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        保全證據(jù)公證實務(wù)操作中應(yīng)注意的問題

        2018-10-16 10:50:50張鳳翼
        法制與社會 2018年26期

        摘 要 保全證據(jù)公證是全面提升公證證據(jù)效力的主要途徑之一。本文通過全面詳細的介紹保全證據(jù)公證的主要類型和核心內(nèi)容,通過分析具體案例來發(fā)現(xiàn)當前保全證據(jù)公證工作過程中出現(xiàn)的繼續(xù)解決的各種難題,重點列舉在辦理保全證據(jù)公證過程中的主要注意事項,并提出針對性的解決措施,為保全證據(jù)公證業(yè)務(wù)的健康持續(xù)發(fā)展提供必要的保障。

        關(guān)鍵詞 保全證據(jù) 公證 公證證據(jù)

        作者簡介:張鳳翼,內(nèi)蒙古自治區(qū)赤峰市寶山公證處,三級公證員,研究方向:保全證據(jù)公證。

        中圖分類號:D926.6 文獻標識碼:A DOI:10.19387/j.cnki.1009-0592.2018.09.177

        證據(jù)的搜集和整理是民事行為訴訟活動的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一,是司法機關(guān)準確掌握案情和快速梳理案件線索的主要途徑之一,也是當事雙方證明自己所言的重要途徑,對訴訟活動進程具有積極的推進作用,因此,不管是當事雙方還是司法機關(guān)都應(yīng)該主動尋找和維護證據(jù),而保全證據(jù)公證顧名思義就是用統(tǒng)一規(guī)范的形勢對獲得的各種證據(jù)進行認證和固定,抓取該證據(jù)的關(guān)鍵點,讓證據(jù)價值最大化。保全證據(jù)公證具有便捷高效的特征,對民事訴訟活動的開展以及民事訴訟活動的結(jié)果都產(chǎn)生了深遠影響。我國保全證據(jù)公證相關(guān)的法律條文明確提出,由專門部門依據(jù)相關(guān)規(guī)定和流程進行公證的事實和文書具有較強的法律意義,應(yīng)當成為有有關(guān)部門認定事實的依據(jù),如果有其他人員提出與該公正內(nèi)容完全相反或者沖突的證據(jù)時,那么該公證則會失去或者降低其法律效力。專門的法律規(guī)定以及嚴格的公證流程都提升了公證的證據(jù)效力。與此同時,最能體現(xiàn)公證證據(jù)效力的保全證據(jù)公證業(yè)務(wù)也是公證機構(gòu)最平常和最廣泛的業(yè)務(wù)。

        一、保全證據(jù)公證的主要內(nèi)容和特征

        我國公證員協(xié)會的相關(guān)規(guī)章制度中明確提出了保全證據(jù)公證的概念,并對保全證據(jù)公證進行科學(xué)詮釋。保全證據(jù)公證是由自然人、法人和其他組織向公證機構(gòu)提出申請,公證機構(gòu)則依照相關(guān)的法律規(guī)定對申請人提供的真實的證據(jù)、行為過程等進行整理分析和保存說明,證明申請人所提交的申請內(nèi)容的真實可靠性。

        保全對象類型會影響甚至決定公證機構(gòu)保全證據(jù)公證的內(nèi)容和類型,現(xiàn)如今,根據(jù)保全對象的性質(zhì)可以將保全證據(jù)公證內(nèi)容劃分為三種主要類型。

        1.以證據(jù)為保全對象的保全證據(jù)公證,該類型公證內(nèi)容主要包括書證、物證、語音資料證明、電子票據(jù)證據(jù)等等。

        2.以行為過程為保全對象的保全證據(jù)公證,該類型公證內(nèi)容不僅有對送達行為、證人書寫證人證言行為,也包括當事人陳述事實內(nèi)容行為以及購買侵權(quán)產(chǎn)品行為等等。

        3.以證明申請人取證行為的真實性為保全對象的保全證據(jù)公證。該類型公證中,申請人所獲得的證據(jù)內(nèi)容范圍較廣,不僅包括紙質(zhì)版證明、相關(guān)物品證明、語音視頻資料以及網(wǎng)頁電子證據(jù)等等。

        公證人正式接受申請人保全證據(jù)公證申請請求時,意味著公證人正式開展辦理該保全證據(jù)公證業(yè)務(wù)。公證人必須在第一時間分辨出該業(yè)務(wù)是否屬于保全證據(jù)公證業(yè)務(wù)范圍,對于不符合保全證據(jù)公證業(yè)務(wù)基本要求的申請予以拒絕。隨后,公證人員要確定其保全對象,并以此為基礎(chǔ)確定該業(yè)務(wù)的類型,為公證人員準確把握自己在辦理保全證據(jù)公證業(yè)務(wù)中的角色奠定基礎(chǔ),比如公證人要分清楚自己究竟是證據(jù)的提取人還是某種行為的證明人員。接下來,通過案例解說的方式來對不同類型的保全證據(jù)公證業(yè)務(wù)進行詳細的說明。

