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        淺談企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)

        2018-09-28 00:12:34許洋
        智富時(shí)代 2018年8期
        關(guān)鍵詞:人事檔案資源共享信息化建設(shè)

        許洋

        【摘 要】隨著市場經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)企業(yè)當(dāng)前的發(fā)展需求。在企業(yè)的人才開發(fā)管理中,人事檔案管理工作起到了重要的作用,不但可以對人力資源起到優(yōu)化的作用,而且能夠?qū)挝坏幕A(chǔ)管理起到促進(jìn)作用。本文主要對企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行了簡要分析,以供參考。

        【關(guān)鍵詞】人事檔案;信息化建設(shè);資源共享;管理

        一、人事檔案信息化建設(shè)的作用和意義

        (一)有利于提高檔案管理人員的工作效率

        傳統(tǒng)的人事檔案管理側(cè)重于實(shí)體的管理,管理人員需要手工收集、整理、鑒別檔案材料。工作量大,效率低下,費(fèi)時(shí)費(fèi)力。檔案管理信息化后,檔案的檢索與查詢只需要通過網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化就可以實(shí)現(xiàn),大大提高了檔案管理人員的工作效率,人事檔案的信息可以更好的得到利用,更快捷更準(zhǔn)確的為組織決策部門提供有效依據(jù)。

        (二)有利于提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

        檔案管理信息化后,將管理人員從繁瑣的手工勞動(dòng)中解脫出來,管理人員有充足的時(shí)間鉆研業(yè)務(wù),開拓創(chuàng)新,學(xué)習(xí)各種管理知識,不斷提高檔案管理水平。

        (三)有利于實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化資源共享

        加快人事檔案的信息化建設(shè),可以將檔案信息并入企業(yè)大數(shù)據(jù)總體格局中,通過檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè),推進(jìn)檔案資源的數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化和網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源、員工自助服務(wù)平臺(tái)、SAP-HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成的共享。在干部選拔任用,調(diào)整配備和交流鍛煉等工作中,均可利用信息庫資源為組織人事部門提供決策參考,使其能夠更好的為企業(yè)發(fā)展提供良好的服務(wù)。

        (四)有利于提升對實(shí)體檔案的保護(hù)管理

        人事檔案紙質(zhì)載體是最原始的基礎(chǔ)證據(jù)材料,工作中經(jīng)常需要查詢有關(guān)人員的信息,利用率較高。反復(fù)的拆裝,對檔案紙張的損害非常大。檔案管理信息化后,減少了對實(shí)體檔案的接觸,有利于提升對人事檔案實(shí)體的保護(hù)管理。

        二、人事檔案管理中存在的問題

        (一)領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理的重要性認(rèn)識不足

        領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作重視度不夠,表現(xiàn)在人事檔案管理工作中,有相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)在認(rèn)識上存在一定誤區(qū),認(rèn)為人事檔案管理工作就是檔案保管的事務(wù)性工作,只要做到檔案不丟失,不泄密,檔案外調(diào)、查(借)閱就可以了。

        (二)人事檔案管理整體水平不高

        檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、機(jī)密性、政治性很強(qiáng)的工作。人事檔案材料需要由專人管理,單獨(dú)存放?;鶎訂挝唬ú块T)普遍存在檔案管理人員編制不足,人事檔案管理工作量大、時(shí)間跨度長等實(shí)際問題。企業(yè)現(xiàn)有的人事檔案管理人員大多數(shù)是由組織人事部門的工作人員兼職去做,屬于非專業(yè)人員管理,且人員變動(dòng)頻繁,業(yè)務(wù)水平不高,管理方法落后,對檔案管理工作投入不足,嚴(yán)重影響了人事檔案的管理水平。

        (三)人事檔案管理人員業(yè)務(wù)有待提高

        管理人員業(yè)務(wù)不熟,大多數(shù)的檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)知識培訓(xùn),業(yè)務(wù)不熟,對檔案的重要性、管理檔案的要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太熟悉,難以適應(yīng)人事檔案管理工作。

        (四)人事檔案信息化系統(tǒng)缺乏完善管理

        管理手段落后,在檔案管理手段上,由于沒有專業(yè)的人事檔案管理軟件,管理人員大多采用手工編輯、檢索,致使人事檔案材料不能及時(shí)整理歸檔,出現(xiàn)檔案資料不完整的情況。查(借)閱檔案時(shí)依然采用原始的手工操作方式,自動(dòng)化程度不高。

        (五)人事檔案材料不完整

        人事檔案內(nèi)容短缺,材料內(nèi)容不完整:如職工履歷表、年度考核表、學(xué)歷學(xué)位、職稱、技能鑒定、工資、表彰、處分等材料不全,填寫項(xiàng)目不完整。其原因是檔案管理部門工作人員責(zé)任心不強(qiáng),沒有認(rèn)真及時(shí)收集各部門、科室應(yīng)該歸檔的檔案材料,導(dǎo)致收集檔案材料不全;有時(shí)只是將檔案材料僅作為保存的資料加以收集堆放,沒有及時(shí)對材料鑒別歸檔;對檔案材料內(nèi)容未認(rèn)真審核,造成內(nèi)容殘缺不全。

