傅遵英
摘 要:隨著信息技術(shù)的發(fā)展,電子檔案在檔案管理工作中所占的比例和作用日益顯著。對電子檔案的充分利用,可以有效提升中等體育學校檔案管理工作的效率與質(zhì)量。相對于普通中等學校,中等體育運動學校電子檔案有其鮮明特色,在管理與利用中也要充分揚長避短,為今后的發(fā)展奠定良好基礎。
關(guān)鍵詞:檔案管理 檔案 電子 體育 學校
隨著電子計算機技術(shù)的飛速發(fā)展,電子檔案在檔案管理工作中的地位愈發(fā)重要,有效的電子檔案管理能夠快速、及時地滿足各行各業(yè)行使各項職能時對文件、檔案信息的需求。近年來,隨著信息化技術(shù)在教育行業(yè)的廣泛使用,普通中等體育運動學校也產(chǎn)生了大量電子檔案,因為體育教育結(jié)合的行業(yè)特殊性,體育運動學校的電子檔案有與普通學校檔案的共通之處,也存在鮮明的體育特色。而如何收集和管理體育學校電子檔案、如何充分利用已有電子檔案為學校發(fā)展提供支持,具有一定的探索意義。
一、中等體育運動學校電子檔案的特點分析
(一)體量大。普通中等體育運動學校屬于體育教育聯(lián)合辦學,電子檔案涉及體育訓練和教育教學各方面,并且體育學校承擔多個競技體育項目,種類多、涉及面廣,整體電子檔案體量巨大,數(shù)量較多。
(二)圖片、視頻多。由于競技體育的特殊性,在訓練比賽中會留存大量照片資料和視頻錄像資料,這類資料在體育學校電子檔案中占據(jù)很大比重。
(三)利用率高。同樣由于辦學特殊性,體育運動學校電子檔案特別是視頻錄像類檔案查閱、利用率很高。
二、中等體育運動學校電子檔案的利用優(yōu)勢分析
(一)查閱方便,歸檔效率高。電子檔案的查閱是利用計算機的技術(shù),改變了紙質(zhì)檔案查找時的困難,極大地提高了查檔工作效率,減輕了學校檔案工作人員的勞動強度,提高了檔案管理工作的效率。同時,建立電子檔案分散了工作量,實現(xiàn)隨機歸檔,減少了歸檔和整理的時間,更方便進行檢索,提高了信息的獲取效率。
(二)提高檔案使用效率。對檔案的進一步加工、利用是檔案管理工作的主要目的,電子檔案可復制、能重復使用的特點,更能滿足檔案加工的需要。
(三)便于檔案保存。電子檔案管理使檔案能保持得更加完整持久,依托于計算機和電子媒介的存儲,電子檔案可以無損耗長期存儲。
(四)及時補漏增缺。傳統(tǒng)文書在資料收集時,如果出現(xiàn)漏記、漏交的情況,為了及時的增缺補漏,就要把文書進行拆卷重做,造成損耗又降低工作效率。電子檔案中出現(xiàn)問題,可以直接利用計算機進行修改、更正,更加方便、快捷,省時省力,讓檔案隨時保持在最新狀態(tài)。
三、中等體育運動學校電子檔案管理現(xiàn)狀和對策分析
如上所述,中等體育運動學校電子檔案存在著體量大、圖片、視頻數(shù)量多等特點,在當前管理中,也存在著不少難以解決的問題,無法提升電子檔案管理效率與質(zhì)量,難以提升檔案管理效果。
(一)工作量較大,工作人員不足。電子檔案的儲存需要檔案工作人員對大量電子文件進行鑒定,只保留有價值的文件進行保存,在實際工作中,會耗費大量時間和精力。目前普通中等體育運動學校檔案管理人員配備十分有限,電子檔案整理鑒定工作量巨大,有限的人手很難完成海量工作,導致歸檔延遲,效率不高。體育學校一方面應盡可能增加檔案管理人員數(shù)量,另一方面要注重加強對現(xiàn)有電子檔案管理人員的培養(yǎng),進行各種形式的再教育,以適應電子檔案理論和技術(shù)發(fā)展的需要,以適應檔案事業(yè)的發(fā)展要求。
(二)對原稿重視程度不夠。隨著無紙化辦公的普及,接收上級和同級別單位的電子文件,在電子計算機上起草、制作文件已成常態(tài)。但具體工作中這些電子文件的原始稿特別是word版本的原稿很大比例未能保留,在其基礎上進行增、刪、改等操作行為較為普遍,使具有原始性的電子稿件面目全非,失去了歸檔保存的意義。雖然近幾年已廣泛使用pdf格式保留原稿,但在具體檔案管理工作中,對原稿件的重視和保存程度還需加強,對重要文件應采用“雙軌制”歸檔法,保證原稿的準確性。
(三)對載體要求高。電子文件依賴于計算機軟硬件設備。當運用電子設備將信息記錄后,電子文件就離不開設備,只能依靠計算機讀取。但計算機硬盤、光盤、移動硬盤等存儲載體媒介也存在損壞、崩潰的隱患。在具體儲存中,對相關(guān)載體媒介的質(zhì)量要求和保管要求也較高,也需要提前做好相應的備份。體育運動學校應注重加大檔案管理資金的投入力度,配備先進的檔案管理軟件與硬件設施,切實滿足電子檔案管理工作的相關(guān)要求,實現(xiàn)檔案存儲介質(zhì)的多元化發(fā)展,有效保障電子檔案管理工作的穩(wěn)定性與便捷性。
(四)電子檔案標準不完善。電子檔案的興起是近些年的事情,在上級部門整體制度規(guī)范還不完善的當下,普通中等體育運動學校在開展電子檔案管理工作的過程中,還沒有形成完善的標準化管理制度,難以增強學校電子檔案管理效果。中等體育運動學校應該在傳統(tǒng)檔案管理制度的基礎上,建立健全電子檔案的各項規(guī)章制度,實施高效、科學、規(guī)范的管理,讓電子檔案管理走出無序化狀態(tài)。
四、結(jié)語
對中等體育運動學校而言,相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案,快捷、高效、便利的電子檔案更加適應學校檔案存儲利用的需要,雖然目前應用中存在的不少亟待解決的問題,也應逐漸克服,推動電子檔案制度、管理各方面日益完善,充分發(fā)揮電子檔案在中等體育運動學校發(fā)展中的保障作用。
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