文/王侃

1991年上海市率先實(shí)行住房制度改革，極大地調(diào)動(dòng)了全市、全社會(huì)加快住宅建設(shè)、改善居住環(huán)境、提高居住水平的熱情，十幾年來(lái)許多設(shè)計(jì)合理、功能齊全、配套完善、環(huán)境優(yōu)美的居住小區(qū)如雨后春筍般拔地而起。截至2017年底，全市住宅小區(qū)總數(shù)已近1.3萬(wàn)個(gè)，總建筑面積超過(guò)7億平方米。而與之相應(yīng)的是，從事住宅小區(qū)物業(yè)管理的企業(yè)也超過(guò)1700家，他們?cè)趯?duì)小區(qū)房屋及配套的設(shè)施設(shè)備和相關(guān)場(chǎng)地進(jìn)行維修、養(yǎng)護(hù)、管理的日常工作中，在為業(yè)主提供服務(wù)的過(guò)程中，自然而然地積累了大量的文件資料，形成了住宅小區(qū)物業(yè)檔案。

一、住宅小區(qū)物業(yè)檔案的內(nèi)容

住宅小區(qū)物業(yè)檔案是物業(yè)管理企業(yè)在住宅小區(qū)的日常管理和服務(wù)過(guò)程中形成的業(yè)務(wù)檔案。從服務(wù)主體與服務(wù)對(duì)象的角度來(lái)分，住宅小區(qū)的檔案種類(lèi)大致上可分為兩大類(lèi)：一類(lèi)是小區(qū)物業(yè)管理企業(yè)自身在日常運(yùn)行過(guò)程中形成的普通檔案，包括黨群工作檔案、行政和經(jīng)營(yíng)管理檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、人員檔案等；另一類(lèi)是在服務(wù)過(guò)程中形成的物業(yè)管理專(zhuān)門(mén)檔案，包含物業(yè)維修檔案、物業(yè)租賃檔案、業(yè)主及住房檔案、園林及綠化檔案、公共維修資金的繳交和使用檔案、小區(qū)業(yè)主委員會(huì)的工作檔案等。其中，基建檔案是小區(qū)建筑物于規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、使用中形成的工程資料；設(shè)備檔案是物業(yè)管理服務(wù)所必需的機(jī)器及設(shè)備等檔案，記錄了電梯、監(jiān)控、消防等小區(qū)設(shè)備的使用、維修與養(yǎng)護(hù)情況；業(yè)主及住房檔案收錄了業(yè)主從入住開(kāi)始整個(gè)使用過(guò)程中的所有檔案。

二、住宅小區(qū)物業(yè)檔案的特點(diǎn)

住宅小區(qū)物業(yè)檔案是小區(qū)開(kāi)展物業(yè)管理活動(dòng)的基礎(chǔ)資料，與人們的日常生活密切關(guān)聯(lián)。隨著小區(qū)房屋買(mǎi)賣(mài)、裝修、租賃等情況的反復(fù)出現(xiàn)，住宅小區(qū)物業(yè)檔案記錄的內(nèi)容也會(huì)越來(lái)越詳細(xì)，它是物業(yè)管理企業(yè)開(kāi)展物業(yè)管理不可或缺的檔案材料。住宅小區(qū)物業(yè)檔案具有形成領(lǐng)域較為局限、文件材料來(lái)源較為穩(wěn)定以及檔案動(dòng)態(tài)性、完整性較強(qiáng)等特點(diǎn)。

1．局限性。小區(qū)物業(yè)管理工作，涉及的范圍局限于住宅小區(qū)的物業(yè)范圍之內(nèi)，管理的對(duì)象是小區(qū)物業(yè)，服務(wù)的對(duì)象是小區(qū)的業(yè)主或租賃人，工作的內(nèi)容也十分具體。即使合同到期，物業(yè)管理企業(yè)發(fā)生變化，只要住宅小區(qū)還在，小區(qū)業(yè)主或租賃人還在，管理服務(wù)就仍要照常進(jìn)行。

2．完整性。住宅小區(qū)物業(yè)管理檔案以一個(gè)具體的住宅小區(qū)為對(duì)象組織案卷，時(shí)限從住宅小區(qū)建成到最終拆遷。其存在期間，從物業(yè)管理企業(yè)前期介入從開(kāi)發(fā)商處獲得的基建設(shè)備文件檔案開(kāi)始，不管如何變化，管理過(guò)程中產(chǎn)生的文件材料都會(huì)被保存下來(lái)，全面反映住宅小區(qū)的完整的變遷過(guò)程。

