張懷俊

摘 要：水利工程檔案是水利工程建設(shè)的重要組成部分，形成的工程檔案是工程建設(shè)重要成果之一，工程檔案的完整性、科學(xué)性、真實(shí)性將直接關(guān)系到工程建設(shè)和以后工程運(yùn)行管理的順利進(jìn)行。本文立足新沂河整治工程建設(shè)，通過對(duì)水利工程建設(shè)中檔案的形成過程進(jìn)行敘述，以期對(duì)以后的大型水利工程建設(shè)檔案管理工作具有借鑒意義。

關(guān)鍵詞：水利工程建設(shè)；檔案；管理

1 概述

新沂河整治工程是國務(wù)院確定的治淮19項(xiàng)骨干工程的重要內(nèi)容之一。本次新沂河整治工程的治理范圍為嶂山閘至燕尾港，河道長(zhǎng)146公里，涉及徐州、宿遷及連云港三市。工程總投資為15.15億元。工程從2005年10月開始征地拆遷移民安置工作，到2009年11月通過淮河委員會(huì)組織的檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，歷時(shí)4年，形成了大量的工程建設(shè)資料，由于本工程參建單位多，歷時(shí)長(zhǎng)，給工程檔案的收集、整理、歸檔帶來的一定的難度，在此，筆者就如何做好水利工程檔案管理工作談一些認(rèn)識(shí)。

2 主要措施

2.1 建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)和檔案管理機(jī)構(gòu)

建立了以建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位、征地拆遷移民安置實(shí)施單位的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，設(shè)立了工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由處主任任組長(zhǎng)，總監(jiān)、項(xiàng)目經(jīng)理等參建單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人任副組長(zhǎng)，明確了專職和兼職檔案管理員，具體負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目資料的收集整理歸檔工作。

2.2 健全檔案管理制度，強(qiáng)化檔案管理，落實(shí)檔案管理崗位責(zé)任制

根據(jù)國家對(duì)水利工程檔案管理工作制定的法規(guī)，結(jié)合工程建設(shè)管理實(shí)際制定制定《江蘇省新沂河整治工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)施細(xì)則》和《江蘇省新沂河整治工程檔案分類方案》，以規(guī)范、統(tǒng)一各參建單位的檔案管理工作。同時(shí)，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和工程的實(shí)際情況，組織各項(xiàng)目法人建立起相應(yīng)的檔案工作機(jī)構(gòu)，制定了《檔案員崗位職責(zé)》、《檔案收集歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱查閱制度》、《檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定和移交制度》和《檔案利用制度》等一整套檔案工作的規(guī)章制度。

2.3 加大投入，實(shí)現(xiàn)檔案管理手段現(xiàn)代化

檔案工作與工程建設(shè)同步實(shí)施。在工程開工伊始，設(shè)立了標(biāo)準(zhǔn)的檔案室，購置了足夠的檔案柜、滅火器、空調(diào)等檔案管理設(shè)施。

2.4 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力

針對(duì)工程檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高的實(shí)際，必須以人為本，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)隊(duì)伍。工程檔案管理人員定期參加專業(yè)理論學(xué)習(xí)，積極參加檔案主管部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

2.5 檔案工作的全過程控制

2.5.1 收集、整理與歸檔

收集整理范圍：凡是反映與項(xiàng)目有關(guān)的重要職能活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的各種載體的文件，都應(yīng)收集齊全，包括項(xiàng)目建議書、可行性研究、初步設(shè)計(jì)、實(shí)施階段、試運(yùn)行階段等全過程中形成的文字、圖表、聲像等。

收集時(shí)間：各類文件按照其形成的先后順序或項(xiàng)目完成情況及時(shí)收集。在各階段工作結(jié)束后及時(shí)整理歸檔。從工程的立項(xiàng)開始，就做好立項(xiàng)過程中產(chǎn)生的檔案資料的收集工作，變被動(dòng)整理為主動(dòng)收集，確保檔案資料的連續(xù)完整。