        案例1:申請人提出對電子郵件進行保全證據(jù)公證的申請,這種申請存在兩種情況,一種情況是指保全證據(jù)公證的對象是證據(jù),此時公證人員扮演者操作者的角色,這就需要公證人員盡可能的熟練掌握申請人所提出的操作步驟,并對該操作步驟進行提前聯(lián)系,以便提高操作的熟練程度;另一種情況則是指以申請人操作取證行為過程真實性為保全對象的保全證據(jù)公證,此時公證人員主要負責見證申請人員的取證過程,證明申請人取證行為的真實性,根本不需要公證人員進行實際操作。

        案例2:申請人申請辦理保全證據(jù)公證總業(yè)務(wù)中的郵寄文書業(yè)務(wù)時的保全對象是行為以及該行為發(fā)生的過程,公證人員只能對申請人所提出申請的郵寄行為以及該行為發(fā)生的全過程進行保全證據(jù)公證,而該公證人員不能參與到該文書郵寄的任何環(huán)節(jié)。

        案例3:對某一商業(yè)場所中張貼懸掛的具有侵權(quán)可能的廣告提出保全證據(jù)公證申請。當該保全證據(jù)公證申請以書證為主,也就是以商業(yè)場所使用的宣傳廣告內(nèi)容的為主時,需要公證人員利用照片拍攝設(shè)備或者錄像設(shè)備進行保存取證。

        二、列舉保全證據(jù)公證實務(wù)操作中的注意事項

        保全證據(jù)公證業(yè)務(wù)開展過程中,公證人員必須要嚴格遵守國家相關(guān)法律規(guī)定,堅持公平公正、客觀真實的基本原則,公正人員還應(yīng)端正工作態(tài)度,以嚴謹細致的姿態(tài)投入到保全證據(jù)公正工作中來,最大限度的提高所申請的保全證據(jù)公正內(nèi)容的真實客觀性和完整準確性,從而提高人們對公證機構(gòu)以及公證人員的信賴度。

        1.保全證據(jù)公證業(yè)務(wù)申請受理階段。申請人員通過正規(guī)合法的渠道和途徑提出申請。公證人員首先要對申請請求內(nèi)容和請求方式提出審查,確保該保全證據(jù)公證申請內(nèi)容和申請方式符合法律規(guī)定,不存在違反相關(guān)規(guī)定的情況。我國公證員協(xié)會的規(guī)定中之處,保全證據(jù)公證人員必須與申請人或者申請人的地理人員必須在住所地或者行為發(fā)生地區(qū)具有一致性,這也就意味著申請人不能漫無目的、按照自己的喜好隨意選擇某一區(qū)域的保全證據(jù)公證機構(gòu),只能從自己住所地、行為地以及事實發(fā)生區(qū)域中選擇其中一個區(qū)域的保全證據(jù)公證機構(gòu);對申請人以及其代理人的主體資格進行了規(guī)定,要求申請人必須與所提出申請的保全證據(jù)公證內(nèi)容具有一定的利害關(guān)系,不能任意申請一些與自己毫無利益關(guān)系或者對自己毫無影響的保全證據(jù)公證。申請人或者公證人員必須采用合法的方式和途徑對證據(jù)進行保全,絕對不能采用一些法律明確規(guī)定禁止使用的方式或者方法,同時,保全證據(jù)公證過程中絕對不能損害其他人員的利益。此外,公證人員應(yīng)盡可能全面詳細的了解保全證據(jù)內(nèi)容的各種信息,比如證據(jù)的現(xiàn)狀、類型以及申請人提出保全證據(jù)公證申請的最終目的等等。公證人員應(yīng)了解該公證申請是否存在潛在的危險因素,比如利用公證來宣傳某種商品的性能,擴大商品的功能,對消費者的消費行為和消費選擇產(chǎn)生誤導(dǎo)等等。公證人員還應(yīng)擦亮眼睛,及時發(fā)現(xiàn)該公證申請中存在的可能會涉及刑事案件的證據(jù),及時發(fā)現(xiàn)并正確處理各種陷阱證據(jù)等。保全證據(jù)公證相關(guān)法律明確規(guī)定對于損害他人利益或者采用違法取證手段的保全證據(jù)公證申請無效,不能作為澄清和證明案件事實的證據(jù)。