        三、做好企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)的重要途徑

        (一)提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)重要性認(rèn)識

        領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變觀念,在思想上重視人事檔案管理信息化建設(shè),要樹立思想決定行動(dòng),要認(rèn)識到轉(zhuǎn)變觀念是全面推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵所在。就人事檔案管理信息化建設(shè)而言,一方面,只有進(jìn)一步提高領(lǐng)導(dǎo)對其重要性認(rèn)識程度,才能進(jìn)一步加大人事檔案管理信息化建設(shè)的扶持力度,有效協(xié)調(diào)內(nèi)部組織、人事等部門,發(fā)揮其積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性,優(yōu)化人事檔案管理結(jié)構(gòu),為人事檔案管理信息化建設(shè)打下良好的基礎(chǔ),確保各項(xiàng)工作的順利開展;另一方面,還應(yīng)加大人事檔案管理信息化建設(shè)的宣傳力度,切實(shí)提高單位有關(guān)人員對人事檔案管理信息化建設(shè)的意識,組織有關(guān)人員積極參與人事檔案管理信息化建設(shè)。此外,還應(yīng)進(jìn)一步提高人事檔案管理人員的服務(wù)意識,使人事檔案管理工作由單一服務(wù)職能轉(zhuǎn)變?yōu)榫哂休^強(qiáng)綜合服務(wù)職能的管理。

        (二)培養(yǎng)人事檔案管理信息化建設(shè)隊(duì)伍

        以人為本,培養(yǎng)人事檔案管理信息化建設(shè)隊(duì)伍,實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)的最終落腳點(diǎn)在于人,信息是一種媒介或者輔助工具,因此,應(yīng)堅(jiān)持貫徹“以人為本”的原則,建設(shè)一支專業(yè)的、高素質(zhì)的人事檔案管理信息化建設(shè)隊(duì)伍,充分發(fā)揮其在人事檔案管理中的價(jià)值和功能。

        (三)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息“三化” [1]

        通過實(shí)施人事檔案管理信息化建設(shè)工程,最終實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)是“三化”。即檔案信息數(shù)據(jù)化、服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化以及管理人員專業(yè)化。所謂檔案信息數(shù)據(jù)化,是為了改變傳統(tǒng)以紙質(zhì)檔案為管理對象的實(shí)體管理模式,實(shí)現(xiàn)信息查詢以及系統(tǒng)設(shè)置的數(shù)據(jù)化。在現(xiàn)代人事檔案管理過程中,應(yīng)以原始紙質(zhì)檔案為依據(jù),將其包含的信息錄入計(jì)算機(jī),實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)據(jù)化。所謂服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化,是指借助于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)這一媒介實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化,為單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)資源共享提供了很好的平臺(tái)。管理人員專業(yè)化,是人事檔案管理信息化建設(shè)的又一發(fā)展目標(biāo)。人事檔案管理的最終實(shí)現(xiàn)主體是人,因此,人事檔案管理信息化要求管理人員不僅應(yīng)掌握最基本的管理知識,還要掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。只有實(shí)現(xiàn)檔案信息“三化”,檔案管理信息化才會(huì)達(dá)到其目的。

        (四)人事檔案管理工作要制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化 [2]

        隨著企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大、人事制度改革和人員模式改變,對現(xiàn)有人事檔案管理的管理模式提出了新要求。檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。作為企業(yè)的人力資源管理部門或組織部門,應(yīng)該把當(dāng)代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法與企業(yè)的人事檔案管理工作實(shí)際相結(jié)合,形成一套適合企業(yè)人事檔案管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理方法,制定一系列管理制度。通過制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范,保證人事檔案管理工作在企業(yè)人力資源管理中取得最佳的效益。

        四、結(jié)束語

        綜上所述,人事檔案信息化建設(shè)能夠動(dòng)態(tài)化的管理每個(gè)人的人事檔案信息,保證其時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性,能夠及時(shí)、準(zhǔn)確、迅速的為組織人事部門的人才管理、資源配置提供信息和數(shù)據(jù),進(jìn)一步提高人事檔案管理工作的效率。人事檔案管理工作的信息化建設(shè)需要投入大量的人力、物力和精力來做,它對打造公司樹立百年老店、基業(yè)常青的企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略至關(guān)重要。

        【參考文獻(xiàn)】

        [1]馬軍輝.淺談檔案的信息化管理[J].企業(yè)技術(shù)開發(fā),2010(7)

        [2]高譚.關(guān)于高校企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)工作的思考[J].科技信息(科學(xué)教研),2011,.29:471.

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