整理歸檔要求：建設(shè)項(xiàng)目檔案必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，并做到字跡清楚、圖面整潔、裝訂整齊、簽字手續(xù)完備，圖片、照片等還要附以有關(guān)情況說明。新沂河整治工程所形成的全部文件材料在歸檔前，根據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《水利水電建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》、《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等有關(guān)規(guī)范要求，按照“誰形成、誰收集、誰整理”的原則，由文件形成單位進(jìn)行整理后，監(jiān)理單位對(duì)施工單位、設(shè)計(jì)單位、設(shè)備供應(yīng)等單位形成檔案資料規(guī)范性進(jìn)行審核，審核合格后報(bào)送建設(shè)單位終審后歸檔。

2.5.2 驗(yàn)收與移交

驗(yàn)收：《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》、《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》明確規(guī)定：水利工程檔案驗(yàn)收是水利工程竣工驗(yàn)收的重要內(nèi)容。凡是檔案內(nèi)容與質(zhì)量達(dá)不到要求的水利工程，不得通過檔案驗(yàn)收；未通過檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的，不得進(jìn)行或通過工程的竣工驗(yàn)收。本工程的驗(yàn)收包括四個(gè)階段：施工單位的自驗(yàn)、監(jiān)理單位的復(fù)驗(yàn)、建設(shè)單位的抽驗(yàn)和主管部門的終驗(yàn)。在檢查工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時(shí)，同時(shí)檢查工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集、整理情況；在進(jìn)行分部與單位工程質(zhì)量等級(jí)評(píng)定和驗(yàn)收（包括單位工程驗(yàn)收和階段工程驗(yàn)收）時(shí)，同時(shí)驗(yàn)收應(yīng)歸檔文件材料的完整程度和整理質(zhì)量，對(duì)達(dá)不到規(guī)定要求的，要限期整改，仍不合格的，按工程質(zhì)量不合格處理，且不得進(jìn)行工程竣工驗(yàn)收。通過嚴(yán)格的過程管理，新沂河整治工程的檔案管理工作取得了較好的效果。2009年11月水利部淮河水利委員會(huì)、江蘇省水利廳對(duì)新沂河整治工程進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，按照《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)》對(duì)本工程檔案建設(shè)情況進(jìn)行綜合評(píng)分，總體得分91.6分，其中應(yīng)歸檔文件材料質(zhì)量與移交歸檔項(xiàng)得分93.9分，達(dá)到了優(yōu)良等級(jí)，通過了專項(xiàng)驗(yàn)收。

移交：新沂河整治工程投資大，歷時(shí)時(shí)間長(zhǎng)，參建單位多達(dá)40家，本工程的移交工作分為三步：第一步是在工程建設(shè)的全過程中包括決策階段、實(shí)施階段和投入使用準(zhǔn)備階段，建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理和征地拆遷移民安置實(shí)施單位將本單位在工程建設(shè)過程中形成的文件向本單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交；第二步是在單位工程完工驗(yàn)收階段，勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理和征地拆遷移民安置實(shí)施單位在工程建設(shè)過程中形成的文件向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交；第三步是工程竣工驗(yàn)收合格后，建設(shè)單位根據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》等規(guī)定，將歸總的新沂河整治工程檔案向主管部門和相關(guān)管理單位移交。

2.6 合理利用存檔資料，最大程度發(fā)揮檔案效益

檔案管理人員認(rèn)真做好檔案的借閱工作，在不違背《檔案保密制度》、《檔案借閱制度》等規(guī)章制度的前提下，將工程建設(shè)過程中采用的新技術(shù)、新工藝以及合理有效的管理模式等相關(guān)文字、圖片、錄像材料與他人分享，充分合理利用存檔資料，在行業(yè)內(nèi)部共享資源，發(fā)揮了檔案實(shí)用價(jià)值。

水利工程建設(shè)特別是大型水利工程的建設(shè)周期長(zhǎng)，工藝復(fù)雜，同時(shí)由于水利工程建設(shè)有其特殊性需要跨越汛期，給檔案管理工作帶來了難度。新沂河整治工程以組織建設(shè)、制度建設(shè)為核心，以全過程管理為抓手，規(guī)范了大型水利工程建設(shè)檔案管理工作，保障了工程建設(shè)的順利進(jìn)行，為以后實(shí)施類似水利工程建設(shè)檔案管理工作提供了有益的借鑒。

參考文獻(xiàn)

[1] 林莉.重點(diǎn)工程檔案管理存在問題及對(duì)策.廣東科技.2006年11月.

[2] 王曉莉.工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作存在的問題及對(duì)策.治淮.2008年5月

[3] 《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T 50328-2001）