黃健

摘 要：檔案管理是每個(gè)企業(yè)在經(jīng)營過程中必須要面臨的管理問題之一。改革開放以來，隨著公司治理結(jié)構(gòu)的不斷完善，企業(yè)在檔案管理工作中也不斷研究探索出了一系列符合現(xiàn)代化要求的管理模式。本文通過對新時(shí)期企業(yè)檔案管理模式的研究探討，提出通過探索建立現(xiàn)代化檔案管理模式，規(guī)范檔案的歸檔操作流程，提升檔案管理人員業(yè)務(wù)水平等服務(wù)創(chuàng)新，從而達(dá)到有效提升企業(yè)整體檔案管理水平的效果與目的。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期 企業(yè)檔案 檔案管理 服務(wù)創(chuàng)新

檔案管理在企業(yè)管理中具有重要作用意義，檔案可以在一定程度上還原歷史面貌，展示企業(yè)過去、現(xiàn)在、將來的動(dòng)態(tài)發(fā)展過程。面對信息化高速運(yùn)轉(zhuǎn)的當(dāng)今，檔案管理工作面臨一定的轉(zhuǎn)型壓力，如何解放思想，探索建立現(xiàn)代化的檔案管理模式，優(yōu)化檔案的歸檔操作流程，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)創(chuàng)新等相關(guān)內(nèi)容，都是亟需思考解決的課題。本文筆者通過對新時(shí)期企業(yè)檔案管理工作的服務(wù)創(chuàng)新進(jìn)行研究探討，為企業(yè)檔案管理工作提供一定的借鑒幫助。

1.探索建立現(xiàn)代化檔案管理模式

實(shí)行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序及工作方法，是提高檔案管理工作服務(wù)水平的基礎(chǔ)前提。對企業(yè)檔案信息的分類體系、檔案材料的收集范圍、檔案的保管要求、檔案的保密定級等相關(guān)環(huán)節(jié)，都要按照規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的程序開展，實(shí)現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，其最終目的在于充分保障檔案的完整性，方便保管、查閱。

1.1完善檔案管理制度

通過研究制定符合企業(yè)自身管理需要的檔案管理制度，可以更好地幫助企業(yè)完善內(nèi)部控制流程，實(shí)現(xiàn)檔案的制度化管理。從源頭做到有章可循、按章管理，把依法依章管理納入到檔案管理中來，使檔案管理工作得到制度約束、法律保障。

1.2建立電子化網(wǎng)絡(luò)管理

信息化、網(wǎng)絡(luò)化的趨勢對檔案管理提出了更高層次的要求，這就需要企業(yè)檔案工作改變傳統(tǒng)手工記載檔案數(shù)據(jù)的習(xí)慣，建立電子化的檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，在企業(yè)內(nèi)部管理系統(tǒng)中嵌入檔案查詢模塊，引入或自主研發(fā)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息全流程的電子化線上操作管理。

1.3擴(kuò)大檔案歸檔載體

目前在檔案管理方面，除了依靠紙質(zhì)檔案進(jìn)行存儲、記載之外，更多的是通過電子文件、光盤、硬盤、遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)等多種物質(zhì)載體進(jìn)行記錄。各類新型的檔案載體對于保管的要求不盡相同，因此，要探索建立多來源、多渠道收集檔案信息歸集方式，實(shí)現(xiàn)歸檔載體的虛擬化與有形化相統(tǒng)一。

1.4實(shí)現(xiàn)檔案信息共享

檔案信息化的不斷發(fā)展，擺脫了檔案對于地域性、空間性、時(shí)間性的要求，目前只要通過網(wǎng)絡(luò)平臺，便可快速實(shí)現(xiàn)檔案信息資料的檢索、查詢和使用，獲取有價(jià)值信息資料，已充分實(shí)現(xiàn)了檔案信息共享體系。

2.規(guī)范檔案的歸檔操作流程

加強(qiáng)檔案的過程管理是檔案管理工作服務(wù)創(chuàng)新的發(fā)展方向，通過加大歸檔資料的收集力度、強(qiáng)化歸檔資料的過程管理、科學(xué)優(yōu)化檔案館藏結(jié)構(gòu)分布，可以有效規(guī)范檔案歸檔操作流程，提升服務(wù)水平。

