張寧

【摘要】隨著檔案管理水平的快速發(fā)展，對于檔案管理的方式也發(fā)生了翻天覆地的變化。現(xiàn)代檔案管理對于電子檔案的管理和要求也隨之提高。筆者針對目前電子檔案管理技術存在的問題進行全面分析，并且提出了針對性的解決對策，促進檔案管理水平的發(fā)展。

【關鍵詞】檔案管理；電子檔案；解決對策

電子檔案就是將傳統(tǒng)的紙質檔案轉化為電子信息的存儲方式，相比較傳統(tǒng)的紙質檔案來說，電子檔案的優(yōu)勢非常明顯：一方面，電子檔案的存儲與保存都是在計算機硬盤或者移動硬盤當中，不僅存儲空間巨大，而且查閱檔案的操作非常簡單，而且計算機硬盤或者移動硬盤體積小、易攜帶，能夠隨時隨地進行查閱。另一方面，電子檔案在信息處理的速度上要遠遠高于傳統(tǒng)的紙質檔案，因為電子檔案可以快速進行提存和轉檔，并且能夠針對同類信息進行有效分類歸納；但是紙質檔案必須通過人工的方式進行解決，所以電子檔案在檔案管理之中的應用效率非常高。

一、電子檔案管理過程中存在的問題

電子檔案伴隨著信息技術的發(fā)展而產(chǎn)生，對于檔案管理水平的提高有著非常積極的作用。從目前來看，無論是國有企業(yè)還是私有企業(yè)，無論是組織機構還是個人，對于電子檔案的建設都很普遍，并且在各行各業(yè)中發(fā)揮了非常重要的作用。在這種情況下，電子檔案作為新生事物，必然會存在許多方面的問題與不足，并且可能會對檔案管理造成負面影響，必須針對這些問題加以解決。

（一）電子檔案管理存在安全隱患。由于電子檔案存儲在計算機硬盤或者移動硬盤之中，所以在很大程度上面臨著信息技術安全的問題。首先，目前很多電子檔案管理系統(tǒng)的建設不足，并且針對檔案數(shù)據(jù)進行信息化處理的過程中，如果出現(xiàn)斷電、死機、系統(tǒng)崩潰等問題容易造成數(shù)據(jù)丟失。另外，由于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中存在很多木馬病毒等，如果一旦不慎下載安裝了木馬病毒程序，會加重電子信息檔案泄露的風險，如果這些信息被不法分子入侵、竊取或者篡改電子信息，那么整個檔案管理工作都會陷入癱瘓。例如，最近發(fā)生的勒索病毒入侵事件，給很多醫(yī)院、學校、事業(yè)單位的電子信息檔案造成了嚴重的破壞與威脅，造成了巨大的經(jīng)濟損失。由此可見，電子檔案安全問題危機四伏，并且很容易在今后發(fā)生大規(guī)模病毒爆發(fā)事件。

（二）電子檔案管理存在的問題。很多電子檔案管理的過程中缺乏一定的管理監(jiān)管制度，尤其是對于存儲在移動硬盤、光盤中的電子信息檔案的管理不夠嚴格，缺乏備案登記制度，對于移動硬盤、光盤的保存也沒有嚴格的規(guī)范管理體系，檔案保密等級缺乏明確的規(guī)定和標準，所有的檔案都按照同樣的標準進行管理，極大增加了檔案泄密的風險。整個電子檔案管理系統(tǒng)中存在安全漏洞，隨時可能出現(xiàn)問題。

（三）電子檔案管理人員水平不足。由于電子檔案管理人員大多數(shù)為兼職人員，缺乏專業(yè)技術和職業(yè)道德素養(yǎng)，所以在電子檔案管理的過程中無法利用專業(yè)知識來對檔案進行歸納與整理。而且，由于檔案管理人員缺乏審核制度和管理措施，很容易造成檔案管理人員整體水平不高。另外，電子檔案管理人員流動頻繁，檔案管理交接工作缺乏有效溝通，對于檔案管理難免存在疏忽。

二、提高電子檔案管理質量的有效措施

（一）加強電子信息檔案安全管理系統(tǒng)。首先要建立電子信息檔案管理保障機制，嚴格按照管理規(guī)范進行管理和操作。其次要完善電子信息檔案管理系統(tǒng)的軟件和硬件設施，采用訪客權限來保障電子檔案的管理和操作。及時更新防火墻，提高網(wǎng)絡系統(tǒng)對于病毒的抵御能力，檢查系統(tǒng)安全漏洞，保證電子檔案信息系統(tǒng)實現(xiàn)安全管理。

（二）完善電子檔案管理機制。只有加強電子信息檔案管理工作的保障制度建設，才能積極提高管理效果。首先，一定要建立完善的電子檔案管理工作制度管理體系，加強電子檔案管理工作的規(guī)范性，做到電子檔案管理工作貫徹落實有制度保障。其次，要統(tǒng)籌兼顧電子檔案管理工作管理體系，加強各部門之間協(xié)調和密切配合，形成全面、立體的電子檔案管理工作管理戰(zhàn)線，做到發(fā)現(xiàn)問題解決問題，爭取在出現(xiàn)問題之前就全面解決。同時要簡化管理流程，提高電子檔案管理工作管理的工作效率，更好地確立電子檔案管理工作的地位，保證電子檔案管理工作的順利開展。

（三）提高電子檔案管理人員的專業(yè)素質。首先要重視電子檔案管理的重要性，積極轉變思想觀念，明確電子檔案的地位，對于電子檔案管理工作的順利開展，必須要設立專項的資金用于引進先進設備和先進人才。加大對于電子檔案管理工作的財政補貼，幫助電子檔案管理工作更新技術和設備，提高電子檔案管理質量。電子檔案管理工作的主要目的就是在日常管理的過程中及早發(fā)現(xiàn)存在的問題，而不是在發(fā)現(xiàn)問題之后去解決。

三、結論

本文針對電子檔案管理存在的問題進行分析，從而有效地增強電子檔案管理的安全保障，促進電子檔案管理技術安全的提升，更好地提高檔案管理的整體水平，為建立安全、便捷、高效的電子檔案管理系統(tǒng)提供一定的參考。

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