3．穩(wěn)定性。住宅小區(qū)的日常物業(yè)管理工作繁瑣而不復(fù)雜。每一項(xiàng)物業(yè)管理工作都會(huì)按照固定的工作流程重復(fù)進(jìn)行，如住宅小區(qū)的各種維修工作，因此，所形成的文件材料往往帶有統(tǒng)一的格式，如業(yè)主信息登記表、各類(lèi)費(fèi)用收取登記表、業(yè)主維修報(bào)修清單等各類(lèi)材料，也為日后實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化管理創(chuàng)造了條件。

4．動(dòng)態(tài)性。住宅小區(qū)內(nèi)的物業(yè)并不是一成不變的，可能因?yàn)橘I(mǎi)賣(mài)、繼承等發(fā)生業(yè)主權(quán)屬變更，小區(qū)內(nèi)的住宅及其公共設(shè)施也需要必要的維修和養(yǎng)護(hù)，因而相對(duì)應(yīng)的人和物的材料也會(huì)不斷產(chǎn)生，需要不斷地添加到檔案中去，不斷更新。

5．公開(kāi)性和隱密性。住宅小區(qū)物業(yè)管理檔案既具有公開(kāi)性，又具有隱密性。一方面，檔案記錄著小區(qū)內(nèi)相關(guān)物業(yè)及其管理情況，這部分內(nèi)容對(duì)與小區(qū)有關(guān)的所有人員來(lái)說(shuō)都是公開(kāi)的，如有關(guān)維修的檔案，有關(guān)綠化、保安、保潔的檔案；另一方面，檔案中也包含大量的涉及小區(qū)業(yè)主、物業(yè)管理企業(yè)的隱私內(nèi)容，如業(yè)主或住戶(hù)的個(gè)人信息、小區(qū)住宅的產(chǎn)權(quán)狀況，需要妥善對(duì)待，區(qū)分處置。

三、住宅小區(qū)物業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

住宅小區(qū)物業(yè)檔案是物業(yè)管理企業(yè)日常工作的真實(shí)記錄，為完善住宅小區(qū)的物業(yè)管理和服務(wù)提供了最為基礎(chǔ)的素材。但是由于物業(yè)管理在我國(guó)的發(fā)展時(shí)間短，物業(yè)公司更注重物業(yè)管理服務(wù)實(shí)際工作，對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，小區(qū)物業(yè)檔案的管理仍存在缺乏專(zhuān)業(yè)的監(jiān)管體系、工作標(biāo)準(zhǔn)與流程不規(guī)范、管理水平有待提高以及管理設(shè)置還需完善等問(wèn)題。

1．缺乏專(zhuān)業(yè)的小區(qū)物業(yè)檔案監(jiān)管體系。目前，我國(guó)物業(yè)管理行業(yè)的檔案管理還沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)范性專(zhuān)業(yè)文件來(lái)指導(dǎo)整個(gè)行業(yè)檔案管理工作的開(kāi)展，更談不上小區(qū)物業(yè)這一更為細(xì)分的主體。對(duì)于住宅小區(qū)物業(yè)管理檔案工作如何開(kāi)展，如何規(guī)范化收集整理加工范圍、明確檔案的保管期限以及有條件地利用，小區(qū)物業(yè)管理企業(yè)更多的是按照《檔案法》和相關(guān)的居住物業(yè)管理辦法的規(guī)定，自發(fā)地參考企業(yè)檔案的管理模式開(kāi)展小區(qū)物業(yè)檔案的管理。既缺乏有針對(duì)性的工作指導(dǎo)，又缺少有效的管理監(jiān)督。這應(yīng)當(dāng)引起相關(guān)政府管理部門(mén)的高度重視。

2．工作標(biāo)準(zhǔn)與流程不規(guī)范。有些小區(qū)的物業(yè)管理企業(yè)，在小區(qū)物業(yè)檔案的管理過(guò)程中，由于對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)的偏差，有些物業(yè)企業(yè)的檔案管理部門(mén)只收集小區(qū)的基建檔案，而對(duì)于其他種類(lèi)檔案則完全交由相關(guān)部門(mén)自行保管。這樣不利于整個(gè)小區(qū)物業(yè)檔案的集中保管，容易造成檔案的缺失。由于缺乏統(tǒng)一的物業(yè)檔案保管期限方面的標(biāo)準(zhǔn)，各物業(yè)公司在進(jìn)行檔案鑒定時(shí)差別太大。

