李青

【摘要】近年來，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等信息技術(shù)的迅猛發(fā)展為我國檔案管理事業(yè)信息化發(fā)展帶來了前所未有的機(jī)遇，為檔案信息化發(fā)展提供有力的技術(shù)支撐，檔案管理的范圍、手段與方法都在發(fā)生巨大的變化。檔案管理信息化對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理與服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)意義重大。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化；人才建設(shè)；發(fā)展方向

一、檔案管理信息化建設(shè)基本問題厘定

（一）概念

檔案管理信息化建設(shè)是指在檔案管理活動(dòng)中以信息化建設(shè)為核心，通過信息技術(shù)手段提高檔案管理水平，將檔案管理模式從實(shí)體保管模式向數(shù)字化、信息化模式轉(zhuǎn)變，并通過單位內(nèi)部局域網(wǎng)，建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息化綜合管理系統(tǒng)，集檔案的收集、保管、使用于一體，從而達(dá)到完善檔案管理，提高檔案使用的效率，提供更方便快捷的檔案信息服務(wù)的目的。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案信息化管理體系具有非常明顯的優(yōu)勢。

（二）發(fā)展背景

“檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音及其它各種方式和載體的文件?！睓n案是人類社會(huì)發(fā)展的珍貴財(cái)產(chǎn)，也是我們寶貴的歷史文化遺產(chǎn)?！度珖鴻n案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的頒布說明信息化是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的重要標(biāo)志之一。信息與技術(shù)在社會(huì)發(fā)展中的作用與日俱增。檔案信息在信息時(shí)代有著重要地位，因?yàn)樗钤肌⒆钫鎸?shí)，不同于其它類信息。檔案建設(shè)的重心發(fā)生轉(zhuǎn)移，要求我們改變傳統(tǒng)以手工編寫的模式，向信息化、現(xiàn)代化發(fā)展。檔案管理信息化建設(shè)，是檔案管理工作適應(yīng)新形勢發(fā)展的必然要求。為了加快檔案管理信息化發(fā)展的步伐，我們要與時(shí)俱進(jìn)，了解檔案管理信息化的內(nèi)涵與現(xiàn)狀，以及檔案信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題，積極尋求檔案管理信息化發(fā)展的方向。檔案管理信息化發(fā)展，要服從于國家檔案管理部門的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，在管理中充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的作用，提高檔案資源的利用率，使檔案資源在信息化的今天，更好地服務(wù)于社會(huì)。

二、檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的問題分析

（一）檔案管理人員層面

很多檔案管理人員對(duì)檔案管理信息化發(fā)展思想認(rèn)識(shí)不夠，把檔案信息化管理簡單化，認(rèn)為檔案信息化管理就是把檔案資料輸入計(jì)算機(jī)。檔案管理信息化建設(shè)不能與社會(huì)信息資源發(fā)展齊頭并進(jìn)；檔案管理人員專業(yè)化水平低。檔案信息化建設(shè)的全面展開，離不開熟練信息技術(shù)的高素質(zhì)人員，檔案管理人員的專業(yè)思想素質(zhì)、專業(yè)技能等直接影響到檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量與步伐；檔案人員結(jié)構(gòu)斷層，老化現(xiàn)象嚴(yán)重。傳統(tǒng)的檔案管理人員熟練于紙質(zhì)檔案的管理，對(duì)于電子文件形成、信息存儲(chǔ)等信息技術(shù)比較陌生，沒有經(jīng)過專業(yè)的系統(tǒng)培訓(xùn)，老技術(shù)管理新系統(tǒng)，檔案管理人員的不成熟嚴(yán)重地影響了檔案管理信息化的創(chuàng)新發(fā)展。

（二）檔案管理信息化系統(tǒng)理論層面

很多部門缺乏長遠(yuǎn)眼光，檔案管理信息化發(fā)展出現(xiàn)短視現(xiàn)象，理論與實(shí)踐的融合度不夠。多數(shù)部門正處在信息化摸索過程中，還沒有能夠熟練掌握現(xiàn)代檔案信息化的管理方法，對(duì)檔案工作的發(fā)展缺乏長遠(yuǎn)思考，導(dǎo)致總體規(guī)劃建設(shè)做不好；有些部門信息化建設(shè)盲目。受缺乏信息化技術(shù)專業(yè)隊(duì)伍因素的影響，不少部門因自身技術(shù)不足，盲目照搬，形式套用，這種“拿來主義”缺乏系統(tǒng)的理論分析，針對(duì)性，實(shí)用性不強(qiáng)；輕信息資源建設(shè)是第三種現(xiàn)象。信息資源建設(shè)是檔案信息化發(fā)展的重頭戲，很多單位把資金幾乎全傾向于設(shè)備，信息資源建設(shè)的投入微乎其微，造成了檔案信息化建設(shè)發(fā)展緩慢甚至停滯不前。

三、檔案管理信息化建設(shè)的基本原則

（一）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則

統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，是指對(duì)全國檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)籌安排與全面規(guī)劃，統(tǒng)一檔案管理的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)的管理法規(guī)，統(tǒng)一方針、政策，接受統(tǒng)一的指導(dǎo)、檢查；分級(jí)管理具體指檔案工作由各級(jí)檔案管理部門分層管理。在國家整體檔案工作的統(tǒng)一部署和要求下，切合實(shí)際，各檔案管理部門制定符合本地區(qū)的檔案制度，管理辦法，發(fā)展規(guī)劃等。這樣才能形成有序的檔案管理體系，有利于推進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展的連續(xù)性，實(shí)效性。

