（包括內(nèi)容的可靠性和文件本身作為'文件'的可靠性）的話，未來將沒有多少電子文件值得保留?！绷硪晃患幽么髾n案專家特里，庫克也指出："在電子環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件將可能不存在，或至少可能不被鑒定、保存、編目和提供利用。

其二，保障電子文件法律證據(jù)價(jià)值的需要。電子文件具有作為法律證據(jù)的可采性和作為法律證據(jù)的證明力。由于電子文件所具有的特性，決定了電子文件的原件特征與人們所熟知的“原件”概念有較大的區(qū)別，它的原件特征不再是文件內(nèi)容、記錄材料和載體共同組成的“固化物”，而是與載體和記錄符號無關(guān)的，由元數(shù)據(jù)將文件內(nèi)容“封裝”起來的動(dòng)態(tài)性的“原件”。因此，電子文件的法律證據(jù)價(jià)值只能由它的元數(shù)據(jù)給予支持，而保留這些元數(shù)據(jù)應(yīng)該成為電子文件管理系統(tǒng)的必備功能。前端控制系統(tǒng)通過“提前介入”的方式及時(shí)采集必要的元數(shù)據(jù)，形成電子文件真實(shí)性、可靠性的有力保障體系。

其三，保障電子文件信息安全的需要。在“無形的流動(dòng)”中，電子文件隨時(shí)都有可能被用戶出于各種原因和目的而更改、刪除，為了確保電子文件信息的安全性，在電子文件產(chǎn)生之前和設(shè)計(jì)階段就應(yīng)該確定電子文件的歸檔范圍、保存價(jià)值、采集的時(shí)間和方式，包括哪些文件需要保存“草稿”，哪些動(dòng)態(tài)文件需要定期拷貝，哪些文件需要在其生命周期結(jié)束時(shí)提前接收，哪些文件可以暫緩提取或刪除等。若檔案管理機(jī)構(gòu)被動(dòng)等待，則某些有價(jià)值的文件可能流失，接收來的文件可能過時(shí)或缺少必要的背景信息和“元數(shù)據(jù)”，這將給認(rèn)定電子文件的真實(shí)性可靠性、保管和檢索電子文件增加不少難度和費(fèi)用?？梢?，前端控制對保證歸檔電子文件的完整性、準(zhǔn)確性具有決定性的

其四，保障電子文件為用戶提供利用的需要。提供利用是保管電子文件的最終目的。電子文件以其"積極""動(dòng)態(tài)"的特性改變著長期以來的檔案利用方式，在給利用者帶來很多前所未有的輕松和方便的同時(shí)也給其安全性帶來威脅。因此，為了確保電子文件的長期可存取性和可利用性，確保電子文件在提供利用時(shí)的安全和便利，需要事先設(shè)定某些方面的技術(shù)指標(biāo)，如載體、記錄方式、加密等級、使用權(quán)限的控制措施等。此外，系統(tǒng)還應(yīng)及時(shí)地采集用于檢索以及文件的恢復(fù)和解讀所必需的各種數(shù)據(jù)。而這些數(shù)據(jù)的采集必須在電子文件的設(shè)計(jì)階段就開始，并隨著文件的運(yùn)行而不斷給予追加，為電子文件的保管和提供利用做必要的準(zhǔn)備?？梢姡岸丝刂剖请娮游募峁├玫幕厩疤?。

其五，優(yōu)化管理功能、提高管理效率的需要。電子文件管理系統(tǒng)不應(yīng)是對手工管理流程的簡單模擬，而應(yīng)該以更科學(xué)、更合理、更有效的原則對以往的文件、檔案管理進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重構(gòu)，以減少乃至消除文件、檔案管理過程中各個(gè)管理環(huán)節(jié)的重復(fù)、疏漏和矛盾，從而達(dá)到結(jié)構(gòu)優(yōu)化，功能合理，效率最高。前端控制是新構(gòu)建的業(yè)務(wù)流程的重要特點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)發(fā)揮了明顯的作用。

綜上所述，對電子文件的管理要“從信息系統(tǒng)的源頭做起”，即在電子文件設(shè)計(jì)階段就考慮其作為檔案保管的要求，把可能預(yù)先設(shè)定的管理功能納入系統(tǒng)之中一即前端控制，是十分必要的。那么，前端控制到什么程度呢？我們認(rèn)為，在一個(gè)國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)部，既要有一個(gè)相對寬松的工作環(huán)境，同時(shí)也要有一整套嚴(yán)密的權(quán)限級別設(shè)置和受到嚴(yán)格控制的工作區(qū)，以保證電子文件在其整個(gè)生命周期中受到嚴(yán)密的控制。

（作者單位：黑龍江省直機(jī)關(guān)生活保障中心）