馬林

摘要：大學(xué)里的檔案管理對(duì)于學(xué)校的發(fā)展說(shuō)來(lái)極為重要，據(jù)此就要將大學(xué)的檔案管理工作和學(xué)校的規(guī)劃發(fā)展有效的聯(lián)系起來(lái)。本文著眼于檔案管理工作中的電子檔案管理環(huán)節(jié)，筆者結(jié)合個(gè)人的一些實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)提出幾點(diǎn)見(jiàn)解，希望能夠供同行參考借鑒。

關(guān)鍵詞：電子檔案 大學(xué)檔案 管理應(yīng)用

電子檔案的管理工作在大學(xué)的檔案管理中彰顯得尤為重要，其在企業(yè)檔案管理的應(yīng)用中也具備極其重要的作用并占據(jù)很重要的地位。在學(xué)校中，電子檔案管理可以便捷的將學(xué)生的信息進(jìn)行快速的存儲(chǔ)，這樣則可以更加方便其他人進(jìn)行查找和管理，以為學(xué)生在今后的就業(yè)生涯提供更便利的服務(wù)，促使檔案的傳遞工作得以快速高效的展開(kāi)，在企業(yè)中，電子檔案管理工作高效有序的進(jìn)行，就能夠促進(jìn)各部門的管理工作銜接得更緊密，從而進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展。

一、電子檔案的優(yōu)越性

（一）直接減輕了檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作的效率

處于當(dāng)前的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景下，現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)發(fā)展在為歸檔工作提供更快捷的管理手段的同時(shí)也給了信息利用時(shí)代一個(gè)快捷的途徑，這使得立卷歸檔和檢索查找工作中出現(xiàn)困難的問(wèn)題有幸避免掉了，那么與此同時(shí)，也促使文書(shū)檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度得以有效的減輕，從而達(dá)到有效提升歸檔質(zhì)量及檢索的速度。但是，文書(shū)檔案管理工作基于實(shí)現(xiàn)微機(jī)處理的基礎(chǔ)上，則能夠按“卷”立卷歸檔而逐漸的將其改為具體的按“件”歸檔整理。隨機(jī)管檔的有效實(shí)現(xiàn)，使得以往或者是過(guò)去的集中立卷，逐漸演變?yōu)槠饺绽镫S時(shí)整理的管檔立卷。這就使得集中的工作量，轉(zhuǎn)變?yōu)榉稚⒌墓ぷ?，那么留能夠在更大程度上使得立卷管理的水平得以有效提高，最終使得檔案管理工作能夠及時(shí)的進(jìn)行歸檔同時(shí)也更加方便搜索和使用。

（二）微機(jī)管理有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺

在傳統(tǒng)的文書(shū)立卷方法遇到檔收集不齊或者是漏交歸檔時(shí)，補(bǔ)漏增缺，此時(shí)就需要拆卷重做。同時(shí)把它改為微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，此外文書(shū)文件則要用微機(jī)按“件”做整理歸檔。這時(shí)候就可以隨時(shí)隨地的補(bǔ)漏增缺促使文檔不會(huì)形成存積，然而這時(shí)候只要單擊鍵盤(pán)即可，進(jìn)一步進(jìn)行修改檔案目錄就一切都沒(méi)問(wèn)題了。微機(jī)管理工作除了省時(shí)以外，同時(shí)也比較省力，那么也就可以給工作人員更加充分的時(shí)間來(lái)進(jìn)一步有效的提升其業(yè)務(wù)水平。

（三）微機(jī)管理更有利于文檔的保密

以往我們?cè)诓殚啓n案時(shí)都是整卷的提供利用。但作為利用者來(lái)說(shuō)也都只是利用卷中的一份檔就能夠看到整卷的檔案內(nèi)容。基于此，其完全不符合檔案管理的保密要求。因而我們將微機(jī)管理改做具體單份的文件加以利用，利用者一方即就沒(méi)辦法再接觸和其他一些無(wú)關(guān)緊要的文檔，從而達(dá)到最終的文檔保密的相關(guān)要求。