（二）安全性原則

檔案的安全性包括檔案管理物質(zhì)安全與檔案信息安全。檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)服務(wù)于社會(huì)的同時(shí)，其網(wǎng)絡(luò)脆弱性一面逐漸突出。要想檔案管理信息化發(fā)展更好地服務(wù)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究是擺在我們面前的重要任務(wù)，我們要充分保證檔案信息的真實(shí)性、原始性，要深入安全策略的研究與開發(fā)。比如強(qiáng)化訪問控制策略的研究，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器安全控制策略等研究。

（三）規(guī)范性原則

規(guī)范是一切工作、一切制度長遠(yuǎn)發(fā)展的需要，檔案管理工作的質(zhì)量、效率的提升離不開規(guī)范。館藏的紙質(zhì)檔案通過信息化技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息，電子文件接收進(jìn)館的管理，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案雙向管理或者融合，離不開規(guī)范。

四、檔案管理信息化建設(shè)的未來發(fā)展方向

首先，加強(qiáng)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用根本要求，其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)，這是檔案信息傳輸、交換和實(shí)現(xiàn)資源共享的必要手段。加強(qiáng)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，一要依靠網(wǎng)絡(luò)，配置統(tǒng)一的與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件設(shè)備，如配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。二要選用規(guī)范化、通用化及穩(wěn)定性和安全性有保證的檔案管理系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息的傳輸、交換和資源共享。另外，應(yīng)增加地方財(cái)政在檔案信息化方面的資金投入，加快檔案信息化的建設(shè)。

其次，完善檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。制定和實(shí)施檔案工作規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)體系，是檔案管理信息化建設(shè)的重要保障。檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系貫穿檔案資料的歸檔、管理檔案信息的資源標(biāo)識(shí)、描述、轉(zhuǎn)化、存儲(chǔ)、查詢、交換與使用等全過程。應(yīng)在借鑒國內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，依據(jù)國家規(guī)定，結(jié)合檔案信息化建設(shè)實(shí)際情況，不斷建立和完善城建檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，探索并制定適合檔案管理信息化的法律規(guī)范。建立和完善包括基礎(chǔ)、管理、業(yè)務(wù)與專項(xiàng)等方面的標(biāo)準(zhǔn)以及技術(shù)規(guī)范的全面而統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，使檔案信息化成為技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)清楚、質(zhì)量要求準(zhǔn)確，檔案信息化工作有法可依，有章可循。

再次，健全檔案管理信息化的安全管理制度。這是檔案管理信息化的保護(hù)屏障。首先，由于檔案信息化管理體系的資源共享性，要求充分開發(fā)及利用檔案資源，使其服務(wù)功能達(dá)到最大化。電子文件保存、網(wǎng)絡(luò)軟件的使用的各個(gè)環(huán)節(jié)都要具有可靠性、真實(shí)性與完整性。要不斷完善檔案管理信息化的安全管理制度，建立一套嚴(yán)格的安全措施。確保數(shù)字檔案和電子文件內(nèi)容真實(shí)、長久可讀和有效利用，為保障網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的安全，可采用數(shù)據(jù)庫自動(dòng)備份、身份認(rèn)證、防范病毒的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、查閱權(quán)限和加密保護(hù)等先進(jìn)的安全防護(hù)措施，確保檔案信息的安全性。檔案管理人員要不斷強(qiáng)化思想認(rèn)識(shí)，提高的防范警惕性。

最后，打造過硬的專業(yè)化檔案工作人員隊(duì)伍。檔案管理信息化發(fā)展離不開一支信念堅(jiān)定、業(yè)務(wù)過硬，技術(shù)精良的專業(yè)化隊(duì)伍。堅(jiān)定的信念與職業(yè)操守，是檔案管理工作得以展開的前提保證；熱情的態(tài)度、敬業(yè)樂業(yè)的精神，是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作價(jià)值的保證。檔案工作具有很強(qiáng)的服務(wù)性，需要檔案管理人員熱愛檔案業(yè)，敬畏檔案事業(yè)、奉獻(xiàn)于事業(yè)；信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，改變了傳統(tǒng)檔案管理工作的方式，向知識(shí)型轉(zhuǎn)變，依靠現(xiàn)代信息與技術(shù)，需要專業(yè)本領(lǐng)過硬的人才，需要管理者能精確把握專業(yè)性的檔案，能根據(jù)社會(huì)或部門工作的需求，及時(shí)提供檔案信息，管理檔案。我們要根據(jù)時(shí)代的發(fā)展，以及檔案管理信息化的要求，建立檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制，使培訓(xùn)常態(tài)化、持續(xù)化，確保檔案信息化工作的持續(xù)發(fā)展。

此外，要不斷健全檔案管理信息化的資源體系建設(shè)。檔案管理信息化的資源體系是檔案信息化的核心內(nèi)容，是檔案信息化建設(shè)的實(shí)質(zhì)。新時(shí)期應(yīng)進(jìn)一步健全配套的檔案信息資源體系，加大對(duì)新生電子文件規(guī)范化的監(jiān)督、管理與接收工作，加快電子檔案目錄中心、紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫及多媒體檔案數(shù)據(jù)庫的檔案信息資源庫的建設(shè)。運(yùn)用信息技術(shù)與多媒體技術(shù)對(duì)各部門檔案信息資源進(jìn)行縱向整合和橫向整合，合理配置，科學(xué)管理，拓展檔案資源的渠道方式，整合檔案信息資源。

五、結(jié)語

實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展，對(duì)我國進(jìn)行全方位的信息化發(fā)展具有重要的意義。應(yīng)加強(qiáng)檔案在社會(huì)與生活中的地位，逐漸建立更加先進(jìn)的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，加大信息化建設(shè)力度，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、信息化，為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)信息化資源共享的目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

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