此外，住宅小區(qū)物業(yè)管理出現(xiàn)期滿變更物業(yè)公司時(shí)小區(qū)物業(yè)檔案管理缺乏統(tǒng)一交接流程，容易出現(xiàn)之前物業(yè)公司拒不移交有關(guān)檔案和移交不完整、不規(guī)范等現(xiàn)象。

3．管理水平不高。住宅小區(qū)物業(yè)檔案的管理水平的高低，取決于具體從事小區(qū)檔案管理的管理人員的意識(shí)、素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。目前很多從事小區(qū)物業(yè)管理的企業(yè)往往沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，采取讓一部分管理人員兼職檔案管理，或通過(guò)聘用一些非專(zhuān)業(yè)人員從事檔案管理，從而導(dǎo)致住宅小區(qū)物業(yè)檔案的收集、整理、移交、利用等環(huán)節(jié)都存在較大問(wèn)題。

4．設(shè)施設(shè)備條件不夠完善。住宅小區(qū)物業(yè)檔案保管的好壞與庫(kù)房的設(shè)施完備度息息相關(guān)，目前許多物業(yè)管理企業(yè)檔案并沒(méi)有設(shè)定專(zhuān)門(mén)的庫(kù)房來(lái)保管檔案。有些檔案散落于企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)部門(mén)，既不利于檔案的安全，又不利于檔案的利用，也不利于檔案的長(zhǎng)期保管。由于沒(méi)有庫(kù)房，缺乏必要的保管條件，許多小區(qū)物業(yè)檔案還易受到損害，問(wèn)題較嚴(yán)重。

四、完善住宅小區(qū)物業(yè)檔案管理的建議

住宅小區(qū)物業(yè)檔案記載著小區(qū)內(nèi)物業(yè)管理服務(wù)活動(dòng)情況，與市民百姓息息相聯(lián)，也是民生檔案的重要組成部分。對(duì)于住宅小區(qū)物業(yè)檔案的管理應(yīng)當(dāng)引起各級(jí)房管和檔案管理部門(mén)的高度重視，建立健全統(tǒng)一的管理體制，明確小區(qū)物業(yè)檔案涉及范圍與管理利用辦法，在確保完整、安全的前提下，按照集中統(tǒng)一、分類(lèi)管理、便于利用的原則，加強(qiáng)對(duì)住宅小區(qū)物業(yè)檔案的管理。

1．建立健全管理體制。各級(jí)房管部門(mén)和檔案管理部門(mén)應(yīng)共同參與，盡早組建住宅小區(qū)物業(yè)檔案管理工作監(jiān)督管理體制，對(duì)住宅小區(qū)的物業(yè)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)，明確檔案工作的責(zé)任主體，制定統(tǒng)一的有針對(duì)性的檔案管理規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，明確住宅小區(qū)檔案所涉及的范圍，制定保管的期限，根據(jù)小區(qū)物業(yè)檔案收集、整理、鑒定、保管、利用等具體環(huán)節(jié)，健全管理監(jiān)督體制，定期開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。

住宅小區(qū)物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)《檔案法》、《物業(yè)管理?xiàng)l例》等相關(guān)法律、法規(guī)，建立起相關(guān)物業(yè)檔案管理辦法與制度，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理，維護(hù)業(yè)主切身利益。對(duì)于需提前介入的新建住宅小區(qū)，或物業(yè)管理產(chǎn)生交接變更時(shí)，要特別重視物業(yè)檔案的移交工作，將與小區(qū)有關(guān)的基建檔案、設(shè)備檔案、小區(qū)業(yè)主檔案等一起移交，并填寫(xiě)移交清單等資料，以確保物業(yè)檔案的完整移交。