        2.保全證據(jù)公證業(yè)務(wù)辦理階段。申請人員需要交給公證人員一份紙質(zhì)版的情況說明,主要包括申請保全證據(jù)公證業(yè)務(wù)的原因、目的以及相關(guān)證據(jù)的數(shù)量等基本信息。公證人員在正式接受這件業(yè)務(wù)之后,會對申請內(nèi)容等信息進行全面的審核分析,并選擇自己認為最恰當和最有效的方式來實現(xiàn)對保全對象的公證,比如,對保全對象采取實務(wù)保全還是利用互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化技術(shù)進行提取保存。公證人員可以采用的公證方式多種多樣,主要有拍照、錄音、打印、復(fù)印等方式,并隨著科學(xué)技術(shù)的深度研發(fā)逐漸增加。公證人員所使用的公證工具主要有照相機、攝像機、錄音機、電腦等等,這些公證工具大多會有專人進行管理,并進行定期的清潔檢查和維修。此外,保全證據(jù)公證實務(wù)過程中,公證人通過綜合考慮和評估之后選擇是否公開自己的身份。我國公證員協(xié)會相關(guān)規(guī)定明確指出,在對外出辦理保全互聯(lián)網(wǎng)電子證據(jù)和辦理侵權(quán)物證兩種保全時,公證人員可以隱藏自己的真實身份,以達到降低調(diào)查取證難度的目的。

        公證員的特殊身份要求公證員必須具有較強的工作水平和綜合能力,能夠認真負責自己接手的保全業(yè)務(wù),能夠用簡潔精練的語言對業(yè)務(wù)開展的所有環(huán)節(jié)進行詳細的記錄。工作記錄水平直接影響公證員的工作能力和工作效果,間接影響公證事業(yè)的未來發(fā)展情況,公證員的工作記錄要盡量避免使用存在爭議的詞語,以免因詞義的變化造成公證內(nèi)容整體意思的改變。在保全證據(jù)公證實務(wù)操作過程中,公證員可能會接到各種投訴,這些投訴主要是由于公證員所做的工作記錄準確性較低,記錄內(nèi)容不完整等原因造成的。公證員在完善工作記錄時,要始終堅持客觀公正和真實的原則,絲毫不差的記錄與申請人一起所見證的事情和所經(jīng)歷的過程,比如時間、地點、人物等基礎(chǔ)性信息,參與人員姓名以及選擇的保全方法等。如果有需要公證員只能利用照相機等外在工具才能完成的取證任務(wù)時,要詳細準確的記錄取證時間以及取證見證人員。公證員要客觀全面的描繪證據(jù)現(xiàn)象,絕對不能憑借自己的主觀臆想來妄自猜測和記錄現(xiàn)場信息,保證證據(jù)現(xiàn)場描述的客觀性,降低證據(jù)現(xiàn)場描述的主觀性和不確定性。此外,公證員還要確定已經(jīng)獲得的紙質(zhì)類的證據(jù)原件的保管人員以及該證據(jù)原件的復(fù)印地址等。

        公證員在準確提取和妥善保管各種證據(jù)后,公正機構(gòu)、當事人、證據(jù)所有者等共同評估和選擇最佳的證據(jù)保管信息,比如誰保管、保管多長時間、放在哪兒保管等,這些信息都需要記錄清楚并添加到公正證詞內(nèi)容之中。當事人和有關(guān)部門調(diào)取證物并使用完成之后,一定要將全部證據(jù)以及收條進行建檔,絕不能出現(xiàn)證據(jù)丟失等情況。

        3.對于互聯(lián)網(wǎng)電子證據(jù)的保全公證。電子證據(jù)相關(guān)類型的公證業(yè)務(wù)需要用公證處的電腦和網(wǎng)絡(luò)完成,而不能選擇公證處之外的電腦進行證據(jù)提取和公證,降低出現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)電子證據(jù)保全的失誤率。互聯(lián)網(wǎng)電子取證需要公證人員從頭至尾的專業(yè)操作,除此之外,公證處也可以聘請與該保全申請毫無利益關(guān)系的互聯(lián)網(wǎng)專家,但是不能讓申請人獨立操作,避免申請人故意弄虛作假以及公證員錯誤操作導(dǎo)致公證內(nèi)容不準確等情況的發(fā)生。公證員還應(yīng)注意該項保全電子證據(jù)的行為有沒有侵犯其他人員的隱私和合法權(quán)益。

        4.對于證人證言的保全公證。證人證言的保全公證需要有作為證人的自己以及需要這份證人證言的當事人員提出申請。公證人員要分開對證人證言進行記錄和辦理,考核證人的年齡是否達具有獨立的民事行為能力等等。

        三、結(jié)語

        保全證據(jù)公證實務(wù)操作過程中,公證員要嚴格按照公證流程,保障公證的合法性,堅持嚴謹認真的公證態(tài)度,此外,公證員還需要加強該領(lǐng)域的專業(yè)學(xué)習(xí),掌握更多現(xiàn)代化信息技術(shù),靈活應(yīng)對公證過程中出現(xiàn)的各種突發(fā)狀況。

        參考文獻:

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