（四）微機(jī)管理有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量

通常說(shuō)來(lái)，檔案工作其根本所在就是在最終的目的表現(xiàn)于檔案的利用。但假如想要提供行之有效的或者是能夠有效利用的檔案，此時(shí)就必須要提供能夠利用的檔案，并且也一定要高質(zhì)量水平的文檔卷宗。以往較為傳統(tǒng)的文書(shū)立卷工作都是以人文的紙張立卷，作為立卷人來(lái)說(shuō)亦可以根據(jù)自身在這方面所具備的一些理解來(lái)進(jìn)行具體的操作，此外，其所對(duì)立的立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度也就難于做到與之完全的統(tǒng)一，而這就會(huì)使得案卷質(zhì)量水平受到影響，并且也為其在今后的工作帶來(lái)了諸多不便。但有一點(diǎn)是，歸檔工作又使得檔案管理人員有很大一部分時(shí)間被占用，這使得檔案管理人員在具體的編研工作都處于一個(gè)空白的境地，與此同時(shí)，他也制約了檔案管理人員的具體化管理水平。那么在這種情況或者管理模式下，對(duì)于檔案的利用來(lái)說(shuō)又體現(xiàn)為被動(dòng)式。但在文書(shū)檔案管理以及微機(jī)的操作管理過(guò)程中，管理工作人員就能夠跳出以往繁重的整理工作，以及給予檔案編研和二次信息利用和開(kāi)發(fā)充足的時(shí)間和精力，以此進(jìn)一步的有效提升文書(shū)檔案管理和在提供其利用服務(wù)的同時(shí)發(fā)揮出更為有效的價(jià)值。

二、大學(xué)檔案管理現(xiàn)代化的意義

其一，大學(xué)生的檔案管理在其學(xué)生的思想教育工作上發(fā)揮著很很重要的作用，而學(xué)校方面在給學(xué)生進(jìn)行思想教育工作的時(shí)候，都可以根據(jù)學(xué)生檔案的如實(shí)反應(yīng)來(lái)結(jié)合不同的學(xué)生采取不同的教育方法，以能夠有效的促使每一個(gè)學(xué)生都可以成為有一定道德修養(yǎng)的人，往往在學(xué)生的檔案所具體提供的信息都是學(xué)生是否能夠順利執(zhí)行工作的有效保障，當(dāng)然，電子檔案的建立也更有效的使得檔案的利用率得到進(jìn)一步的提高，并且與此同時(shí)也促進(jìn)了學(xué)生的積極性的提高，以及有效的提升了學(xué)生的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，從而能夠讓這些學(xué)生在競(jìng)爭(zhēng)的過(guò)程中不斷的進(jìn)取，此外，對(duì)于電子檔案管理的便捷性查詢服務(wù)促使學(xué)校方面能夠比較容易的掌握和了解一些優(yōu)秀的人才的全部情況，這對(duì)學(xué)校的優(yōu)秀人才的培養(yǎng)計(jì)劃也極其有利，以及為學(xué)生在檔案管理的建立工作方面和為學(xué)生的素質(zhì)培養(yǎng)提供了更為有效的保障。

其二，大學(xué)的檔案管理給大學(xué)生的進(jìn)一步發(fā)展提供了捷徑，學(xué)生的檔案管理作為在學(xué)校的管理工作當(dāng)中比較重要的一項(xiàng)，學(xué)校方面就可以從學(xué)生的檔案中提取很多與之相關(guān)較之有用的信息，與此同時(shí)也可以很有效的發(fā)現(xiàn)大學(xué)生檔案中以及學(xué)校教育工作中出現(xiàn)的或者是存在的許多問(wèn)題，兼并找到與之相對(duì)應(yīng)的問(wèn)題的解決方法，也能夠更進(jìn)一步的使得學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量得以提高，從而有效的推動(dòng)學(xué)校的教育工作得以全面發(fā)展。

三、電子檔案管理中存在的問(wèn)題分析

（一）人們對(duì)電子檔案管理的認(rèn)識(shí)還有一定的局限性

對(duì)于電子檔案的特殊性和發(fā)展趨勢(shì)以及其內(nèi)在的規(guī)律，人們對(duì)此都還沒(méi)有做到充分的理解，因此在認(rèn)識(shí)方面也不太統(tǒng)一。因此，對(duì)于檔案管理問(wèn)題目前來(lái)說(shuō)我們都采取“雙軌制”，也就是將電子檔案與紙質(zhì)文檔一起歸檔，最終形成相同內(nèi)容的兩套檔案。