2．規(guī)范管理流程。住宅小區(qū)物業(yè)檔案應(yīng)當(dāng)實(shí)行集中統(tǒng)一管理，建立統(tǒng)一清晰的小區(qū)物業(yè)檔案管理流程，明確收集、整理、鑒定、保管、利用等各環(huán)節(jié)檔案工作的具體要求，做到文件材料收集完整真實(shí)、整理過(guò)程分類(lèi)排列規(guī)范、期限鑒定準(zhǔn)確無(wú)差錯(cuò)，庫(kù)房專(zhuān)人專(zhuān)管，維護(hù)整個(gè)小區(qū)物業(yè)檔案的完整與安全，方便利用查找。在小區(qū)物業(yè)管理發(fā)生交接時(shí)，應(yīng)明確兩家物業(yè)管理企業(yè)的責(zé)任和義務(wù)，明確在約定的時(shí)間內(nèi)將與小區(qū)有關(guān)的基建檔案、設(shè)備檔案、小區(qū)業(yè)主檔案等一并移交給下一個(gè)物業(yè)企業(yè)，對(duì)于不能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成移交的檔案，則要簽署未移交清單，督促其及時(shí)補(bǔ)齊，確保整個(gè)小區(qū)物業(yè)檔案的完整。對(duì)于拒不履行移交義務(wù)的物業(yè)管理企業(yè)，應(yīng)依法依規(guī)追究其責(zé)任。

3. 強(qiáng)化小區(qū)物業(yè)管理檔案工作。住宅小區(qū)物業(yè)檔案工作的好壞，關(guān)鍵在于從事檔案管理工作的人員。這就要求具體從事檔案管理的工作人員要具有較為豐富的相關(guān)知識(shí)和檔案工作的專(zhuān)業(yè)水平。小區(qū)物業(yè)檔案要實(shí)現(xiàn)專(zhuān)業(yè)人員管理，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的專(zhuān)業(yè)和業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，提高各方面的管理技能。同時(shí)，物業(yè)管理企業(yè)還應(yīng)提高檔案實(shí)體保管的質(zhì)量，要舍得投資新建或改建具有相當(dāng)容量和適宜條件的庫(kù)房，按照檔案管理的規(guī)定，配備必要的設(shè)備，加強(qiáng)“八防”措施，保證小區(qū)物業(yè)檔案實(shí)物的保管環(huán)境。

4. 加強(qiáng)住宅小區(qū)物業(yè)檔案的利用。住宅小區(qū)物業(yè)管理檔案包含了大量的檔案信息，用好檔案既能及時(shí)發(fā)現(xiàn)物業(yè)管理存在的問(wèn)題，做好小區(qū)物業(yè)管理工作，又能為業(yè)主提供更為體貼的服務(wù)。隨著時(shí)間的推移，檔案信息也會(huì)不斷擴(kuò)充豐富，除了傳統(tǒng)地提供檔案實(shí)體查閱外，還要利用新的信息與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)檔案信息內(nèi)容的再加工。有條件的地區(qū)，各級(jí)管理部門(mén)可以引導(dǎo)各個(gè)小區(qū)物業(yè)公司把小區(qū)的物業(yè)管理檔案集合在一定的平臺(tái)上實(shí)行信息共享。

5. 探索住宅小區(qū)物業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。隨著數(shù)字化技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日趨成熟，小區(qū)物業(yè)管理過(guò)程中，物業(yè)管理企業(yè)開(kāi)始實(shí)行無(wú)紙化辦公和數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)傳輸，小區(qū)物業(yè)檔案管理將會(huì)逐步實(shí)現(xiàn)電子化、數(shù)字化。這就要求小區(qū)物業(yè)管理企業(yè)在現(xiàn)有的經(jīng)濟(jì)條件下，逐步配備電子檔案管理要求的具有錄入、檢索、掃描、查詢(xún)、保存功能的電子設(shè)備，建立電子檔案管理系統(tǒng)，在維護(hù)電子檔案安全的同時(shí)，加強(qiáng)物業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，不斷增加物業(yè)檔案信息的時(shí)效性和互動(dòng)性，使物業(yè)檔案科學(xué)合理地為物業(yè)管理工作提供高質(zhì)量服務(wù)。

住宅小區(qū)是老百姓生活的小社會(huì)，住宅小區(qū)物業(yè)管理檔案記錄了小區(qū)的民生軌跡，也是十分重要的民生檔案。重視加強(qiáng)其管理，規(guī)范科學(xué)地保管、合理廣泛地利用好住宅小區(qū)物業(yè)檔案，有助于住宅小區(qū)的物業(yè)管理與服務(wù)水平的提高，有利于住宅小區(qū)的業(yè)主在熟悉環(huán)境中享受舒適的生活。