何婷婷

摘 要：隨著我國(guó)企業(yè)信息化建設(shè)的不斷完善，無(wú)紙化辦公已經(jīng)逐漸成為一種新型的企業(yè)辦公方式了，其不僅能夠提高企業(yè)管理的效率，同時(shí)還能夠在一定程度上提高企業(yè)答案管理的科學(xué)性，無(wú)紙化辦公不僅在一定程度上完善了我國(guó)企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理體系，同時(shí)也在一定程度上提高了檔案資源整合質(zhì)量。本文就無(wú)紙化辦公下檔案資源整合構(gòu)建的策略進(jìn)行研究，希望能夠在一定程度上提高企業(yè)檔案資源的利用效率。

關(guān)鍵詞：無(wú)紙化；辦公自動(dòng)化；檔案資源；整合

作為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展了一個(gè)非常重要的方向，無(wú)紙化辦公現(xiàn)在我國(guó)很多企業(yè)中都得到了廣泛的應(yīng)用，其不僅能夠給企業(yè)檔案資源整合帶來(lái)非常大的便利，同時(shí)還讓辦公人員保存和查閱資料變得更加便利。無(wú)紙化辦公主要是利用電子文件的形式來(lái)提高企業(yè)員工的辦公效率，員工可以利用電子設(shè)備來(lái)對(duì)資料進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳送，這樣不僅提高了企業(yè)檔案資源整合構(gòu)建的水平，同時(shí)也在一定程度上提高了企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

1無(wú)紙化辦公

無(wú)紙化辦公體系主要是利用信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行企業(yè)工作的辦公，無(wú)紙化辦公采用的通信，技術(shù)和辦公設(shè)備都是非常先進(jìn)的，其不僅可以快速、全面的收集的企業(yè)管理人員所需要的信息，同時(shí)還能夠?qū)@些信息進(jìn)行儲(chǔ)存和數(shù)據(jù)處理，讓管理人員可以更加高效的進(jìn)行數(shù)據(jù)信息共享。無(wú)紙化辦公體系不僅可以給企業(yè)管理者提供快速的信息處理和全面的數(shù)據(jù)處理，其還可以簡(jiǎn)化企業(yè)的工作流程、提高企業(yè)辦公的工作效率、增強(qiáng)企業(yè)員工的協(xié)同工作能力，因此企業(yè)必須要不斷加強(qiáng)對(duì)無(wú)紙化辦公的重視度，這樣企業(yè)的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力才能夠得到提高。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)展至今，技術(shù)越來(lái)越先進(jìn)，自動(dòng)化程度越來(lái)越高，涌現(xiàn)出一些新的技術(shù)特征：跨平臺(tái)，支持Windows、Linux等操作系統(tǒng)；個(gè)性化，支持單位和用戶界面可自定義配置；集團(tuán)化，支持多層級(jí)分支機(jī)構(gòu)的集團(tuán)化管理，各單位之間既統(tǒng)一又相對(duì)獨(dú)立；移動(dòng)審批，支持手機(jī)、平板電腦等移動(dòng)終端審批；平臺(tái)性，提供標(biāo)準(zhǔn)的插件規(guī)范、應(yīng)用開(kāi)發(fā)接口和數(shù)據(jù)交換接口，支持快速的應(yīng)用開(kāi)發(fā)。而且，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的平臺(tái)性為與檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接提供了契機(jī)。

2當(dāng)前檔案資源整合過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題

隨著企業(yè)檔案整合工作量的不斷增加，我國(guó)企業(yè)檔案整合工作的效率也開(kāi)始出現(xiàn)了不斷下降的情況，針對(duì)這種現(xiàn)象我們必須要不斷加強(qiáng)對(duì)無(wú)紙化辦公的應(yīng)用，只有這樣企業(yè)檔案工作的處理速度才能夠得到提升?，F(xiàn)在我國(guó)很多企業(yè)在進(jìn)行檔案資源整合的過(guò)程中，并設(shè)立專門的崗位來(lái)對(duì)檔案資源進(jìn)行整合，企業(yè)檔案的管理和運(yùn)行仍舊是兩個(gè)獨(dú)立的部門，兩者之間的聯(lián)系并不是非常緊密，這種情況也在一定程度上降低了企業(yè)對(duì)檔案資源的利用效率，造成了企業(yè)檔案資源嚴(yán)重浪費(fèi)的情況，針對(duì)這種現(xiàn)象我們必須要不斷完善無(wú)紙化辦公體系，不斷加大對(duì)無(wú)紙化辦公的研究力度，只有這樣檔案資源在進(jìn)行收集的過(guò)程中才不會(huì)出現(xiàn)重復(fù)的現(xiàn)象。

3無(wú)紙化辦公下檔案資源整合構(gòu)建的策略探析

考慮到上述的幾個(gè)問(wèn)題，下面詳細(xì)闡述了無(wú)紙化辦公下檔案資源整合構(gòu)建的策略，尤其是辦公自動(dòng)化體系和檔案管理體系之間的對(duì)接。作為檔案資源整合的一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)，檔案資源開(kāi)發(fā)在檔案管理過(guò)程中發(fā)揮的作用是非常重要的，企業(yè)在對(duì)答案資源進(jìn)行整合的過(guò)程中，必須要不斷提高檔案信息的檢索速度和準(zhǔn)確性，只有這樣檔案信息共享工作的水平才能夠得到提高，同時(shí)也能夠在一定程度上改善我國(guó)企業(yè)檔案資源分散和封閉的問(wèn)題，無(wú)紙化辦公座位辦公自動(dòng)化體系中的一個(gè)非常重要的部分，其不僅能夠在一定程度上提高企業(yè)檔案信息電子文件資源的處理速度，也能夠在一定程度上提升檔案資源目錄的檢索效率。