2.1加大歸檔資料收集力度

從企業(yè)時(shí)間來看，檔案資料的缺失會(huì)嚴(yán)重影響企業(yè)正常工作的開展，甚至?xí)p害企業(yè)的相關(guān)合法權(quán)益，因此對于檔案的收集力度應(yīng)進(jìn)一步加大，避免因檔案資料缺失，造成相關(guān)信息無憑無證，無從考究。

2.2強(qiáng)化歸檔資料過程管理

應(yīng)進(jìn)一步明確檔案歸檔的流程，相關(guān)重要檔案資料應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，確保資料的完整性與真實(shí)性，同時(shí)，對于重要檔案資料，應(yīng)做到“資料不回流”，即檔案由接收人接收之后，無特殊原因，該檔案資料不得再回流至檔案移交人。

2.3優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)分布

科學(xué)合理的檔案館藏結(jié)構(gòu)，是企業(yè)檔案管理工作服務(wù)創(chuàng)新的重要表現(xiàn)，傳統(tǒng)的館藏檔案以日常工作材料、會(huì)議記錄、總結(jié)報(bào)告、人事檔案等行政類檔案為主，對于業(yè)務(wù)檔案、專業(yè)檔案、科技檔案等檔案資料的收集不夠。因此，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)可以有效保證檔案的全面性、完整性。

3.提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平

檔案管理工作相對枯燥單一，因此，對于檔案管理人員責(zé)任感、使命感要求較高，只有管理人員不斷提升“四個(gè)意識”，增強(qiáng)“四個(gè)自信”，不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變檔案管理的服務(wù)態(tài)度，才能腳踏實(shí)地的做好服務(wù)檔案管理工作。

3.1提高思想認(rèn)識

檔案管理人員要充分認(rèn)識到自身工作的重要性，不斷提高思想認(rèn)識。同時(shí)，企業(yè)管理層也應(yīng)加大對于檔案管理工作的重視程度，不斷更新檔案管理觀念，積極探索檔案管理手段，確保檔案資料真實(shí)反映企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r。

3.2加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)

企業(yè)的不斷發(fā)展對于檔案的管理要求提出了新的要求，為有效提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平，應(yīng)不斷加強(qiáng)檔案管理人員的檔案管理技能，加大培訓(xùn)力度、優(yōu)化培訓(xùn)手段，采取“走出去”或“引進(jìn)來”的方式，激發(fā)檔案管理人員工作積極性，在培訓(xùn)中不斷提升提升技能，實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。

3.3強(qiáng)化服務(wù)理念

在檔案的收集、審核、整理、歸檔過程中，每個(gè)環(huán)節(jié)都存在著“服務(wù)”，特別是如何將檔案資料進(jìn)行加工利用，轉(zhuǎn)化為企業(yè)經(jīng)營決策依據(jù)，這就要求檔案管理人員具有較強(qiáng)的服務(wù)意識，將檔案管理工作由被動(dòng)開展，轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)出擊，將檔案管理工作主動(dòng)前移，成為企業(yè)經(jīng)營中不可或缺的一環(huán)。

結(jié)束語：

檔案的管理是企業(yè)管理過程中的一項(xiàng)長期而又繁瑣的工作，隨著社會(huì)的現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷加快，要求檔案管理人員不斷創(chuàng)新管理服務(wù)理念，增強(qiáng)服務(wù)管理水平，才能滿足檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求。本文筆者在企業(yè)從事多年檔案管理工作，深知檔案管理工作對于企業(yè)發(fā)展的長遠(yuǎn)重大意義。本文在分析研究檔案管理中存在的問題的基礎(chǔ)之上，認(rèn)為檔案管理工作的服務(wù)創(chuàng)新是新時(shí)期做好檔案管理工作的核心，因此提出通過探索建立現(xiàn)代化檔案管理模式，規(guī)范檔案的歸檔操作流程，轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想認(rèn)識，最大限度減少人為操作原因?qū)n案管理造成的影響，為企業(yè)在檔案管理方面提供一定的參考指導(dǎo)意義。

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