（二）對(duì)電子檔案原始憑證性的鑒定比較困難

具體來(lái)說(shuō)，檔案是一種比較原始的記錄。其所具備的原始性和真實(shí)性都是檔案在發(fā)揮其憑證以及參考作用的一種基礎(chǔ)。但電子檔案的內(nèi)容以及載體的結(jié)合形式會(huì)經(jīng)常性的發(fā)生變化，比如復(fù)制因?yàn)檩d體或者是讀寫(xiě)技術(shù)的不穩(wěn)定性具體造成的檔內(nèi)容的丟失及變異，當(dāng)然也有可能是在傳輸或者是轉(zhuǎn)存的過(guò)程當(dāng)中被改動(dòng)而沒(méi)有留下痕跡，因此，電子檔案對(duì)其原始性以及真實(shí)性的鑒定又不太容易把握。

（三）電子檔案的安全性問(wèn)題

當(dāng)前一個(gè)突出的較為重要問(wèn)題就是電子檔案存在的安全性，這必須引起我們足夠的注意和重視，以及比較密切的關(guān)注。而電子檔案具備的一些特有的非安全因素往往都有以下幾個(gè)方面：數(shù)據(jù)容易消失性、數(shù)據(jù)的易改動(dòng)性以及數(shù)據(jù)的易復(fù)制性和網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題中表現(xiàn)出來(lái)的嚴(yán)重性等。

（四）電子檔案的長(zhǎng)期保存問(wèn)題

具體的電子檔案生成的數(shù)量比較驚人，但其和紙質(zhì)檔的區(qū)別又很大。當(dāng)前在一些生成及使用電子檔案的部門，我們又如何對(duì)其進(jìn)行安全長(zhǎng)久的保管在這方面的考慮也不太充分。

四、大學(xué)檔案管理應(yīng)用的改進(jìn)措施

（一）電子檔案的安全改進(jìn)

繼而更進(jìn)一步的使得電子檔案設(shè)備和其網(wǎng)絡(luò)安全得到加強(qiáng)，存儲(chǔ)電子檔案的計(jì)算機(jī)僅僅只是被用來(lái)存儲(chǔ)檔案信息，并且不可以在作為其它設(shè)備進(jìn)行使用，為了避免數(shù)據(jù)信息的丟失，此外，對(duì)于設(shè)備進(jìn)行定期的檢查和維護(hù)，目的在于如果數(shù)據(jù)損壞的時(shí)候，又可以使用備份的數(shù)據(jù)，這樣做就不至于會(huì)造成信息的嚴(yán)重?fù)p失，而我們?cè)谕ㄟ^(guò)網(wǎng)絡(luò)防火墻等一些安全措施有效加強(qiáng)對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全的管理工作，以能夠有效的避免數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的問(wèn)題和數(shù)據(jù)被損壞的問(wèn)題。

（二）增強(qiáng)電子檔案的長(zhǎng)期可讀性

有效延長(zhǎng)電子檔案的使用時(shí)間，并且對(duì)于存儲(chǔ)設(shè)備及時(shí)的進(jìn)行更新，以很好的保證存儲(chǔ)環(huán)境的穩(wěn)定性，而管理人員則不能夠私自讓其它的人員查看其存儲(chǔ)的信息，以能夠避免出現(xiàn)其他人對(duì)數(shù)據(jù)信息刪改的情況，最終能夠確保學(xué)生檔案管理的私密性。

（三）提升工作人員的素質(zhì)

大學(xué)的檔案管理工作中要進(jìn)一步加強(qiáng)工作人員在職業(yè)素質(zhì)方面的培養(yǎng)，同時(shí)學(xué)校方面也需要對(duì)管理工作人員展開(kāi)進(jìn)一步的思想教育工作的培訓(xùn)，以能夠進(jìn)一步使得其對(duì)于大學(xué)檔案管理的重要性有一個(gè)重新的認(rèn)識(shí)，那么，也就在只有具備了比較良好的思想政治素養(yǎng)，方可明白自身的職責(zé)所在，并且又能在今后的工作當(dāng)中，更好的將自己的作用有效發(fā)揮出來(lái)。

五、結(jié)語(yǔ)

目前的大學(xué)檔案管理工作中仍舊存在許多問(wèn)題，這就要求學(xué)校方面需要進(jìn)一步加大大學(xué)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，以進(jìn)一步的使得大學(xué)檔案管理的工作人員的綜合素質(zhì)得到進(jìn)一步的提升，也同時(shí)促進(jìn)工作的高效進(jìn)展，以及提升其便捷性，為的就是能夠更好的服務(wù)于學(xué)校，以及服務(wù)于社會(huì)，最終能夠?yàn)閷W(xué)校的發(fā)展和建設(shè)工作做出較之杰出的貢獻(xiàn)。

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（作者單位：商丘市第一人民醫(yī)院醫(yī)務(wù)部）