在檔案信息資源中，辦公自動(dòng)化體系里的目錄與電子文件信息屬于一個(gè)關(guān)鍵的組成要素。它主要是借助相關(guān)數(shù)據(jù)，加以處理、整合后，可以添加到檔案管理體系中。在實(shí)際工作中，辦公自動(dòng)化體系與檔案管理體系之間是獨(dú)立的。因此，對(duì)于數(shù)據(jù)的處理工作需要人為進(jìn)行。數(shù)據(jù)處理的過(guò)程有：1）需要把辦公自動(dòng)化體系中的目錄、相關(guān)文件等下載下來(lái)，進(jìn)行有效的儲(chǔ)存。2）在目錄數(shù)據(jù)中，展開(kāi)對(duì)數(shù)據(jù)的處理與整合工作。其中有數(shù)據(jù)的選擇，以及轉(zhuǎn)換格式的過(guò)程中。這項(xiàng)工作的目的在于保證數(shù)據(jù)信息達(dá)到檔案管理體系對(duì)于使用數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)。3）需要保證每個(gè)目錄與電子數(shù)據(jù)形成相對(duì)的關(guān)系。在此過(guò)程中，工作人員需要把文件的原件、附件全部上傳在檔案管理體系中。這項(xiàng)工作會(huì)花費(fèi)很多人力與時(shí)間，而且具有重復(fù)性的特點(diǎn)。同時(shí)，極有可能出現(xiàn)漏洞或者不在不足。

辦公自動(dòng)化體系和檔案管理系統(tǒng)之間的無(wú)縫對(duì)接，是在全面了解兩個(gè)體系中的底層協(xié)議與數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的前提下，利用數(shù)據(jù)接口程序，而形成的一個(gè)虛擬型的數(shù)據(jù)通道，它可以保證兩個(gè)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的相通性。也就是說(shuō)，數(shù)據(jù)接口程序可以進(jìn)行對(duì)電子數(shù)據(jù)的歸檔工作，這個(gè)過(guò)程不需要人員操作，就可以保證歸檔工作的智能化，以及檔案數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化。

3.2目錄數(shù)據(jù)對(duì)接

檔案管理系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之間連接的關(guān)鍵點(diǎn)就是目錄數(shù)據(jù)，檔案管理系統(tǒng)的目錄類型是非常多樣的，因此為了提高管理者查詢資料的效率，我們必須要應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來(lái)對(duì)檔案資源的目錄進(jìn)行數(shù)據(jù)項(xiàng)篩選，對(duì)每一個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)的類型和長(zhǎng)度都必須要進(jìn)行嚴(yán)格地匹配，只有這樣檔案資源目錄才不會(huì)因?yàn)轭愋筒黄ヅ?、容量不足等原因產(chǎn)生數(shù)據(jù)項(xiàng)丟失的現(xiàn)象。

3.3電子文件數(shù)據(jù)掛接

在目錄數(shù)據(jù)導(dǎo)入完成的基礎(chǔ)上，需將電子文件掛接到對(duì)應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)中，電子文件包含正文、附件和其他相關(guān)文件等，每條目錄對(duì)應(yīng)的電子文件使用單獨(dú)的文件夾存放，以方便管理人員從后臺(tái)直接調(diào)出。數(shù)據(jù)接口所要達(dá)到的目標(biāo)，一是確保數(shù)據(jù)完整性，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的公文數(shù)據(jù)，包括目錄、正文、附件等數(shù)據(jù)能完整地傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)中；二是確保數(shù)據(jù)規(guī)范性，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中各種公文數(shù)據(jù)根據(jù)不同的檔案類型，導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)對(duì)應(yīng)的檔案門類中；三是確保數(shù)據(jù)安全性，由于數(shù)據(jù)是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)模谵k公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)設(shè)置防火墻的基礎(chǔ)上，數(shù)據(jù)接口程序?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行加密后再傳輸，避免數(shù)據(jù)在傳輸過(guò)程中被竊取。

4總結(jié)

通過(guò)上述文章，我們可以知道無(wú)紙化辦公在企業(yè)檔案管理過(guò)程中發(fā)揮的作用是非常大的，其不僅可以和檔案資源管理體系進(jìn)行無(wú)縫對(duì)接，同時(shí)也在一定程度上促進(jìn)了企業(yè)檔案的發(fā)展。讓檔案管理變得更加智能化。在進(jìn)行檔案資源整合構(gòu)建的過(guò)程中，無(wú)紙化辦公可以進(jìn)一步提高企業(yè)檔案資源管理的水平，因此企業(yè)必須要不斷加強(qiáng)對(duì)物質(zhì)文化辦公的重視度，只有這樣檔案資源整合構(gòu)建的標(biāo)準(zhǔn)化才能做得到增強(qiáng)。

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